物业品质监控指标与标准——文档信息管理.docx

物业品质监控指标与标准文档信息管理一级指标二级指标三级指标检查标准检查方法文档 信息 管理管理 制度制度 清单制定包括部门内部收 集、传递、发布等工 作流程的信息管理制 度；抽查明确各相关岗位对本 部门信息管理工作应 负的责任；抽查部门信息管理员发生 变动，必须及时通报 总经理办公室，并完 善各项交接手续，对 新信息员进行必要的 培训；抽查流程 管理收集于每月/季/年初收 集现场质量记录外来文件填写文 件处理表，报公司领 导批阅；抽查建立做好清晰的标识；,无污损或破损；内容完整； 件应复印后保 存复印件抽查更改按文件原审批程序重 新报批抽查归档 按月/季/年度定期 归档，并须于首日后 进行； 按不同业务类别进 行排序、编目； 文件盒（袋）的封 面标识文档名称、产 生时间段、保存期限、 存档人、存档日期等； 外来文件由经办部 门存档； 在文件资料存储 清单登记抽查储存归档资料应尽量在统一地点保存；抽查做好防潮、放火、 防虫蛀、防鼠害工作；报废填写质量记录报废申请表经经理批准；重要须粉碎处理；抽查查阅 在借阅登记表 上登记； 经经理批准； 及时收回；政府部门、司法机 关因公需查阅的，在 核对核对对方单位介 绍信或工作证无误后 提供查阅，并登记查 阅时间、单位、姓名、 有效证件等内容，与 被查资料一并保存；抽查保密 保密文件控制； 电子文档加密码； 重要、机密的电子文档在设置密码后报抽查部门经理备案；移交资料管理员调（离） 职或更换岗位前，应 做好文档资料交接工 作，完善交接手续；抽查发布 所有文件需经审批 后方可发布； 通过电子显示屏向 顾客公布的信息须保 存审批记录； 重要文件送达承建 商、业主/业主委员 会、相关业务单位时， 须请对方签收，填写 并保存文件发放签 收表抽查现场 管理资料 柜编号管理；柜内资料内容同文 件资料存储清单相 符；文件柜符合文档储 存环境要求；抽查柜门锁和钥匙齐备；钥匙编号同锁号相 配；网络 信息网络信息须经部门 经理审批后方可发 布；审批记录须存档；抽查电子 文档 统一管理； 按公司制定的电子 文档示范目录建立文 件夹； 管理软件内容每月 备份； 每年初对上年重要 电子文档以光盘保 存，并在文件资料 存储清单登记。抽查