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大型会议活动策划秘籍,举办大型会议活动,因其人数多、场地大、各项工作复杂,使得管理工作更加困难。在组织大型会议活动时,要更多的考虑到即将发生的事项,组织工作要做到最细致,以免临时出现各方问题,因人数众多而协调不到位,出现混乱。策划大型活动应注意以下事项:大型活动的策划方案中需要包括详细的分工(具体到人)和需要完成的时间。,大型活动的策划方案中需要包括详细的分工(具体到人)和需要完成的时间。注意事项1举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则,避免雷同、重复。2活动应及早筹划与确定。邀请国外、境外人士前来参加活动,至少于半年前发出邀请,寄送项目说明资料。,3.会务准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失;4.一般要准备主席台领导席卡,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印),笔,鲜花,研会旗帜,国歌磁带等;5.大型活动还须设签到席,派专人负责签到;,6由多个机构共同举办的活动,要事先明确各自职责分工,避免多头指挥、多头对外。7确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素,开幕式尽量按原定时间举行,避免时间过长。8.一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。,9.领导嘉宾需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动正式开始时再引导入会场.10开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请礼仪小姐担任主持人除外)。11开幕式宣布的出席活动领导人名不宜过多。在介绍“出席活动的领导、贵宾”中,不应包括主办单位的领导人,应是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面(主办单位领导是国家领导人的则应先报);如有外国驻华大使参加的,其位置则应提前(因其是外国元首的代表)。,12开幕式剪彩活动能免则免,确需安排剪彩活动的,剪彩人不宜多。为节约起见,应以彩带代替绸带。13在开场称呼中,可按国际惯例称“女士们、先生们”,或“贵宾们、女士们、先生们”,后面不再加“朋友们、同志们”。14讲话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳,以节省鼓掌时间。使用现场翻译时,应尽量控制场面,使讲话人与译员相配合,不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌,应而在翻译完后中外双方共同鼓掌,以示对外宾的尊重。,
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