如何更加有效的工作(李平芝).ppt

1,如何更有效的工作？,李平芝 2013年3月,前 序：,工作1年多，从接触时的一头雾水，到最后能够胜任工作，虽然期间经历了不少弯路，但是有领导们和同事们对我的支持和帮助，使我在工作一年多，能够胜任工作，能力有所提升； 如何在短时间提高工作的胜任，如何提高自己的沟通能力、工作效率？我想把自己的经验分享给在座的各位领导和同事。,3,大纲：,第一讲 工作、学习的认知 第二讲 工作效率 第三讲 有效沟通的方法 第四讲 汇报材料的准备 第五讲 结语,4,第一讲 工作、学习的认知,一、工作的定义,狭义工作：工作岗位中规定的工作。 岗位职责 广义工作：工作岗位内和工作岗位外的工作， 岗位外例如：岗位职责外的一系列工作，例如清洁环境；,工作：指在长时间内，做着重复的一系列动作，即工作岗位需求员工所承担的工作。,5,二、工作的价值,1、会计人员工作的价值： 会计可以帮助公司计算出一件产品的成本，计算出产品的利润，计算出产品为国家做的贡献。 会计可以帮助公司理清公司资金的来龙去脉，公司资金上有多少弊病。 会计，可以为公司最大限度的节省下资金，也可以让资金产生更多的利润。 2、车间工人工作价值： 利用自己的直接劳动，生产出半产成品或者产成品。 ,我的工作，价值是什么？,6,领导和同事提供-针对性 （理论和实际结合，最好的学习方式）,书籍-理论性 （理论性较强，与实际结合不紧密）,互联网-广泛性 （增加了搜索和筛选的时间）,三、学习途径,建议：1、根据工作的紧急程度，寻找合理的学习途径； 2、请教领导和同事后，选择学习途径；,比较好的网站推荐： 1、百度文库 2、excel.home 3、ppt资源之家 Excel.home此网站含金量较高,7,四、学习，工作的过程,CA-PDS ?,5、精确性 4、系统性 3、应用性 2、专业性 1、概念性,阶段性进展,1、个人认识： 从不明白到明白，再到不明白，再到明白的一个过程 2、阶段性的进展,五、通用OFFICE知识,9,一、工作效率的定义：,工作效率：一般指工作投入与产出之比，通俗地讲就是在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。 当产出大于投入，就是正效率；产出小于投入，就是负效率。 工作效率是评定工作能力的重要指标。 提高工作效率就是要求正效率值不断增大。 一个人的工作能力如何，很大程度上看工作效率的高低。,第二讲 工作效率,自己的工作效率是正？还是负？,二、员工效率低下的原因,1、工作熟练度不够,2、 时间概念不强,3 、工作统筹能力不足,4 、 任务分解能力不足,掌握了本岗位的工作技能，由于岗位的需要，不得不另外重新学其他的工作技能。,拿到一份领导交代的任务，不明确自己能够多长时间做出来，没有潜意识里的强制性概念。,A,不能够按照事情的轻重缓急、进行合理的安排工作; B,一个任务没有完成，因为上司催促另一个任务，而放弃原来的任务赶紧完成上司的紧急任务,等上司的紧急任务完成了，自己第一个做的任务却因为时间长，又不得不重新清理思路导致时间的浪费。,复杂的工作缺乏思路无从下手，越想越繁杂，无法很好的系统的完成该项作。,三、改进效率低下的措施,时间概念,工作统筹能力,1.应该及早的确立自己的职业导向，将自己在某几个方面的能力迅速提高，使得自己在该方面的实务能力提高到最大，以节约时间。,1、了解自己的时间分配，找出浪费的原因，分析如何解决这个时间的浪费问题； 2、建立和强化时间概念，利用日程表记录每天的工作内容，要时刻清楚，这小时我干什么？,1、时刻保有项目管理的概念。 2、工作一律按照项目案来处理，抓到问题就分解，按类别来逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任务分解能力。,措施,工作熟练度,任务分解能力,1、先把已经确定时间的任务罗列出来，并根据已确定时间间隔安排其他工作； 2、逐步培养自己的日程安排能力，根据自己的喜好，将相应的任务安排在合适的时间段里； 3、相似的工作排在一起，尽量减少主观思维上的变化； 4、工作不要排的太满，始终给自己保留一定的弹性时间。,前提：健康的身体， 充沛的精力,前提： 健康的身体，充沛的精力,建议买一本项目管理的书来提高任务分解能力,1、各单位沟通后，明确各单位工作，可按照上述的措施来改善效率； 2、如何提高沟通力，来沟通整体的工作；,三、改进效率低下的措施,沟通不在于你说什么，而在于对方听到什么， 不在于你的感觉怎么样，而在于对方听的感觉如何。,如何达到此种效果？,13,一、沟通的基本认识,1、沟通无处不在,内部和外部,第三讲 有效沟通,有效？如何达到？ 无效？,14,2、有效沟通的定义,有效沟通是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感，在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。,沟通的三大要素： 要素1 沟通一定要有一个明确的目标。 沟通就要有一个明确的目标，这是沟通最重要的前提。 要素2 达成共同的协议 沟通结束以后一定要形成一个双方或者多方都共同承认的一个协议，只有形成了这个协议才叫做完成了一次沟通。在沟通结束的时候一定要有人来做总结，这是一个非常良好的沟通行为。 要素3 沟通信息、思想和情感 沟通的内容不仅仅是信息还包括着更加重要的思想和情感。那么信息、思想和情感哪一个更容易沟通呢？是信息 。 例如：今天几点钟起床？现在是几点了？几点钟开会？往前走多少米？ 这样的信息是非常容易沟通的。而思想和情感是不太容易沟通的。,15,二、有效沟通的重要性,1、准确理解公司决策，提高工作效率； 决策表达得准确、清晰、简洁是进行有效沟通的前提，而对决策的正确理解是实施有效沟通的目的。 在决策下达时，决策者要和执行者进行必要的沟通，以对决策达成共识，使执行者准确无误的按照决策执行，避免因为对决策的曲解而造成的执行失误。 2、从表象问题过渡到实质性问题的手段。 在许多问题还未发生时，管理者就从表象上看到、听到感觉到，经过研究分析，把一些不利于企业稳定的因素扼杀掉。 3、激励员工，形成健康、积极的企业文化。 在有效沟通中， 企业管理者要对职工按不同的情况划分为不同的群体，从而采取不同的沟通方式。 例如： A,领导对年轻的资历比较浅的职工采取鼓励认可的沟通方式，在一定情况下让他们独立承担重要工作，并与他们经常在工作生活方面沟通，对其工作成绩认可鼓励，激发他们的创造性和工作热情，为企业贡献更大的力量。 B,对于资历深的老同志，企业管理者应重视尊重他们，发挥他们的经验优势，与他们经常接触，相互交流，给予适当的培训，以调动其工作积极性。,16,三、如何达到有效沟通？,1、基本步骤：,步骤一：事先准备： 1）设立沟通的目标 我们在与别人沟通之前，心里一定要有一个目标，明确自己希望通过这次都同达到什么目的。 2）制订计划 有了目标就要有计划，先说什么，后说什么。如果情况允许，列一个表格，把要达到的目的，沟通的主题，方式以及时间地点对象等列举出来。 机会总是等待那些有准备的头脑。 3）预测可能遇到的争端和异议 首先要有充分的心理准备，其次还要根据具体情况对其可能性进行详细的预测。 步骤二：确认需求： 1）积极聆听。要用心和脑去听，要设身处地的去听，目的是了解对方的意思。 2）有效提问。通过提问更明确的了解对方的需求和目的。 3）及时确认。当你没听清楚，或者没有理解时，要及时沟通，一定要完全理解对方所要表达的意思，做到有效沟通。,步骤三：阐述观点 在表达观点的时候，有一个非常重要的原则，就是FAB原则。 F就是Feature，即属性；A就是Advantage优势；B就是Benefit利益。 步骤四：处理异议 在沟通中遇到异议时，可以采取一种借力打力的方法。这种方法不是要强行说服对方，而是用对方的观点去说服对方。 例如：服装业客户说：“我这身材穿什么都不好看。”销售人员说：“就是因为这样，你才需要设计，来修饰你身材不好的地方。” 步骤五：达成协议 一定要注意：是否完成了沟通，取决于最后是否达成了协议。 步骤六：共同实现 在实际工作中，任何沟通的结果仅仅意味着一个工作的开始，而不是结束。,FAB？,18,2、电话沟通注意细节,勿用简略语，专用语，养成复述习惯。,注意语速、语调、态度、言为心声,准备好记事本和笔，问题的整理。,拨打电话的技巧,复述的目的：确保自己表达的信息是双方认可的有效信息,19,待对方说再见后，两三秒后再挂断电话。,注意声调、措辞，自报姓名的技巧。,响铃三声之内，要接听电话。,接听电话的技巧,20,接听电话时的其他情况,21,一、汇报材料模板,二、材料准备时的注意细节： 1、汇报材料：简洁明了+数字阐明， 暴露问题 2、材料方面：提前做好沟通，保证数据的真实性和 即时性。,提前搜索相应工作的模板；,第四讲 汇报材料的准备,22,3、针对难点和暴露出来的问题，相关材料的负责人应该采用 头脑风暴的方法，再加上与实际的结合，我们应该大胆设想，小心求证，找出几种应对的措施，以便领导和同事参考，并在此基础上有创新的解决措施。 4、会议后，相关部门有必要的对会议内容进行认真的总结，写出 会议纪要，抄送给事业部领导，发送给相关的参会人员，便于工作的进行和督促，更有利于工作效率的提高。,23,谢谢,1、衷心的感谢大家！ 2、希望大家多多交流，多多补充！,第五讲 结语,