《商务公文写作》PPT课件.ppt

商务公文写作,无论是政府行政部门，还是企事业单位，在日常工作中，都离不开公文。,前言,一、什么是公文二、公文的作用三、公文的种类四、公文的结构五、企业常用公文的种类六、企业常用公文的写作方法七、公文写作的基本要求八、正确使用标点符号,课程内容,什么是公文？,公文是国家机关（企业）管理国家，处理政务时用来颁布法律、传达政策法令、请示公务、报告情况、联系工作、商洽事务、制订计划，以及记载政务活动的工具。公文一般以记述和传递文字的形式形成。,什么是公文？,公文的特点,公文的作用,发布政令通过公文发布各项方针政策，规范人们的行为。指导工作通过指示、决定、通知、计划指导下级工作。报告情况下级向上级报告工作情况。请示事项下级向上级请示无权解决的问题。,公文的作用,1,2,3,4,告知信息。记载活动。宣传教育如条例、规定等。,5,6,7,8,9,10,公文的作用,答复问题。商谈业务。交流经验。,公文的种类,公文的种类,可从文件来源、行文关系、文件机密、文件性质、使用范围上分类。,适用于企业的公文（从行文关系上分类）可分为：上行文、平行文、下行文三类。,什么是上、平、下行文？,下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。,上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。,同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。,上行文,下行文,平行文,公文的结构,1、标题；2、主送机关；3、正文；4、附件；5、单位印章；6、发文时间；,公文的结构一般包括：,公文的结构,7、主题词；8、抄送单位；9、公文编号；10、机密等级11、缓急程度12、阅读范围。,1、公文标题；2、主送单位；3、公文内容；4、公文附件（附件按需要确定）。,主要结构：,公文的结构,企业常用公文的种类,企业常用公文的种类,第一类：行政公文类第二类：工作文书类第三类：法律文书类,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,1、通知2、通告3、公告4、通报,第一类：行政公文类,5、请示6、报告7、函8、会议纪要,1、通知,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是通知？,是需要下级和有关单位周知或共同执行时候用的公文。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,通知的种类（五种）,1、指示性通知带强制性、决策性。2、批示性通知领导机关批转，批发给下级，指导工作。3、周知性通知上级向下级宣布某些事项。4、会议通知通知会议时使用。5、任免通知用于人员职务任命。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,通知的写作,结构：标题正文落款,通知的写作：时间对象内容地点要求俱备,行政公文类,企业常用公文的写作方法,关于召开传达党十七大精神会议的通知本厂各车间班组：党的十七大是一次十分重要的会议。经厂党委研究决定，定于十一月八日（星期四）上午九时，由厂党委书记刘涛主持，召开传达党十七大会议精神大会。全厂党员以及班组长以上管理人员参加。会议时间半天。会议地点：本厂礼堂第三会议室。请与会人员会前准备好登载有胡锦涛总书记在十七大报吿的报纸，会时隨带。会议重要，不准请假，并依时出席。有限公司办公室二00七年十月三十日,举例：,行政公文类,2、通告,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是通告？,是企事业单位在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的下行文（企业招标、产品质量检验等）。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,通告的种类（两种）,1、分制约性通告2、周知性通告,行政公文类,企业常用公文的写作方法,通告的写作,（1）标题（2）正文正文包括因由、事项、结语三部分内容。因由写出通告的理由、依据和目的。事项要分条写出通告的有关规定、要求、实施措施。结语常用“特此通告”结尾。（3）落款,行政公文类,企业常用公文的写作方法,关于参加广州职大自学考试前辅导学习的通告全厂职工：广州职大于12月28日举行入学考试。为了提高全体职工的文化和业务素质，经厂总经理会议研究决定，凣具备条件报考者均可报名。本厂给予报考者3天假期，并于本月12-13日在本厂三楼会议室举办考前辅导学习有限公司人力资源部二00七年十月三十日,举例：,行政公文类,3、公告,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是公告？,企事业单位向群众宣布重要事项的公文（与通告行文形式和内容不同，如单位更改电话号码，发布单位资质名单等）。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,公告的写作,（1）标题（2）正文（包括正因由、事项、结语三部分）。因由写出公告的依据、原因和目的。事项明确写出公告的决定和要求。结语常以“现予公告”、“特此公告”结尾。（3）落款,行政公文类,4、通报,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是通报？,企事业单位表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的一种公文。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,通报的种类（三种）,（1）表扬性通报。（2）批评性通报。（3）情况通报。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,通报的写作,（1）标题（2）正文（类型不同，写法不同。）表扬性通报事情的经过；先进事迹；表彰决定。批评性通报事情的经过；所犯错误；作出决定。情况通报事情的经过；事件的点评；提出要求。（3）落款,行政公文类,5、请示,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是请示？,请求上级指示工作，解释问题，或批准某种要求时使用的上行文。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,请示的种类,（1）请求上级为某单位（本人）解决某些困难或某个问题。（2）请求上级解释某一规定或某一政策。（3）某一部门（个人）工作中遇到新情况、新问题、经研究出解决问题的方法，请求上级审核同意。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,请示的写作,（1）首部（包括标题、主送机关）（2）正文（包括原由、请示事项、结束语）。请示原由：是请示的重要内容，是上级批复的依据，必须具体、明白。请求事项：对请求的事项要条款清楚，具体明确。结束语：一般使用“当否？请复示”；“以上请示，请予审批”；“以上妥否，请批复”结尾。（3）落款,行政公文类,企业常用公文的写作方法,请示的注意事项,撰写请示应注意的问题：一、要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中；二、要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三、要理由充分，请示事项要明确、具体；四、要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。,行政公文类,6、报告,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是报告？,报告是向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，或答复上级机关询问的陈述性公文，属于上行文（与请示有很大的区别：请示是要批复的；报告可不批复）。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,报告的种类,一般分为工作报告；情况报告；答复报告等。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,报告的写作,（1）首部（标题、主送机关）（2）正文开头简要说明报告的原因、目的，然后用“现将*情况报告如下：”作开头。中间是报告的核心部分，一是要清楚地写明工作情况和问题。二是提出进一步开展工作的意见。结尾一般用“特此报告”；“专此报告”作结束语。（3）落款,行政公文类,企业常用公文的写作方法,请示与报告的区别,行政公文类,7、函,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是函？,是不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准某事项时使用的公文。属于平行文。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,函的种类,按内容和用途分，可分为商洽事宜函、征求意见函、催办事宜函、答复事宜函、报送材料函等5种。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,函的写作,（1）首部（包括标题、发文字号、主送单位）（2）正文（函的主体部分）原因事项结束语（“特此函告”、“特此函复”，“请即复函”等）。（3）落款,行政公文类,企业常用公文的写作方法,撰写函的注意事项,行政公文类,函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。,请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。如：关于购置*设备的请示*公司关于与*单位建立合作关系的函,撰写函的注意事项,行政公文类,企业常用公文的写作方法,关于同意注销型微电机合同的函北京市微电机销售公司：你司十月二十八日字号来函收悉。你们提出由于市场情况发生变化，要求将今年三季度与我司签订的购货合同给予注销。经本厂总经理会议研究，同意你司的意见。特此函复有限公司二00七年十月三十日,举例：,行政公文类,8、会议纪要,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是会议纪要？,是一种记载会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,会议纪要的种类,按内容分，可分为决议性纪要、综合性纪要两种。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,会议纪要的写作,（1）标题（2）正文（包括前言、主体、结尾三部分）前言交代会议名称、时间、地点、参加人、会期、形式等，然后用“现将这次会议纪要”主体反映会议情况，会议结果，特别是将会议的决定、决议准确表述清楚（尤其是注意单位一把手的意见）。结尾一般向单位和群众提出希望和要求。（3）落款,行政公文类,企业常用公文的写作方法,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要的特点：1、会议纪要属于会议文件它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。2、会议纪要与会议记录的区别第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,撰写会议纪要应注意的问题,撰写会议纪要应当注意的两个问题：一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。,行政公文类,企业常用公文的写作方法,1、计划2、总结3、简报4、制度5、守则,第二类：工作文书类,1、计划,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是计划？,是部署或筹划一件工作，完成一项工作任务时事先通盘考虑，周密安排的一种说明文体。拟写计划，一般要对该项工作完成的具体任务、质量和数量的要求，完成时间，进行步骤，措施以及内、外部保证条件都要慎密考虑，考虑成熟之后形成书面材料。,工作文书类,企业常用公文的写作方法,计划的种类,学习计划；生产计划；工作计划；购销计划等。,工作文书类,企业常用公文的写作方法,计划的写作,（1）标题（2）前言（3）主体任务要求这是计划的核心部分，任务必须明确。措施办法要求明确、具体、可行。对完成工作条件的利弊分析，提出办法。时间步骤完成工作的时间，并把工作任务分解到各个时间段。计划结尾完成计划的信心、决心。（4）结尾,工作文书类,2、总结,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是总结？,是单位和个人将自身过去一定时间内的工作、生产情况作回顾与检查，并进行全面系统的分析、研究，从中找出带有规律的东西，用书面形式表达出来，作为以后工作的借鉴叫总结。,工作文书类,企业常用公文的写作方法,总结的种类,一般分为全面总结、专题总结两类。,工作文书类,企业常用公文的写作方法,总结的写作,（1）标题（一般按总结内容、目的要求确定。）（2）前言（一般将问题、时间、地点、背景、事情大致经过作简单介绍，为全篇打下基础。）（3）正文成绩和数据问题与教训计划与打算（4）结尾（5）署名和日期。,工作文书类,3、简报,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是简报？,是单位内部用于工作，反映问题，沟通情况，传递信息的一种简短的文书材料（也可叫为“简讯”，“工作通讯”，“信息快报”）等。,工作文书类,企业常用公文的写作方法,简报的种类,综合简报，专题简报，会议简报。,工作文书类,企业常用公文的写作方法,简报的写作,一般结构：（1）导语（2）主体（3）结尾,工作文书类,4、制度,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是制度？,是一个单位要求属下全体人员共同遵守的办事规程和行动准则（如工作制度，财务制度，作息制度等）。,工作文书类,企业常用公文的写作方法,制度的写作,（1）标题（2）正文引言在正文前作一小段简要说明，陈述制定制度的原因、根据、目的。制度的条文逐项列出，条款清晰，内容具体，上下有逻辑性按顺序排列。执行日期阐明执行该制度的时间。（3）结尾,工作文书类,5、守则,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是守则？,是单位对全体人员在学习、思想、作风、工作等方面提出行为规范化的准则。,工作文书类,企业常用公文的写作方法,守则的写作,（1）标题（2）正文一般以条款式叙述。条款之前可不加任何开头，直接逐条写出。条与条之间按一定的逻辑顺序排列，一般先写思想要求，再写学习、工作方面的条款要求。（3）结尾,工作文书类,企业常用公文的写作方法,1、申诉状2、答辩状,第三类：法律文书类,1、申诉状,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是申诉状？,是案件的当事人对人民法院的判决不服，向法院或人民检察院提出申请复查纠正的书状。,法律文书类,企业常用公文的写作方法,申诉状申诉人：姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、住址。对方当事人：姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、住址。申诉人因一案，不服人民法院于年月日号的判决，提出申诉。申诉的理由和请求如下：此致人民法院申诉人：年月日,法律文书类,申诉状的格式,企业常用公文的写作方法,申诉状的写作,法律文书类,首先要对人民法院的判决进行仔细的研究，对照有关法律条文，找出法院判决的错误之处。,企业常用公文的写作方法,申诉状的写作,（1）标题（申诉状）（2）申诉人身份等基本情况。（3）事由主要写明本单位（本人）因何案件，不服法院裁决而提出申诉。（4）请求事项。（5）申诉的事实和理由这是申诉状最重要的部分，注意摆事实，列示证据并加以说明，依法说理。（6）写明申诉状所递交的法院名称。（7）申诉人签名（盖章）,法律文书类,2、答辩状,企业常用公文的写作方法,企业常用公文的写作方法,什么是答辩状？,在诉讼活动中，被告人针对原告的诉状，进行回答和自我辩解的一种书状，叫做答辩状。,法律文书类,企业常用公文的写作方法,答辩状答辩人：姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、住址。因为一案提出答辩如下（案由与理由）：此致人民法院答辩人（签名盖章）,法律文书类,答辩状的格式,企业常用公文的写作方法,答辩状的写作,（1）标题：答辩状（2）答辩人的个人基本情况。（3）答辩事由写明为何人（何单位）上告何案提出答辩。（4）答辩理由这是最重要的部分，具体写法应针对诉状或上诉状中提出的具体问题来确定，用正确的、符合客观真实的事实和证据进行回答和辩解。在答辩时要注意引用有关法律条款，并依法阐明自己的理由。（5）结尾“请详查事实，予以公正审理。”（6）受文机关主送的人民法院名称。（7）答辩人署名，递交日期。,法律文书类,公文写作的基本要求,1、吃透领导的意图。2、充分掌握资料。3、选准公文文种。4、言简意骇，文字通顺流畅。5、公文要素齐全。,谢谢！,