资产采购管理制度79

资产采购管理制度总则第一条为了进一步加强公司采购管理工作，保证采购管理的规范化、制度化，确保采购的生产设备、配件达到安全、可靠、经济适用的要求，特制定本制度。第二条资产采购范围1、设备：包括机器设备、生产辅助设备、电子设备、运输设备及其他设备。2、配件：包括机器设备、运输设备专用配件、通用配件、外加工配件及设备用耗材。3、易耗品：包括药剂、办公用品和劳保用品等。第三条适用范围本制度适用于总部、工厂、市场运营部所有设备、配件、易耗品的采购及售后维修等行为。第四条相关人员责任1、采购申报（即使用）部门，负责申报、论证、审核本部门的采购计划，提供所需采购设备、备件的具体参数、质量与服务等技术要求，按照规范要求协助资产管理部完成设备采购全过程工作。2、资产管理部负责制定与审核项目采购计划，组织与协调采购活动，组织与审定采购所需材料，完成后期审核、签订采购合同，完成采购商务流程，组织项目验收、入账、付款等工作。3、维修部门负责设备简单的维修保养工作。4、综合管理部负责汇总各部门的办公用品和劳保用品需求，每月申报采购计划并实施采买，采购部门负责监督审核。5、总经办负责协助律师对采购及维修过程中所有涉及法律问题与供货方进行协商及处理。第二章采购申请管理第五条各部门按照年度工作计划及项目情况，填写年度材料设备使用计划表，经各相关部门副总批准后纳入年度采购计划，实施采购。第六条纳入年度采购计划的配件、耗材，可以集中购置的，由资产管理部制作采购方案，经主管副总批示后，按照采购管理的相关规定组织实施采购，耗材类可将年计划分解到季度或月度，分阶段采购。第七条没有纳入年度采购计划，但确属实际需要的。申报部门需经过主管副总审核，申报资产管理部后由财务副总审核，如金额超过5万元，需要由总经理批准后方可实施采购。第八条如设备需要更新，由使用部门根据公司生产和发展需要，提出设备更新改造计划，报主管副总审核后，经资产管理部汇总，财务副总审核后提交总经理。总经理办公室召集有关部门进行技术、经济论证，并经总经理批准后，实施采购。第九条应急配件采购、耗材更新与分散采购，由使用部门根据生产工艺需要以及设备选型的原则要求，根据审批金额权限，填写书面申请，提交主管副总审核后，经财务副总审核，审核通过后实施采购。第三章采购方式选择第十条采购方式有公开招标、邀请招标、询价、单一来源。1、公开招标采购，是以招标公告的方式邀请不待定的供应商（投标人）投标的采购方式。2、邀请招标采购，是以招标邀请书的方式邀请3个以上特定的供应商投标的采购方式，通常是在协议采购方式基础上进行的。3、询价采购，是指对3家（含）以上的供应商提供的报价、性能、服务等进行比较，以确保性价比具有竞争性的采购方式。4、单一来源采购，是向供应商直接购买的采购方式，此种方式必须经总经理批准同意后方可采用。第十一条申请单一来源采购方式实施采购的，必须符合以下条件：1、只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专利权、且无其他合适替代品的；2、属于原采购设备的后续维修、零配件供应、更换或者补充，必须向原供应商采购；3、属于原采购设备升级的；4、资产管理部有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购，才能促进实施相关目标的；5、从上级部门或其他必要方规定的特定机构采购的；6、经总经理认定的其他情况。第十二条按规定或者经批准可以询价采购的，要严格执行“货比三家”的规定进行询价比价采购。第四章采购过程管理第十三条如采购金额超过5万（不含）的，需要由总经理或者总经理指定人员协调组织成立采购小组，由资产管理部主导，采购小组共同完成实施采购流程。采购金额不足5万（含），也可根据实际情况考虑是否成立采购小组。采购小组负责整个采购过程的前期市场调研、技术指标的确定；采购过程中的招投标、询价、比价执行，及后期制定采购合同、监督设备安装调试等工作。第十四条采购小组在采购前要做好广泛的市场调研，比较3个（含）以上品牌的价格、性能、质量与服务，并附相关的调研比价原始资料。要选择能明确完成交货、安装、调试、验收保修等全过程，能随时提供零配件，净生产商书面授权的供应商，保证所购产品符合所需要的技术指标，并在验收合格后能在可用期内正常运转，最大程度规避风险。第十五条纳入年度计划的，实行单一来源谈判采购方式的，应及时向主管领导汇报。第十六条应急的、临时性分散采购的，采购小组在采购前要做好广泛的市场调研，比较2个（含）以上品牌（或者同品牌的不同经销商）的价格、性能、质量与服务，在先进、高效、安全、耐用、可靠的基础上，选择价格低廉的产品。第五章采购合同管理第十七条资产采购必须签订采购合同。采购小组或者资产管理部负责草拟合同，主管副总、财务副总审核后由总经办转给法律顾问进行法律性合同审核，最终报总经理批准后签订，加盖公司合同专用章。第十八条根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间，合同签订后，资产管理部负责跟进交货进度，确保按合同规定期限内到货。第十九条合同正文应包括以下条款：采购货物清单（含名称、品牌、型号、规格、数量、单价、金额等栏目）、运输方式、交货期限、交货地点和方式、售后服务承诺、验收标准、付款方式、违约责任及解决争议的方法、采购过程中双方约定的特殊条款或增加的承诺事项等。如有必要还须附带技术协议等资料。第二十条应重点对售后服务承诺、质保范围、备件耗材采购等条款进行明确约定，对我方有利的口头约定也应落实到合同附加的承诺事项中。如：1、卖方免费对买方人员提供必要的机械、电器维护指导或培训；2、卖方免费及时派专业技术人员到现场指导安装及调试工作；3、卖方免费维修或更换质保期内损坏的有关零件、元器件；4、卖方以成本价或较低的价格为买方提供备品备件，如有产品停产换代等情况，仍应保证我方购买产品的备件供应；5、卖方免费为电控系统软件长期升级；6、卖方免费为设备制造过程中买方人员的监制及验收提供服务，包括交通、食宿等。第六章采购资产的验收第二十一条设备采购需经安装、调试、试运行等工作无异常后才能组织技术验收。安装、调试、试运行应当由供需双方技术人员现场实施。第二十二条采购设备需经过申请部门（使用部门）和资产管理部共同组织熟悉采购项目技术性能的人员共同验收。第二十三条设备采购的技术验收要严格按照约定的验收标准进行验收，并填写相应的验收单。填写人要对验收单的所有项目做出明确响应，验收结论应明确是否满足要求，设备各项功能与质量是否合格。第二十四条若技术验收不合格或存在问题，应及时以书面形式记录，并有对方代表确认签字，资产管理部及时跟进后续处理措施。第二十五条设备验收合格后，资产管理部办理入账手续，按照相关规定做固定资产登记并建立档案。入账人应确认所有采购归档材料齐全后才可办理入账手续，入账后，所有采购归档资料按照规定存档。第二十六条易耗品验收由仓库管理员负责，收货当时应验明数量和质量，易耗品定期由财务和仓库管理员共同盘点第七章设备维修记录及申报第二十七条设备验收完成，在运行过程中出现不正常现象，影响到设备正常使用和安全运行时，应及时停止设备运转，由维修部门进行检查维修，并做好维修记录。如故障无法排除，应根据采购合同规定通知供应商采取进一步措施，同时应并做好现场取证工作，留存所有与厂家沟通记录包括但不限于电话、微信、沟通函等。第二十九条如厂家拒不配合，维修部门应及时通知资产管理部，资产管理部接到问题反馈后及时到现场了解实际情况，将设备问题进行书面汇总，加盖公章后以通知函形式发送给供应商，并严格按照合同规定跟进、催促维修进度。如有必要资产管理部应将设备情况及沟通的具体过程反馈到总经办，由总经办联系律师进入下一步法律程序。第八章罚则第三十条采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任。1、采购人员私自接收或向供应商索取财物的。2、采购人员接收财物后未主动上缴公司的。3、采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。（1）泄露其他供应商对同类产品的报价。（2）招投标中泄露其他参与的供应商名称。（3）泄露标底的。（4）泄露其他公司的秘密或公司认为是泄密行为的。（5）故意规避本制度或未按本制度规定执行的。4、隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。5、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。6、在供应商考评中徇私舞弊的。7、其他有损公司形象或不利于公司行为的。附件年度材料设备使用计划表机器设备采购合同范本运输设备采购合同范本年度材料设备使用计划表序号名称规格型号厂家用途预计使用时间12345678910年度材料设备使用计划表编制:审核:批准: