新安发煤矿财务报销管理办法

财务报销管理暂行办法第一章总则第一条为了认真落实集团公司下发的财务联签管理办法，结合会计基础工作规范化实施细则的有关文件精神，推动我矿会计基础规范工作的常态化，特制定本办法。第二条主要内容：本办法根据相关的财经制度、集团文件及我矿的实际情况，将本办法分为以下三部分：原始票据注意事项、审批单填写要求及适用规定、报销联签流程。第三条本办法中规定的审批单有：借款审批单、员工费用报销审批单、（费用、预付款、费用挂账、费用报销）审批单。第四条本办法适用矿全体员工。第二章原始票据注意事项第五条公司对外经济业务所取得的原始票据分为：增值税专用发票运输发票、普通发票、行政事业性收据等第六条上述发票（除手撕定稿发票外）应载明如下信息：开票日期、付款单位名称（要写全称：山西灵石银源新安发煤业有限公司）、经济业务的性质、数量、单价和金额（具体根据票面载明的信息填写）、收款单位全称或者填制人姓名、收款单位需加盖发票专章、开票人等信息。1第七条凡填有大写或小写金额的原始票据，大写与小写金额必须相符；经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始票据附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文号；原始票据不得涂改、挖补。发现原始票据有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处理应当加盖开出单位的公章，对涉及金额变动的票据必须重开。第八条对索取的增值税专用发票、运输发票等涉及抵扣税项的发票，必须保持清洁平整，便于认证时扫描仪能够准确识别，增值税专用发票认证期限为180天（从开票日期起），对逾期票据无法抵扣的将追究经办人责任，并让其承担无法抵扣的进项税款。对残缺、折叠、油污发票无法认证识别，由此造成的可抵税金损失由经办人承担；因税务系统来矿检查时，发现报销人提供的发票为假发票的，将全额扣回报销款，并不得再行报销。第九条经济事项发生后（如预付款），与该经济事项的经办部门应跟踪落实收回收款收据和发票索取工作，在收到发票后根据业务性质及时办理报销或冲账；对经济事项发生后，不管不问且财务科多次催促，逾期一个月的仍不落实，财务科将向董事长汇报并建议暂停发放该经济事项经办人工资。第十条为保证报销单据规范、美观，票据应粘贴单面（不得使用双面有字的A4纸）有字的A4纸那一面上，原始票据呈平铺状粘贴，杜绝叠加粘贴出现“大肚子”形状的报销单据。第三章借款审批单填写要求及适用规定第十一条借款审批单填写要求1、需借款人填写的部分为：填单日期、借款人、借款部门、借款事由及用途、借款金额（借款人仅需填小写金额，大写金额将自动生成）、借款人签字。2、需审核会计手工填写的部分为：借款前挂账金额、借款支付方式。3、上述填写信息一律不得涂改。4、所有单据的填写与签字部分，一律用碳素笔或黑色中性笔，不得用圆珠笔。第十二条借款管理有关规定1、出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回7个工作日内办理报销还款手续。因清账手续不全，在规定时日内无法清理的，须经分管领导批准后，可再延期7个工作日内清理完毕。2、对于个人借款，财务科应严格按照财务制度执行，除零星采购、零星开支、差旅住宿费、会务费、培训费、工伤医药费可以借款外，任何人不得以任何名义借款抵付工资薪金及个人债务。3、前期借款未还者原则上不得再次借款，对借款已逾期没有清理的人员，每月发放工资时将在工资中扣还欠款（借款超出工资额的可留500元生活费）；对无正常理由，逾期1个月没有归还的借款按日收取1%。滞纳金，直接从次月工资中扣回，财务不再另行通知。4、驾驶人员备用金额度为2000元，发生的费用随时报销。小车司机只报销与车辆有关的费用，其他费用由带车人员按规定报销，不得由小车司机经手。5、食堂周转金暂定为30000元；办公室为5000元。6、借款风险由签批借款的部门负责人负责，造成的损失由部门负责人承担连带责任；7、出纳负责月末备用金清理工作，将借款人借款余额通知到个人，如在两天不回复的且已逾期的，出纳将在开资时按上述第3条履行扣款手续。8、年底前所有备用金必须清理完毕，各单位不留备用金；次年根据上年实际情况，由财务科重新核定备用金限额。9、借款人报销或还款用于冲账时，出纳应及时开具收款收据，并将收款收据交借款人。第十三条借款联签流程借款人应认真打印借款单据，并按以下流程签批：借款人签字一部门负责人审核签字（培训借款需经营管理科签字）-财务审核签字-财务总监复核签字-分管领导签字-董事长签批一出纳签字后付款。第四章员工费用报销审批单内容、规定及联签流程第十四条员工费用报销的内容：差旅费（出差及探亲假）、小车费用（过路过桥费、加油费、维修费、保险费）、办公费（办公用品购置及办公电器维修、房屋修缮等）、招待费等等。第十五条员工费用报销的填写要求1、需经办人填写的部分为：填单日期、经办人（或报销人）所在部门、经办人姓名、报销事由、如涉及到购买实物的应由相关验收人签字、出差或探亲起讫日期及地址、发生的各项费用金额（费用明细项空白处可根据需要增设）、借款人签字。报销费用合计小写（大写）部分会自动生成，不更改。2、需审核会计手工填写的部分为：右上角附件张数、支付方式（现金、打卡、挂账）。3、原始票据为增值税发票，应分别在指定位置列示税前金额、进项增值税金额。4、矿级领导费用报销由办公室负责经手，报销联签部门负责人由办公室归口管理。第十六条员工费用报销的有关规定1、差旅费报销有关规定（1）矿董事长、总经理、副总经理级别人员因公出差，食宿费用实行全额报销制，原则上住四星级及以下的酒店。（2）部门负责人及以下人员出差的住宿标准（每人每天）为住宿标准省会城市省会以下城市部门负责人260220部门副职220180一员工180150(3)同性别二人出差必须合住，住宿标准以两人中的最高金额一次报销。(4)出差期间，不得报销在酒店住宿期间与出差业务无关的费用，如个人洗衣费及其他各项个人费用。(5)员工出差须在规定时间内返回，以实际出差天数为准，如超出规定时间或地点变更，必须写明原因，由部门负责人及有关领导确认后，方可报销。报销时附住宿费发票(住宿票据上应标明住宿的人数、天数等信息)。(6)员工外出工作原则上乘坐公共交通工具，如需乘坐出租车须经领导批准。(7)探亲人员报销差旅费，只报销居住地的直线硬卧票价或汽车票价，不报销市内交通费用及订票费。如本人自愿乘坐飞机，乘坐飞机超出火车或汽车的费用自理。二个月报销一次探亲费用，每次探亲时间为七天，如本人不能探亲，配偶来单位驻地，可享受同等报销待遇。(8)报销人对报销票据的合法性和报销事由的真实性负直接责任，一经发现存在虚假现象，责成进行更正，并通知有关领导。(9)审核会计要复核单据的合法性、规范性和所附单据累计金额与报销单所填金额是否一致，单据数是否正确，报销所附单据与出差、探亲路线是否相符。(10)出差人员(或探亲休假人员)应在回矿后7个工作日内办理报销事宜，报销单填写应根据表格要求认真填写：出差(探亲)地点起讫、日期起讫、出差天数、车船费、市内交通费等。(11)办公室负责办公车辆的日常管理工作，具体是对各车辆油耗、行驶里程、过路过桥费、日常维护保养、修理费用等负责台账登记并监管。(12)办公室驾驶员外出，离开灵石去异地(以100公里为限)，每天补贴50元。2、办公用品、低值易耗品(指办公用)等报销规定(1)办公用品由办公室统一购置、统一管理。办公室为办公用品的具体管理部门，负责办公用品的采购、保管、发放、建账并定期做好库存盘点工作，并对被领用的办公用品实施跟踪管理。购买办公用品必须经办公室(除办公室采购人员)人员验收签字。购买办公用品应选择能够开具增值税发票的供应单位。(2)月底由各科室提出办公用品使用计划，办公室在结合库存情况后对各科室办公品使用计划进行初审，经初审汇总后，报分管领导审批后采购。(3)办公室应严格控制办公用具的配置范围和发放人数。领用人应在领用簿上签字，并承担所领用办公用具的保管责任。(4)对丢失办公用具的个人，应追究责任人的过失，由责任人承担丢失办公用具原价值50%赔偿责任，所收赔偿款交财务科冲减办公费。(5)对调离人员，应收回价值较大的(单价在50元以上的)办公用品，交由矿办公室处理，不得私自带走。(6)对办公用纸原则上采取双面使用。(7)矿有关内部文件可以采取网络(如通过qq群等方式)传阅的，应尽量利用网络平台，实现网络交互信息，减少不必要的纸张打印。第十七条员工费用报销的其他要求(1)招待费执行矿办公室制定的招待费管理办理，办公室是招待费和食堂费用的内控部门。(2)培训费用必须经矿经营管理科审批，矿经营管理科负责建立培训人员台账，以监督全年各次培训时间、各次培训人数、培训内容、培训费用。(3)员工在规定时间内享受的探亲假，需经营管理科负责人核实签字后，方可报销；经营管理科应建立人员探亲统计表，以便做好备查。第十八条员工费用报销流程填写人员应认真打印费用报销单据，并按以下流程签批：报销人(或经办人)签字一部门负责人审核签字一经营科负责人签字(存在探亲费或培训费时)-财务审核签字并加盖财务审验章-财务总监复核签字一分管领导签字-董事长签批一出纳复核签字后付款。第五章（）审批单使用范围、填写要求及联签流程第十九条（）审批单的使用范围、填写要求1、（）审批单可根据经济性质填写：预付款、付款、费用挂账、费用报销等字样。2、当（）内填写付款时，主要用于已挂账的材料、设备、劳务、工程进度款、电费等；3、当（）内填写预付款时，主要用于材料、设备、电费、加油卡充值、劳务、工程进点筹备及合同上标明需预付的其他经济事项；4、当（）内填写费用挂账时，主要用于发票已到，并经相关部门复核、验收等程序后，由财务暂行挂账，暂不付款的业务，主要用于材料、设备、劳务、工程进度、服务咨询等事项；5、当（）内填写费用报销时，主要用于发票已到，并经相关部门复核、验收、签批后，需费用化（如前期的预付款，发票收回）或直接支付的经济事项（主要指不归属员工报销单据的部分），如电费、税款交纳、占地补偿等。6、经办人应认真填写收款单位名称（全称）、开户行、账号、经济业务的内容、发票上载明的金额（增值税发票的在左侧填写不含税价、税额;普通发票小写金额）。7、需审核会计手工填写的部分为：需在（）内填明单据性质（如预付款、付款、费用挂账、费用报销等字样，此项经办人不要填写）、本次付款前账面挂账金额、右上角填写附件张数、支付方式（现金、打卡、挂账）、本次实际支付金额、备注（根据需要填写，主要用于承兑汇票拆分）。8、设备涉及质保金付款时应提供机电部门相关证明资料；设备维修应提供机电部门出具的验收合格报告；工程类费用挂账或付款应提供工程类合同、合同审查表、发票、结算依据、工程验收报告等；9、合同及其评审表必须附审批单后面，作为一项重要的附件资料。10、材料、设备费用挂账通知单（仅限于能开具增值税发票的单位）主要是根据供应科的需要而设置的，可在此单据后附多家单位经济信息，单据上应认真填写单位名称、材料及设备名称、开票日期、不含税金额、税款、价税合计等信息。附件张数由审核会计填写。11、购买的设备、器具为固定资产的，供应科应认真办理固定资产验收等签批手续；固定资产实行归口管理：办公室是办公用的固定资产主管部门，机电科是机电设备类固定资产的主管部门，经营科是地面设施类固定资产的主管部门，生产科是井下永久性巷道类资产的主管部门。12、对安全生产、环保、节能等专用设备由财务科负责做好资料的收集整理工作。第二十条（）审批单的联签流程审批单审批签批流程：报销人（或经办人）签字一部门负责人审核签字-财务审核签字-财务总监复核签字-分管领导签字-董事长签批一出纳复核签字后付款。第六章附则第二十一条简述各部门经管的各项经济事项：1、经营管理科负责工资表编制、劳务费审批、日常零工审批、人员培训、人员探亲费等人工性费用管控；2、供应科负责材料及设备款预付、经济合同签订、材料及设备付款、质保金支付等采购性费用管控；3、办公室负责食堂费用、招待费（烟酒费用）、日用品、办公用品费用、车辆费用（加油、维修、保养、保险、过路过桥）等日常费用管控；4、机电科负责电费、设备维修、设备购置、电路维护（如供电线路春检等）、设备质保金支付等费用管控；5、地面基建设施发生的经济事项由基建副总负责；6、其他部门根据职责范围履行好各自职责范围内经济事项。第二十二条为了协调矿对内、对外的业务，方便员工费用报销，员工日常报销为每周三、四、五三天，其中每月15日为税费交纳日，暂停报销一天。每月末，为了保障月末结账，每月28日至次月2日期间暂停报销，所发生费用转做次月报销。第二十三条本办法由财务科负责解释并于下发时施行（附件共3份）。