文书档案管理制度范本(2篇)

文书档案管理制度范本一、归档时间机关各职能股室、二级单位按归档范围，在每年_月底前，将上年度的文书档案分类、立卷，交由档案中心统一编号存档。二、归档范围1、上级主管机关及其部门寄发给区教育局的指导性文件，包括通知、指示决定、命令、条例、规定、计划、总结、领导讲话、批示、批复、意见等。2、本局领导或局内人员到上级机关汇报、开会带回来的文件材料以及向上级机关报送的报告、请求和其他材料。3、上级非隶属机关的同级机关发来属于方针、政策性的需要区教育局贯彻执行及发来备案的重要文件材料。4、本局代上级机关或区领导草拟征求意见、建议的各种规定、条例、制度的最后文稿材料。5、本局召开全区教育工作会议_通知、议程、_、记录、决议、决定、讨论通过的文件、领导讲话、局务会议记录等材料。6、本局颁发的或与其他机关联合颁发的命令、决定、条例、通报、通知、批复、指示、总结、报告、计划、请示等文件材料。7、本_干部(教师)招聘、选拔、职务任免、工作调动_通知、批复等文件。8、本局进行调查研究、检查工作或者其他机关协商、协议工作形成的文件材料。9、本局处理群众来信来访形成的各种材料和处理指示、意见。10、领导对本局签发的重要批示或签发的重要文件材料原件。11、本局的历史沿革、大事记及反映本局重大活动的照片、讲话、剪报、材料等。12、本局制订的工作计划、总结以及各类名册、报表、统计表等材料。13、本_机关及二级单位干部职工任免、调资、奖惩(包括转移工资、行政、党、团_存根)等文件材料。14、下级机关送来的各种计划、报告、信息、总结、请示、重要会议活动的报道及送达备案的各类统计表等。15、专业技术职务确认起点职务审批表、聘任呈报表、任职资格评审表、任务合同书、年度考核登记表、工作总结和毕业证复印件等。16、各级各类奖状、奖旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等。17、本单位会计原始记账、汇总凭证、总账、明细账、现金账、银行存账、日记账，月、季度财务报表、报告、年度报表，预算、决算表及分析材料、各类移交清册等。18、上级和本局领导视察、检查、表彰、走访工作等形成的具有重要意义的照片、录像带及电化教材等。19、本局工程设计、规划图、征地建筑投资，工程基建计划、合同书、协议，投资项目、土地规划许可证、所有权证，工程竣工验收、材料检验、检测、报告记录，工程预算、决算、结算书等有关材料。20、本局购置的财产、档案等交接凭证及各类设备说明书、用户手册等。21、机关各股室、二级单位或领导认为需要留存归档的其他资料。三、查阅利用1、档案管理的目的是为了更好地利用档案，必须认真负责有效地做好档案的收集、归档和利用工作。2、外单位查阅档案，必须持有单位介绍信，摘抄、复制卷内材料，须经局分管领导同意，并经档案管理人员_、盖章后方可调阅。3、局机关各股室、二级单位只限于查阅本股室工作范围内的档案，查阅超越本股室职责范围的须经分管领导同意，否则，不予查阅。4、档案一律不外借，确因工作需要，须经分管领导批准，办理相关手续方可借用，借用时间最多不超过三天。5、查、借阅文件必须确保卷宗完整无损，不得擅自拆卷、涂改、作标记。任何人不得将档案转借和调换，查、借阅档案按规定时间归还。6、对归还的案卷，必须当面检查，发现问题，及时提出并进行处理，造成严重后果的，报请局党组对相关责任人作严肃处理。文书档案管理制度范本（二）文书档案工作之我见档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。一、争取领导重视是做好文档工作的前提1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的归档文件整理规则，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，极大提高了工作效率。三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传档案法、档案人员职业道德、文书学和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理_的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：一、做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。二、负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。三、负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。四、负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。五、及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。六、负责升旗、集会等_活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。七、保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。八、做好校外来访人员的接待工作。九、负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。十、严格执行保密制度。3、强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省_局及地市_局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键(一)具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。1、归档范围(1)确定归档范围需考虑三个因素a机关的职能活动b文办理完毕c有查考利用价值(2)内容a级针对本机关的指导性公文b级机关主要职能活动中形成的公文材料c级机关呈送的报请类公文d级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文(3)注意问题：a合办理的公文；b本机关内部负责人兼任其他机关职务时c本机关内部的公文如计划、总结、会议记录2、归档时间一般在第二年_月底之前3、归档要求a类、份数以及每份文件的页数b卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；c案卷要系统排列，交接时履行手续；d字迹材料要符合耐久性要求；e公文必须是正式的生效的公文(二)严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。(三)建立相关制度加强零散文件的收集1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。2、建立外出开会人员带回材料归档制度。3、保证工作变动人员手中材料归档制度(四)明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的文书档案保管期限表存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，_、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为_年，跨越年度如此之大，令鉴定人员无所适从。2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，_局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“_从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷(件)为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行_鉴定。5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导_签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。f、将销毁清册归档保存。第11页共11页