Outlook基本功能操作说明

Outlook基本功能操作目 录一、收发邮件11、发送邮件12、接收邮件3a)阅读邮件3b)答复发件人3c)转发邮件4d)删除邮件4二、邮件的分类管理及规则应用41、按收发件人、日期、标志等对邮件进行排序42、查找邮件43、创建规则44、设立外出时的助理程序55、其他6三、设置会议6四、创建便笺71、新建便笺72、查看便笺73、转发便笺7五、创建日记71、自动创建日记72、手动创建日记8六、任务管理81、创建任务82、为他人分配任务83、处理任务8七、关于发送传真9八、管理联系人9九、在公司外收发邮件10Outlook基本功能操作说明前言：Outlook是微软公司出品的套装软件的组件之一，它对Outlook Express的功能进行了扩充。Outlook的功能很多，可以用它来收发电子邮件、安排日程、管理联系人信息、任务管理、日记跟踪和使用便笺组织信息等功能，可以这么说Outlook是一个个人信息管理器（PIM）。公司目前大多数信息传输将使用Outlook，因此能否很好地处理信息将取决于您对Outlook的使用。下面我们将一一介绍Outlook的几大主要功能，便于您能快速掌握（以下以Outlook 2003为例）。一、 收发邮件1、发送邮件单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“邮件”选项，会弹出编辑对话框，所图1所示。图1在相应栏目中输入主题及内容。图2如果是发送给集团公司内部人员，点击一下“收件人”，将弹出选择姓名对话框，从左边分别选择接收人的名字，点根据不同情况，点击“收件人”或“抄送人”或“秘密抄送”，后点击“确定”，返回图2界面，如果还想插入附件，点击菜单上的“插入”“文件”，选择需要插入的文件后返回图2界面，再点击“发送（S）”按钮即完成邮件的发送。图3如果是发送给集团公司外部人员，直接在收件人及抄送人中输入对方的邮件地址，如输入rosete，然后点击发送按钮即可完成邮件的发送了。（秘密抄送：指所有收件人看不到其他秘密收件人的姓名。这常用于发相同的邮件给不同的客户，经如年终你可能将一张贺卡发给不同的客户，而又不希望客户名单泄露，通常采用这种方法。）2、接收邮件收到的邮件一般保存在Inbox文件夹里，只需打开Inbox文件夹就可以看到邮件。有未读邮件Inbox和未读邮件文件夹会以粗体字显示，并标有未读邮件的数量。图4a)阅读邮件双击需要阅读的邮件，就可以打开邮件，阅读其内容。点击相应的邮件会在阅读窗格中也会显示邮件内容。b)答复发件人如果想回复发件人，如图中选中某一主题，然后点击工具栏上的“答复发件人”，如果想答复所有人，点击“答复所有人”然后输入回复内容，再点击发送即可。c)转发邮件如果想将某一邮件转发给其他人，在如图中选中某一主题，点击工具栏上的“转发”，然后输入相应内容，再点击“发送”即可。d)删除邮件在如图中选中某一主题，点击左上角的“”删除图标，即将邮件转移到Deleted Items文件夹中。删除在Deleted Items文件夹中的邮件将彻底删除。二、邮件的分类管理及规则应用大家在邮件使用过程中，可能会将邮件进行分类，比如说将某人发的邮件或某部门的邮件放在一起，或者对邮件进行标记，或按收发件人、日期、主题等等进行排序，查找邮件、外出时的自动答复等功能以方便组织和管理邮件。下面将一一介绍其功能。1、按收发件人、日期、标志等对邮件进行排序如图所示右击“排序字段”，在下拉菜单中选择相应的排序字段，即可对邮件进行排序操作。图52、查找邮件如图所示点击工具栏“查找”按钮，会弹出“查找工具条”，在“查找”中输入特征字段和相应的范围，点击“立即查找”按钮即可。图63、创建规则为了便于管理我需要将某人发来的邮件放在一个特定的文件夹中，便于我来跟踪和管理，这就需要使用创建规则。以下以创建管理信息部文件夹为例，介绍如何创建规则。a)单击菜单“工具”“规则和通知”；b)在规则和通知对话框中单击“新建规则（N）”；图7c)在规则向导对话框中选择“将某人发来的邮件移至文件夹”选项，将“发件人为个人或通讯组列表改为*mtcn it department”，将“将它移动到指定文件夹中”更改为MIS，单击完成。即完成规则的创建。图8今后所有发件人是IT部门组的邮件将全部移到MIS文件夹下。4、设立外出时的助理程序如果你即将要出差或休假，请不要忘了设立外出时的助理程序。这样在外出期间，每收到一封邮件，邮件服务器会自动回复发件人，通知对方你已外出，暂时无法处理邮件。操作：点击菜单上的“工具”“外出时的助理程序”，弹出如下对话框。在“以下文字仅自动答复每一发件人一次”的内容中输入你要回复的内容，点击“我目前外出”就可以自动回复了。回公司上班后，点击一下“我目前在办公室”即可。图95、其他依据公司MT055文件规定，个人邮箱大小为100M（包括Inbox、Sent Items、Deleted Items文件夹）。当邮箱容量超过100M时，会定期收到管理员发出的邮件通知（也可以在邮箱属性查看容量），将限制邮件的发送功能，部分邮件也会转移到System Cleanup文件夹中。图10三、设置会议大家在平时工作中，可能会通知大家在何时何地开会或培训等其他事务，希望到了时间能自动提醒，Outlook已为我们提供了这一功能。操作：单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“约会”选项，会弹出编辑对话框。如图2所示。输入相应的主题、地点、时间、提醒时间、主要内容，再点击“重复周期”，可以设置每隔定期开会的时间，到时间会自动提醒。图11如果只要通知并提醒自己：在以上内容填写好后就可以点击“保存并关闭”，到时会自动提醒自己。如果要通知并提醒其他人：在以上内容填好后，再点击“邀请与会者”，在弹出的收件人中填写将要通知的人员并确定，然后点击“发送”即可，收件人均会收到此邮件，到了开会并会提醒所有收件人。四、创建便笺便笺是一种可以用于快速方便记录一些信息的工具。Outlook也提供了这一功能。1、新建便笺如图2所示单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“便笺”选项，会弹出便笺。就可以进行编辑。2、查看便笺如图5所示点击便笺图标，便可打开便笺。3、转发便笺如图12所示，右击需要转发的便笺便可实现转发。图12五、创建日记1、自动创建日记点击菜单工具选项，点击日记选项，如图所示选择需要记录的选项便可自动记录日记。该方法只能自动记录Office组件的记录。图132、手动创建日记点击日历，点击需要创建的时间点，即可创建日记。图14六、任务管理1、创建任务如图2所示单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“任务”选项，会弹出任务编辑对话框。输入相应的主题、开始时间、截止时间、优先级、完成率等，再点击“重复周期”，可以设置定期任务。2、为他人分配任务在创建任务的基础上，点击分配任务，在弹出的收件人一栏中输入需要完成任务的人，点击发送即可完成分配任务。3、处理任务当接受或谢绝一项任务后，Outlook会自动删除Inbox中的任务要求，对于接受的任务会保存在任务栏中。任务实施者需要自己跟踪任务进度。图15七、关于发送传真请参阅Faxmaker客户端的使用说明八、管理联系人在使用Outlook中，可以将你经常联系的客户信息及邮件地址存在Outlook中，以便今后发邮件时直接调用。操作方法：如图2所示单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“联系人”选项，会弹出联系人编辑对话框中输入相应的信息即可，点击保存并关闭即可。今后在需要发送邮件时，点击“收件人”在弹出的对话框中，在“显示名称来源”中选择“联系人”，即可看到联系人中所有建立的名单，选择相应的人员到收件人中点击确定即可。图16九、在公司外收发邮件请参阅Cisco VPN Dialer的使用方法10