医药卫生系统档案管理工作培训资料.ppt

热烈欢迎参加医疗卫生档案业务培训的各位档案工作同仁!,武进区医药卫生系统档案整理,常州市武进区档案局张晓燕,主要内容,第一章武进区医药卫生档案业务建设标准第二章文书档案整理的程序、方法和要求第三章会计档案的整理要求与方法,第一章档案工作业务建设标准,主要内容：一、基本概念二、档案工作任务三、档案工作环节四、档案工作制度五、档案工作法律法规,第一节基本概念,一、什么是医药卫生档案1、医药卫生档案，是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。,2、含义：（1）工作活动的多样性决定了档案的种类很多，如党政管理档案、医疗技术档案、病历档案、科研档案、会计档案、设备档案、基建档案等。（2）档案的原始性。（3）档案的价值：依据凭证作用、参考作用。（4）各种形式，载体不同从而形成各种档案，如纸质档案、照片档案、录音录像档案、电子档案等。注意各种载体和各种门类档案的收集。,3、医药卫生档案工作中常见的档案门类有：,医药卫生档案,文书档案,会计档案,设备档案,声像档案,基建档案,电子档案,实物档案,科研档案,二、什么是档案工作,1、档案工作：是指管理档案和档案事业的活动。如收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用、对外交流等。2、基本原则：统一领导、分级管理档案工作，维护档案的完整和安全，便于开发和利用。,三、什么是电子文件,1、电子文件：以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。2、电子文件包括：电子公文、电子图表、数据库等。,第二节综合档案室的任务,综合档案管理机构的基本任务是：（一）贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定；（二）制定本单位档案工作的各项规章制度，负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料；定期向档案馆移交有关档案；,（四）负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作；（五）加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案信息交流及学术研究活动；（六）负责对本单位或所属单位档案工作人员的业务培训；（七）负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案、利用档案的意识。,第三节档案工作环节,一、档案收集二、档案整理三、档案统计四、档案保管五、档案鉴定六、档案利用七、档案工作对外交流等,第四节档案工作制度,一、归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求。二、档案保管制度主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。三、档案保密制度主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。四、档案利用制度主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。五、档案人员岗位责任制主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。六、档案鉴定与销毁制度七、档案统计汇报制度,第五节档案工作法律法规,一、中华人民共和国档案法*二、中华人民共和国档案法实施办法*三、江苏省档案管理条例*四、江苏省档案管理违法行为行政处罚规定*,第二章文书档案整理归档程序、方法和要求,一、概念、含义,二、文件整理归档工作具体操作方法,第一节归档文件整理工作,一、什么是文书档案整理？文书档案整理是指单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,二、上述定义包括以下几层含义：1、办理完毕的；2、文书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。,三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。四、工作要求：,强化收集简化整理细化检索和深化利用,第二节文件整理归档具体操作,文件归档整理流程：,收集,确定“件”,文件装订,文件分类,文件排列,编制归档号,编目,装盒,档案排架,一、收集,收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。要求：齐全完整、内容真实,如何才能做到齐全完整？,1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。2、制订本单位的归档制度。归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。,（1）明确归档范围,凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。参见武进区医疗卫生档案工作业务建设标准结合单位实际制订本单位文件材料归档范围与不归档范围。各单位制定的归档范围表应作为本单位的一项业务标准加以公布并报区卫生局备案。,不归档范围主要有：,A、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不需办理的文件材料；B、上级机关发来供工作参考的抄件；C、上级机关征求意见未定稿的文件；D、无查考利用价值的事务性、临时性文件；,E、重份文件；F、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对捐（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；G、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；,H、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；I、单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文。介绍信等；J、本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；K、为参考目的从各方面收集的文件材料。,L、同级单位和非隶属单位的文件材料；M、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；N、越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；O、下级单位抄报备案的一般性文件材料。,（2）归档时间,归档工作要求在次年的五月底之前完成。确保按时完成一般运用三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。,（3）归档要求,A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。C、文电合一。,D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。若是上下级联合发文，定稿一般由上级单位收集；若上级部门对下级单位文稿进行核签，定稿一般由下级单位收集归档；若下级单位代上级部门拟稿，定稿归上级部门收集归档；,E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。F、附件随正件收集归档。G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。,二、确定“件”,归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。,具体情况作如下规定：,1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。,4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为件；,11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如按单位、地区、系统等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若有的单位一年形成的介绍信数量较多时，也可按地区或系统划分成件。,三、文件的装订,文件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。,1、文件的修整：,（1）对破损文件进行修裱；（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。,（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。（5）小于16开或8开的纸张可不贴衬。（6）空白纸张抽除。（如整本归档的文件）,2、装订：,我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边要齐；不锈钢钉不宜钉得过多。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。）,3、件内的排序：,（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）转发文前，被转发文在后；（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。,四、文件的分类,分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。我区统一采用“年度保管期限”的分类方法。,1、按年度归档：,（1）一般文件归入文件签发年度。如表彰性文件。（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；（3）跨年度的会议材料放在会议的闭幕年。（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。,2、按保管期限归档：,文书档案分为三种保管期限即永久、定期（30年/10年）。保管期限划分标准：（1）属永久保管的文件材料有：凡反映本单位机构、领导人员、编制、职能、行政区域变化，综合性、年度性总结、会议材料，本单位制定的各种综合性规章制度、重大业务标准或规定，人事任免、工作调动、定级、考核、职评、离退休等。,（2）属30年保管的文件材料有：凡反映本单位主要职能活动的文件材料，本单位一般性的人员变动、工资调整材料，本单位编印的简报，奖惩文件，上级条线部门下发的法规性、政策性文件等。,（3）属10年保管的文件材料有：凡上级部门、同级兄弟部门分发的一般普发性文件材料、简报，本单位形成的一般性、过程性文件材料、基层上报的年度性、综合性重要文件等。凡本区各部、委、办、局印发的非专指性且不属于本单位主要职能范围，但也需贯彻执行的普发文件一律作10年保管。,五、“件”的排列,排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。,“年度保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按文件形成或收到的先后顺序进行排列，实行随办随归。具体情况处理：1、来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后；2、归档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限归档文件的后面，而不必插入其中；但这种情况应在备考表中加以说明，在实际整理中应尽量避免。,3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档；上述排列方法可做到文件随办随归，减轻档案人员年终工作量。且方法简单易行，但若文件数量较多不易手工检索。鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按组织机构（或问题）集中排列的方法。这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。,六、编制归档号,归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。,归档章的编制：,暂不填写,1、盖章要求：,（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一；（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。,2、归档章具体栏目的填写：,（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。有全宗号的可照实填写，如“3-8”写成“0308”；没有全宗号的暂空不填。（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2006”，不必加“年”。（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。,（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号，若统一采用“年度-保管期限”分类方法，则一个单位每年永久、长期和短期三个流水号，每年都是从“1”开始编。馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。（5）机构或问题栏：若统一采用“年度-保管期限”分类方法，此栏不必填写。,（6）（总）页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。若这份文件有页码的则不必重新编页码；若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码；若此件归档文件是由几份文件组成的，且每份文件本身有页码的，则不必重编页码，只要将每份文件的页数相加；若无页码，则需通编页码。若档案人员实行随办随归，大多数文件此环节可在文件收发时一并完成。,七、编制归档文件目录,编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管理模式，此工作在文件收发时可一并完成。归档文件目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。,归档文件目录,填写归档文件目录的要求：,1、件号：填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称，注意不要用“本部、本局、本镇”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。,3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。如武档发200615号。没有文号的空着不填，不得填写诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。4、题名：即文件标题。一般应如实填写。（1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“”号；如干部任免、表彰先进等文件；（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，以便二次检索。如一组介绍信作一件。,5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“20050224”，若文件无日期，可用“0000”代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。6、页数：填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。7、备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录可一年装订一本或按保管期限分装数本。并在首页用规范的归档文件目录封面装订。（封面下图所示）用永乐文档一体化管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。,八、装盒,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题：1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。,盒签例图：,全宗号0308,年度2006,保管期限永久,机构（问题）,起止件号,盒号2,室,馆,518,用铅笔填写,档案盒封面的填写：,填写全宗名称,备考表的填写：,备考表,盒内文件情况说明,整理人,检查人：,年月日,无情况一般不填,九、档案排架,1、排架方法：从左至右、从上至下。2、编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度流水号。,第三章会计档案整理,一、什么是会计档案?会计档案是指会计凭证、帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证、帐簿、财务报告类、其他类。定义明确告诉我们不是会计做的所有工作形成的材料都是会计档案.,工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册、调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清房材料，财务制度，上级指标文件等均属文书档案。会计电算化数据应定期备份作电子档案保存。,会计档案内容信息要真实准确,不得随意更改字迹要清晰、耐久。会计档案有关财务手续要完备。,二、会计档案的归档时间,各类会计档案应由责任会计按会计年度按时整理，在财务部门存放一年后，向档案室移交。在实际工作中，若利用方便也可整理完毕后直接移交档案室。(移交时需办理移交手续),三、会计档案的分类,1、若有核算单位：三级分类会计档案-核算单位-会计种类一般核算单位有：1、行政2、工会3、食堂等。如：表示行政凭证即8.1.1工会凭证即8.2.1,2、若无核算单位：二级分类会计档案-会计种类如：表示会计凭证8.1会计账簿8.2财务报告8.3会计其他类8.4,四、会计档案的保管期限,会计档案的保管期限分为永久和定期两种。定期包括：25年、15年、5年等。如会计凭证、票据存根、总帐、明细帐保管期限一般是15年；现金日记账、银行日记帐保管期限一般是25年；日、月、季度报表一般保管期限是5年；年报保管期限是永久。,五、会计档案整理要求及方法,（一）会计凭证类1、主要包括：记帐凭证、原始凭证、票据存根等。2、保管期限一般15年。其中基建帐、从销毁凭证中抽出的凭证、工资单、涉及未结未了债务的凭证保管期限为永久。,3、凭证的整理程序及要求：（1）包角（2）加盖骑缝印（会计私印）（3）凭证封面填写（4）凭证排列（按时间先后顺序）（5）贴标签（沿底部倒贴，15年用蓝色标签，永久用红色标签）,标签填写：,分类号年.月年度流水号,8.1.1,（6）编制会计档案凭证类案卷目录（必须采用规范的档案管理软件进行目录输入）4、票据存根的整理：（1）排列（2）贴标签（沿底部贴，标签填写如凭证，分类号相同，但年度流水号单独编制）（3）编制会计档案票据存根案卷目录（必须采用档案管理软件进行目录输入）,（二）会计帐簿类1、主要包括：现金日记帐25年银行日记帐25年总帐15年明细帐15年辅助帐15年（若基建帐单立保管期限为永久）,2、账簿整理方法与要求：（1）不管是固定帐还是活页帐，启用接交表手续要填全。（2）固定帐册不必重新装订。启用接交表的备注栏应注明“本册哪几页为空白页或哪几页为实用页”（3）活页帐要去掉空白页用封面重新装订、重新编页号（用铅笔在每一页有字的正面右上角、反面左上角编页号）。,（4）所有帐册都要填写启用接交表反面的“目录栏”（5）帐簿排列顺序：现金日记帐、银行日记帐、总帐、明细帐、辅助帐，并编写年度顺序号。（6）标签用蓝标签，距底部4CM往上贴。,标签填写：,分类号年度年度流水号,8.1.2,（7）编制会计档案账簿类案卷目录（必须采用档案管理软件进行目录输入）。,（三）财务报告类1、主要包括：年报（永久），季、月报（5年）。若无年报则将12月份月报上升为年报，后附111月份月报，整卷拟为代年报。2、整理方法与要求：（1）报表整理一般按时间顺序或表种排列，用卷皮装订。卷内最前面抄卷内目录，后面放备考表。,（2）拟写案卷标题：如武进区XX卫生院二00六年度会计年报（3）排列编号：不同保管期限的报表要分开整理编号。即年报归年报排列编大流水号，月（季）报归月（季）报排也编大流水号。（4）贴标签：永久（红标签）、其它蓝标签。距底部4CM往上贴。,标签填写：,分类号年度大流水号,8.1.3,（5）编制会计档案财务报告类案卷目录（必须采用档案管理软件进行目录输入）。,(四)会计档案其他类1、主要包括：(1)会计档案移交清册（15年）(2)会计档案保管清册(永久）(3)会计档案销毁清册（永久）(4)银行存款余额调节表（5年）(5)银行对帐单（5年）2、整理方法与要求：（1）用卷皮装订，卷内先放卷内文件目录，卷尾放备考（有关栏目填写齐全）。（2）排列编号。分保管期限编年度流水号。,（3）贴标签。用蓝色标签距离底部4CM向上贴。标签填写：分类号年度流水号,8.1.4,（4）编制会计档案其他类案卷目录（必须采用档案管理软件进行目录输入）。,六、会计档案的鉴定与销毁,这项工作主要是指对到期会计档案，根据保管期限的要求，决定其存或毁的工作过程。工作程序与要求是：1、成立会计档案鉴定领导小组。成员由分管领导、档案室和财务部门同志共同组成。2、根据保管期限标准对到期档案进行逐本逐页的鉴定。3、对应继续保存的会计档案上升其保管期限并作适当的整理。对经鉴定确无保存价值的档案，在档案实体上加盖销毁章。,4、对应销毁的会计档案进行登记，编制销毁清册（也可用会计档案案卷目录代替）。5、拟写会计档案鉴定报告，请单位负责人签字报区卫生局财务部门审批。6、应销毁的档案，其实体应保存35年（待销毁），再实施销毁。7、销毁时应实行两人监销制。,祝各位工作顺利！幸福安康！,