企业技术档案管理制度

. . 技术档案管理制度 编制人： 审核人： 审批人： XXXXXXXXXXXXXXX 公司 日期：XXXX 年 XX 月 XX 日 . . 目 录 一、机构设置和职责分工 .1 二、工程技术档案资料的编制 .2 三、技术档案资料的组成 .4 四、各项资料的填写、签字、格式及整理规定 .5 五、竣工技术资料的管理 .6 六、技术档案的鉴定和销毁 .6 七、技术档案的保管和借阅 .6 . . 技术档案管理制度 为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分 发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制定本 管理制度。 一、机构设置和职责分工 1、公司工程技术档案管理机构 2、职责分工 1）总工程师 总工程师负责整个工程的档案管理工程，组织制度本项工程的归档范围、管理制度、 收集整理工程前期文件、组织审查，接受各部门编制的档案文件。 2）综合部 a、公司档案室的直接管理部门，负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档 案管理人员。 b、负责根据国家和行业的档案法规制定公司工程技术档案管理制度，报公司批准后， 印发个部门执行。 c、及时向公司档案室移交本部门的构成档案元素的工程项目资料。 3）公司档案室 a、负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作，负责图纸、设备资料、合同文件、 联络单、洽商记录、技术安全交底记录等综合文档的接受、发放、借阅及其登记、计算机 录入及编码归档。 b、负责归档数据库的数据备份。 c、负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。 d、负责档案设施、设备的维护管理、负责库存工程技术档案的安全和保密工作。 e、负责在建工程项目的资料整理工作。 4）工程部 a、建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。 总工程师 综合部 工程部 公司档案室 部门兼职档案员 工程资料室 . . b、督促参建单位包括（设备、材料供应单位、施工分包单位、监理单位、调试试验 单位）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。 c、协调参建各单位工程技术资料管理中的重大问题。 d、审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。 5）工程部资料室 a、负责图纸、设备、材料资料，技术安全协议，信函传真文件，综合文档等的接收、 传递及移交公司档案室前的保管。 b、负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月（周）报、质检报验单等的接收整理、 登记、发放和借阅。 c、负责工作联系单，变更单的接收、发放和登记。 d、负责施工技术档案全面收集整理。 e、参加设备开箱验收、收取设备开箱 资料。 f、及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。 g、协助公司档案室做好在建工程资料的整理工作。 6）市场部 a、负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料，包括工程项目的合同协议、工程 项目开工报告和批复文件；工程开工前的施工审批方案；工程项目的技术和安全交底及其 执行文件、纪要、备忘录；工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录等；工程项目的 施工合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程项目调试试验合同及其执行文件、纪要、备 忘录等；工程项目招投标文件；本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、 备忘录等。 b、负责涉及到本部门的资料收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。 c、负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。 d、负责经手保密档案和资料的保密工作。 e、负责与设备供货方在技术资料方面的联系。 f、负责在新到设备开箱时通知工程部收取开箱资料。 7）技术部 a、负责本企业的技术标准，系统图等必备图纸、操作票、工作票、运行日志等运行 台帐；员工培训、事故分析、处理记录及结论等。 b、负责涉及本部门资料收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。 c、负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。 d、负责经手保密档案和资料的保密工程。 二、工程技术档案资料的编制 工程竣工技术档案资料的编制做到三同步和五统一。所谓三同步是指单位工程一开 始，就与建立施工技术记录和竣工图同步进行；工程进行中就与施工技术记录和竣工图的 . . 积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收时，要与提交一套合格的施工技术记录和 竣工图同步进行。所谓五统一是指工程的计划管理、施工管理、施工图预算、工程预算和 竣工图、施工技术记录编制移交统一进行。五统一是工程技术资料和工程管理的有机结合， 是确保工程技术档案资料完整、提高管理水平的重要手段。 1、 工程技术文件的编制范围 1） 竣工技术文件包括：修改单、联系单、技术记录、验收记录、原材料合格证、材 料质量证明书、施工测量记录、设备及管线的安装记录、会议记录及声像材料、竣工图等。 具体内容为：施工管理资料；施工技术资料；施工测量记录；施工物资资料；施工试验资 料；过程验收资料；竣工质量验收资料。 2） 施工管理资料包括：工程技术文件报审表、施工进度计划报审表、工程动工报审 表、（ ）月工、料、机动态表、工程变更费用报审表、见证记录。 3） 施工技术资料包括：施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、 设计变更通知单、工程变更洽商记录。 4） 施工测量记录包括：工程定位测量记录。 5） 施工物资资料包括：材料、构配件进场检验记录、设备开箱检验记录、设备及管 理附件试验记录。 6） 施工试验资料包括：设备单机试运转记录、系统试运转调试记录、施工试验记录。 7） 过程验收资料包括：检验批质量验收记录、分项工程资料验收记录、分部工程质 量验收记录、隐蔽工程验收记录。 8） 竣工质量验收资料包括：单位（子单位）工程质量竣工验收记录、单位（子单位） 工程质量控制资料核查记录、单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽 查记录、单位（子单位）工程观感质量检查记录、工程竣工验收记录、工程竣工报告。 9） 竣工图 2、项目施工文件的编制 1）质量验评和施工技术记录表应符合北京建筑工程资料管理系统 GB-50300- 2013要求，使用统一表式，不足部分由监理单位提出用表式样，经建设单位核批后使用。 2）过程验收资料的填写不得以“”或“”代替“不合格 ”或“合格”；应填数 字处必须如实填写数字，不得以“符合标准”、“符合设计规范”等字样替代；试验报告 应填写报告编号。 3）记录表格未填满内容处必须该上“以下空白”或“空白 ”的红色条形印章加以注 明，各级验收的签名处不能盖“此栏空白”。 4）过程验收资料中的分部工程、分部工程中的分项工程名称、编号一定要与后续表 式中的名称、编号一致。 . . 5）隐蔽工程隐蔽前，要有隐蔽记录并办理现场签证；签证在前记录在后。 6）若一个“单位工程”由多家单位施工，由档案部门视具体情况划分案卷编号，各 施工单位均应视为一个独立的“单位工程”立卷整理。 3、项目施工技术总结的编制 各单位工程项目完工后，必须编制施工技术总结。施工结束总结主要内容：工程概 况；施工管理（包括：施工组织机构、主设备及工程量、施工计划管理、施工总平面及机 械布置、新工艺、新技术、新设备、新材料应用）；工程管理（质量保证及环境保护体系、 质量管理、焊接管理、试验管理、安全管理、机械管理、设备材料管理、文件资料管理、 培训管理）；经营管理；劳动力管理。 4、 其它项目施工文件的编制 项目竣工后，项目施工文件中应附有：本工程所有验收项目总数及项目清单明细、 优良率、合格率统计； 1） 为了提高工程竣工技术档案资料的使用价值和利用率适应长期保管、重复查考和 使用目的，在编制时必须符合建设单位档案管理流程规定要求，做到表式规格统一，文字 符号清楚，图文整洁，数据准确、齐全、不得漏项。用纸规格和填写要求如下： 2） 用纸尺寸为 A4 型 297mm*210mm（长*宽）。 3） 文字填写及绘图，不得使用铅笔、圆珠笔、易褪色的墨水，也不得采用复写的文 件资料归档。 4） 印章或自制工程竣工技术档案资料用表时，除应保证用纸幅面尺寸和纸幅面图文 尺寸外，在装订时应防止产生装订后内文覆盖或装订不牢等缺陷。 5） 工程竣工技术的档案资料应按照有关规定采用统一的表式，在实际应用时可适当 调整图文尺寸和线路间距。 6） 抄件和复印件。为保证工程竣工技术档案资料的真实性和准确性，对于抄件与复 印件，必须将出厂的厂家名称、公章及原经办人，产品的名称、规格、数量、原件编号， 出场的时间，性能参数等主要项目内容毫无遗漏地抄写、复印清楚，并应有抄写、复印人 的签字，以便于追踪核查。 三、技术档案资料的组成 主要由施工综合资料、施工技术资料、工程竣工图组成。 1、 资料编制的具体内容 综合资料主要有一下内容 1） 工程总结：含工程量汇总表、材料用量汇总表。 2） 竣工建、构筑物影像资料。 3） 工程合同名称、编号（或复印工程合同封页、盖章）。 2、施工技术资料内容及要求 1）施工管理资料包括：a 工程技术文件报审表； b 施工进度计划报审表； c 工程动工 . . 报审表；d（ ）月工、料、机动态表；e 工程变更费用报审表；f 见证记录。 2）施工技术资料包括：a 施工组织设计及施工方案； b 技术交底记录； c 图纸会审记 录；d 设计变更通知单；e 工程变更洽商记录。 3）施工测量记录包括：a 工程定位测量记录。 4）施工物资资料包括：a 材料、构配件进场检验记录； b 设备开箱检验记录；c 设备 及管理附件试验记录。 5）施工试验资料包括：a 设备单机试运转记录； b 系统试运转调试记录； c 施工试验 记录。 6）过程验收资料包括：a 检验批质量验收记录； b 分项工程资料验收记录； c 分部工 程质量验收记录；d 隐蔽工程验收记录。 7）竣工质量验收资料包括：a 单位（子单位）工程质量竣工验收记录；b 单位（子 单位）工程质量控制资料核查记录；c 单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主 要功能抽查记录；d 单位（子单位）工程观感质量检查记录；e 工程竣工验收记录；f 工程 竣工报告。 3、工程竣工图 1）项目竣工图是项目建设最终情况的真是反映，是项目工程建成后维护、保养必不 可少的凭证和依据。因此，竣工图必须准确、清楚、完整，真实反映工程竣工验收时的实 际情况。施工图和施工图数要相符。 2）项目设计图纸由设计单位编制，但施工单位要编制一份与现场实际相符的竣工草 图供设计院编制竣工图用；设备图纸由施工单位编制。 3）竣工图必须使用经审查签字的全新施工图编制，不得使用未经审查签字、褪色、 有污点的施工图编制。 4）无设计变更的施工图，竣工图编制单位必须逐张审核，确认与现场相符后方可在 原图标题栏正上方空白处或其他空白处加盖、签署“竣工图”章，盖印材料应用红色印泥。 5）编制竣工图时，应编制“ 竣工图编制总说明”（叙述竣工图编制原则并包括各专 业的竣工图卷册目录）。对每册修改图纸，应编制分册说明（包括修改内容、修改原因、 修改依据文件等）。 6）凡有一般性图纸变更，可在原图（新图）上进行修改，并标注“修改依据”，加 盖“竣工图”章。 7）竣工图的 修改部分须用碳素墨水更改，改图要工整、清晰。若修改部位狭小， 可引至空白处绘制，在修改部位旁加盖“修改依据”章，标出“变更单”编号；凡结构形 式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过三分之一的，应重新绘制竣工图。重 绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”。 . . 四、各项资料的填写、签字、格式及整理规定 1、所有资料的表格，电力建设工程应采用电力部颁发的电力建设施工质量验收及 评定规程或北京建设工程资料管理系统 GB50300-2013以及业主单位颁发的资料归 档制度与流程制度。 2、资料的整理，必须保证内容与工程实际情况相符；各项资料之间必须交圈对口。 3、整理归档的工程竣工技术档案资料，必须正确地反映工程施工全过程的工程结果， 不得擅自修改、仿造或事后补做。凡是文件资料在达不到要求的技术标准和对某些资料的 准确性有怀疑时，必须经设计单位技术负责人和施工单位技术负责人审核，并签署处理意 见。处理后的结果要有技术负人的签字认可，否则其工程不算完工，也不能验收和结算， 档案资料不能归档。 4、科学分类、规格统一、字迹清楚、图形规整、无漏项，所盖公章清晰。 5、所有签名必须齐全、真实、易于辨认，不能代签和简化。 6、不准用铅笔和其他易于褪色的墨水填表和绘图，一律使用炭黑墨水。 7、复印件、抄件注明原件存放单位，抄件应有抄件人、抄件单位的签字和印章。 8、汇总后的资料应有清晰的目录、页次。 五、竣工技术资料的管理 1、所有资料除施工日志外，均应在分发时预留竣工资料归档时的份数，施工技术资 料应及时，不得写“回忆录”，更不得伪造。 2、项目总工、项目技术负责人是资料管理的第一责任者，负有领导、主持、检查、 督促资料工作的职责和权限。 3、项目施工员、质检员、试验员、测量员对各自分工的资料负有如实填写、办理签 证。分发并交档的责任；生产技术组负责开工报告、竣工报告的办理及交档、工程承包合 同的办理及交档；材料科负责各种原材料、成品、半成品、设备的出厂合格证必须随货 （机）试验、检验报告单的收集、归档。 4、项目部资料员负责资料的收发、复制、收集、校核、送审、归档等工作。 5、竣工资料的份数及移交事项 a、项目部资料的份数一式四份，施工方存二份，接受方存二份； b、装订标准规格必须按工程监理或业主以及档案馆的有关要求执行； c、资料移交有关部门后必须索取收条备查； d、竣工技术资料属企业的技术机密，必须按保密制度进行保管，严防泄密或遗失。 六、技术档案的鉴定和销毁 1、 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后， 原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。 2、凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进 行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。 . . 七、技术档案的保管和借阅 1、对接受来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制档 案查阅目录，做到定位存放，妥善保管，方便利用。 2、认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一 致。并与 12 月 30 日以前整理出检查报告，交技术主管审查。技术主管根据检查报告的结 果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。 3、做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通 风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有 破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。 4、 技术档案的保密制度： 1）全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案（包括外来、 外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管批准后方可 借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。 2）技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。 3） 非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。 5、技术档案的借阅： 1）凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写 文件借阅登记表，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后， 方可办理注销手续。 2）技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室， 仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准 方能借出。 3）经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用的， 应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者， 由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借资料 的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报技术主管审查，总经理批准后，送公 司财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短， 可按处罚金额的 1/2 至全额返回。 4）借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。 借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损 坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档 案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。