供应商管理制度 (2)

供应商管理制度第一章总则第一条 为了规范公司供应商管理，降低采购成本，提高办事效率，促进廉洁自律，制定本制度。第二条公司采购作业严格遵循公开透明原则、公平竞争原则和诚实信用原则。第三条 供应商管理评审小组是公司唯一的供应商管理评审机构资材部是公司唯一的合法采购组织。第四条供应商管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。物料采购成本的合理性， 会对经营利润产生很大的影响。 有效的供应商管理制度可以为公司创造效益。第二章供应商管理评审小组架构：由财务部、技术中心、品质部、资材部构成。第五条供应商管理评审小组是公司供应商管理的最高权力机构，对公司的供应商管理制度、 供应商管理策略、 材料价格等进行表决审批， 负责合格供应商的表决审批。第六条 财务对供应商单价进行市场调查，对公司各级采购人员的廉洁工作进行调查。对采购业务与供应商评审小组会议决议是否相符以充分的反映和监督。第七条 供应商评审小组负责供应商的开发与管理工作，并与供应商保持日常维护及联络工作，定期评审供应商。第八条 资材部主管负责公司各物料的采购落实工作。采购员负责物料采购的落实与跟催。具体工作包括： 建立供应商与价格记录； 采购方式的设定及市场行情调查；询价比价议价订购作业； 交料进度控制与逾交督促； 进料质量控制异常处理等。第三章供应商管理及评审第九条供应商是公司的合作伙伴，公司营造良好的供需合作关系。第十条公司原材料料供应商的确定、价格、策略等均由评审小组会议决定。1 / 9第十一条新供应商评审须实地到供应商处所，进行对厂房、生产设备、产品检验等各项要求是否满足公司的要求。 因环境因素而无法进行实际评审时， 经副总经理和总经理核准后，可用样品方式进行检测评估。第十二条 供应商的资格初审： 1）评审小组先按目标供应商所提供的相关资料、样品、报价，原料样品的质量是否符合公司的品质要求等进行初审。 初审由副总经理组织进行。第十四条 初审程序： 供应商开发人员收集资料 报送副总经理分析并洽谈 转采购经理进一步谈具体合作事项。第十五条供应商通过了本厂的初审后，则可进行评审或评估。第十六条 供应商的评审： A)若实际需要时，由评审小组（不得少于 3 个部门的相关人员）到供应商处进行实地调查， 并对供应商的生产能力、 质量体系及其它项目进行审核，取回样品进行检测，填写供应商评审 / 评估表； B)原料样品质量检测合格， 经评审合格后的供应商， 由供管委选择质优价廉， 信誉良好的供应商，由采购部填写采购协议或由供应商提供产品销售合同、质量协议经双方盖章签字确认后，成为本厂合作伙伴。第十七条 供应商的评估： A)当对供应商无法进行实际评审时，可要求供应商提供相关资料及材料样品， 由评审小组对资料进行审核， 样品交品管部和研发部进行分析检测； B)当供应商所提供的样品，经分析检测不合格时，可要求供应商改善，并重新提供样品再次检测，或重新寻找目标供应商； C)经本公司的评估，产品质量合乎本厂的要求， 由采购部填写 采购协议 或由供应商提供产品销售合同、质量协议经双方盖章签字确认后，成为本厂合作伙伴。第十八条经过供应商管理委员会评审合格的供应商，登陆合格供应商名录 。合格供应商名录是采购部执行作业的必要前提。第十九条 严格控制在合格供应商名录外的厂商进行采购（ 500 元以下现金零星采购除外）。紧急、零星采购执行询价、议价程序后，经副总经理、总经理审批后可作临时供应商进行采购。 如不能执行询价、 议价程序的由副总经理、 总经理指派有关人员与采购员一齐参与采购。第二十条 新供应商审定，须填报供应商审定表，内容有注册资金、人员、质量体系、主要产品、生产能力、付款条件等基础数据，产品是直接生部还是贸易供货，并附营业执照、国税登记证复印件及相关资质证明。2 / 9第二十一条 新供应商的开发，基于寻找直接生产厂家，中间贸易商一般不作为首选开发对象。第二十二条 新供商评定标准分达到 70 分以上的，可以认定为合格供应商。 第一、经济性质（个体户为 5 分，有限责任公司 10 分），第二、税务资格（增值税一般纳税人 10 分，小规模 7 分），第三、注册资金（ 100 万元以上 6 分，每增加 10 万加 1 分，最高 10 分； 100 万元以下 5 分），第四、人员（达 100 人以上为 10 分，以下为 5 分），第五、质量体系认证（有的加 15 分，未有为 7 分），第六、付款条件（月结为 15 分，货到付款为 10 分，其余为 5 分），第七、价格（比现有供应商高的为 0 分，低 2%的为 7 分，低 5%为 10 分，低 5%的为 15 分，低8%为 20 分，低 10%以上的为 30 分）。第二十三条 新供应商开发每月进行一次专题会议进行评审，新供应商未经评审合格，不得向其采购物料（样板检测除外）。经评审合格后，可向其进行小批量的试采购，稳定后可批量采购。第二十四条合格供应商每季度评审一次，（一）价格：最高分40 分，标准分20 分（根据市场最高价、最低价、平均价、自行估价制定一标准价格，标准价格对应分数为 20 分，每高于标准 1%，标准分扣 2 分，每低于标准价 1%，标准分加 2 分，同一供应商供应几种物料，得分按平均计算。报价行为不规范，每一次扣 5 分。付款方式为月结加 5 分），品质： 30 分（以交货批退率考核：批退率 =退货批数 / 交货总批数，得分 =30 分* （1-批退率）计算），交期考核分 20 分（逾期率 =逾期批数 / 交货批数，得分 =20 分*（1-逾期率）计算，另外：逾期 1 天，加扣 1 分；逾期造成停工待料 1 次，扣 2 分），服务考核分 20 分（出现问题，不太配合解决，每次扣 1 分；公司会议正式批评或抱怨 1 次，扣 2 分；客户批评或抱怨 1 次，扣 3 分）。第二十五条 80-100 分为 A 级供应商，A 级为优秀供应商，可以加大采购量； 70-84 分为 B 级供应商， B 级为合格供应商，可正常采购； 60-69 分为 C 级供应商， C 级为辅助供应商，应减量采购或暂停采购； 59 分以下为 D 级， D 级为不合格供应商，予以淘汰。同类材料尽可能集中到一至二家供应商进行采购作业。第二十六条 公司大宗材料供应商， 需两家以上供货， 由采购部合理分配其份额，保证市场价格的竞争性及变化可控性。第二十七条 为了提高供应商的竞争力和危机感，公司对供应商实行动态管理。对战略合作伙伴（ 70 分以上供应商）签订一年期的采购合同协议。同时，也向其他同类材料的供应商下一些单，以用来维持关系，还可以备急用。3 / 9第二十八条 通常用的大宗原材料的采购，公司每年引入一定数量的新供应商，以增强供应商之间的竞争意识，以便提高质量及降低价格。第二十九条供应商评审副总经理负责组织，评审小组成员参与。第三十条 供应商资料、评审资料、合格供应商名录资料等，由采购部负责整理及保管，评审小组成员有权调阅，但须办理调阅手续。第三十五条 不定期会议根据实际工作需要进行召开。 主要内容： 1、新供应商需要组织评审时； 2、合格供应商内的物料调整 (不高于原价格的 )；3、调升价低于5%的物料； 4、固定资产的采购； 5、重大采购事项的招标工作； 6、紧急或特殊情况下的采购； 7、原材料市场急剧变时； 8、供管委成员或采购提出的，需要进行的其他事项。 不定期会议经供应商管理委员会成员或采购员提议， 应临时召开第四十条定期会议的内容及程序：1 资材部经理报告以下情况：(1)上次会议决议事项的执行情况。(2)原材料的库存量。(3)原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。(4)月原物料采购计划及资金需求计划。(5)采购实施中需协调解决的问题。2 评审小组报告以下情况：（ 1）新供应评审结果情况。（ 2）老供应季度评审组织 。（ 3）采购单价的变化及其走势分析。（ 4）供应商评审及采购实施中需要协调解决的问题。第四十一条 供管委会议要形成书面决议，与会人员签名，采购经理将核准后的会议纪要分送评审小组成员，并负责决议的执行。第五章物料请购4 / 9第四十二条 物料的请购，一律填报物料申购单，按正常程序审批。物料申购单一式两联，一联自存，一联交采购。第四十三条 库存生产性物料由物控员根据库存数量进行请购，先交仓管员核实物料实际库存数，物控经理审批。第四十四条 不作备料的生产物料由物控员根据客户订单或有效指令进行请购，先交仓管员核实是否有库存，再交物控经理审批。第四十五条 工具及配件由使用部门请购，交仓管员核实实际库存后，交生产经理审批。 第四十六条 资讯、文具、表单、劳保、花草由领用部门请购，先交相关物料责任人核实库存，再交行政部审批。第四十八条机器设备、固定资产由使用部门请购， 由董事长或总经理负责审批。第五十一条生产性通用、备料物料，由物控经理及相关部门制订安全库存，报供物控经理审批生效。 资材每月 20 前前制订下月的采购计划， 每月 15 号作出采购补充计划。第五十二条 物料申购单填写要求规范、准确并注明目的和用途。对个性化名称或申购内容不清晰， 不足以准确表达物品物性的， 资材部有权要求申购人员补充完整。第五十三条 紧急申购的，需在申购单是注明 “紧急采购 ”，以急件形式递送相关部门审批。经办人员接到紧急请购通知，应即查明请购材料、名称、规格、数量等资料，并以电话询议价格，询议价结果按急件方式处理。第五十四条 不需用、暂不需用物料，不得请购或提前请购，防止不必要的资金占用和增加仓储负担，请购审批人为责任主体。第五十五条 审批人根据规定的职责、权限和程序对物料请购进行审批。对不符合规定的请购，审批人有权要求请购人员调整请购内容或拒绝批准。第五十六条 各采购经办人员收到原请购部门送来撤销请购单指令后按下列方式办理：一、若原请购项目尚未办理： 由采购经办人员在原请购单据上签字再交由采购经理将原请购单与撤销请购单指令按一般请购单据存档方式处理，并停止作业。二、若原请购项目已向厂商订购： 由采购经办人员与供应厂商接洽撤销订购， 经供应厂商同意撤销后，向供应厂商取回采购联络函。若供应厂商坚持不能撤销，5 / 9采购经办人员应于撤销请购单上注明原因， 呈董事长核签后由采购人员将撤销请购批令退回原请购部门。第六章物料采购作业第五十七条采购作业程序透明化，特别是价格机制透明化。第五十八条 采购部建立健全价格信息资料，及时监督预警供应商的价格走势和价格行为并建立定期报告制度；第五十九条 公司财务审计，要定期对材料价格的执行情况进行全面审计，要建立自己的价格信息系统并与采购价格信息及时共享，作为材料价格审计的依据。第六十条 采购部收到请购单后，先判断请购材料品名、规格、型号、需求日期、数量等是否填写明确，对资料填写不全或规格不详的，注明 “填单异常 ”“说明欠详 ”等字样，退回原请购部门。第六十一条 所采购材料具备有效报价且市场报价没有变化的，在合格供应商名录进行采购作业。第六十二条 所采购材料无报价或报价有变化的，须执行询价作业询价程序和议价程序。询价议价程序同样适用于新供应商的开发过程。第六十三条采购作业的询价程序。一、由采购经办人参考过去采购记录或供应厂商资料，拟定至少三家询价对象。特殊原因如独家制造、 独家代理、 原厂牌零配件无法替代等， 报经分管领导核准并在采购单上注明。询价要求供应商一次报出不得更改的价格。二、采购经办人员询价时，应将询价结果记录于询议价表中。三、采购经办人员通知厂商报价后紧跟催进度。四、询价完成。五、若报价材料规格复杂或与请购规格不尽相同，采购经办人员可将全部资料，连同有关报价资料送请购部门签注意见， 采购人员按请购部门意见处理， 必要时重新询价。六、非生产用物料的报价审核， 须由采购部门和使用部门共同参与询价并确定供应商报价。6 / 9第六十四条询价完毕后，须执行议价作业程序。一、对不需会签或会签完成的询价资料， 结合会签结果和各厂商报价， 查阅前采购记录及市场行情价作出分析后，拟订议价对象、议价策略、拟购底价，报告采购经理以供议价之用。二、议价注意质量、价格、交货期保证外，还应注意付款方式。付款方式的优先顺序： 2 月结付款、 1 月结付款、货到付款、款到发货。三、采用多种形式议价完后，采购经办人员拟定合作对象，填报报价议价表，连同所有厂商报价资料，经采购经理确认后，送公司领导核批。四、议价注意品质、交期、服务态度。议价作业程序。第六十五条 小额 (金额在 200 元内 )零星物品的采购可采用直接购买、事后审批的方式进行，需附名片等相关资料。第六十六条 对一些特殊或重大的采购项目 （如超过 10 万的设备、生产线等）需采取招标方式确定供应商。第六十七条 例外紧急需求的特殊采购，需公司领导及申购部门共同参与决定。第六十八条 采购订单是采购作业的书面凭据，采购订单一式四联，一式自存，一式仓库收货（此联应将价格隐蔽），一联财务结帐，一联品质验收。第六十九条 采购订单审批程序， 采购员 - 副采购经理 总经理 财务审计。第七十条 采购订单经审批后，应以书面形式向供应商订购物料，并以电话或传真的形式确认交期。采购订单须供应商确认回传（现金采购除外）。第七十一条采购作业进度的控制一、采购经办人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度节点， 预定作业进度。二、预定作业进度须配合请购项目的缓急且作业进度须在预定的日期前完成。三、对未能在预定日期前完成的采购项目， 采购经办人员会同请购部门研究处理对策。7 / 9四、及时分析填报物料订购跟催表，并反映给采购部经理。第七十二条 依相关检验与入库规定进行物料验收工作。交货质量异常的，采购经办人员收到验收不合格的来料检验报告后， 应尽速与供应商交涉扣款退货换货等事宜，并将交涉结果记录于异常报告中的采购处理结果栏内， 呈报品管及生产并送回收货仓。第七十三条 依财务管理规定办理供应商付款工作。以暂借款采购的，采购经办人员应在采购订单中注明是转帐借支付款、现金借支付款、私人汇款借支付款，避免造成财务付款不清晰。第七十四条 品保部是公司法定的验收部门，其独立检验工作程序不受其他部门的支配 。第七十五条 非生产物料申请部门需提供检验标准给品保部，品保部按标准进行验收，必要时申购部门进行协助验收。第七十六条机器设备的验收由使用部门及设备专员替代品保部职能负责验收。第七章监督与责任第七十七条审计应当加强对供应商管理及采购活动的监督检查。重点是采购方式、采购程序、价格体系、廉政建设的监督检查。 其执行审计按财务管理制度执行。第七十八条 审批、审核、质检、财务、采购等人员不仅职责权限明确、而且应相互分离。第七十九条 任何部门和个人对公司采购活动中的违法行为，有权控告和检举，公司将及时调查和处理。公司根据举报属实金额的 30%以奖励。第八十条有下列情形之一的，应追查主管人员及当事人的责任：1、擅自采用合格供应商名录外的供应商进行采购作业的；2、擅自提高采购标准的；3、以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇；4、与供应商恶意串通的；5、在采购活动中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；8 / 96、询价、议价中，泄露第三家供应商资料给的竞争供应商；7、现场采购中，提前串通供应商准备货物，商议单价的；8、在监督检查中提供虚假情况的；第八节附则第八十一条 本制度是供应商管理的纲领性文件，其实施细则、作业流程、作业指导的制定以此制度为指导。9 / 9