电子邮件书写格式及基本礼仪.ppt

邮件书写格式及基本礼仪,目录,一、电子邮件概述二、基本礼仪1、邮件主题2、收件人3、寒暄语4、邮件内容5、结束语6、邮件回复三、注意事项四、邮件常用语句,2,一、电子邮件概述,3,电子邮件概述,在使用电子邮件对内进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的Email，顺利的进行对内联络。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、邮件回复。,4,5,二、基本礼仪,1、邮件主题,必须写邮件主题在写邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写邮件的时候最好写邮件主题。主题要明确、精练与内容相关主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。“关于XX合同的签订日期”X“您好”,6,2、收件人,在写邮件的时候，在界面的右方就可以搜索到对方的姓名（见图一）。传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。CC（抄送）。在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。按照业务范围及工作职责直接抄送给主管领导在收件人(To)、抄送(CC)的地址输入框内，可以输入对方的E-mail地址(当有多个地址时用逗号或分号分隔)；也可以打开“通讯录”窗口，选中所需的联系人，单击“确定”按钮，将所选地址添加到输入框。如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。,7,3、寒暄语,在写邮件的时候，需要写寒暄语。最简单的写个”你好”或者“您好”。例：承蒙您的关照。我是XX门店的经理XX，XX问题由我负责。将xx文件下发，请接收并实行。,8,4、邮件内容（1）,在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字时，有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长，对方读这封邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，每行控制在35字左右。为了使邮件内容清晰明了，每56行为一段落，各个段落之间要插入一行空行。在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。称呼1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：*先生、*小姐、*女士。3)如果知道对方的身份可以用：*总经理、*经理、*董事长、总、董、经理。,9,4、邮件内容（2）,正文做到主题明确（邮件要什么人干什么事），语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写中文的时候，对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。5)在收件人明白其意时，可使用缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。附件添加演示，附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送（1G以内）,10,5、结束语,不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如:请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。,11,6、邮件回复（1）,1.及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。,12,6、邮件回复（2）,13,2.进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。3.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。,14,三、注意事项,注意事项（1）,1、乱码现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。2、附件最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使Word文档、Excel文档等的版本相同，那些文档中可能有病毒，这样对方的电脑可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。3、CC（抄送）在发送电子邮件的时候，一定要CC（抄送）给相关人员。按照业务范围及工作职责直接抄送上级主管领导。4、发邮件无主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关，导致收件人一头雾水，无法快速辨认。,15,注意事项（2）,5、邮件下方无签名（包括人名，门店名字，联系方式等）。后果：导致收件人不知道你是谁？6、发件人如果已经，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上，你回复的时候要按回复全部，而不要只回复发件的那个人。发件人发邮件的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人。7、回复客户邮件的时候要，不要把历史记录删除，否则对方不知道先前发生的事情和交流的内容。也不要随意改变邮件的主题。一件事情，一个项目的邮件要保持一个邮件主题。同样，不应该给客户看到的内容需要删除再发送。8、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1234注明。,16,注意事项（3）,9、不要用过多的感叹号。你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的。10、每一段中间要空一行，方便别人阅读。,17,18,四、邮件常用语句,邮件常用语句,如有问题，欢迎和我们联系；期待你的反馈和建议；请随时提出你的建议；请通知相关人员；请接收文件并遵照执行。,19,20,