技术文件管理规范

AW-ZL/ZC/-0057AW-ZL/ZC-007AW奥维通信股份有限公司 支持文件AW-ZL/ZC/-0057 技术文件管理规范BA版 （第1第0次修改修订 试运行版） 编制： 年 月 日 审核： 年 月 日 审核： 年 月 日 批准： 年 月 日 2012年8月6日发布 2012年8月13日实施 奥维通信股份有限公司 发布 技术文件管理规范编制/更改/作废履历No.版次更改原因更改条款更改内容编制人 /日期审核人 /日期批准人/日期1A/0制定李彬/2008.11.25杨建坡/2008.12.3杜凌/2008.12.32B/0有关部门职能变更全面修订ZJB-1112005李彬/2011.12.16王晓丹 /2011.12.19 张营/2011.12.19孙琳琳/2011.12.193B/1研发需求简化流程完善规范5.25.5.35.5.45.9.1删除5.10.2删除5.10.3文件编制部门发放/借阅申请流程；临时文件的归档及发放流程；陈晓/2012.07.30王晓丹 /2012.07.31张营/2012.08.02孙琳琳/2012.08.01No.版次更改原因更改条款更改内容编制人 /日期审核人 /日期批准人/日期1试运行编制单号：BA/1 0 第13页 共45页技术文件管理规范1 目的对公司的技术文件进行管理，确保技术文件的正确性、有效性及保密性及各相关场所使用的技术文件的有效性。2 适用范围适用于总公司所有技术文件的存档、发放、保存、借阅管理。3 术语和定义 3.1 临时文件是:指产品设计过程中编制的，未经过小批量验证的设计文件。3.2技术文件是:指在质量管理活动过程中形成的与产品、工程直接相关的产品开发过程文件、设计文件、企业技术标准、技术档案及其他与产品相关的技术资料。4 职责4.1研发中心：负责编制、审批产品开发过程文件、设计文件及企业技术标准技术文件的编制、审批、并存归归档；。4.2质量管理部：负责质量检测及检验标准物料检验规范的编制、审批、及归档；。4.3总裁办：接收、发放、存储负责技术文件的接收、发放、保存、并受理技术文件的发放、借阅等事宜的管理。 5 工作程序 技术文件命名 技术标准： 公司名称代号-JB技术标准类别代号(-细分类代号)-序列号 AW-JBYY(-YY)- YY细分类代号项目由研发部中心根据实际情况决定是否给定。；技术标准类别代号：表-2代号类别AW-JB01 基础标准AW-JB02 产品标准AW-JB03 设计标准AW-JB04 原材料及元件标准AW-JB05 工艺工装标准AW-JB06 质量检测及检验标准设计文件：由研发部中心按照设计文件编制规范给定文件编号及图号。1.1.1 监控类文件1.1.2 结构工艺-结构机箱1.1.3 结构工艺-设备特征结构工艺-通用部件工程用通用部件工艺说明-通用光纤终端有源器件无源器件天线整机文件和操作与安装手册序列号：文件的序列号为公司总体排列的顺序号，必要时可在顺序号后加再-1、2、3等自然数加以区分.5.1技术文件的归档5.1.1新产品开发文件的归档（总裁办存档资料需要明确产品的类别）小批量开始之前（临时文件），新产品开发样机评审通过后，研发中心将制作完成的样机相关设计文件，审核、批准后的设计文件（产品开发过程文件、图纸）（这两个文件有什么区别）临时文件版本纸质及电子版文件归档（需要填写说明单据吗）至总裁办，；结项后，对临时文件进行确认，小批量试制完成样机并通过小指评审通过后，研发中心将经过审核、批准的设计文件（产品开发过程文件、图纸、工艺文件、产品操作与安装手册）正式版本文件纸质及电子版文件按文件分类归档至总裁办。；归档文件分类1.1.4 监控类文件1.1.5 结构工艺-结构机箱1.1.6 结构工艺-设备特征1.1.7 结构工艺-通用部件1.1.8 工程用通用部件1.1.9 工艺说明-通用1.1.10 光纤终端1.1.11 有源器件1.1.12 无源器件1.1.13 天线1.1.14 整机文件和操作与安装手册5.1.2定制开发文件的归档 定制开发结束后，研发中心将相关产品开发过程资料归档至总裁办。；5.1.3企业技术标准的归档研发中心编制的技术标准、质量管理部编制的（仪器仪表防护作业指导书或操作规范）检验规范标准，由编制者存档申请部门在研发中心统一登记并向总裁办申请文件编号经审批后归档至总裁办。5.2技术文件的接收存档申请部门研发中心或质量管理部将编制、审批后的技术文件（纸质原件及电子版文档）提交至总裁办，经双方核对后，总裁办在OA上更新技术文件目录。5.3技术文件的发放5.3.1技术文件发放范围产品设计方案、原理图、源程序（软件）只存档，不发放。;新产品开发产生的BOM表、PCB图、结构图、烧录程序、监控程序等圴下发至质量管理部。5.3.3总裁办在发放技术文件时需在文件插入 “临时文件”或“受控文件”水印并转换成PDF版本进行下发，如需进行纸质文件下发则在在文件复印高封面的指定位置加盖红色“临时文件”或“受控文件”；5.3.2总裁办在文件归档后的 2个工作日内将归档的技术文件进行发放给使用部门，并在OA上填写发放/回收登记表作废通知单，要求各文件接收部门签字确认进行签收。1.1.1 流程制度管理委员按照作废文件原发放范围填写发放/作废通知单通知各部门该文件作废；1.1.2 对于使用OA电子版发放的质量体系文件及体系外文件进行作废时，流程制度管理委员在OA系统中删除该文件，并在流程制度管理委员存档的该文件纸质原件上加盖红色“作废”印章存入作废文件夹存档；1.1.3 对于通过纸质方式发放的文件进行作废时，使用部门在收到发放/作废通知单后的1个工作日内返还旧版、作废等失效的纸面受控文件至流程制度管理委员会，未能及时返回造成不良后果的，由文件使用部门负责；1.1.4 流程制度管理委员按照发放范围回收作废文件并在该文件的所有纸质文件上加盖红色“作废”印章存入作废文件夹存档；1.1.5 作废的记录表格类文件如需在OA系统或ERP系统中同步删除时，由作废申请部门联络后勤服务部对作废表单进行删除；文件接受部门在接收到新下发技术文件后，将旧版电子技术文件进行删除，总裁办对5.3.3总裁办在发放技术文件时需在文件复印稿封面的指定位置加盖红色“临时文件”或“受控文件”，注明分发号，纸质旧版文件进行回收，回收的旧版原件加盖红色“作废”印章存入作废文件夹存档有旧版时进行旧版文件回收、作废，并填写完善发放/作废通知单发放/回收登记表；，要求各文件接收部门签字确认后在旧版原件加盖红色“作废”印章，存入作废文件夹存档。 5.3.4对于以电子版形式发放的文件，除非使用部门有特殊要求，总裁办须将文件扫描或转成PDF格式下发。PDF文件添加受控印章及公司图标水印。5.4技术文件的保存、作废、销毁5.4.1总裁办对技术文件原件及电子版进行归档保存，并于每月最后一个工作日对文件管理系统服务器中的数据及归档的电子版文件在移动硬盘中进行备份。；5.5.1 对于通过纸质方式发放的文件进行作废时，使用部门在收到发放/作废通知单后的1个5.5.2 工作日内返还旧版、作废等失效的纸面技术文件至总裁办，未能及时返回造成不良后果的，由文件使用部门负责；总裁办对纸质旧版文件进行回收，回收的旧版原件加盖红色“作废”印章存入作废文件夹存档并完善发放/作废通知单，同时通知各部门该文件已作废；5.5.3 收回的已作废纸质旧版文件总裁办负责保存，期限为10年，到期后总裁办对文件进行销毁；5.4.2技术文件的保存年限是30年，总裁办根据文件的保存年限对即将到期的技术文件填写销毁申请单目录提交研发中心或质量管理部进行确认，确认后由文件归档部门协助总裁办一并处理对文件进行销毁。；5.5 技术文件的借阅技术文件的借阅参照资料管理办法执行。5.5.1借阅人填写发放/借阅申请表经部门经理审批后方可进行借阅。 5.5.2 借阅人需妥善保管文件，若发生乱涂乱划、毁坏、丢失等情况，将对相关责任人予以处罚技术文件的借阅参照资料管理办法执行。5.6技术文件的更改研发中心、质量管理部、市场部等均可就对本部门编制的技术文件有提出更改要求时，在填写设计更改通知单提交至总裁办上填写更改理由及需求，；然后向总裁办将索取原文件的电子版发送至更改申请部门，申请部门后实施更改，；更改后的技术文件应按原文件审批、归档流程进行。更改后的技术文件应与设计更改通知单一同发放。更改后旧版文件直接作废掉吗6 相关文件无 7 相关记录 设计更改通知单 AW-ZL/JL-067 发放/回收登记表 AW-ZL/JL-028 发放/借阅申请表 AW-ZL/JL-030 销毁申请表 AW-ZL/JL-032 8 流程图 无9 附录无