EXCEL培训(刘发银制作).pps

MSExcel培训,制作：刘发银2003年9月16日,培训目的,如何准确而高效地工作学习使用更为复杂的公式及函数设计简洁美观的数据表格提高会计数据处理技能发挥个人创造能力,目录,提高效率快捷键格式设计公式和函数数据处理其他：时间、文本、工具栏,提高效率快捷键,看看我们的键盘在工作表或工作簿中移动和滚动的按键用于输入数据的按键设置数据格式的按键编辑数据选择单元格、列或行的按键(1)、(2)分级显示数据的按键窗口、对话框和编辑框中的按键(1)、(2)用于工作表、图表和宏的按键,格式设计,页面设置,数据有效性,条件格式,单元格格式,公式函数,基本公式工作表函数错误跟踪VBA函数,录入原则：永远不用鼠标,数据处理,排序筛选分类汇总合并计算数据透视表使用名称使用数组循环引用分列获取外部数据,其他,时间处理文本处理工具栏调整关于安全共享工作簿,看看我们的键盘,+E打开资源管理器+D(或M)清屏+F搜索,Alt+F4关闭windows任务Alt+TabWindows任务切换另外，可以自定义启动Excel的快捷键,在工作表或工作簿中移动和滚动的按键,按下完成箭头键向上、下、左或右移动单元格CTRL+箭头键移动到当前数据区域的边缘CTRL+HOME移动到工作表的开头CTRL+END移动到工作表的最后一个单元格（右下角）ALT+PAGEDOWN向右移动一屏ALT+PAGEUP向左移动一屏CTRL+PAGEDOWN移动到工作簿中下一个工作表CTRL+PAGEUP移动到工作簿中前一个工作表CTRL+F6或CTRL+TAB移动到下一工作簿或窗口CTRL+SHIFT+F6或移动到前一工作簿或窗口CTRL+SHIFT+TABF5显示“定位”对话框SHIFT+F5或CTRL+F显示“查找”对话框SHIFT+F4重复上一次“查找”操作（等同于“查找下一个”）TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动,用于输入数据的按键,请按如果要ALT+ENTER在单元格中折行CTRL+ENTER用当前输入项填充选定的单元格区域TAB完成单元格输入并在选定区域中右移CTRL+DELETE删除插入点到行末的文本F4或CTRL+Y重复最后一次操作F2(SHIFT+F2)编辑单元格(编辑单元格批注)CTRL+D(CTRL+R)向下填充(向右填充)CTRL+F3(F3)定义名称(将定义的名称粘贴到公式中)CTRL+SHIFT+ENTER以数组公式形式输入公式CTRL+A在公式中键入函数名后显示公式选项板CTRL+K插入超级链接SHIFT+F3将函数粘贴到公式中F9(CTRL+ALT+F9)计算所有打开(活动)工作簿中的所有工作表SHIFT+F9计算活动工作表ALT+=（等号）插入“自动求和”公式CTRL+;（分号）输入日期CTRL+SHIFT+:（冒号）输入时间CTRL+SHIFT+“（双引号）将上方单元格中数值复制到当前单元格CTRL+（左单引号）在显示单元格值和显示单元格公式间转换CTRL+（撇号）将上方单元格中公式复制到当前单元格ALT+下箭头键显示“记忆式键入”列表,设置数据格式的按键,请按如果要ALT+（撇号）显示“样式”对话框CTRL+1显示“单元格格式”对话框CTRL+SHIFT+应用“常规”数字格式CTRL+SHIFT+$应用带两个小数位的“贷币”格式,括号为负数CTRL+SHIFT+%应用不带小数位的“百分比”格式CTRL+SHIFT+应用带两个小数位的“科学记数”数字格式CTRL+SHIFT+#应用年月日“日期”格式CTRL+SHIFT+应用小时和分钟“时间”格式，标明上午下午CTRL+SHIFT+!应用这样的数字格式：-3,000,000.00CTRL+SHIFT+（分号）只选定当前选定区域中的可视单元格,分级显示数据的按键,请按如果要ALT+SHIFT+右箭头键对行或列分组ALT+SHIFT+左箭头键取消行或列分组CTRL+8显示或隐藏分级显示符号CTRL+9隐藏选定行CTRL+SHIFT+(（左括号）取消隐藏选定行CTRL+0（零）隐藏选定列CTRL+SHIFT+)（右括号）取消隐藏选定列,窗口、对话框和编辑框中的按键（1）,在窗口中按下完成ALT+TAB切换到下一个程序ALT+SHIFT+TAB切换到上一个程序CTRL+ESC显示Windows“开始”菜单CTRL+W或CTRL+F4关闭活动工作簿窗口CTRL+F5恢复活动工作簿窗口的大小F6移动到已拆分工作簿的下一窗格SHIFT+F6移动到已拆分工作簿的上一窗格CTRL+F6切换到下一个工作簿窗口CTRL+SHIFT+F6切换到上一个工作簿窗口CTRL+F7执行“移动”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键移动窗口CTRL+F8执行“大小”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键调整窗口的大小CTRL+F9将工作簿窗口最小化为图标CTRL+F10最大化或恢复工作簿窗口PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中ALT+PRINTSCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中,窗口、对话框和编辑框中的按键（2）,在对话框中按下完成TAB移动到下一个选项或选项组SHIFT+TAB移动到上一个选项或选项组CTRL+TAB或CTRL+PAGEDOWN切换到对话框中的下一个选项卡CTRL+SHIFT+TAB或CTRL+PAGEUP切换到对话框中的上一个选项卡ALT+下箭头键打开选定的下拉列表框对话框中编辑框的按键在编辑框中按下完成HOME移动到内容的开始处END移动到内容的末尾CTRL+左箭头键向左移动一个字CTRL+右箭头键向右移动一个字SHIFT+左箭头键选定或取消选定左面的一个字符SHIFT+右箭头键选定或取消选定右面的一个字符CTRL+SHIFT+左箭头键选定或取消选定左面的一个字CTRL+SHIFT+右箭头键选定或取消选定右面的一个字SHIFT+HOME选定从插入点到开始处的内容SHIFT+END选定从插入点到末尾的内容,用于工作表、图表和宏的按键,按下完成SHIFT+F11或ALT+SHIFT+F1插入新工作表F11或ALT+F1创建使用当前区域的图表ALT+F8显示“宏”对话框ALT+F11显示“VisualBasic编辑器”CTRL+F11插入MicrosoftExcel4.0宏工作表CTRL+PAGEDOWN移动到工作簿中的下一个工作表CTRL+PAGEUP移动到工作簿中的上一个工作表SHIFT+CTRL+PAGEDOWN选择工作簿中当前和下一个工作表SHIFT+CTRL+PAGEUP选择工作簿中的当前工作簿或上一个工作簿,单元格格式,单元格格式概述单元格格式数字单元格格式对齐单元格格式字体单元格格式边框单元格格式保护,对任何选定的单元格区域设置格式，只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单：设置单元格格式，包括：,单元格格式概述,如右图所有设置单元格格式只能对选定的范围起作用，即Excel的任何操作都必须有批定的对象对选定的区域按鼠标右键或键盘菜单键设置单元格格式(F)即可设置单元格格式记住：不要选定：整个表、整行、整列来设置格式，否则会无谓加大文件长度,数据格式数字,此处只对“自定义数字格式”进行说明：设定常用数字格式：Crtl+Shift+!如：-12,345对于七位发票号码654可以设置自定义格式：0000000显示：0000654自定义格式顺序：正数格式;负数格式;零格式;文本格式如：#,#0;红色-#,#0;黄色0;蓝色和0为数字占位符，为文本占位符，“，”（逗号）为千分位符号d天，m月，y年，如：将2003-3-15显示成：今天是3月15日，用函数：=TEXT(单元格,“今天是m月d日”)或者自定义格式：今天是m月d日*表示重复，如：*#,#0.00将数字前加满*号为在不同工作表中使用自定义格式，只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了。,数据格式对齐,对横向合并，一般不用“合并单元格”，用“水平对齐”中的“跨列居中”对竖向合并，可以改变文字方向对备注单元格，可以使用“缩小字体填充”对大单元格应在“垂直对齐”上选“居中”,数据格式字体,只有一句建议对表格正文部分，大多数时候都不需要改变字体大小，只需要按缩放打印即可实现,数据格式边框,表格框内线一般用单线，外框一般用双线，当然可以选择任意一种线型,数据格式保护,锁定即对单元格内容进行锁定，不允许修改（只有工作表被保护时才会生效）隐藏即在保护工作表时，隐藏工作表中的公式,页面设置,可以在工具栏添加页面设置快捷键任何页面设置，首先必须确定打印机和纸张类型页边距：一般应选择水平居中，左右边距大多数情况下相等垂直居中视情况选择页眉/页脚：可以自定义页眉/页脚工作表：顶端标题行和左端标题列选项：视打印机是否支持如：每张纸打印页数双面打印等,数据有效性,可以任意定义序列或范围并通过菜单选择,条件格式,可以输入公式或数值最多可以设三种条件格式，加无条件时的格式，即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式,基本公式,1、原则上输入任何公式，仅使用键盘，才能提高速度2、在单元格开始输入，按“+”、“-”、“=”时，EXCEL视同输入公式3、对任一单元格，按F2进入编辑状态，再按F2进入选择单元格4、例如：输入VLOOKUP或者连接两个单元格5、公司中可以使用名称6、单元格的引用：绝对引用和相对引用，使用F4切换7、对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用,工作表函数,举例：,错误跟踪,对公式或者函数的循环引用可能需要错误追踪，在“自定义工具栏”下选“循环引用”，即打开“循环引用”错误追踪的工具条单元格错误类型：#错误宽度不够或者负日期#VALUE!错误参数不正确，不能返回结果值#DIV/O!错误不能被零整除（除数为零）#NAME?错误引用名称错误或引用不存在的名称#N/A错误找不到值#REF!错误引用不存在的单元格或区域#NUM!错误参数错误，或者数值过大、过小#NULL!错误不正确的单元格运算或引用,VBA函数,VBA即宏代码使用的函数，基本上是vb中使用的函数VBA函数优先于工作表函数，如存在INT的VBA函数，则在宏中不能使用相应的工作表函数：Worksheetfunction.int在宏代码中引用工作表函数的方法：=WorksheetFunction.Min(a,b,c),排序,1、建议：仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速排序2、对于有较复杂表头的表格，一定要选定范围后才能排序3、用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户4、可以按行排序5、对于不想改变最终顺序的表格，可以加入序号列后排序,筛选,1、选定一定范围后，可在相应的地方加入筛选按钮2、使用自动筛选；3、关于高级筛选：数据区、条件区与条件、或条件4、使用高级筛选获取不重复记录,分类汇总,1、坚持习惯：对选定范围进行分类汇总2、如何将未汇总的内容如型号复制下来3、如何删除分类汇总4、如何将分类汇总的结果复制到一个新表中5、将汇总结果中的“汇总”样全部删除,合并计算,按列合并按行合并同时按行和按列合并,数据透视表,1、数据透视表一定要有全部的列名称2、关于页、行、列选择3、展开其中某项数据4、关于表头合并：两个表头合成一个5、关于时间的组合6、关于数据更新：从数据源更新如果仅仅是调整透视表结构，不涉及数据源,使用名称,1、使用名称的好处：一次改全部公式，如管理费用表2、名称可以代替公式一部分或者区域一部分，甚至可以移动的区域3、如：在集团会计报表中的管理费用-本月数本月数=offset(!F5,0,MONTH(管理费用!$A$2)-1)4、用名称代替区域：总收入=sum(b5:c100)5、如何在名称中使用相对和绝对引用：使用F2功能键,使用数组,1、数组举例：=sum(b2:b100)*(c2:c100)2、如前述，对绝对值求和：=sum(abs(b2:b300)3、输入数组按：Ctrl+Shift+Enter4、可以对数组定义一个名称，然后对名称引用,循环引用,分列,1、分列有两种方式：分隔符号，固定宽度2、使用“分隔符号”分列，可以使用Tal键分列，加空格、逗号等3、使用“固定宽度”分列，即划线确定分列宽度，注意数据细节：对文本列前封顶，数字列由于一般靠右，前面可以截去一部分，后面应留有余地4、数据“分列”在导入外部数数据时使用方式相同，可以混合使用，对容易分列的地方按“固定宽度”分列，在数据有错开的地方再按“分隔符号”分列,获取外部数据,1、获取外部数据方式：可以入的数据包括文本、DBF等，对MDB数据应从ACCESS中以EXCEL格式导出2、处理ERP导出的报表数据(文本文件)关于分列：如前述，可以使用两种方式分别处理关于错行：如客户名称在客户代码的下一行，排序、错列、提升即可3、处理营销系统导出的.SLK文本文件导入的数据可以同时进行数据透视表的汇总，并进行时间的组合4、以建立查询的方式导入外部数据，如：DBF、MDB等,时间处理,对于时间，系统保存的实际上是数字，只是格式不同罢了比如昨天和今天的时间差就是1，1900年1月1日是系统的第1天1、定义时间格式：yeary,monthm,dayd，如：使用函数定义格式，b2单元格内容是：2003年5月31日text(b2,”今天是yy年mm月dd日”），显示：今天是03年05月31日2、计算两个时间单元格之间的天数差，直接相减3、计算A1和A2两个时间单元格之间的月份差：MONTH(A1)-MONTH(A2)+(YEAR(A1)-YEAR(A2)*124、在数据透视表中，时间可以按月和按年进行组合,文本处理,1、测试长度：=len(b2)2、截取左边三个字：=left(b2,3)3、截取右边三个字：=right(b2,3)4、截取第X个字开始起N个字：=MID(b2,X,N)5、连接三个单元格：=b2&c2&e2,工具栏调整,修改常用工具按钮：鼠标在工具栏按右键，选“自定义命令”即可修改常用按钮，包括修改所有菜单条：增加、减少、重命名神啊，救救我吧，我的EXCEL已经被我改的面目全非了如果是WIN98，删除WINDOWS目录下的.xlb文件即可如果是WIN2000：在“自定义工具栏”中按“重新设置”按钮,关于安全,(工具)保护工作表(工具)保护工作簿(工具)保护并共享工作簿(另存为)保护文件保证工程VBA,共享工作簿,作用：允许多人在网上同时编辑同一工作簿缺点：可能存在太多修订冲突，可在修订记录时，文件会变得很大在菜单“工具共享工作簿”下按单选按钮即可，如下图,碰我干什么？不许偷懒,