总务行政管理人员应有的认知ppt课件

总务行政管理人员应有的认知,1,总务行政工作的定义,总务行政部门名称较为抽象而笼统，不易了解其工作内涵。基本上，其工作范围较为广泛，烦杂而细锁，一般有下列的定义： 管理所有事务(各部门职责范围之外的所有工作) 为企业的所有活动，提供服务 将企业各项资源的运作，做有效的整合，以达企业经营最佳利益 对企业提供综合性管理的间接部门 策划及推展企业业务改革的部门 综合上述各项定义，其业务应可定义为： 对企业的资源与需求，做管理、整合、以达成企业经营整体目标(要的是钱不是闲)（敏感度要高，近期内电资短缺）,2,总务行政工作的演变（变有风险不变没机会，最近联想在裁员）,小型企业时 -老板有什么吩咐，就做什么工作 企业渐上轨道后 -承担后勤保障，车辆管理，警卫等及不属于其他部门的庶务性工作 企业略具规模后 -则承担起管理性工作，例如运营管理，企划、公关、法律等,3,企业再发展到相当规模后 -为了分化管理机能，提高经营效率，一些管理性的工作，逐渐分离另设独立部门，总务行政部门于企业中的份量式微。 在石油危机后，企业竞争剧烈，劳工意识抬头，环保意识高涨，劳动法规严格，资讯时代来临。 -企业内的总务行政职能，又开始受到重初视。,4,在新的环境中，总务行政部门 应由 被动的立场 转为 主动的立场 以 攻击性 取代 守势性 有效的扮演企业核心的功能，为企业的生存发展做出实质的贡献！,5,总务行政部门在企业内之组织地位,1、总务部门直辖于总经理，成为总经理幕僚单位的形态,总经理,人事课,总务行政课,财务部,营业部,生产部,6,2、总务行政部门为一级单位，其在组织中的地位与其他营运部门相同,总经理,副总经理,财务部,行政部,生产部,采购部,营业部,7,3、总务行政部门为二级单位，而隶属于一级单位之管理部。,总经理,副总经理,稽核室,企划室,营业部,生产部,行政部,财务课,人事课,总务行政课,8,4、有工厂单位的企业，在工厂内也设置总务行政课，由总公司的总务行政部作机能性指挥。,总经理,工厂,业务部,资材部,财务部,营业部,总务行政部,生产课,工务课,总务行政部,9,5、企业集团总管理处之总务行政部，对各关系企业总务行政部，作机能性指挥。,总裁,各关系企业,总管理处,OOO公司,OOO公司,OOO公司,财务部,经营管理部,人事部,行政部,企划部,生产部,营业部,财务部,人事部,总务行政部,10,总务行政部门业务范围,总务行政部门的业务，视企业厂史、性质、规模及经营者的理念不同而有别，以目前各企业一般情况大致分为： 经营管理 环境管理 资讯管理 警卫管理 法务管理 公共关系管理 集会管理 职工福利管理 文书管理 安全卫生管理 财产管理 庶务管理 车辆管理 接待管理 物品管理 采购管理 宿舍管理,11,总务行政人员在现代企业扮演的角色,1、是经营者的幕僚及良好助理 有重要幕僚及秘书的业务 站在企业内外疏通的立场 以资方总管的角色自居（爱恨交加至少有爱的成分在） 要主支积极去的掘问题、分析问题、提出对策 企业的贤内助（做行政，讲究艺术，境界很高）,12,2、是协助企业其他各部门发挥机能的部门 站在企业经营的立场，协助及服务其他部门发挥其机能 应比其他人更早发现问题 站在专业部门的立场，提供有效知识与方法,13,3、是企业的无名英雄或后勤立场的部门 部门的立场虽重要，任务的特性却大部分为无名英雄的角色，为第一线的胜利而努力以幕后英雄而自居。 是企业的核心部门，需带动全企业的部门。 要先受到各部门的肯定，必须先主动发现问题并解决，才能建立崇高的地位。 （表现好的话，我拿钱砸死你，压死你，让你跑不掉）,14,4、是调节企业目的的核心部门 基于企业整体的目标，调整企业有关于成长、安定、收益、社会责任等目的，并形成企业的核心价值。 对企业目的的追求，应有良好的调节机能，使其合理、合法、合情、和谐的情形下达成。,15,5、需协助经营者处理经营管理 基于宏观性经营视野，协助经营者外理一部分管理责任。 总务行政部门工作与经营管理有息息相关的程度，在劳动法规、公害问题商标专利对外合同等有关法务关系，要站在经营的立场去外理。,16,6、是企业内外资讯处理中心 对企业内外相关资讯，依程度迅速收集处理、传达。 对下列相关资讯要注意收集。（一定要看浏览网页头条，要记录存档整理给高层） 经济环境问题 同业环境问题 政治环境问题 自然环境问题 社会环境问题 企业内部环境问题,17,7、地企业法律上问题要适度的提供意见与办理手续 要防止企业内有触法的行为发生。 为企业与委任法律专家窗口。 为企业的发展于有关法规，站在劳资双方的立场做出双赢的建议。,18,8、为企业内部意见的传达，权利义务保全之部门 负责经营上有关意见的传达，迅速正确的传达至相关部门或人员。（有空多收集各部门的资料要主动解决问题） 对企业内外来往文书之管理予以标准化管理。（行政管理也是7S和ISO9000管理的基础） 对企业有关权利义务之发生、变更及消减等证据之保全。,19,九、其他不属于任何部门的工作 -理所当然的意识 -是挑战也是机会,20,总务行政人员应有的意识,突破传统庶务管理观念 适应外在环境的变迁 以整体宏观角度行事 要有诚实的品格（因为很多活动都迁涉到钱） 能实事求是的操作能力 自我学习、突破现有格局,21,