长春市档案馆接收进馆档案标准

长春市档案馆接收进馆档案标准为保证进馆档案质量，实现馆藏档案管理的规范化和标准化，更好地为党和国家积累档案史料，为全市两个文明建设服务：根据档案法等档案工作法律、法规和办法，制定本标准。一、按全宗整理移交档案。1进馆档案必须以全宗为单位进行整理。按年度将在本单位保存已满十年的档案向档案馆移交。2保证全宗的完整。凡反映单位主要职能活动，具有科学历史研究价值、需要长期以上保存的全部档案，均应收集齐全，经过整理，按规定向档案馆移交。二、分类清楚，前后一致。1一个全宗内要确定统一的分类方案，不能随便变动，要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，类与属类层次分明，归类准确。2全宗内要根据档案属性划分档案的种类，并确定档案种类代号。3同一种类内，党政档案按年度问题（或组织机构）分类；会计档案按年度、形式分类；科技档案的分类编号应符合国家档案局有关文件的规定；其它专门档案的分类编号符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准。4市直各机关形成的基本建设档案、设备仪器档案、声像档案应与文书档案统一分类排列，产生数量较大的单位也可单独设类管理。三、进行鉴定、划分保管期限。进馆的档案必须是经过鉴定，具有长期以上保存价值的档案。四、组卷要求。组卷要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的历史联系，参照文件材料的不同价值，并要便于利用和保管。具体要求是：1文件材料的种类，份数以及每份文件的页数均应齐全完整。2同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应立在一起。3不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开慕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。4产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷。5与产品、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。6录音带、录像带、照片等档案的整理、编目，应与本单位档案分类方案相统一。7卷内文件材料必须准确、真实，其制作和书写材料必须益于永久保存。五、卷内文件材料的排列。卷内文件排列要条理系统，保持文件之间的联系，使卷内文件形成一个有机整体，一般可按时间顺序或重要程度排列，以下情况的排列方法是：1密不可分的文件一般应是批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前、定稿在后。2案件卷内文件排列，结论、决定性文件在前，依据性材料在后，司法部门形成的案件档案，按本部门和规定排列。3企业科技文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。六、案卷的编目。1编写页号。卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右上角编写页号，背面在左上角编写页号。2填写卷内文件目录，进馆档案必须全部填写卷内文件目录，卷内文件目录上的项目要填写齐全，字迹工整。对文件标题不要随意更改和简化；没有作者、年月日的文件，应尽量考证清楚；会议记录应写明某次会议和时间。3填写卷内备考表、每卷卷末要附上卷内备考表，填写在组卷和案卷管理，使用过程中需要说明的问题。不装订的案卷，除了填写需要说明的问题外，还要填写全宗号、目录号（分类号）和卷号。4填写案卷封面。案卷封面上的项目要填写齐全，并用毛笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。案卷标题要简明确切反映卷内文件内容，一般应由作者、问题、名称三部分内容构成；要求做到体式一致、文字简练，使用简称应通俗易懂。5编制案卷目录。以年度为主要特征分类组卷的档案，每一年度编制一本案卷目录，为一个目录号，每一年度的目录要编制案卷目录封面和案卷目录备考 ；几个年度的案卷目录可以合并装订，合并装订后要编制案卷目录索引。企业科技档案和有关专业档案应根据分类方案，依照档案类别编制案卷目录。6汇编全引目录。按年度将编写好的卷内文件目录通过复印或打字的形式汇编成册。七、案卷装订。1案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，对破损或小于封面不易装订的文件材料裱糊，装订线外有字迹的要加边。字迹已扩散的应复制并与原件一起立卷装订。2横排版表格要头朝装订线处排放，大于案卷封面的文件材料要折叠。3装订时卷内文件材料的底边和订口要取齐，用三孔一线的方法，白线绳装订，装订位置在文件左侧中部，距文件左边10毫米，装订长度150毫米。4书本式材料，一册为一卷的可不装订，在封皮左下角粘上档号标签即可。5照片档案应装入国家标准的照片档案部册中。6录音、录像档案在录音带、录像带的盒面左下角粘上档案标签即可。八、案卷排列和装盒。按照分类方案，区别档案不同的保管期限进行案卷排列，并编写案卷号，依照案卷号将档案装入国家规定使用的档案盒中。凡移交进馆的档案必须装入由长春市档案局监制的无酸卷盒中，并标写盒签。九、编制移交文件。1编写全宗介绍。全宗介绍的编写应参照中华人民共和国行业标准全宗指南编制规范内要求，以文字述叙的形式介绍全宗构成者的沿革，全宗内档案基本情况、全宗内档案内容与成份。2编写立卷说明。以文字述叙的形式说明全宗内档案种类的划分、每种档案的分类编号原则和方法、各期限档案的数量以及每一类别内文件材料的归档范围。3编写大事记。依照编年法对移交进馆档案所针对年度内发生的大事进行编写，大事发生的时间必须准确，大事内容的记述要做到简明、真实、可靠、准确。各种具体史实（如时间、地点、人名、数字等）的记述应避免有差错。4填写档案交接文据，依照中华人民共和国国家标准档案交接文据格式，真实、准确地填写档案交接文据中移交方应填写的全部内容，并签字和加盖公章。十、档案的移交。1移交档案进馆前，应首先将本单位编制的移交文件，以及需移交进馆档案的案卷目录（一式三份）和全引目录（一式一份）报长春市档案馆审核所有报送审核材料均要打印成册。2移交文件审核通过后，由长春市档案馆负责对需移交进馆的档案质量及帐物相符情况进行检查，确认符合上述规定并帐物相符后，与移交单位协商确定档案移交进馆时间，凡需移交进馆的档案均应有长春市档案馆逐年检查发放的文书立卷合格证。十一、本标准自1999年起实行，原市档案局所发标准如与本标准有抵触者，以此为准。- 6 -