办公室管理职能和岗位职能

办公室管理职能和岗位职能基本管理职能主任岗 位职责文员 职责涉及工 作流程涉及相关制度及 标准涉及相 关表单项目简要说明1员工 招聘 入职 管理员工入职必须 经过报名、面 试、实习、考 核、入职培训 等环节，要求 招收能力强、 品德优秀的员 工。 审查员工履历表 报请总经理考核 面试 根据总经理意见 审核批准入职协助安排新员工 报名、培训、考 试、食宿等员丄入职流程员工入职管理制度履历表应聘人员登记表2员工 调动 管理根据公司安 排,对跨分公 司人员变动采 取调令的方 式；分公司内 部的变动报送 人员异动表。 审核调动手续 监督检查变更通讯录员丄调动流程调动管理制度介绍信人事调令员工异动交接清 单3劳动 合同 管理员工实习两个 月，可以书面 申请与公司签 订劳动合同。 全面负责 审核 初拟合同 签订合同文本 存档签订劳动合同 流程合同书标准文本劳动合同书A类员工信息表 B类员工登记表 保密协议4员工 辞职 管理员工辞职必须 提岀书面申 请，并逐级审 批，办理交接 手续。 全面负责 审核 办理辞职手续 接收辞职申 请、归档 收集交接表员工辞职流程员工辞职管理制度员工离职交接清 单5培训 管理公司对新入职 员工、业务骨 干、全体员工 开展定期和不 定期培训，培 训米取内训和 外训想结合方 式进行。 拟定方案 组织实施 考核验收 效果分析 培训通知 培训场地会务 服务培训流程员工培训管理制度培训计划表6考核 管理公司对各部 门、各分公司 业务人员定期 进行考核，奖 优罚劣。 拟定考核计划 考核数据分析、 整理 统计考核表 发放通知 协助固定资产 统计报表 部门月度考 核流程 业务员年度 考核流程 控制清单 各处室员工绩效 考核表7财产 管理公司对所属部 门、各分公司 财务进行登 记，明确责任 人。 车辆财产管理 办公楼财产管理 财产登记 资产登记表收 集、归档 检查核实财产管理登记 流程固定资产登记表8费用 审核 管理公司对手机费 用、车辆费用 以及部分区域 固定费用进行 审核。 车辆燃油费、过 路费、停车费审核 车辆维修费审核 后勤类管理费用 审核 手机费登记 车辆费用登记 固定资产购 入、销毁登记 房租费用登记费用审核登记 流程 车辆费用登记表 车辆一览表 手机费用登记表 房租费用登记表 定额费用审核表车辆管理制度9接待 管理公司按规定接 待接待集团、 政府部门领 导，各相关公 司负责人，各 地方客户。 全面负责 监督检查 沟通协商 个案处理 基本接待 协调沟通 后勤支持接待访客流程 公司客餐招待申 请表 电话记录簿公务接待用餐制度10收文管理收文要求及时 传阅签注 登记 督办收文流程收文登记簿收文程序11发文 管理发文要求使用 公文文种，遵 守行文规范， 符合规定格 式，由文员或 各部门拟稿， 办公室主任审 核，总经理签 发，规定发文 字号、印刷份 数和时限。 审核 注发 用印 拟稿 校对 印刷 分发 归档发文流程发文登记簿发文程序12印章 管理各类印章必须 由办公室负责 申报和刻制， 各部门启用印 章时到办公室 登记备案，停 用印章交办公 室封存。 审批日常文 件，合同和其他 公文用印 公司印章以及 支部、工会印章 的保管 用印登记 办公室印章保 管印章使用流程印章使用登记表印章管理制度13档案 管理涉及公司有关 经营类、业务 类、人事类文 件、合同的保 管与定期清 理。 全面负责 监督核实 销毁批准 审核借阅请求 复印、打印 借阅登记 档案分类、整 理 编制档案明细 表 合同台账登记 文档管理流程 文档借阅 （复印）流程 档案明细表 合同登记表档案管理制度14会议 管理集团、公司召 开的各种会议 的安排 统筹安排 会务协调 编写会议计划 表、通知 会议准备 会场安排 后勤工作会议流程 会议签到表簿 会议记录簿 公司月度、会议分项报告明细表会议管理制度15就餐 管理凡在公司食堂 用餐的人员必 须遵守就餐管 理，按时就餐、 保持卫生、杜 绝浪费。 全面负责 监督检查值班食堂用餐花名册食堂管理制度 食堂卫生标准16卫生 管理保证公司办公 区、公共区、 生活区公共卫 生干净整洁。 全面负责 监督检查参与检查 办公区卫生检查 评分表 宿舍检查评分表宿舍管理制度 寝室卫生标准17就寝管理在公司住宿的 人员必须按时 就寝，夏季晚 上不得超过11: 30，冬季不得超过11：00。 全面负责 监督检查参与检查住宿员工花名册宿舍管理制度 寝室卫生标准9考勤 管理对公司员工实 行指纹考勤， 严肃公司纪 律。 全面负责 监督检查 指纹录入设备维护 人员异动通报 协助管理 定期考勤19网络 管理对公司电脑、 网络、广播、 指纹考勤机等 进行管理维 护。 全面负责 监督检查 设备维护 电信部门联络 电话维护 网络维护协助管理20车辆 管理公司小车服从 统一调配，保 证工作用车。禁止公车私 用，车辆不适 用时需卖岀。 全面负责 监督检查协助管理车辆使用流程小车岀差通知单车辆管理制度21旅游 合同 管理旅游合同由总 经办同意采 购，领用时要 登记并注明所 属部门及使用 份数，使用后 要回收建档。 全面负责 监督检查具体执行旅游合同采 购、领用、回 收流程旅游合同领用表旅游合同管理制度22航空 保险 管理航空保险领用 前要登记，注 明使用日期及 份数。 全面负责 监督检查具体执行航空保险采 购、领用、回 收流程航空保险领用表航空保险管理制度