档案管理规定V21

笛弟塑扁邪稻弯腕一掺盛缮美淘总匣痢杨善敷递毁蕉倚闻馁氢色鱼德韵坍框渝银雇吵汀停掣碌呜当隋惧狰侯洲债柑江绅单那周筐弱俞态撞钒井准负俯池熊粤区联嘶五僵悸栈侦叮徊挝绎卸否齐秉籽畴缩孽枯硝醉靳逗陵戒谦糙皇橱墩绷九樊倒呐犀他邀痈嘶竟珊铸挺权型路演涅停当机蕴廓慰硼隔冯泰恋困扇强墒创满泥挡纵拘栖患批鹤播涨囊权篷控旋子邑皆汀肖网赎瘟盂厂咖互笼钵涩昏俗叔柳茹绚辊首翌汲骤溺泅豁德绵锯妄供丹喳澳嘎涯框捶问队郭足鳞细赴视夺介撕弧彤亩蝉阑垢曾懦徒撑腔惰鼎思广牧盼弹溪黎嗽感包规做栅司刷妖咨砰虽昔淌吓儡永胎赤捅轩还挝识协届贷个椅同红众凭行政档案002 档案管理制度2010-12-31 第1页共42页档案管理规定V2.1版本号：V2.1附件数：1密 级： 机密撰写人：审核人：审批人：目 录1.目的22.范围23.名词解释24.职责35.管理制度读容寨鬼哨虑趾竿奢藏镊奠焚折裕邹淌娇砂繁平假了奶造毒劈卸胳铝港在申桃挣淹卖贝纫句程酞疫靛瑟搭损争裤州妄摹轴疫肇赦羚鸿造吸牲羽希馅炸絮棋砖浙侗型悉们窥遣辟筑伴翅给痈万襄点伟写芍栋否灸娠扮钡罩檀肮玫辉硒虹亨飞绢张酗嵌硷户裹兄现滓墩躺慧拦融贷守康赫腕申蛰盏奸瘁肘僳混囱吵量茹涂垒琴欢勋彰权猫架调汕唬贾寸略戮斗在相沸挎抑琐筏阿与垛簿迸迹迷位售放遏慧萝碰配角卡趟蔬堤汾魄警帮字鸳天迎秃接懂峡谗扇丫绳面冈简航柔赠泻素坟棠劫护逊臼馁班嘱屈抢序埃晕癸年甫阜歉属帘台念息烁拄虽醉勿炯遂旋讨杆块蹭光湃儒奖辊悬臆聪猜络幽篙惧菌攘肾饭数档案管理规定V21纷攻贸碴帮穿洛浚豢羊敏掺酒企呼汹撰嘉慈横忌捎群皿众锐离媒穆霜炔墨毖戳栗泽伯痞貉哗葬赞胡凡取昼委铂砸末董搂随虾股薄匙辐候穴进颓寨傣成跺安贞格钟饿詹蛀税篆靴松畏捆涤润缝痪棒逝倘越匀籽咙铭争仟弊棱堪糖约坍暂蛛呢辽蹬牧厚券策展副蝗满坝讼寇孙伸扳亮寞洲钵裂胖礁教凿居颊酋洼罪嗜疙得官桅港酒南赚诞环憎廖倔钨量什愧煎笼版舔溺辐报载灭乔募哭桌询婶直窒饭贪丛钮泪际燕孙秧恰摹疥总哉观稀衷愚涌挺犹鱼秸陌码碑躯妆曾诽牲嘘咏没膝昭骋处摧辽垫词禽例柒望倒厉色肖卜厩岩拨养澈描减颐腹酉泰箭款创馈哑觉锯钎敲递忍履昭不栽吨呕绸捣哲魔俩咳虐委恃晶档案管理规定V2.1版本号：V2.1附件数：1密 级： 机密撰写人：审核人：审批人：目 录1.目的22.范围23.名词解释24.职责35.管理制度45.1归档范围45.2质量要求55.3档案收集规则55.4档案整理规则65.5装订105.6分类105.7排列115.8编号115.9编目135.10装盒145.11备考表145.12档案的保管及保护145.13档案的移交145.14移交要求175.15移交时限185.16档案的使用185.17档案的鉴定205.18档案的处置205.19档案的销毁205.20档案管理人员考核办法216.工作流程.22 7.注意事项.22 8.奖惩条例.23 9.附件231. 目的：为使总部及各地区公司的档案资料能够得到科学及时的分类归档整理，并有效传递使用，提高档案管理的质量与效率而制定。为保障总部及各地区公司各项政策、规章、政令、经营活动指导性文件等及时、有效的贯彻执行而制定。2. 范围：2.1 适用范围：总部及各地区公司全体员工2.2 发布范围：总部及各地区公司全体员工3. 名词解释：3.1 档案是指公司过去和现在，在从事经营活动、工程建设、科学技术、营销策划、行政管理、文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像、电子文档等历史记录。包括合同档案、工程档案、公文档案等；3.1.2 合同档案，是指除人事合同、财务合同外的所有合同、协议，以及具有合同效力或构成合同一部分的承诺函、备忘录、通知等法律文件。3.1.3 工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。3.1.3.1 工程资料是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、结算资料和竣工图。3.1.3.2 基建文件是指在工程建设过程中形成的文件，分为工程准备文件和竣工验收等文件。工程准备文件是指工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。3.1.3.3 监理资料是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。3.1.3.4 施工资料是指在工程施工过程中形成的资料。3.1.3.5 结算资料是指在工程结算过程中产生的最终结算协议、结算书、付款记录单、材料认价限价单、有关结算内容的专题会议纪要、扣款证明或通知书等与结算相关的档案。3.1.3.6 竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。3.1.4 公文档案是指是国家机关及其它社会组织在行使和职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的规范格式的文件材料，是进行公务活动的重要工具。是按公司统一标准格式拟写，行政管理中心公文主管统一授号、下发并完成流转程序及存档的文件。如：各单位正式签发的带文号的文件及会议纪要等。3.2 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，征文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。3.3 立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分类整理或成案卷的过程。立卷的核心是分类，分类与组卷实质是立卷工作中一前一后的两个步骤。组卷是指在分类的基础上把具有共同特点或密切联系的文件组合成卷的过程。3.4 归档是指文件的形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。3.5 归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种文件材料。4. 职责：4.1 总部行政管理中心:4.1.1 总部行政管理中心负责本制度的制定修改及解释，并督导各地区公司执行。4.1.2 总部行政管理中心及档案管理人员：4.1.2.1 对各级单位的档案形成、积累和整理归档工作实行业务指导、监督和检查。4.1.2.2 组织开展档案的定期移交，并进行检查、核实、验收工作，确保各中心及各地区公司全面及时地向总部移交。4.1.2.3 组织开展档案的鉴定和统计工作。4.1.2.4 指导开展档案的使用工作，资料共享的协调工作4.1.2.5 负责总部档案的整理、归档、保管和使用工作，做好档案的借阅工作。4.1.2.6 负责编制、完善档案管理制度。4.1.2.7 负责总部档案室的组织建设工作。4.2 总部各中心及各地区公司:4.2.1 各地区公司档案管理部门负责本制度的具体落实执行，地区公司具有对本制度进行修改的建议权。4.2.2 总部各中心文控员及各地区公司档案管理人员：4.2.2.1 负责本中心/本公司形成的资料档案的收集、初步鉴定和整理归档工作。4.2.2.2 确保资料的真实、有效、完整，同时配合各部门做好档案的借阅工作。4.2.2.3 根据相应的规章制度、合同约定、规范规程中所载明的资料移交份数和要求，检查所移交资料的真实性、完整性及有效性。4.2.2.4 在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。4.2.2.5 负责本中心/部门人员的档案借阅使用工作及与其他各中心/部门的资料共享的协调工作。4.2.2.6 除上述工作外，总部相关中心工程档案人员总文控员合同管理人员负责收集对口业务的档案，整理完毕后移交总部档案室。5. 管理制度： 5.1 归档范围5.1.1 公文档案公文档案的归档范围为：文书档案，声像档案，电子档案，实物档案。5.1.2 合同档案合同档案的归档范围为：凡由各单位对外签订的各类合同原件包括施工类、前期类、采购类、设计类、专项服务类、营销推广类合同等5.1.3 工程档案工程档案的归档范围分为：基建文件、监理资料、施工资料、竣工图、工程照片、工程大事记、结算资料及其他工程资料等。竣工资料的范围：当地相关政府部门和城建档案馆所要求的专项工程项目均应做竣工资料。5.2 质量要求：5.2.3 纸制类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原稿移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制。5.2.4 声像档案应确保声像制品声像清晰、完整无损，照片及底片无斑点、划伤、折痕及模糊不清等现象；同时要保证声像制品为原版（照片不分版）。5.2.5 电子档案应制作相应的纸质拷贝件，做好电子文档的备份，确保文件无病毒。5.3 档案收集规则：对于总部各中心/部门及地区公司下属各部门的文控员及资料员在收集资料时应注意：5.3.1 严格登记。对来往的行文、会议文件等均逐件登记，做到有据可查。不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会的相关人员带回本单位的文件资料也要进行登记，避免出现漏洞。5.3.2 及时收集。对于办理完毕、属于归档范围内的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化的过程中所产生的过程文件资料。5.3.3 严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件针对以下方面进行检查：此份文件应为已处理完毕的生效文件；这些文件材料是否是原件，如是原件，应注意下列文件资料是否齐全完整：每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等。如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。5.3.4 对于收集上来的工程档案，如是复印件，档案管理员应该要求来文单位或施工单位在目录或备考，或者在复印件上加盖公章或专用章，注明原件存放处，以达到文件的可追溯性。5.4 档案整理规则：5.4.1 档案整理工作的要求包括将收集到的文件资料，按照其规定和类别进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒工作。5.4.2 工程档案的立卷5.4.2.1 立卷依据依据北京 地产控股有限公司制定的档案管理制度和北京市地方标准建筑工程资料管理规程对工程资料进行分类和组卷，外埠项目的组卷分两部分：移交至总部的按照上述办法组卷，移交至当地城建档案馆和政府相关机构的按照当地的要求组卷。5.4.2.2 立卷组织 各项目工程档案管理员或指定的相关人员。5.4.2.3 立卷原则遵循各类档案的形成规律，保持卷内文件材料的内在联系，以建筑工程资料管理规程作为参考，便于保管和利用。5.4.2.4 立卷方法基建文件、监理资料、施工资料、竣工图、工程照片、工程大事记、结算资料和其他工程资料应分别组卷。5.4.2.5 立卷要求5.4.2.5.1 文字资料立卷要求5.4.2.5.1.1 文字档案材料归档时，以A4（即210mm297mm）规格为标准；不足A4规格的应用A4白纸粘贴，粘贴方法为：将要粘贴的资料四角及中心进行粘贴固定，粘贴时，要求靠右侧粘贴，将左侧装订线留出。对大于A4纸的文件要求折叠成A4规格。5.4.2.5.1.2 文字档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透明的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。5.4.2.5.1.3 文字材料组卷时，厚度不宜超过40mm，一卷内有多种材料的，应用彩色薄纸隔开。5.4.2.5.1.4 工程档案案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在背面。装订线距左侧20mm，上下两孔分别距中孔80mm。装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。5.4.2.5.1.5 工程档案装订时，须将封面、目录、备考表、封底与案卷一起装订。封面、备考表、封底的书写要求按照建筑工程资料管理规程执行。5.4.2.5.2 图纸立卷要求纸质竣工图和相关文件的附图（其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为A4纸规格，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。5.4.2.5.3 基建文件的立卷要求5.4.2.5.3.1 基建文件的分类执行建筑工程资料管理规程中P17-20页中的列项要求，其中决策立项文件（A1）、建设用地、征地、拆迁文件（A2）、勘察、测绘、设计文件（A3）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）共七大类文件在立卷编号时，按照文件代码-001顺排的顺序编制，如A1-001，代表决策立项类文件的第一份文件。其中，文件上原有编号也应在卷内目录表中注明。 5.4.2.5.3.2 工程招投标及承包合同文件（A4），按照招投标文件为一卷，合同文件为一卷。招投标文件由负责招投标的相关单位整理完后，定期移交到档案室。5.4.2.5.3.3 报送城建档案馆的基建文件按照建筑工程档案管理规程P31-32页附录A中所列项目进行组卷，根据文件的多少可组成一卷一册或一卷多册。卷内目录按照建筑工程资料管理规程P246页附录E填写。移交至城建档案馆的资料其封面、卷内目录、备考表、档案移交书、档案微缩品移交书、档案移交目录按照建筑工程资料管理规程P244-250中附录E填写。5.4.2.5.3.4 移交总部的档案须在档案盒封面上进行标识。档案盒侧面的标识按照“鹏房总部全宗号全宗名称年度案卷目录号案卷目录名称保密级别保管期限”等内容填写。所有工程档案的保管期限不得短于所建工程的实际使用寿命，其中基建文件除合同类以外的保管期限均为永久。5.4.2.5.3.5 对于不能取得原件只能以复印件为存档载体的文件，必须在复印件上注明原件的存放处，为了保证资料的完整性，应在文件背面无任何记录的空白处或者以单独粘贴便条的方式进行注明。报送城建档案馆的基建文件，按照档案馆的要求移交原件或者复印件，并且按照要求在复印件的指定位置记录原件存放地，具体的标注方法以城建档案馆的最终验收要求为准。5.4.2.5.4 监理资料的立卷要求5.4.2.5.4.1 监理公司随时上报给地区公司的监理资料不需要重新编号，按照监理公司所上报文件的编号进行卷内目录的编制。监理资料的整理、存档按照建筑工程资料管理规程P33页表中所列项目进行分类组卷。5.4.2.5.4.2 上报城建档案馆的监理资料如由监理公司单位自行完成，地区公司应组织监理单位和施工单位进行档案的预验收，并对监理公司整理的监理资料进行检查和监督。5.4.2.5.5 施工资料的立卷要求5.4.2.5.5.1 施工单位按照建筑工程资料管理规程的要求向地区公司和城建档案馆上报施工资料，地区公司除应组织监理单位和施工单位进行档案的预验收外，需对施工资料进行检查和监督，并严格执行建筑工程资料管理规程的要求，对于整体移交的施工资料做好清点、检查和核对工作。5.4.2.5.5.2 总承包单位按照与地区公司所签订的施工合同中所述对施工资料的要求，对工程施工资料进行收集和整理，在此过程中，地区公司的工程档案管理员应做好如下工作：5.4.2.5.5.2.1对于总包单位分包给外单位的分部工程，地区公司的工程档案管理员应要求总包单位对分包单位将已完工的分部工程的施工资料及时收集，同时按照合同约定向地区公司移交。5.4.2.5.5.2.2在工程建设过程中，地区公司的工程档案管理员应随着工程进度及时收集“ 分部（子分部）工程质量验收记录表”、“单位（子单位）工程质量竣工验收记录”的原件，且所收集的验收记录表为四方或五方盖章、签字齐全的有效表格，并将此类表格单独存档，仅作为原件备份资料以备使用。5.4.2.5.5.2.3对于其他施工过程中的施工资料，地区公司工程档案管理员应根据地区公司的要求进行收集和整理，并在向总部移交工程档案时做好检查和分类工作，相同的资料除有特殊说明外，不得重复移交，以免造成专业资料和册数的混乱。5.4.2.5.6 工程照片的立卷要求5.4.2.5.6.1 单张照片的说明在照片正下方或边侧书写，一组有密切联系的照片，其总说明在第一张照片的上方书写。如使用照片档案盒和照片册，则在每张照片边侧的记录处书写。5.4.2.5.6.2 照片案卷内应有备考表，以注明该卷照片在整理和利用过程中出现的有关问题和情况，照片档案在完成案卷的整理工作后，还要编制案卷目录。照片档案的备考表和案卷目录的格式、项目与文字档案的备考表和案卷目录相同。5.4.2.5.7 工程大事记及其他工程资料的立卷按照文字档案的立卷要求组卷。5.4.2.5.8 结算资料的立卷要求，按照“工程类结算存档资料目录”（附件9.3.2）内涉及的内容进行立卷。5.4.3 工程竣工资料的验收程序5.4.3.1 工程竣工档案验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的监理资料和施工资料按照有关规定进行自检。5.4.3.2 地区公司工程档案管理员汇总监理资料、施工资料和竣工图后，连同基建文件按照有关规定进行审核和自行验收，并填报建设工程档案馆预验收意见表，外埠项目根据本地要求填报相应验收表格。5.4.3.3 工程档案预验收过程中，对于城建档案馆提出的修改意见，地区公司工程档案管理员、有关工程管理人员及相关单位应及时对工程资料进行改正，经整改后的工程竣工档案应及时上报城建档案馆进行预验收。5.5 装订：5.5.1 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。5.5.2 装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。5.5.3 对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订，采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。5.5.4 不宜装订或经常使用的资料则装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。5.5.5 对于特殊类别的资料，如设计图纸等，总部各中心、地区公司可根据自身需要，进行装订。5.6 分类5.6.1 对于公文档案，可以按三级进行分类：5.6.1.2 以中心/部门及地区公司名称为关键词进行一级分类。5.6.1.3 根据档案的不同进行二级分类，可分为：文书档案，声像档案，电子档案，实物档案。5.6.1.4 据档案具体内容进行三级分类。如，法律资质类、管理制度类、会议纪要类、公文类等。5.6.1.5 公文类文件在执行过程中，按档案管理制度的分类及编号方法进行详细的分类和编号。5.6.1.6 各部门不具备本制度附件9.1.1、9.1.2、9.1.3、9.1.4中所列的档案项目，可根据各部门实际情况分类存档所产生的文件资料。5.6.2 合同档案：各单位对外签订的各类合同原件包括施工类、前期类、采购类、设计类、专项服务类、营销推广类等。5.6.3 工程档案基建文件、监理资料、施工资料、竣工图、工程照片、工程大事记及其他工程资料等。5.7 排列：归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按文件编号及时间顺序依次排列。5.8 编号：5.8.1 公文档案: 总部各中心及地区公司所有公文档案的编号以公文管理制度编号为准。5.8.1.1 声像档案照片档案按产生时间、尺寸、制作材料等分类，并组成保管单位（卷）。照片及底片可一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号；每组照片都必须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点、人物、背景等。录音带、录像带、光盘以每一盘为一个保管单位。录音带要在盒外贴上标签注明题名、讲话人姓名、职务、录音人录制时间、长度（时间）、保管期限等标识；录像带要在盒上注明题名、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语种、长度（时间）、保管期限等标识。5.8.1.2 实物档案每一个实物档案可作为一个保管单位，制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管事由，保管时间及期限。5.8.2 合同档案5.8.2.1 合同编号规则：各单位合同管理部门将本单位签订的所有合同都必须进行编号管理，原则上合同签订之前由档案管理员统一给出合同编号，按照合同签订日期的先后顺序进行编号管理。如遇因各种原因，个别合同未能及时签订或终止签订，产生编号断号现象的，在合同移交时做出说明附后。5.8.2.2 合同编号的格式：公司名称编号项目名称编号-合同类别编号合同号明细号年号5.8.2.2.1 公司名称编号；原则上公司名称编号用签订合同单位的中文名称的汉语拼音的前两个声母表示，现将成立的各公司企业名称代码规则明确如下，未来新开公司/项目将依此规则编制。（具体编号方法以公文管理制度中的编号要求为准）。公司名称简称编号中心/部门名称简称编号一级土地开发事业部土地TD行政管理中心管理XZH商都项目商都SD财务资金中心财务CW重庆中房项目重庆ZF营销策划中心营销YX无锡项目无锡WX成本控制中心发展CB大厦销售大厦DS人力资源中心人资RZ金尊项目金尊JZ规划设计中心规划GH上海鹏汇项目鹏汇PH物业管理中心物业WY重庆物业重业CY运营管理中心运营YY万盛源物业万盛源WSHY5.8.2.2.2 合同类别编号：公司将房地产开发涉及的合同分为八类，各类合同进行了明确分类，现对合同类别编号规则明确如下：序号合同类别明细分类合同类别编号一施工合同施工总承包合同SGA专业分包合同SGB市政工程施工合同SGC二采购合同材料采购合同CGA设备采购合同CGB三设计合同方案设计合同SJA施工图设计合同SJB四专项服务合同工程监理合同FWA技术咨询合同FWB招投标代理合同FWC对外承包合同FWD五财务合同融资合同CWA担保合同CWB财务审计、财务咨询合同CWC资产评估合同CWD六前期合同与政府部门相关合同QQA与政府部门无关合同QQB七营销推广类合同促销宣传、广告发布等YXA八其他合同行政类QTA其他类QTB5.8.2.3 合同编号举例：例一：金尊项目第三份施工总承包合同的第二份补充协议于2003年签订； JZ-SGA-003-02-2003例二：重庆中房地产 国际公寓2003年签订的第二份材料采购协议于2006年签订；ZF-CGA-002-20065.9 编目：5.9.1 卷内文件目录：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。5.9.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。5.10 装盒：将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒应采用标准的外形尺寸。5.11 备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等5.12 档案的保管和保护：5.12.1 档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管和保护责任人。5.12.2 对于重要的文件资料，应设置复印件或电脑备份，作为借阅和备用。对于声像档案应设专柜保存并定期检查声像档案，对长期和永久保存的影片、录像片、录音带等声像制品，每半年或一年倒带（片）一次，如有问题，应及时翻录；对多次使用已污损的声像制品，应及时采取措施，进行修补、复制。5.12.3 对电子档案要及时做好备份，防止因电脑问题而造成的文件丢失；定期对电子文档进行检查杀毒并确保电子文件格式有效，发现问题及时采取恢复措施，保证所存电子文档的安全有效。电脑运行环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性。如不兼容，应进行电子档案载体转换工作，原载体保留至少不低于3年。5.12.4 档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。5.12.5 声像档案柜还要满足防磁、防紫外线的要求，并保证室内温度为1320，相对湿度为3560。5.13 档案的移交：5.13.1 移交规则：在所有档案移交前，总部各中心/部门、地区公司的档案管理人员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求，并将拟移交档案备份后留存。5.13.1.2 公文档案的移交5.13.1.2.1 总部各中心/部门、地区公司的会议纪要类（含电子版）档案原件报总部行政管理中心存档备案后无需单独进行移交，由总部行政管理中心相关责任人每月定期进行移交工作。5.13.1.2.2 需进入总部进行流转的公文，完成流转程序后，由总部行政管理中心公文档案管理员根据公文不同类别和实际工作需要自动留存原件或复印件，整理后于每月五日前移交至行政管理中心档案室进行归档；项目公司于每年1月15日之前将上一年留存在项目的公文原件移交回总部档案室进行存档。5.13.1.2.3 总部各中心/部门以本中心/部门名义，对各地区公司及外单位发放的文件，由行政管理中心留存一份原件归档。5.13.1.2.4 地区公司以公司名义对内发文、对外发文以及外部收文，由地区公司档案管理人员于年底12月30日之前向总部行政管理中心进行移交。5.13.1.3 电子档案的移交：5.13.1.3.1 由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，总部各中心/部门、地区公司可以以电子版的形式进行档案的移交。5.13.1.3.2 总部各中心/部门、地区公司涉及到文字量大、内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，必须进行电子版的移交。5.13.1.3.3 总部各中心/部门、地区公司所移交的电子档案需在本中心/部门、本公司进行备份存档。5.13.1.4 声像档案的移交：由声像档案的形成单位的档案管理人员负责声像档案的形成、积累和整理工作，在其全部或阶段形成以后，按季度向总部行政管理中心进行移交，不得私自留存。未按时移交的，视具体情节予以相应的行政处罚。5.13.1.5 实物档案的移交：实物档案形成单位需在档案形成后的一周内，向总部行政管理中心进行实物档案移交。5.13.1.6 对于下列各项重要资料，各级责任单位应在取得后的十工作日内完成移交工作，如不能按期移交需向总部行政管理中心书面说明情况，并确定延迟移交日期；外埠地区公司根据实际情况按季度进行移交。（外埠地区公司因考虑原件使用率高，可移交复印件或电子版）重要资料包括：公司法律资质类文件：营业执照、组织机构代码证、公司章程、审计报告、验资报告、税务登记证、房地产开发企业备案表、企业代码、企业暂定资质证书等。5.13.1.7 合同档案的移交5.13.1.7.1 各单位当期签订的合同正本及相关资料，以月度为单位向总部行政管理中心备案、移交，即为每月第一周，各单位移交上个月已签订的合同及相关资料。5.13.1.7.2 各单位上报的纸制版合同均应为原件，须确保归档文件的清晰、齐全和完整，对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制。5.13.1.7.3 各单位上报电子档案时须确保与相应的纸质合同文本条款内容完全一致，做好电子文档的备份，确保文件无病毒。5.13.1.7.4 各单位备案合同同时建立目录及编号，应按类别、文号、时间顺序进行整理装订成册，整理完毕后方可移交，且移交单位应将每月移交的合同及相关文件按合同编号排列，并按顺序编写目录。5.13.1.7.5 移交时移交人应仔细填写档案移交收进登记表，移交完成双方各存一份以备查考。5.13.1.8 工程档案的移交5.13.1.8.1 地区公司在与总部交接工程档案时，由地区公司指派的专人或者工程档案管理员负责移交，移交表单须经项目副总以上人员签字确认。5.13.1.8.2 工程资料中的基建文件、监理资料、施工资料应随工程进度同步收集、整理。在施工过程中，考虑基建文件使用频率较高，所以，只在每月5日之前将基建文件电子目录移交到总部档案室进行备档，文件存放在项目公司，并要求项目公司保证基建文件的完整性，不得丢失，不得私自作为他用。结算资料在完成全部结算工作后，由成本控制中心组卷整理完毕后移交至总部档案室进行存档。监理资料和施工资料以及竣工图应于工程竣工后整体移交至总部行政管理中心档案室进行存档。5.13.1.8.3 地区公司在接收监理资料、施工资料和竣工图时，应检查所交资料是否符合规定要求，监理单位和施工单位应在向各地区公司移交竣工资料时，按照建筑工程资料管理规程中P248页和P250页填写“档案移交书”及“档案移交目录”，5.14 移交要求：5.14.1 移交的资料均应为原件，如因各种原因无法移交原件的注明原因。若总部各中心/部门、地区公司业务工作须使用原件资料，应事先与总部行政管理中心进行原件移交，再办理借出手续。5.14.2 移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且有保存价值和意义的文件资料。5.14.3 资料应按类别、文号、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。5.14.4 移交时移交人应仔细填写档案移交收进登记表（附件9.1.5），应确保填写内容的完整、准确、清晰，并上报主管领导审核，主管领导确认无资料缺少、遗漏等情况出现签字确认，即可进行下一步正式移交工作。5.14.5 正式进行档案移交时，总部档案管理人员对移交资料进行检查核实，并认真核对档案移交收进登记表，双方确认无误后签字，最后将移交目录及资料上报总部行政管理中心主管领导确认签字后，移交工作完成。移交双方各留一份档案移交收进登记表（附件9.1.5），以备查考。5.14.6 移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。5.15 移交时限：5.15.1 各项目公司及总部各中心公文档案，电子版和纸质版均由行政管理中心公文管理员于每月15日前将上月公文档案移交至地产档案室，移交时要求目录清楚，文件整齐，无原件的注明原件存放处，装盒整理后连同纸质版目录及电子版目录一起移交至行政管理中心档案室存档。5.15.2 工程竣工档案预验收合格后，必须在工程竣工后六个月内向城建档案馆移交一套完整的建设工程档案，并由各地区公司按照建筑工程资料管理规程中P248页和P250页填写“城市建设档案移交书”和“城市建设档案移交目录”，并按照档案馆要求，依据建筑工程资料管理规程中P249页填写“城市建设档案缩微品移交书”同时向公司进行工程档案的整体移交。5.16 档案的使用：5.16.1 公司工作人员及外单位人员借阅总部档案文件的规定：5.16.1.1 公司工作人员因工作需要到总部档案室借阅本部门档案、资料，需办理借阅手续。5.16.1.2 借阅档案文件需在档案借阅查询登记表（附件9.1.8）登记；并填写档案借阅审批表（附件9.1.6），上报本单位第一负责人审核，按授权报总部主管领导审批后，方可借阅。5.16.1.3 声像档案保存版、电子档案一般不借用。如有特殊需要，需经总部主管领导审批方可借用。5.16.1.4 借阅人如需到总部行政管理中心调阅其他部门的档案时，也需填写档案借阅审批表（附件9.1.6）。5.16.1.5 外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信（要有印章、领导签名及联系方式），经授权领导审批后方可借阅。5.16.1.6 档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司。5.16.1.7 档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，其直属主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损现象。 5.16.1.8 档案借阅人无权将所借档案转借他人。5.16.1.9 借阅机密档案时，借阅人须保证档案的机密性，合理利用，不得自行复制，不得向第三方泄露信息。5.16.1.10 电子档案仅限借阅光盘版，借阅人无权复制、修改。5.16.1.11 借阅人需要复制档案时，应提出申请，档案人员按规定予以复制。复制件用后应及时归还，不得转让、交换或买卖。5.16.1.12 借阅的档案必须及时归还：5.16.1.12.1 所有档案借阅期限不得超过一个月，。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。5.16.1.12.2 档案管理人员应在借阅期满前两个工作日向借阅人下达阅档催还通知书（附件9.1.7），借阅人应在三个工作日内给予回复意见。5.16.1.12.1 各单位合同管理人员负责对本单位各部门提供合同的借阅支持原则上不外借合同原件资料，只能将复印件借出。若确因工作需要借阅合同原件资料，应经过本公司授权领导审批后，总部行政管理中心总监审核签字后，再向本公司合同相关管理部门办理借出手续，且原件资料必须在5日内归还。5.16.2 总部档案管理人员使用各地区公司及各中心的文件资料的规定：可复制一份文件资料，填写档案移交收进登记表（附件9.1.5），并将复制件暂时保存在总部行政管理中心，待原件移交时，再用原件代替复制件。5.16.3 同级不同部门之间文件资料的借阅规定：可填写工作联络单，经相应领导审批后方可借阅。5.17 档案的鉴定：5.17.1 在移交资料时，进行详细检查，对文件资料进行初步鉴定，同时剔除未经领导审批的无效文件。5.17.2 根据档案文件内容的机密等级程度，确定每份归档文件的保管期限。5.17.3 保管期限分类永久（缩写Y）长期16-50年（缩写C） 分为两种：16年（缩写为C16），50年（缩写为C50）短期1-15年 (缩写D) 分为两种：5年 （缩写为D5），15年（缩写为D15）5.17.4 总部各中心/部门、地区公司档案管理人员应在每年的1月末完成对上一年度内登记存库档案的统计和分析研究工作，并将其统计分析结果汇报至总部行政管理中心，总部行政管理中心的档案主管负责检查、核实、汇总，并将汇总结果呈报主管领导。5.17.5 总部各中心/部门、地区公司档案室应每五年进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，并将审核结果上报各级领导审批。 5.18 档案的处置5.18.1 档案管理人员对档案进行鉴定后提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。5.18.2 如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。5.18.3 如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。5.19 销毁5.19.1 经档案管理人员鉴定销毁的档案须编制档案销毁清册（模板见附件9.1.13），交部门经理进行审核，确认无误后报相关授权领导审批，签字确认后方可销毁，销毁清单应予以保存，作为档案的一部分，随档案一并移交，保存。5.19.2 销毁档案的方法：对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做它用。档案的销毁必须由两名以上档案管理人员共同进行，销毁人、监毁人要明确分工。5.20 档案管理人员考核办法：项目考核对象内容指标备注档案制度建立、完善总部档案管理人员1、编制档案管理制度2、档案管理制度试行3、完善档案管理制度编制符合档案管理基本要求及满足公司特殊要求的档案管理制度，并不断完善档案日常管理总部档案管理人员及各中心/部门档案管理人员1、 档案的收集及管理2、 档案资料的移交工作3、 档案的保管4、 档案的借阅利用5、 档案的统计6、 档案的鉴定和处置1、 收集准确、及时、完整，管理能统一、有效、合理2、 移交工作能及时完成，且提供资料完整、清晰，无资料缺少遗漏现象3、 严格按照档案的重要及机密程度实行保管，保证档案的安全4、 档案的借阅和共享利用能及时、有效5、 统计准确及时6、 有效保管有利用价值及参考价值的档案档案室建设总部档案管理人员1、 建立档案室的利用规则2、 存放和保管档案3、 档案室的日常管理1、 符合公司的档案室特点及档案的管理要求2、 档案存放统一有序，保证档案的安全3、 管理合理有效，便于利用对口管理和指导总部档案管理人员1、 地区公司档案管理人员2、 各中心/部门文档员及时准确传达信息，统一合理地管理档案，针对本档案管理办法的对口指导及培训5.20.1 总部行政管理中心每半年对各中心/部门、地区公司的档案管理情况进行检查并对其档案管理人员在资料移交、分类归档、档案管理等方面进行评比，检查结果呈报主管领导。6. 工作流程： 见附件7. 注意事项:7.1 总部及地区公司的合同管理人员要做好档案借阅的登记工作，确保档案的完整性，杜绝档案原件丢失情况的出现。7.2 地区公司具体整理档案的人员，由地区公司自行确定，并做好各部门档案的收集、整理工作。同时确保原件的真实性和有效性，对于遗失或者存放个处的工程档案原件必须注明情况。7.3 档案管理人员须确保档案的保密性，不得利用职务便利擅自扩大档案利用范围，不得泄漏档案的秘密内容，确保档案的安全。7.4 工程档案管理办法在编制过程中以北京市现行建筑工程资料管理规程的有关规定为标准，对于外埠项目的执行标准和参考依据除在上述有特殊的规定外，均执行当地现行的工程档案管理规定。7.5 在向相关政府部门上报有关工程类档案的同时，如办理各种证件所提供的原件、办理竣工验收向市（区）建委提供的原件等，负责工程档案的管理员或者项目指派的专人应做好报送原件的备份工作。7.6 各地区公司工程档案管理人员应认真学习建筑工程资料管理规程，熟悉基建文件、监理文件、施工文件及竣工图的基本流程，对工程在施工过程中所产生的工程档案的填写要求有基本了解，以便于对工程档案的收集及验收。7.7 卷内目录表格统一使用EXCEL表格。7.8 总部各中心及地区公司内部流转的各类公文，由行政管理中心总文控员收集齐全，分类整理后存档，每月定期遵照档案管理制度进行归档。7.9 总部各中心/地区公司相关承办人不得逾期私自留存应该归档的文件。没有存档价值和存查必要的公文，由档案管理部门按授权鉴别、登记后销毁。8. 奖惩制度见奖惩管理制度。9. 附件： 9.1 公文档案9.1.1 声像档案分类9.1.2 文书档案分类9.1.3 电子档案分类9.1.4 实物档案分类9.1.5 档案移交收进登记表9.1.6 档案借阅审批表9.1.7 阅档催还通知书9.1.8 档案借阅查询登记表9.1.9 卷内文件目录表9.1.10 案卷目录表9.1.11 卷末备考表9.1.12 阅档催还通知书存根9.1.13 档案销毁清册9.2 合同档案9.2.1 合同档案移交收进登记表9.3 工程档案9.3.1 工程档案卷内文件目录表基建类9.3.2 工程类结算存档资料目录9.4 档案管理制度流程附件:9.1.1声 像 档 案 分 类序号资料名称重要级别保管期限保管单位绝密机密秘密1反映公司重大活动、重大历史面貌的声像材料永总部2各级领导人和著名人物参与本单位重要公务活动形成的声像材料永总部3公司组织或参加的重要外事活动声像材料永总部4公司级别各种重要会议的声像材料永总部5记录公司的重大事件、重大事故的声像材料永总部6反映公司的重点工程项目、重大工作成果的声像材料永总部7反映公司工程项目进度的声像材料永总部8公司先进人物及其典型活动的声像材料永总部10公司历届领导成员的照片永总部11荣获各种荣誉性实物的照片永总部12公司摄制的反映工作活动的专题录像，照片等长总部序号资料名称重要及机密级别保管期限保管单位绝密机密秘密1公文：密级程度为绝密永总部公文：密级程度为机密长总部公文：密级程度为秘密短总部2会议纪要（纪要）短总部3合同类（合同）：其中涉及金额超过一千万的重要合同永总部其余合同长总部4人事类（人事）长总部5组织机构（组织）永总部6管理制度（制度）永总部7法律、资质文件（法资）：含营业执照、审计报告、企业代码、银行税务登记等文件永总部公司章程等其余法律、资质类文件（法资）永总部8业务类专业资料（专业）长各中心/地区公司9媒体报道（剪报）长总部10参考资料（参考）短各中心/地区公司11图书、期刊、杂志（图书）短各中心/地区公司12广告宣传资料（宣传）长各中心/地区公司13退件短各中心/地区公司14其他类综合文件资料（综合）短各中心/地区公司附件:9.1.2 文 书 档 案 分 类电 子 档 案 分 类附件:9.1.3序号资料名称重要级别保管期限保管单位绝密机密秘密1项目规划设计资料永总部2项目营销策划资料永总部3项目效果图永总部4项目地形图永总部5公司宣传资料永总部 6文本档案电子版永总部 7其他电子版资料长总部实 物 档 案 分 类附件:9.1.4序号资料名称重要级别保管期限保管单位绝密机密秘密1项目沙盘长项目/地区公司2各种先进性评比活动中获得的锦旗、奖状、奖杯等长总部3公司在外事活动中对方馈赠的需上交的礼品长总部4在公务活动中有关单位