如何正确地使用邮箱.ppt

让优秀成为习惯,广分行销部 2017.2,如何正确使用邮箱,2.,关于邮件主题,为什么要邮件沟通,1.,3.,关于称呼和问候,4.,正文,5.,附件,6.,字体,7.,结尾签名,8.,回复技巧,9.,正确区分发送、抄送、密送和转发,10.,关于群发,11.,邮箱管理,让优秀成为习惯如何使用邮件,2,随着广分销量业绩的进一步增长，团队的不断成长扩大，越来越多的文件和通知需要上传下达，越来越多的表格信息需要提报汇总，鉴于QQ、微信等即时性通讯工具的各种局限，使用邮箱进行日常的办公事宜，成为亟待施行的举措。使用邮件作为主要的办公软件之一，让优秀成为我们的习惯吧！,为什么要邮件沟通,3,你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，思考清楚了再发邮件，比拍脑袋随口说会更清晰明了、更容易记住，而且也是一个证据，一时想不起来了还可以随时查阅。 向领导汇报工作的时候，如果邮件可以沟通的事情，尽量邮件沟通，因为邮件沟通更利于领导及时处理或集中时间处理，提高工作效率。,书面胜于口头,关于通知下发,当前信息传递现实情况分析： 会议/政策通知：微信主管群，逐个主管后回复收到，主管需时刻查看微信通知内容。漏掉，超过3天没有点击下载，文件就会过期。如果文件过大，想等 有wifi时进行点击，却会经常因此而漏掉。 广宣物料元素下发：QQ主管群，需要的主管到群里下载。主管没有及时下发，或者下发后业务没有及时保存，业务/主管会再次找行销部取相关资料文件，重复沟通，而且行销部将进行多次的查找文件和发放文件的动作。 问题沟通及业务反馈：微信信息/语音/电话沟通，具有即时性，可以马上解决紧急的事情，但是遇见需要几天后解决或者接下来需要持续提醒解决的问题，往往会在口头知会之后遗忘，想要翻查却又找不到相关记录。,4,会议通知、政策通知、广宣物料等,关于即时性通讯工具对我们工作造成的损害,事务繁杂，不便于上级领导记录了解，只能做即时性处理 目前我们有事情一般都会电话或者微信与领导沟通，因为QQ/微信群过多，电话每天也过多，不便于领导记住相关工作事项，领导需要即时性处理各种问题，延后处理即会出现遗忘和错漏。数日/月后，也不便于上级记忆和翻查记录。 公司文件通知传递不畅通： 随着公司的业务团队壮大，出现了二级主管、三级主管、地区业务人员等，目前公司的文件传递方式主要为大区主管接收分公司文件，再往下传递，大区主管业务繁忙，只要一时遗忘，就会导致全区下级主管不能及时获知公司文件内容，造成传递通路的瓶颈。 报表上传收集汇总受限： 公司下一步开展多个项目组推广制度，需要与一线业务人员进行报表提报和追踪，由于现行通讯工具限制，提报的工具五花八门，有的发QQ，有的发微信，有的发邮件。发邮件的，有的发163邮箱，有的发QQ邮箱，有的发公用邮箱。即时已经明确规定发送到指定的163邮箱，但是通知下发的时候主管并没有认真查看，等到需要发送提报的时候，也并未重新查看翻阅，只是随意进行表格提报，导致收集汇总人员的工作难度增大，耗时耗力，办公效率低。,5,公司文件通知上下传递不畅通、事情遗忘耽搁、责任推诿、目标不明确等,使用网易163邮箱,6,网页版、手机版同时下载，打开手机通知，能每时每刻进行邮件收发。,邮箱大师操作方法,7,苹果App Store下载网易邮箱大师 / 安卓系统 应用商店 下载网易邮箱大师,关于邮件主题,8,1.一定不要空白标题，这是最失礼的； 2.标题要简短，真实概括整个邮件的内容和重要性，比如“王先生收”这种是不可以的。 3.一封信尽可能一个主题，不要谈多个事情，便于分类整理。 4.可适当使用大写字母或特殊符号（如*等）来引起收信人的注意，但一定要适度。,主题是给别人的第一印象，一定要慎重检查！,关于称呼与问候,9,邮件开头要称呼收件人，这样显得礼貌，也明确提醒收信人此邮件是面向他的；多个邮件人是也可以称呼大家，如果对方有职务，应该按职务尊称对方，如*经理”，如果不清楚职务，则通常称为“*先生“，或者*女士”。问候语是称呼换行空两格写。,邮件开头最简单的可以写“您好”或者“你好”，结尾常见的有“祝您顺利”“此致敬礼”等。礼多人不怪，礼貌一些，总是好的。,正文,10,正文简明扼要，行文通顺清晰，多用段落列表，一次交待完整，避免错字别字，合理提示重点，合理利用图表，商务信函慎用:），注意邮件语气；,1,2,对外邮件中使用项目的正式名称，不要使用缩写简称等方式，避免理解偏差；,在邮件书写时注意使用书面语，避免口语化的表达；,3,使用：此、该、其等代词时一定注意前后句之间是否存在理解歧义的情况，如可能出现歧义，尽量不使用代词；,4,附件,11,发送前检查附件是否附在邮件内。 如果带有附件，正文中应提示收件人查看附件。 附件命名要有意义，概括准确。 附件数目不宜超过4个，超过时最好打包压缩。 附件是特殊格式的，要在正文中说明如何打开。 附件过大时，要分割成几小文件分别发送。,字体,12,经研究证明，最适合在线阅读的字号和字体是： 中文：宋体或新宋体，五号字。 英文：Verdana或Arial，10号字。,13,结尾签名,1）结尾的签名是必要的，但是签名信息不宜过多。 2）签名档可以包括的内容有：姓名、职务、公司名称、电话、传真、地址等信息，一般不超过4行。 3）引用一句短语作为签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，公司的宣传口号。但是要分清楚收件人与场合，一定要得体。 4）可以在Outlook中设置多个签名档，分场合、分对象使用。 5）签名档字号通常比正文稍小。,14,及时回复，一般的理想回复时间是2小时内。 优先级低的邮件可以集中处理，但是不要超过24小时。 事件复杂，无法及时确切回复的：及时回复“邮件已收到，我们正在处理，一旦有结果会及时回复”等等。记住：及时响应是尊重，哪怕确认已收到。 自动回复：如果正在出差或休假，应该设定自动回复，提示发件人。内容可以包括现在谁负责你的工作，你什么时候回来，紧急事情如何联系到你。 针对性回复：可以将问题抄到回复中，要有必要的阐述。,回复技巧一,回复技巧二,15,回复内容不少于10个字，否则显得很不礼貌。 何时用别的方式沟通：如果收发对方就同一个问题的交流回复超过3次，应采用电话沟通或面谈方式沟通再做判断。如果阅读完一封批示类的邮件需要超过10分钟，那么面对面交流或电话交流会是更经济的方式。 区别单独回复与全部回复：只需一个人单独知道的事情，单独回复即可：对发件人的要求做出结论响应，则要回复全部，让所有相关人都知道：单独讨论的不要re来re去，不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 主动控制邮件的来往：为避免无谓的回复，可以在邮件末尾指明需要给出回复的收件人，或在文末添加以下语句：“全部办妥”，“无需行动”，“仅供参考，无需回复”。,正确区分发送（To），抄送（CC），密送（BCC）和转发（FW）,16,受理邮件中主要内容的，应给出回复响应，正常情况下收件人控制在4人以内，避免工作顺序出现问题；,TO：,CC：,只需要知道即可，没有义务回复，但是如有建议，可以回复。你的直接主管或者你需要领导支持的，一定要CC。CC一般按客户、分公司、管理中心的顺序和职务级别顺序进行填写；,BCC：,一般用于非常规的场合。通常用来放下属，例如需要别的部门做一件事情，要发邮件给部门经理，又要抄送总经理，执行结果还需要下属去跟进，这种情形下可以使用密送；,17,正确区分发送（To），抄送（CC），密送（BCC）和转发（FW）,收件人排序：收件人和抄送人的排列应遵循一定的规则，须以客户、上级部门和内部职级依次排列（一般从高到低）。 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。,转发：转发消息时要确保收件人需要此信息；转发敏感或机密信息要谨慎；如有必要，应对转发邮件内容进行处理；不要转发垃圾邮件。需要处理的邮件，转发后加一个批示，如xx，请跟进/请处理；超出权限的转发给领导，并写明请批示。最忌讳什么都不写原文转发。,关于群发,18,企业邮箱系统的好处是每个员工都在目录中，不需要自己维护。可是，并非任何事情都需要群发的，实际上邮件数量过多的人收到这种不相关邮件是很恼火的。 一般而言，可以群发的事由有：HR的通知，行政的通知，某重要任务的离职，来自项目总经办的公文 而并不适合群发的事由有：某人休假通知、改手机号通知、saygoodbay的散文无谓的占用他人时间和资源是不妥当的。 转发邮件要突出信息，转发时要注意谨慎切勿把机密信息或内部信息转发给外部人员或者未经授权的接收人。,邮箱管理,19,1）工作邮箱仅处理工作内容，不要使用非工作邮箱发送工作邮件，避免无法追踪事件进展的情况； 2）工作邮箱在工作电脑上使用outlook或其他软件进行管理，除紧急情况使用手机或网页版，保证邮件记录在电脑上有存档记录； 3）每月定期将收件箱中的邮件保存到本地工作电脑上，保证邮箱的使用空间，避免收不到邮件的情况； 4）除确认无效的广告邮件，收发邮件全部存档，不删除； 5）有时间的情况下，对邮件进行适当归类； 6）有效使用outlook进行会议和日程的预约提醒，避免耽误重要日程； 7）使用邮件标记功能，对待办事宜进行标注，有效进行跟进。 8）设置签名栏和外出/休假期的邮件自动回复，避免无人回复出现的工作延误；,携手共进,