办公室职责与工作内容

办公室职责与工作内容一、主要工作职责:1、积极参与政务。做好上传下达，承上启下，内外联系，综合协调等工作。起草或审核以单位名义行文的文件、材料。调查研究，搞好有关工作的督查、落实。2、管理机关事务，组织、安排单位机关的政治学习，协助做好思想政治工作。抓好机关自身建设的各项规章制度的建立和落实。3、负责单位组织、宣传等党建日常工作。4、完成上级领导机关和本级领导交办的其他工作。二、主要工作内容公文处理 ：（一）工作内容通过机要、邮政、电传、网络等渠道收到或发出的公文、内刊、简报和其他文书材料的处理。一般信件、报刊等材料由机关收发人员处理。以本街道为收件人或发件人的文件、公函、电传、内刊等公文由办公室人员处理。（二）工作程序1、收文处理程序（ 1）登记。对来文逐件清理签收，分类登记，发现差错即刻查询。（ 2）批办。将登记后的公文附传阅单，并列传阅清单，送办公室主任批办，按照批办意见分送有关领导或科室传阅。（ 3）交办。领导对来文做出办理指示的，按照指示送有关股室办理。（ 4）催办。及时提醒领导阅示传阅文件；及时了解有关股室办理情况并向有关领导汇报。（ 5）归档。传阅完毕或办结的文件，连同传阅单一并收回归档。2、发文处理程序（ 1）拟文。街道主要领导或主管领导确定拟稿人员，提出拟稿要求。拟稿人员起草后送交办领导审查，按领导审查意见修改。（ 2）审查。完成拟稿后，正式文件由办公室初审，再报主管领导审核签发 ; 其他文件直接报主管领导审核签发。（ 3）登记。拟稿股室将签发的文稿按公文格式规范打印并校对，正式文件随领导签发稿送办公室编号、登记。负责编号登记人员同时对文件格式进行审查。（ 4）印刷用印。拟稿股室或领导指定的股室将已经签发的文稿交付印刷，送办公室用印，印章管理人员对用印文件进行再审查。（ 5）分发归档。负责股室将文稿按要求文稿分发，领导签发的底稿并一份正式文件交办公室立卷归档; 所有以本街道名义制发的公文由办公室保留一份电子档案。3 、工作标准来文清点签收认真，登记处理迅速规范; 发文审查严格，纠正不规范问题;办毕文件收缴及时，整理规范， 保管安全，保证领导和股室使用，无延误、失密、泄密问题。档案管理：（一）工作内容按照档案管理工作制度，开展街道机关并指导系统进行党务、政务类档案的收集、整理和保管，做好档案的检索、统计，保障档案的利用，实现管理规范化要求。（二）工作程序1、收集和整理 : 工作人员每年6 月前将上年度办理完毕的具有保存价值的文件材料和业务档案进行整理，打印档案目录索引一并送档案室; 档案管理人员将档案材料输入电脑，并按全宗号排列存放; 编写档案索引，填写档案收进登记簿和总登记簿，全面系统记录档案的收进、移出情况和数量变化。2、保管 : 采取防火、 防水、防盗、防高温、 防霉、防虫、防有害气体、防光等八防措施，防止档案损坏; 建立档案室管理制度、档案保密制度、档案查询制度等，严防档案泄密或丢失。3、棱索 : 对档案信息进行加工、储藏，编制案卷目录、全宗文件目录、文号目录、人名索印运: 全宗指南。4、统计 : 依据档案总登记簿和收进登记簿，对档案收进、移出、销毁、实存数量等进行统计; 定期检查清点并作详细记录，清点或交接人在记录上签名; 清点记录归全宗卷，同时形成书面材料报有关领导。5、利用 : 本单位内部借 ( 查 ) 阅档案，须在档案借阅登记簿上签字，注明借阅的时间、目的、卷数等，并限期归还，因工作需要，档案被暂时移出库外，必须填写档案代理卡;外单位人员查询档案，必须出示单位介绍信、本人身份证和工作证等证件 ; 律师代理诉讼查询档案，查询人员必须出示律师资格证明和法院立案证明，经管理人员初审合格后，填写档案查询登记表，报经分管领导同意; 档案利用完毕填写利用登记簿。( 三) 工作标准完善并严格执行档案管理制度，及时收集，认真整理，按时归档，方便查询; 妥善保管各类档案，不破损、不丢失、不泄密 ; 实现档案管理制度化、规范化、 科学化。印信管理：( 一)工作内容依照国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印信的规定及有关规定对本用各类印章和介绍信、各类凭证进行管理和使用。（二）工作程序1、制发印章。街道及社区的印章由办公室统一制发，其他印章由办公室确定制发。印章的尺寸、样式和印章的名称、文字、字体、质料，按照关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定执行; 因机构变更、使用损坏而作废的印章，由制发单位收回，报领导同意后销毁。2、印章管理。工委印章和办事处印章由办公室专人管理，财务印章和法定代表人印章由财税所专人管理，其他股室印章由相关科室专人管理。一般不得将印章携带出机关使用，确需在机关外使用的，要由印章管理人员携带印鉴到场监印。3、用印审批。 使用单位的印章要由办公室负责人审核，重要文件经单位领导审批并签字。使用其他印章由有关科室、主管领导审批。4、用印管理。印章管理人员在用印前应了解用印文件的内容和目的，确认符合用印手续规定，除留有存根的介绍信和有领导签发并存档的文件、有关负责人签字的报表，其他用印均进行登记。5、对需留存的合同、协议、领导签批的信件草稿、印发的文件原件及文稿等，应在加盖印章后留存一份立卷归档。6、业务部门以单位名义颁发凭证需要事先加盖相关印章的，要逐件编号登记，由领用部门负责人指定专人管理填发。( 三) 信证管理程序1、机关介绍信由办公室印章管理人员管理; 各类行政许可、凭证由负责发放的相关业务科室管理。2、使用介绍信需经本单位主要领导或主管领导批准。一般事项，由办公室负责人授权印章管理人员负责处。3、介绍信应当注明主送、被介绍人、介绍事由、开出时间、有效期。4、使用制式介绍信应当编号并妥善保管存根，在落款处加盖印章并在骑缝处加盖骑缝章; 使用非制式介绍信必须进行登记。5、介绍信开出后未使用的，应及时交回。制式介绍信收回后粘贴在存根上; 非制式介绍信收回后应当在登记簿上注明并由管理人员销毁。6、凭证由使用科室顺序编号，按照有关规定审批使用。需先盖章后填发的凭证，盖章时应当进行登记，并由使用科室负责人指定专人管理。( 四) 工作标准专人负责，严格制度，认真审查，妥善保管，确保安全和及时使用。会务管理：( 一) 工作内容按照、领导指示筹备、组织、管理班子会议、机关及系统综合性会议。班子会议、综合性会议由办公室牵头筹备组织，其他会议由相关股室牵头筹备组织。( 二) 工作程序l 、会前准备。根据会议要求做好相关工作: 领受任务，明确会议名称、时间、地点、内容、议程、主持人、与会人员、邀请参加会议领导、新闻单位和其他单位人员等事项;研究会务，确定会务人员，明确分工; 制作并报批会议经费预算 ; 制发会议通知 ; 起草、审定、印刷、收集、分装会议材料，制作会议须知; 制作悬挂会标，布置会场，检查音响等设施。2 、会中服务。迎接参会领导和新闻单位及有关单位人员 ; 组织签到， 督促与会人员入场， 分发会议材料 ; 做好音响、音像、饮水等服务保障 ; 做好会议记录，编发会议简报 ; 落实与会人员就餐等事项 ; 其他有关情况处理。3 、会后事项处理。整理会议记录，按领导要求起草印发会议纪要、简报或新闻稿件 ; 督查会议议定事项的落实 ;会议材料的整理归档。( 三) 工作标准会前准备周到、 细致，既满足会议要求，又不造成浪费 ; 会间服务及时、准确、热情，保证会议有序进行，让与会人员满意，会议记录真实、准确、完整，会议简报迅速，后勤保障到位，特殊情况处理及时准确; 会后各类材料整理和编发真实、准确、完整、及时，会议文件立卷归档及时，会议议定的事项定期催办，落实到位，会议纪要、简报和宣传报道迅速及时，反映会议精神准确，符合领导意图。机关值班工作：( 一) 工作内容接待来访 , 接办处理来电、传真、来函和请示报告 , 处置紧急突发情况。工作日值班由办公室确定在班人员负责。非工作日值班由办公室安排机关干部负责 , 有关工作处理情况向带班领导请示汇报 , 并登记报办公室。( 二) 来访接待程序1、主动接待。看到来访人员 , 应从座位起立 , 询问来访人员有何事情。 如来访者找单位领导 , 问清来者姓名、 单位、职务和采访事项 , 并问清有无预约。2、上级领导来访 , 应迅速通报或引领至所访有关领导办公室 , 有关领导如不在机关 , 应向来访领导解释清楚 , 并询问是否电话联系或找其他领导。3、来访者不是上级领导, 但已与所访领导预约的, 迅速引领至有关领导办公室或向有关领导报告; 未与所访领导预约的 , 其来访事项属于有关科室答复或解决的 , 指引其到相关股室办理 ; 其来访事项不能确定的 , 请示办公室主任 ; 来访事项属于信访范围的, 直接引领到信访接待室办理。3、来访者不是上级领导, 但已与所访领导预约的, 迅速引领至有关领导办公室或向有关领导报告; 未与所访领导预约的 , 其来访事项属于有关科室答复或解决的 , 指引其到相关股室办理 ; 其来访事项不能确定的 , 请示办公室主任 ; 来访事项属于信访范围的 , 直接引领到信访接待室办理。( 三) 电话处理程序1、接到电话后 , 首先向对方问好, 介绍本单位名称, 然后问清对方单位、通话人姓名、职务、事由等。2、来电如询问一般事项, 值班员根据有关规定能口头答复和处理的 , 即给予答复处理, 将情况向带班领导报告。3、来电如询问较重要的情况或通知交办事项, 填写值班电话记录 , 报带班领导和主要领导, 按指示处理。4、领导批示交有关单位处理的, 值班人员交办后并督促催办 ; 要结果的 , 及时反馈结果。5、领导交办通知有关单位事项的电话, 按规定的时间进行通知并填写电话通知单, 载明通知事项、时间、通知人、被通知单位及电话、接收通知人。通知后向有关领导汇报。( 四) 电报、电传和网上通知处理程序按照公文处理程序处理。( 五) 突发紧急事件处理程序1、接到紧急突发事件报告后, 问清并记录报告人单位、姓名、职务 , 事件的时间、地点、经过, 采取的措施、处理的结果等 , 在第一时间报告带班领导和单位主要领导, 同时建议领导按有关规定迅速向上级机关和有关部门报告。2、迅速传达单位主要领导做出的指示, 及时督办、 了解、记录并向有关领导和上级部门报告。( 六) 工作标准坚守工作岗位 , 热情接待来访 , 言行举止文明规范 , 办理迅速得体 , 严格遵守程序和有关政策规定 , 工作记录清晰。承办工作：( 一) 工作内容按照承办工作有关规定, 组织机关股室和各社区积极办理区委、区政府以及上级其他部门的有关工作。( 二) 工作程序1、接收。对政府有关部门交办的建议或提案进行审查,不属于本部门职责的 , 向交办人员解释清楚, 建议交其他部门办理。1、接收。对政府有关部门交办的建议或提案进行审查,不属于本部门职责的, 向交办人员解释清楚, 建议交其他部门办理。2、研究承办建议。对接收件逐一进行研究, 按照“分级负责 , 归口办理”的原则和相关职责, 提出办理方案和具体承站所 , 提交主管领导审查, 并建议经班子会研究决定后下达。3、指导办理。按照单位领导决定, 组织具体承办股室有关人员学习承办工作有关规定, 提出承办具体时限和相关要求 , 并督促办理。4、审查。对相关单位办理结果及答复, 按照办理要求、办理程序、答复格式进行审查。符合要求的, 按规定答复交办人员和牵头单位; 对不符合要求的, 退回其承办股室, 要求继续办理 , 报单位领导决定如何处置。5、复查。当年承办工作完成后, 办公室组织相关股室对承办情况 , 进行复查 , 督实承办意见 , 确保承办结果 , 并对落实情况进行记录。6、总结。办公室对当年承办工作进行总结, 经单位领导签发后报上级主管单位。( 三) 工作标准对交办的事项认真审核 , 及时研究并提出可行的承办方案 , 及时交办并指导有关股室办理 , 严格按照有关规定审查办理结果和答复 , 及时组织走访、复查 , 督促落实办理意见 , 认真进行总结 , 让交班人员和单位满意。政务督办工作( 一) 工作内容利用专报、 月报、督办卡等形式督促检查并报告各股室、社区贯彻落实上级及本级领导重要交办事项情况、完成街道社区主要工作情况。( 二) 工作程序1、通知。对督查事项按负责落实股室进行分解通知, 采取电话通知或口头通知形式交办, 但须有记录备案。2、催办。通知下达后, 要及时了解督查件的运行情况和办理情况 , 并适时以适当的方式催办。对办理中出现的矛盾和问题 , 及时向领导反馈, 以便排解矛盾 , 促进工作落实。3、审查。对承办单位报送的办理情况报告进行审查, 符合办理要求、情况真实、清楚的, 经主管领导审定后上报。对需要综合的 , 写出综合报告 , 经领导审定后上报。必要时综合有关情况 , 经领导同意后进行通报。3、审查。对承办单位报送的办理情况报告进行审查, 符合办理要求、情况真实、清楚的, 经主管领导审定后上报。对需要综合的 , 写出综合报告 , 经领导审定后上报。必要时综合有关情况 , 经领导同意后进行通报。( 三) 工作标准领导负责 , 狠抓落实。围绕中心 , 突出重点。主动督查 , 搞好服务。尽职尽责 , 有查必果。实事求是 , 保证质量。综合文字工作：( 一) 工作内容学习研究上级工作部署, 了解掌握本级和社区工作情况,按照上级单位和街道领导要求起草工作部署、总结、汇报、讲话、文章等文件、材料。( 二) 工作程序1、积累资料。认真学习中央、省、市、区有关文件精神 , 主动了解掌握街道社区工作进度, 注意领会单位领导对于工作的有关讲话精神, 收集系统内各级、各部门工作总结、报告等相关材料。2、研究工作。注意研究街道社区建设工作, 研究街道社区工作面临的新形势, 研究本地实际和街道社区工作特点、亮点和难点 , 研究本级领导工作的特点及综合工作规律, 超前谋划和总结工作。3、完成任务。根据文稿的要求, 收集整理有关材料, 按照写作规范及时完成文稿起草任务, 并按照领导审阅意见认真进行修改 , 保证文稿质量。( 三) 工作标准努力学习有关文件和会议精神 , 主动了解各级各部门工作 , 注意积累相关材料 , 善于进行调查研究 , 超前谋划工作 ,及时高质量完成任务, 让领导满意。宣传工作：(一)工作内容组织全体机关干部围绕街道社区建设、服务发展街道社区工作中为领导所关注的信息、调研。包括: 1, 反映、贯彻落实上级决策情况; 2、阶段性重点工作情况; 3、工作中的新思路、新经验、新作法、新进展;4、工作中发现的以及具有普遍性、 倾向性、苗头性 , 应当引起领导注意的新情况、新问题 ;5 、改进工作、促进发展 , 保持稳定的意见和建议 ; 6、重要的社情民意、突发性事件和较大事件;7 、组织信息工作经验交流、业务培训、考核考评。( 二) 工作程序1、采集。根据形势需求调查研究本级和上级领导关注的情况 , 主动寻找信息、调研线索;根据领导要求或对街道社区工作情况的了解, 及时提示并向股室和社区索要有关信息、调研 ; 各股室、社区要主动向办公室报送信息、调研。2、编辑。信息员对信息、调研稿件及时进行审核整理,必要时向报送单位进行核实或要求进行修改完善, 确保信息、调研的真实性 , 提高信息、调研的真实性和有效性。3、审核。一般性反映工作进度的信息、调研由主管领导和办公室主任审核; 以领导讲话为主要内容的信息、领导要求整理的信息和反映情况的调研以及其他可能产生较大影响的信息、 调研由办公室主任、主管领导和主要领导审核;各股室和社区报送的信息、调研如有重要改动的, 由报送单位负责人审核。4、编发。向上级报告反映情况的信息、调研编发快报和调研文章 , 一般每期一条信息, 每月一篇调研文章, 发上级机关、有关部门, 并注明提供单位; 主要为街道社区交流情况的信息编发简报, 每期条数不限 , 简报编发的每条信息在结尾属该条信息来源, 发上级机关 , 有关部门。5、统计。对被采用的信息、调研, 及时登记 , 每月进行统计 , 每半年进行通报, 并作为年度考核评比和奖励的依据。( 三) 工作标准积极主动了解信息、调研 , 迅速撰写编发信息、调研 , 在第一时间完成重要信息反馈任务。 信息、调研内容实事求是 , 采编质量高 , 上级采用率高 , 数量多 , 对于上级要求的信息、调研不隐瞒 , 及时准确反馈。