第1讲 应用文写作·公文写作《应用文写作概述》

第一章 应用文写作概述古代文论家刘勰文心雕龙书记：“虽艺文之末品，而政事之先务也。”目前，报考公务员已成热点，中华人民共和国公务员法中明确规定，“录用担任主任科员以下及其他相当职务层次的非领导职务公务员，采用公开考试、严格考察、平等竞争、择优录取的办法”。国家公务员考试应用写作是必考科目，过去写作主要考公文，现在主要考申论，另外，还考行政职业能力测验。申论主要通过报考者对给定材料的分析、概括、提炼、加工，测查报考者解决实际问题的能力，以及阅读理解能力、综合分析能力、提出和解决问题能力和文字表达能力。申论材料通常涉及某一个或某几个特定的社会问题或社会现象，往往是重大的现实问题、热点问题。如中央、国家机关公务员申论考试试题：2000年：关于噪音污染2001年：关于风靡全球的PPA风波2002年：关于网络普及给人们生活带来的影响2003年：关于生产与安全问题2004年：关于我国汽车工业的现状和发展2005年：关于如何解决农村农民问题2007年：关于国土资源问题申论要求报考者能够准确理解材料所反映的主要内容，全面分析问题所涉及的各个方面，并能在把握材料主旨和精神的基础上，形成并提出自己的观点、思路或解决方案，准确流畅地用文字形式表达出来。一、应用文含义 应用文是指应用于日常生活、学习、工作，具有实际使用价值并具有惯用体式的普通文章。体式包括文体、语体、外在格式、内在结构。(所谓“语体”，是指在一定的语言环境中形成的，具有特定的表达风格、色彩和语感的语言体系，是从语言交际功能出发而划分的语言功能风格类型。)目前学术界对“应用文”这一概念的内涵和外延的界定并没有形成一致意见。一种意见认为，应用文是人们在工作、生活、学习中广泛使用的，为解决实际问题而撰写的所有文章，即除了为欣赏或审美而创作文学性质的文体之外的一切文体都是应用文，其外延包括了新闻文体、学术文体、史传方志文体。另一种意见从狭义的角度理解应用文的实用性特征，认为应用文就是人们处理公私事务的文体(即“文书”)，不包括上述三种文体。因此，狭义的应用文专指国家机关、团体、企事业单位和个人在处理事务，沟通关系时使用的文体。应用文概念的产生和发展应用文最早见于我国殷商时期的甲骨文，但它作为应用意义的文体概念创始于“欧苏”，已有近千年的历史。欧阳修免进五代史状(1060年)说：“自忝窃于科名，不忍忘其素习，时有妄作，皆应用文字。”这里的“应用文字”指科举应试文章，可获取功名，含有“应用”之意。他的辞副枢密与两府书(1064年)又说：“修少本无于远志，早迫逮亲之禄，学为应用之文。”苏轼答刘巨济书继承了欧阳修的思想：“仆老拙百无堪，向在科场时，不得已作应用文。”于是，应用文的文体概念诞生。由于应用文这一名称能够反映这类文章体裁的本质特征，又顺口入耳、通晓明白、雅俗共赏，所以人们不仅接受了而且还根据社会实践的需要不断丰富其内涵和外延（指称对象）。清代刘熙载在他的艺概文概中说：“辞命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行、有平行、有下行。重其辞乃所以重其实也。”刘熙载在这里说的“应用文”很明显是专指封建衙门的文书。后来徐望之、陈独秀等人都对“应用文”作了界定。“五四”时期，陈独秀提出“文之大别有二，一曰应用之文，一曰文学之文”。他在表示赞同刘半农把文章分为“文学”与“文字”的主张的同时，对他的分类作了界定。他说：“刘君以诗歌戏曲小说等列入文学范围，是即余所谓文学之文也，以评论文告日记信札等列入文字范围，是即余所谓应用之文也。文字与应用之文名称虽不同，而实质似无差异。”这里讲的“实质”就是“应用”。陈独秀认为这是应用文的基本属性，是它和文学之文的基本区别点。二、应用文特点应用文的特点主要是应用文与文学之文相比较而表现的差异性和独特性。（一）本质属性和基本特点实用性（二）在写作上的特点： 1、真实性 2、时效性 3、规范性 4、针对性应用文还有普及性、简明性、准确性等特点。在这些特点中，“实用性”为根本特点，因为它是区别文学作品的主要标志，其它特点都是由其派生和决定的。三、狭义应用文（一）文书作为一类文体，文书实际上就是狭义应用文，文书是法定组织或个人在办理公私事务中形成的具有惯用体式的文字材料，包括私人文书和公务文书两大类。私人文书用于处理私人事务，如日记、家信、求职信、遗嘱及以个人名义写的感谢信、请柬、启事等等。公务文书简称公文，公文有广义与狭义之分。（二）公文1、公文的含义广义的公文是公务文书的简称，泛指党政机关、社会团体、企事业单位等法定组织在管理过程中用于处理公务，按规定程序、向特定对象制发的具有法定效力和规范体式的文书，它是依法管理和进行公务活动的重要工具。一切机关、单位处理一切公务的文书都属于广义公文的范畴。这一概念包含以下六层意思：第一，公文是在管理过程中形成和使用的文书，其制发目的是处理公务，而不是办理私事。一方面，公文是公务活动的产物，没有具体的公务活动，就不会产生公文；另一方面，公文是进行公务活动的工具，各级机关、单位都要根据处理公务的需要，利用公文提出问题、分析问题和解决问题，直接为现实工作服务。所以，公文具有明确的公务性，实用性较强。第二，公文的作者是法定的，其必须是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的合法组织及其代表人。起草人并非公文的作者。以领导人名义制发的公文，如命令（令）等，领导人只是代表组织行使职权，并非以私人身份出现。第三，公文具有法定效力。公文的作者是法定组织，具有法定权威。公文是代表法定作者说话，表达的是法定作者的集体意旨，是受文者处理公文的依据，故具有法定效力和法定的权威性。公文权威性的高低、法定效力的强弱，与法定作者层次的高低和权力的大小，公文内容的重要程度、时效，以及行文方向等因素有关。大多下行公文具有法定的强制性和约束力，受文单位和个人必须严格执行。法定作者制发公文时不能超越其职权范围，否则无效。第四，公文具有规范的体式。与其它应用文相比，公文的体式更为标准、规范，要求更为严格，具有严密的程式性，讲究模式化。公文不同于私人文书，它是处理公务的重要工具，而且代表着制发机关的形象。为了维护公文的严肃性和权威性，方便公文处理，党和国家制定了一些公文法规和标准，对公文的法定文种、格式、行文规则、写作要求等都作了明确规定，各级机关、单位均应严格执行，不能自行其事。除了法定体式外，公文还有约定俗成的特定的惯用体式，尤其是惯用的语言和结构模式。第五，公文必须按规定程序制发。公文特别是法定公文必须按规定程序制发。撰写其他文字材料，作者有充分的自主权，写什么，怎样写，何时完成，由作者自己决定，没有固定的制发程序。制发公文则不同，公文的撰稿人只是代法定作者立言，必须按法定作者的意图来写，具有受命性，而且必须遵循发文办理的程序，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印等，任何一个环节出了问题，都会影响公文的质量和法定效力。第六，公文有特定的行文对象。明确行文对象、发送范围，是公文处理公务、发挥现实效能的一种体现。法定公文一般都标明主送机关、抄送机关或发送范围，一般公文也有明确的行文对象或阅者，不在阅文范围内的人员无权阅读公文。2、公文的特点在以上六层含义基础上，我们可以概括出公文的一般特点： （1）公文具有法定的作者和特定的阅者。 （2）公文具有明确的公务性和较强的时效性。公文特别是紧急公文在制发和执行上有一定的时间限制，讲究时效，要求快写、快发、快处理，以提高办事效率。否则，就会影响公文的实用价值，甚至失效。公文执行时效有的较短，工作完成后就失去效用；有的较长，如法规性公文。（3）公文具有鲜明的政治性和法定的权威性。公文直接反映国家政权的意向和阶级的根本利益，是制定、传达、贯彻党和国家方针、政策和法律、法令、法规的工具，为巩固和发展社会主义事业服务，因而具有鲜明的政治性和极强的政策性。3、广义公文的分类（1）按作者可分为党的机关公文、行政机关公文、人大机关公文、军事机关公文、司法机关公文、企事业单位公文、社会团体公文等。（2）按是否经公文法规确定可分为法定公文和一般公文。狭义的公文通常指法定公文，尤其是党政机关使用的法定公文。法定公文是指经公文法规确定的公务文书，其适用范围、体式、处理程序等都有严格的规定。国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法规定行政机关法定文种有13种。中共中央办公厅1996年5月3日发布实施的中国共产党机关公文处理条例规定党的机关法定文种有14种。另外，2005年10月2日中央军委主席胡锦涛签署命令，发布了新修订的中国人民解放军公文处理条例，自2006年1月1日起在全军施行。取消了“布告”，文种由13种减为12种。全国人大常委会办公厅2000年1月15日修订的人大机关公文处理办法规定人大机关法定文种有14类19种。党政军三个公文法规在文种规定上的异同。法定公文按行文方向又可分为上行文、平行文和下行文。上行文是指下级机关、单位向有领导或指导关系的上级呈送的公文，如报告、请示等；平行文是指平级或不相隶属的机关、单位之间往来的公文，如函；下行文是指上级机关、单位向所属的下级发送的公文，如决定、通知、批复等。有些公文兼有两种或三种行文方向，属于兼类公文，如意见、公告、通告等。意见上行、下行、平行均可，但每次行文只能有一个主送方向，故有上行意见、下行意见、平行意见之分，这类兼类公文我们称之为单行兼类公文。而公告、通告，其受文者常不受级别、系统、隶属关系的限制，一次行文可以有多个行文方向，我们称之为泛行兼类公文。一般公文是指未经公文法规确定的公务文书，范围广、种类多。如计划、总结等事务类公文，办法、细则等规章制度类公文，讲话稿、会议报告等会议类公文，邀请书、贺词等礼仪类公文。法定公文与一般公文相比，使用频率更高、格式更为规范、处理要求更为严格，更能体现发文机关的权威。所以，我们平常所言公文大多指法定公文，尤其是党政机关使用的法定公文。（3）按使用范围可分为通用公文和专用公文。通用公文是指各级党政机关、人民团体、企事业单位等普遍使用的公文，如通知、报告、请示、计划、总结等通用的法定公文和一般公文；专用公文是指在一定的业务范围内因特殊需要专门使用的公文，如司法公文中的调解书、判决书等，外交公文中的国书、照会等，军事公文中的通令等。通用公文使用范围广泛，而专用公文使用范围较窄。（4）按性质和作用可分为规定性公文、指导性公文、知照性公文、报请性公文、提请性公文、记事性公文、商洽性公文、计划性公文、总结性公文、宣讲性公文、社交礼仪性公文等。规定性公文又称法规、规章性公文，是指对某些事项、行为进行严格规范，约束力较强的公文，如条例、规定、办法等。指导性公文是指上级机关、团体、企事业单位等对重要事项、重大行动做出安排或向下级布置工作，阐明工作原则、方法，要求下级遵照执行或结合实际参照执行的公文。如决定、批复、办理性通知、下行指导性意见等。指导性公文还包括有关主管部门向不相隶属的机关、单位所发的平行指导性意见。知照性公文是指向特定范围内的对象公布或告知某一事项的公文，如公告、公报、通告、周知性通知、通报、简报、公示等。报请性公文是指向上级汇报工作、请求指示、批准或请求批转的公文，如报告、请示、呈报性意见、呈转性意见等。提请性公文是指各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项，或政协、职代会、教代会等代表提请会议讨论的公文，如议案、提案等。记事性公文是指记载一些公务事项的公文，如大事记、会议记录等。商洽性公文是指不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文，如函。计划性公文是指对一定时期内的工作做出有预定目标的部署或安排的公文，如规划、设想、计划、要点、方案、安排、财政预、决算案等。总结性公文是指对典型问题、事件进行调查分析或对前一段工作进行回顾分析，从中找出规律性认识，得出经验教训，用以指导今后工作的公文。如总结、调查报告、述职报告等。宣讲性公文是指为宣传或总结、指导工作在某种场合讲话或演说的公文，如开幕词、闭幕词、会议报告等。社交礼仪性公文是指在各种社交礼仪场合使用的公文，如用于处理公务的介绍信、请柬、邀请书、贺信、贺电、贺词、感谢信、慰问信、讣告、悼词等。（介绍信、证明信、公证书等文种也可作为证明某种情况属实的证明性公文单独列出）有些公文的子类在性质和作用上存在较大差异，这些文种不能单纯归入上述某一类，属于兼类。如“通知”中的办理性通知、指示性通知等属于指导性公文，但周知性通知、任免通知则属于知照性公文。（5）按是否标有密级可分为保密公文和普通公文。保密公文是指标有密级的公文，按秘密程度又分为绝密公文、机密公文和秘密公文。绝密公文是涉及国家最重要秘密的公文，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；机密公文是涉及国家重要秘密的公文，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；秘密公文是涉及国家一般秘密的公文，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。普通公文是可以在一定范围内公开发布或在机关组织内部使用的不标密级的公文。普通公文公开范围有大小之别，有的只限在机关、单位内部使用，有的在地区、国内公开发布，有的则向国内外公开发布。（6）按送达和办理的时间要求可分为紧急公文和常规公文。行政机关紧急公文按紧急程度分别标明“特急”、“急件”，党的机关紧急公文按紧急程度分别标明“特急”、“加急”，电报按紧急程度由高到底应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。特提公文（或称特提件）是指事情特别重大、万分紧急，需打破常规，优先迅速传递处理的公文；特急公文（或称特急件）是指内容特别重要，情况特别紧急，时间紧迫，需迅速传递办理的公文；加急公文是指内容很重要，情况很紧急，需马上传递办理的公文；平急公文（如行政公文中“急件”、电报中“平急”件）是指内容比较重要，情况比较紧急，需及时传递办理的公文。常规公文又称“平件”，是指无特殊的时间要求，按工作常规传递办理的公文。常规公文也应快写、快发、快办，而紧急公文则需更快地传递和办理。（7）按载体的不同可分为纸质公文、磁介质公文、感光介质公文、电子公文等。公文按载体的不同可分为纸质公文、磁介质公文、感光介质公文、电子公文等。纸质公文是指以各种纸张为载体的公文；磁介质公文是指以磁盘等磁性材料为载体的公文；感光介质公文是指以胶片、录相带等感光材料为载体的公文；电子公文，又称电子文件、数字文件，是指利用计算机制作、传输、读取和存储的公文。电子公文与传统的纸质公文相比，具有制作简便、存储容量大、传递迅速、可操作性强等优点，但在安全性、防伪性、保密性等方面存在严重不足。（三）文书、公文、文件三者关系按外延由大到小：文章广义应用文文书公文文件文书、公文、文件是三个密切相关而又不同的概念，在现实中常常难以区分，容易混淆。文书的外延最为广泛，它既可以指一类文体，如“文书写作”；又可以指一种职业或工作，如“他是做文书工作的”；还可以指职务和从事文书工作的人员，如“他是文书/文书科长/文书处长”、“请把文书叫来”。作为一类文体，文书包括私人文书和公务文书两大类。公文只用于处理公务，是文书的子类，外延比文书小。文件一般是指那些政治性和政策性较强、内容比较重要、形式庄重的正式公文，主要指带有红色版头（眉首）的法定公文（包括附件材料），也包括内容重要的一般公文，如重要的会议报告、讲话稿等。有时，文件也可以指文件材料的总称。如大型会议结束后，要将会议文件立卷归档。这里的文件，既包括会议纪要、决议等法定公文，也包括领导讲话、会议纪录、会议简报等一般公文，还包括录像、录音、照片等附属资料。所以，从概念的外延看，文书最大，公文次之，文件最小。三者既有联系，又有区别，存在包含与被包含的关系。我们在使用这三个概念时，应仔细辨别它们在内涵和外延上的联系与差异，防止混用。（1）在外延不同的场合，它们一般不能通用。例如，对于内容十分重要、格式比较规范的公文，人们往往称之为文件，而不称文书或公文，如“中共中央文件”、“国务院文件”。再如“文书写作”与“公文写作”，二者外延不同，不能相互代替。（2）在外延重叠的场合，这几个概念有时可通用。例如，机关之间“公文往来”与“文书往来”、“公文处理”与“文书处理”均可通用，因为此处的“文书”仅指公务文书，其外延与“公文”外延完全重叠。但“文件往来”、“文件处理”的外延要小一些。（3）有的场合，它们的外延虽完全重叠，但根据使用习惯却不能通用。例如，就单份文件或某一具体文件而言，一般用“文件”，而不用“公文”或“文书”，如“一份文件”、“传达号文件精神”、“学习号文件”等。在其他场合也应考虑使用习惯。例如，在口头表达时，我们常说“红头文件”，但不说“红头文书”、“红头公文”。因此，在实际使用这三个概念时，既要考虑它们的内涵和外延，也要充分考虑其使用习惯。四、应用文的作用 （1）领导与指导作用 （2）规范与制约作用 作用 （3）沟通与协调作用 （4）宣传与教育作用 （5）记载与凭据作用五、学习应用文写作的要求和方法要求： (1)端正学习态度 （2）掌握方针政策 （3）熟悉有关业务 （4）练好写作基本功学习方法鲁迅在致赖少麒一文中，介绍他的写作经验说：“文章应该怎样做，我说不出来，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得和方法的”。 多看范文多看 多看文件和报纸 多看专业书籍 学习方法 练脑与练手相结合多练 多写与精写相结合15