公司费用报销制度及流程

公司费用报销制度及流程 一 目的 为了加强公司的财务管理工作 控制费用 提高效率 统一各部门的报销程序 及规定 保证财务支出审核审批管理健康 及时 有序地运行 根据国家有关 法律 法规 现结合公司具体情况 特制定本制度 二 适用范围 本规定适用于 限公司全体员工 三 权责 各部门执行本规定 具体费用报销申请核定工作及报账结算工作 相关部门主管 经理 总经理 董事长负责报销事项及费用的核准 财务部负责费用的核对 报销等具体工作 财务部在执行报销过程中起监督作 用 只对符合有关制度规定 提供完整报销单据 经授权人核准的开支办理报 销 费用报销必须依据合法单据 严禁白条 收据报销 四 报销的具体要求 一 发票的基本要求 1 发票必须合法 真实 有效 自 2017 年 7 月 1 日起 取得的增值税普通发 票 含电子和卷式 应在 购买方纳税识别号 栏填写公司纳税人识别号或统 一社会信用代码 不符合规定的发票 财务部可不予报销 2 发票内容须与实际交易内容完全一致 须开具货物或商品明细 不得笼统填 写 办公用品 生活用品 食品 劳保用品 等 3 发票不得涂改 挖补 大小写金额必须相符 字迹清楚 发现发票有误 应 当退回重开 4 要用胶水分类 整齐地黏贴在报销黏贴单上 防止原始凭证在传递过程中丢 失 5 无论何种原因遗失原始票据的费用一律不予报销 一切损失由当事人自行承 担 6 对下列不符合规定的发票 票据 不得作为合法会计凭证 财务部有权拒 绝办理相关报销手续 1 填写项目不齐全 内容不真 字迹不清晰 没有加盖填制单位印章 2 发票收据内容涂改 3 发票金额 内容填写有误的 出具票据不完整 4 一式几联的原始票据 报销联未复写 二 报销单的填写要求 1 必须按报销费用单的要求填写相关内容 2 报销事项的内容 用途说明必须清晰准确 并注明费用归属 属于那个单位 或项目 便于分类核算或转账 必要时附清单详细说明 另报销招待费 购 烟具等 须事先征得单位经理的批准 否则财务部有权不予报销 将自行承担 费用 如无法取得发票 经办人应填写招待事项证明单 经办人应填写招待费 事项证明清单 并归属那个项目 签字证明后交单位经理审核后交财务部方能 取得报销款 3 报销金额大小写必须一致 不得涂改 不得使用铅笔 圆珠笔 红色墨水填 写 4 财务在审核时按相关制度有权去除不符合要求的票据 如白条 不符合要求 的发票等 可以核小报销金额 但审核金额超过报销金融时 应退回经办人 重填或按申报金额报销 三 其他报销附件要求 1 除发票外 其他附件必须合法 合规 有关责任人的签字审批 四 报销的时效要求 1 当月费用必须在次月 10 日前报销 节假日顺延 2 每月 1 10 日各部门收集本部门报销单据统一交到财务部 3 财务部审核单据并在付款日前制作相关付款凭证 4 财务部出纳在规定日期通过现金或网银转账到报销人的银行账户 5 费用报销应严格按报销时间规定办理 不得延迟 否则财务部不予办理 五 报销审批付款流程要求 1 经办人 根据本单位实际业务需要 在费用事项发生后 按照报销流程管 理要求分类黏贴原始凭证 填写报销单 交部门负责人审核 经办人对其发生 费用的真实 合法 合理 完整性负责 严整虚报 假公济私 2 部门负责人 按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性 合理性负责 审核并签字 对费用是否符合部门计划 预算承担责任 部门责任人可以根据 事项 金额的重要性 让部门业务主管先行审核签字 并落实责任 对审核不 通过的予以退回 3 财务部负责人 财务部门负责人对报销凭证的相关内容 根据财务制度要 求 标准进行审核 并复核报销的金额 是否有备用金或其他借款 是否从报 销中扣回相关借款 根据本单位的各项具体管理制度对票据的合法 合规性负 责审核签字 对审核不通过的予以退回 4 单位经理 公司总经理 对授权范围内所有费用予以审批 并对费用的真 实性 合理性承担责任 对审批 审核不同过予以退回 经理 总经理的费用 由财务部审核后 交由董事长审批 5 董事长公司相关规定或授权 对费用具有最终审批权 并以法人代表身份 对所有费用的真实 合理 合法合规性承担责任 董事长的费用有财务部审核 6 出纳 审核报销单是否完成上述签字流程 是否本人签字 对审批签字手 续不全的坚决予以退回 对报销金额再次复核 复核金额 付款金额 只能小 于等于报销人申报金额 对复核金额大于申报金额的 予以退回给经办人重新 办理 或按申报金额办理 报销费用冲抵借款部分 出纳应开具收据 收回 多余的现金 收据中的一联应作为凭证附件 7 审批流程简表 报销人员贴票填单 报销单 本人及部门管理人员签字 交财务审核票据的 合法及核对数据 交公司主管签名 退回财务部 出纳处领款 五 注意事项 1 财务部票据审核人员在经行票据审核的过程中 如对相关票据有疑问 可 询问报销人员 报销人员要对有疑问的地方做出相应合理的解释 如解释 的原因不被接受 则相应的费用将不予报销 2 费用报销人员应对所报销的单据和金额负完全的责任 严禁虚报 多报 假报 经查核属虚假凭证 此笔费用不予报销 3 财务人员有权对一切报销单据和所发生的经济业务的合理性 合法性 真 实性进行审核 若违法本制度一律不予报销 4 本制度解释权归公司财务部 5 本制度经总经理办公室会议讨论通过并由董事长或授权人签字生效