秘书的主要职责范文

秘书的主要职责社会是个大舞台，领导也好，秘书也好，大家都在这个舞台上扮演各自的角色。而不同的角色，在“剧”中有不同的要求，不能随心所欲。领导的运筹帷幄，决策千里，秘书的鞠躬尽瘁，辅佐决策，不同的角色给予了他们不同的工作职能。商量秘书角色的分寸，指的是作为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位，知道与自己角色、地位相符的身份，以此决定自己在处理与其他角色（比如领导）关系时的行为。秘书的主要职责是为领导服务，就是要按领导意图办事，知己知彼，百战不殆。因此，要为领导服好务就必必要商量如何有效地生疏、理解领导。 理解领导，要弄清领导的工作习惯。习惯的形成往往没有什么道理可讲，即使有些习惯看起来似乎违反了常规、常理、常态 ，但未对他人造成侵害，未对社会秩序形成干扰，也就无需加以指责和校正。人生百态，每个人的习惯都是其中一景。秘书要了解领导、生疏领导。不管你是在哪个单位；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清晰楚。这样，就可以把服务工作做得恰到好处，就容易协作协调，节拍全都。与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近。领导人都有个人的爱好和专长，或喜爱听音乐，或喜爱绘画书法；或擅长总结阅历、写文章等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的爱好全都起来，不会也要学会，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务。 上班没几天，第一次向领导汇报工作，我发现领导听着听着就会将头低下去看办公桌上的资料。给我的感觉就像领导正全神贯注于看资料，我感到颇不愉快，心里很不是味道，于是就停止了汇报，等领导看完资料。这时领导头抬起来，示意我连续往下讲。事后我从其他老师那里得知：这是领导思考问题的习惯（其实他并不是真正的在看资料）。只有在埋头思考的过程中，他才能平心静气地理清思路，对问题深化思考，做出正确的推断。在我们的工作生活中，也许每个人都有让别人感觉莫名其妙的习惯，这时，不妨宽容的去适应他。如果人人都，这样去做，那将会削减很多人际之间无谓的是非摩擦。 理解领导不妨来一个换位思考。领导往往着眼大局，从长远考虑问题，而秘书有时受经历、能力等客观因素的限制，很难与领导想到一块，这就形成了沟通障碍。但是如果设身处地的想一想，很多问题也许会豁然开朗，达成共识。所谓“将心比心”，就是讲的角色转换。秘书要了解领导，不妨先站在领导的角度，把自己摆在需要了解的位置上，去体验一下，看看自己会产生什么样的需要、情感和思想，这就势必会削减很多误会，从而维持和谐的人际关系。事实上，站在领导者的思想高度和简略立场，同步思考问题，是秘书人员精确把握领导意图，自觉与领导保持全都的一条重要途径。 有一次，有位老师向领导要求，让其直系亲属在培训中心招待所免费住几天。当时我在想，这样小小的要求，且又在领导的权利范围内，领导肯定不会拒绝。然而出乎意料的是领导却拒绝得斩钉截铁。那老师着急的直跺脚。我想不明白为什么领导不帮这个忙呢？面对我的怀疑，领导说：不是我不通人情，我也想帮她。可是很多事情难以说清，住培训中心必须缴费方可住宿。可一旦开了先例，制度就名存实亡，起不到约束作用了。至此我才明白领导的一片苦心。之后我学会了换位思考，在消失分歧产生冲突时，秘书应该站在领导者的角度思考问题，维护整体利益。 要理解领导，还要正确理解领导意图。领导意图是通过语言和非语言性方式所表达出来的愿望要求等，是包含在诸如指示、谈话、动作、表情等各种语言和非语言性示意中的核心思想和精神实质，领导的意图如果理解不了或理解得不精确，秘书人员就无法与领导共事，“戏”就无法演下去。在领导身边工作的秘书，应该颇具灵气，有极强的悟性，还需要擅长辨证思考，擅长察言观色，才能为领导做好服务。 二、角色艺术之二：认准位置，不越位 不越位，说的是秘书人员在与领导的交往中要认准位置，明确自己所扮演的角色-特定的地位、身份、场合，依此而确定自己的位置。秘书只是领导的助手，才智再高，能力再强，也不行过于锋芒毕露，以免引发领导的不满。恃才傲物，轻上傲上都是愚昧的行为。 要把握不越位须注意五个环节，一要注意场合不越位。有些场合不宜张罗过头，否则就有喧宾夺主的嫌疑。二要注意工作不越位。有的人认为，作为下级多做点工作总是可以的吧？不见得，有些工作说不定适合领导自己去做，在这种情况下，如果你盲目的“乐观”，就可能造成越位。凡是领导都盼望自己比下级强，盼望获得下级的敬重和爱戴，如果你过分表现自己，就会给领导尴尬。在领导面前展现才能没错，但要把握一个“度”，一种方式方法是“犹抱琵琶半遮面”，切不行忘乎所以“露”起来没完，要不然就要走背运了。下级只有认准地位，方可与领导和谐相处。三要注意表态不越位。表态是表明人们对某一事情的看法、基本态度，表态肯定要符合自己的身份。作为秘书人员，长期在领导身边，切忌错乱表态。哪些话可以说，哪些话不能说，哪些话是自己想说的但如何通过领导自己的嘴讲出来，都要慎重把关。实习不久，单位要定制招生用手提袋，设计公司将设计方案拿到学校，当有位老师让我表态时，我排列了他很多设计上的缺陷，比如色调搭配不合理，设计不够大方等，让领导别接受此方案。后来该设计方案被否定了，尽管我的意见都是符合实际情况的，但我还是犯了一次“越位”的错误。三、角色艺术之三：明哲保身，不介入 人们常说人际关系难相处，是由于组织内部帮派林立，彼此都有着各自的思想、观点、利益、需求和势力范围。一旦威胁到各自的利益时，领导之间就难免要发生冲突，产生磨擦。这时秘书怎么办？上策不介入。不介入，就是面对领导之间的冲突，一方面在态度上与感情上不介入，保持中立，另一方面在行为上不介入，保持等距。所谓神仙打仗，凡人发慌，秘书夹在当中很为难。领导之间发生的种种是非不明的冲突，作为下级不必任意介入。主张“不介入”并不是说秘书人员不要是非标准，随波逐流，实际上是要求秘书人员不要去加剧领导之间的冲突。本着削减冲突、化解冲突的原则，改善、建立领导与领导、领导与助手之间的正常关系。“不介入”要注意几个问题：第一不要随便传话。秘书人员与领导接触亲密，平时谈话闲聊中，领导就可能会有意无意的把领导之间的某些不全都，这时秘书人员即使听到了也要装进耳中，烂在心中，权当没有听到，最忌传话。其次不要盲目附和。当领导就评论某人或谈论某事，消失“两种声音”时，秘书人员肯定要冷静思考，慎重对待，不行盲目附和某种声音，而对另一种声音不以为然，这样就会把自己卷入到冲突之中。而要避开招惹是非的聪慧之举就是实行不偏不倚调和折中的态度。第三不要乱发谈论。有关领导意见不全都的一些情况，特别是没有公开的情况，秘书人员决不行不负责地任意广播，乱发谈论。明智的做法是有利于领导团结的话就说，不利于领导团结的话不说，不给领导留下厚此薄彼的印象，使自己保持在一种敏捷机动的位置上。 四、角色艺术之四：有限克制，不冲动 秘书人员长期与领导在一起，消失意见分歧或冲突在所难免，这时秘书人员应该从容对待，有限克制，使双方重新揣度自己的意见的正确与否，是否强加与人，从而得到修正的机会。 因此，秘书人员就必须摆正位置，也就是说明确自己所扮演的角色，这样很重要。秘书提出意见、建议，发表的看法，都仅仅是协助领导决策，为领导供应参考。但是领导所做决策，所下达的命令不肯定都是合理的，有时可能会有明显的错误。这时，我们必须弄清晰，到底是领导的错误，还是下级自以为是、自作聪慧了。如果秘书并不能肯定领导决策的错误，而是觉得“似乎”错了，那最好还是二话不说，遵命照办，如果确实错了，也要从容对待，有限克制，不要立即表示反对意见，先按领导说的去做，给领导留一个重新思考的余地，也给自己留一个缓冲的机会，等事情做到肯定的时候，决策失误已露出端倪之时，再向领导委婉地提出你的意见，以尽“劝谏”之责，那时领导必定会考虑你的意见，并对你有一个全新的看法。 有限克制，不盲从，还有一个学会使用冷处理技巧的问题。冷处理是避开与领导当面冲突，以防激化冲突的有效方法。发生冲突与分歧时，秘书人员要沉得住气，要注意维护领导的“面子”。即使你是对的，领导错了，也要心平气和，用较婉转的方式加以弥补。遇上一时说不清的事情时，当时不要急于说清晰，往后放一放再说，这样的效果可能会更好些。 服务是秘书工作之本，要做好秘书工作，要服好务就必须有不计得失、悄悄奉献的精神。秘书工作没有前台的辉煌，只有幕后的艰辛；没有显赫的名位，只有无私的奉献。自己为“同心会”编排的话剧获奖了，掌声是演员的，荣誉是“同心会”的。秘书工作者只有找准人生支点，正确对待名位，才能始终保持一种“看名利淡如水，视事业重如山”的精神追求。 找准自己的定位，演好自己的角色。与领导配成搭档，努力成为他的好伙伴、好助手，提他担责分忧，随时随地抓住时机表示自己对他的忠心，永久站在领导这一边，以你的态度说明一个事实：我是你的好伴侣，我会尽自己所能为你做事。以你的力气使上司更有光荣，其终极结果你会发出刺眼的光线。 3 / 3