《公文写作概况》PPT课件.ppt

公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有直接效用和规范体式的文书。公文有广义和狭义之分。广义的公文，外延十分广阔，除通用公务文书外，还包括法律、外交、军事、财经等专用文书。狭义的公文，指2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日实施的国家行政机关公文处理办法中规定的13种公文和中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条理中规定的14种党的主要公文。办法规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,一、公文的含义,1、法定性（1）公文具有法定的作者。公文的制发者必须是合法存在的机关或组织。（2）公文具有法定的权威性和法定效力。（3）公文的整个制发过程必须符合法定的职权范围和法定的程序。2、实用性公文是用来处理公务的文书。任何组织制发公文，都有具体明确的实用目的。如上级机关通过制发公文，下达命令，布置任务，指导工作等，下级机关制发公文，向上级反映情况，汇报工作，请示问题，平级机关相互商洽，协调配合，沟通信息，交流经验等，公文的制发都是根据实际需要，为现行工作服务的。,二、公文的特点,3、时效性任何公文都是针对当时的情况、为解决现实的问题而制发的。因此公文有很强的实效性。要想把事情办好，公文就必须及时写、及时发、及时办，讲究实效。此外，公文的效用有一定的时间性，某项工作完成以后，与之相关的公文也就完成了它的使命，随之失去了现实效用。就只有作为历史档案的价值了。仅供以后查核和参考。4、程式性公文的制发是一件十分严肃的工作。为了维护公文的权威性和严肃性，保证公文的规范性和完整性。公文的制发必须按照规定的程序和体式。公文的用纸、书写、装订等也要符合一定的要求。,1.领导与指导作用2.传达与教育作用3.桥梁与纽带作用4.凭证与依据作用,四、公文的作用,第二节公文的种类与格式,一、公文的种类,根据2000年8月24日国务院发布，自2001年1月1日实施的国家行政机关公文处理办法规定，我国行政机关公文共有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。13种公文按照不同的标准，有许多分类法，其中最常用、最主要的是：（一）按照公文的行文关系分上行文是下级机关向上级机关报送的公文如请示、报告等.平行文是同级机关或不相隶属机关之间来往联系的公文主要是函.下行文是上级机关向下级机关下达的公文如命令、决定、通报、批复等。,（二）按照缓急程度分1、常规公文指可以按照正常的速度和程序形成、运转和处理的公文。2、紧急公文指内容涉及重要事项，需急速处理的公文。紧急公文应标明紧急程度：“急件”、“特急”(三）按阅知范围分1、秘密公文需限定阅知范围。内容涉及国家秘密，一旦泄露会使国家安全、利益遭受损害。秘密公文应标明密级：秘密、机密、绝密2、内部公文只在内部运行，需要注意保存的公文，大部分公文属于内部公文。内部公文不得随意丢弃或卖给废品站。3、周知性公文需要向国内外宣布或在一定范围内公布的公文，如公告、通告和某些需要众所周知的命令、决定、通知、通报等。这些公文需要张贴出去或在报刊发表，在电台、电视台播放，以便做到家喻户晓。,二、公文的格式,公文区别于其他文体的标志之一，就是有严格的格式要求，任何单位和个人都不能标新立异。一、公文用纸及印装格式（一）公文用纸采用A4型公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：宽210毫米长297毫米公文用纸天头（上白边）为：37+（-）1毫米公文用纸订口（左白边）为：28+1（-）毫米版心尺寸为：宽156毫米长225毫米（二）公文印装要规范公文排版正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）公文应左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。,二、公文文本格式国家行政机关公文格式把公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。”（一）公文眉首格式公文眉首又叫文头。按规定由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。1、发文机关标识发文机关标识又叫公文版头，位于公文眉首的上部，居中排列。“由发文机关全称或规范化简称后面加文件组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22毫米，15毫米（高宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，文件二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,2、公文份数序号“涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中绝密、机密级公文还应当标明份数序号”“公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行”。3、发文字号“发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号”。发文字号位于“发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号有三要素：发文机关代字、发文年份和该年的发文顺序号。4、签发（会签）人“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话”。平行文、下行文可以注，也可不注。,5、秘密等级和保密期限“如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用五星隔开”。6、紧急程度“如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行”。公文的紧急程度分为急件、特急。7、红色反线（间隔横线）红色反线的作用是把眉首部分和主体部分隔开。一般放在发文机关标识或发文字号之下。党的领导机关的专用公文眉首，还要在红色反线中间印一颗红五星。,（二）公文主体格式1、公文标题“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。公文标题位于“红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当”。完整的标题包括发文机关名称、公文事由和文种三部分，简称标题三要素。2、主送机关“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称”。位于“标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；所有上行文都必须有主送机关。上行文的主送机关一般只能有一个，这样便于公文的办理。下行文的主送机关可有若干个。,3、公文正文格式正文是公文内容陈述的开始，是公文的核心部分。位于“主送机关名称下一行，数字、年份不能回行”。除综合性内容的公文外，一般公文要求一文一事，以便于分送和处理。4、附件附件是指那些用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。“公文如有附件，应当注明附件顺序和名称”。“在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码。如附件：1、2、，附件名称后不加标点符号。,5、印章（发文机关名称）“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2-4毫米，端正、居中下压成文时间，印章用红色”。“当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关在前；两印章之间不相交或相切，相距不超过3毫米”。“当联合行文需加盖3个以上印章时，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。公文盖印注意事项：一是杜绝空白印章。三个或三个以上单位联合行文，所有单位都要署单位名称，印章压在单位名称上。二是印章与正文必须同处一面。,6、成文日期“成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。”“成文日期用汉字将年、月、日标全，零写为0。不能将阿拉伯数字与汉字混用。7、附注公文如有附注（需要说明的其他事项），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下1行。一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项的说明，如“（此件传达至群众）”等。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,（三）版记（文尾）格式,1、主题词又称“关键词”。是指公文中体现其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。“一般不超过5个”“用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点。2、抄送机关“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称。”抄送机关名称标注于主题词下方，左空1字用3号仿宋字体标识“抄送”二字，后标冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。3、印发机关和印发日期印发机关和印发日期位于抄送机关之下占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。版记的各项之间，均加一条反线，宽度同版心。,文件格式（图示1）,文件格式（图示2）,文件格式（图3）,文件格式（图4）,1.文件格式（图5）,1.文件格式（图6）,1.文件格式（7）,1.文件格式（8）,1.文件格式（图9）,行政公文的制发程序,公文制发是行政公文最为重要的环节之一，又称“发文办理”，指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、发文注册、缮印、用印、发文登记、分发等程序。一、公文的草拟对公文写作而言，最重要的是将新的政策、规定、思想、观点等转化成文本的过程，这个过程称为公文的“草拟”，国务院国家行政机关公文处理办法对草拟公文提出了一些具体要求：1、符合政策法规2、表达准确明白。在内容方面，公文的草拟要做到“情况确实，观点明确，表述准确”；在形式方面，要做到“结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短”。3、选用适当的文种。办理一项事务，最合适的公文文种只有一个。办法对此提出的要求是“公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。”,4、确定紧急程度5、名称、数字准确：办法规定“人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年月日。6、层次序数严谨。办法规定：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。7、使用法定单位。办法规定：公文中涉及时间及度、量、衡的计量时“应当使用国家法定计量单位”。8、慎重使用简称。办法规定，草拟公文时，“文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国际组织外文名或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名”。9、规范运用数字。办法规定“除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字”。,二、审核由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发作好准备。三、签发由单位领导人签写发文具体意见，签发人对文稿的内容和行政效力负责。四、复核公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。重点是看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。五、发文注册为待发文件注册，编注发文字号，确定印制数量和发送范围等。六、缮印根据国家机关公文格式标准缮写或打印又签发的文稿，并由文秘人员负责校对。七、用印由秘书对已缮印好的公文盖印或现场监印。八、发文登记由文秘部门将待发公文登记造册，以备存查。九、分发由秘书把用印并登记的公文通过适当的方式（邮寄、传真、电报、电子邮件、专人递送）传递给收文单位。,一、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。二、收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否正确规范。三、经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。,收文办理,四、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。五、收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。六、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。七、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。八、送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。,公文的行文规则与行文方式一、公文的行文规则1、“行文应当确有必要，注重效用。”2、“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告”。3、同级机关可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。上下级机关不能联合行文。4、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。5、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。6、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。7、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。8、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示、”“意见”和“报告”。,（一）标题发文机关十事由十文种（二）开头结尾1、概述式：即概括叙述有关情况或背景材料的开头方式。报告、会议纪要等文种常用。2、目的式：即阐述发文的意义、目的、依据等作为开头的方式。这种形式常用“为了、为”等介词表明行文目的或用“根据”表明行文依据。3、引述来文式：即引述对方来文的标题与发文字号作为开头的方式。用于函、批复等公文。4、无开头式：取消了开头部分，直入正文，采用这种写法较多的是公告、通告、通知、命令等。结尾：结尾的方式主要有：强调式，期复、请求式，希望式，说明式，秃尾式等。,（三）层次常用的层次方式有总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式等。（四）段落1、提行式：即以另起行表示内容转换的方式。如会议纪要常以惯用语“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”作为不同段落的区分。2、条款式：即以序数为标志，按不同意思分条列项划段的方式，又称条文式。3、篇段合一式：即一篇文章为一段的划段方式。公文中的转发、印发通知等常采用此种方式。（五）过渡在文章中起承上启下作用，使前后相邻的段落自然衔接。常用的方式有过渡词、过渡句、过渡段等。（六）照应如首尾照应、文题照应、行文前后照应等,表达方式：主要运用叙述、议论、说明。对叙述的要求：简明扼要，概括地叙述。不求所述人和事的详尽、具体、完整，不必把人物叙述得活灵活现，只是简要地叙述事实本身。说明：要求客观、简明而得要。不搀杂个人感情，如实说明，既不夸大也不缩小。议论：议论是在叙述、说明的基础上进行。不需作长篇大论，只是在需要分析论证的地方采取夹叙夹议的方法，或采取三言两语的方式议论一下，点到为止，不作深入论证。句式多用陈述句，祈使句次之，疑问句、感叹句再次之，排斥倒装句、省略句。,公文的语言：1、准确（1）用词恰当。在汉语中，有大量意义相同或相近的词汇，有的词感情色彩也不相同，写作公文时，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。如“优异”、“优秀”、“优良”；“效果”、“结果”、“后果”；“损坏”“毁坏”；“罪行”“错误”等。（2）不产生歧义如“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金”；“本案三个调查组工作人员，分别到广州、上海、南宁取证”2、简洁公文语言忌冗长、罗嗦，要做到“文约而事丰”。（1）经常使用一些专用词语与固定的习惯用语。如“此复”“函告”“经报”“可行”等。,（2）常使用富有概括力的成语或熟语。（3）适当采用文言词语。如“收悉”“为宜”“拟请”“兹”等。如“春耕生产在即，我县缺水稻良种10万斤，望速拨付，以应急需，可否，盼速函复。”但文言词语不能用的太多太滥。3、庄重、朴实庄重是公文语言的基本风格。“一字入公文，九牛拽不出”，体现了公文的权威性和严格的行政约束力。（1）要严格使用规范的书面语言，不用口语，更不用方言土语（2）多使用专用语。（3）使用平实的语言，摒弃浮华的辞藻。,公务文书专用词语首先，公文中不能用口语、方言词和俚俗语，而必须使用规范的书面语言和公文惯用术语。常用的惯用术语有：开端用语：查、据查、近查、为、为了、为使、兹、兹因、兹有、兹奉、根据、遵照、鉴于、由于、关于、欣值等。称谓用语：贵局、你省、你单位、我厂、本公司、该校、本部门、该处等。期请用语：请、拟请、提请、恳请、特请、切盼、切望、希、即希、望、还望、即请查明、即请下达等。期复用语：请批示、请审核、请核示、请批复、请函复，等。征询用语：当否、可否、妥否、是否可行、是否同意、意见如何等。过渡用语：为此、对此、因此、据此、有鉴于此、总之、综上所述、以上各条，等。,引叙用语：前接、悉、收悉、信悉、阅悉、获悉、欣悉、惊悉、痛悉，等。表态用语：同意、不同意、可行、不可、照办、责成、迅即办理、准予备案、存案备查、业已颁布、贯彻执行、遵照执行、参照执行、比照执行、研究办理、立即试行、以供参考等。结尾用语：此令、特此报告、特此通告、特此函复、特此批复、此复、现予发布实施、以上报告如无不妥，请批转各地执行”、为荷、为盼、为要、为宜、谨此等。其次，公文的语言以消极修辞为主，句型以陈述句和祈使句为主，要求直接明确地表明立场、解释概念，晓畅、平匀、缜密，更好地体现公文的严肃和庄重。,