管理性文件控制程序

1. 目的对与DFCP管理有关的所有管理性文件进行有效控制，防止DFCP生产经营管理活动各个场所使用无效版本的管理性文件，确保所有管理性文件处于受控状态。2. 适用范围本程序适用于DFCP管理性文件（包括外来和顾客提供的文件）编制、审核、批准、分发、更改、作废全过程的管理活动。ISO/TS16949：2002质量管理体系汽车行业生产性和相关服务业零件组织应用ISO9001：2000的特定要求GB/T19001：2000质量管理体系 要求GB/T24001：1996环境管理体系规范及使用指南GB/T24004：1996 环境管理体系原则、体系和支持技术通用指南GB/T28001：2001职业健康安全管理体系规范GB/T19000：2000质量管理体系 基础和术语GB/T24001：1996环境管理体系规范及使用指南GB/T28001：2001职业健康安全管理体系规范和管理手册中的有关术语和定义。5.1综合管理部负责行政公文的审核、归档、分发、更改和管理的控制；负责外来管理性文件的接收、转发；负责组织职责范围、岗位工作标准、企业管理标准（包括规章制度）、岗位规范和记录表格的编制、审核、分发、更改和管理的控制。5.2质量部负责管理手册、质量管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控制。5.3生产装备部负责环境/安全管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控制。5.4各部门负责本部门与企业管理有关的管理性文件的编制。5.5总经理/或副总经理负责各自分管部门的管理性文件的批准。责任单位工作内容记录6.1管理性文件分类：a) 职责范围、岗位工作标准、岗位作业文件；b) 管理手册；c) 一体化管理体系程序文件；d) 行政公文；e) 公司内部支持性管理文件（包括企业管理标准、规章制度）和记录表格等； 外来文件：各类法律法规、标准和必要的参考资料及顾客提供的管理性文件等；6.2管理性文件的编制、审核、批准综合管理部6.2.1职责范围由综合管理部编制，经公司办公会审定，由总经理批准发布后实施。综合管理部6.2.2岗位工作标准、岗位规范由综合管理部组织岗位所在部门编制、经该部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批准后发布实施。质量部6.2.3组织编制管理手册，经管理者代表审核，总经理批准后发布实施。质量部生产装备部6.2.4一体化管理体系程序文件由质量部/生产装备部组织相关部门负责编制，由编制部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批准后发布实施。综合管理部6.2.5行政公文由公文发起人所在部门负责编制，综合管理部部长审核，公文发起人所在部门主管副总经理批准后发布实施。综合管理部各部门6.2.6企业管理标准、规章制度、管理办法由综合管理部提出，相关部门编制，编制部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批准后发布实施。综合管理部各部门6.2.7记录表格由综合管理部组织各部门编制，编制部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批准后发布实施。 文件分发采用通过DFCP综合信息网以电子媒体和书面文件两种形式分发。“文件发放范围”，报主管副总经理批准。各文件分发部门“文件发放范围”的规定，填写“文件发放登记表”，对文件编号、登记、分发。文件发放登记表6.3.1.3发至DFCP内部与企业管理有关的管理性文件均为受控文件，发给认证机构的一体化管理体系文件也为受控文件，分发时将分发顺序号作为受控号填写，分发顺序号按发出的先后顺序依次排列，分发一体化管理体系文件及支持性管理文件时，在其封面或首页加盖红色“受控”印章作为受控文件的标识。主管副总6.3.1.4作为资料和信息发给顾客、供方或相关方的管理性文件为非受控文件，由主管副总经理审批后编号发放，非受控文件不受更改和控制。主管副总综合管理部6.3.1.5DFCP需要购置的标准、法律法规，由所需部门提出购置申请，经总经理/或副总经理批准后，由所需部门购置，购置后由综合管理部资料室登记、编号，并向相关人员分发。“文件发放范围”报主管副总经理批准。“文件发放范围”的规定通过DFCP综合信息网向应得到文件的部门和个人分发文件。6.3.2.3文件分管部门在分发电子媒体版本文件时，要加密处理，并且要设置口令，防止其它人员私自更改。6.3.2.4文件分管部门需在软盘或光盘上标明文件名称、编号，并盖上红色“受控”印章，按6.4.6条款执行。各部门6.4.1DFCP各部门要对管理性文件精心管理，防止管理性文件受潮、损坏、变质或丢失。6.4.2查阅、借阅文件时，必须在“借阅登记卡片”上签字，借阅的文件要按期归还。借阅登记卡片6.4.3作废和超保管期的文件，由文件分发部门负责收回，在“文件发放登记表”上做好记录，并组织鉴定，对需要销毁的文件，由文件分发部门自行销毁。6.4.4为积累知识作为资料保存的失效文件，由留用部门提出申请，经文件分管部门负责人批准，在文件首页上加盖“失效留用”红色印章，并在“文件发放登记表”上做好记录，由申请留用部门保管。各部门6.4.5持有文件的人员离岗，应由文件分发部门及时收回其领取的受控文件。当DFCP内部机构调整或变更时，文件分管部门负责协调处理文件的交接工作。当文件严重破损或丢失时，使用人到文件分发部门办理文件更换或补发手续。此时，仍使用原分发号为文件的受控号。各部门技术开发部6.4.6所有文件审批的原稿或软盘或光盘（以电子媒体形式发布）由文件分管部门负责归档保存，归档文件的保存期限一般为3年；由于软盘容易损坏，一般隔一月应重新备份，重新备份的软盘按6.3.2.4条款重新标识，旧软盘作报废处置；对于一体化管理体系文件每半年由技术开发部刻录成光盘归档保存，具体要求按档案管理标准的有关规定执行。文件分发部门“受控”印章或文件批准人签字，否则复印件无效。复印件的编号方法：在原件编号的后页加注1或2作为受控号，以便发放登记。各部门所有没有盖红色“受控”印章的文件作为非受控文件（包括从网上下载的电子文件）。6.5文件的更改、作废文件编制部门6.5.1文件修订或更改时，由原编制部门提出“文件更改申请单”，报原审批部门和人员负责审核、批准。当原编制或审批部门因机构调整已被撤消时，由具有相应职能的部门和人员负责文件更改的提出或审批，但必须获取原审批所需的背景资料。文件更改申请单文件分发部门“文件更改申请单”后，对“文件发放登记表”中的所有文件实施更改。文件分发部门6.5.3文件的更改方式采用划红线、换页和换版a) 划改：部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款处进行修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写出更改后的内容。b) 换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次，否则必须作换页处理。文件使用人员负责进行换页处理，作废页按本程序6.4.3条款的规定统一销毁。c) 换版：文件有重大更改或重新排版时需要换版，换版工作按本程序6.2条款的有关规定执行。新版文件生效时，原版文件同时作废。换版的作废文件由文件分发部门负责收回，按本程序6.4.3和6.4.4条款的规定统一销毁。d) 以电子媒体分发的文件更改由文件分发部门直接在DFCP综合信息网上更改；更改时要采取色彩标识；同时，要对原受控软盘/或光盘文件进行相应的更改。各部门6.5.3每年11月份管理性文件编制部门对DFCP所使用的现有管理性文件的有效性进行评审，各部门结合平时使用情况进行评审，必要时按照本程序6.5条款的有关规定予以修改。 标准化管理 档案管理 文件发放范围序号名 称保存期限编 号1受控文件清单6个月DFCPZL036A2文件发放登记表3年DFCPJS007A3文件更改申请单3年DFCPZL038A4借阅登记卡片3个月DFCPJS028A修订记录标记处数更改文件号更改人签字更改日期批准：余铭星 审核：赵寿鹏 编制：吕 华日期：2003/6/29 日期：2003/6/28 日期：2003/6/20