行政秘书SOP介绍-廖协理

公司 秘書課工作作業標準2005/11/4修訂壹、 数据管理作业标准1一、文书档案管理作业标准1二、名片管理作业标准4贰、主管行程安排及协助作业标准5一、行程安排确认登录提醒作业标准5二、差假手续办理支持作业标准13三、代办高阶主管出国手续作业标准15参、行政业务作业标准16一、费用报支作业标准16二、事务用品增补礼品申请作业标准17三、公文数据收发作业标准18四、翻译文件作业标准21肆、个人公关作业标准22一、婚丧喜庆处理22二、电话对应作业标准23 三、访客接待作业标准26伍、其它作业标准31一、高阶主管个人需求作业标准31A总经理个人需求作业标准31B副总个人需求作业标准35C副总个人需求作业标准41D副总个人需求作业标准43E特助个人需求作业标准47F副总个人需求作业标准51F副总个人需求作业标准53壹、資料管理作業標準 一、 文书档案管理作业标准情况步骤注意事项说明(一)剪报管理 标的 平时上班日1. 剪报内容分为CMC群报导、产业新闻、其它消息、产险相关、纺织相关每日由一Leader负责统筹、跟催阅报情形并扫瞄挂计算机上。每日剪报需于10:30前完成影印托号讯。秘书课存有剪报档案，于翌年元月份装订成册，存盘。剪报工作2001年10月经简协理核定由企划管理GROUP共同制作。CMC报导中华及裕隆相关消息产业新闻五大车厂、产业相关报导、机车、WTO汽车相关、整体经济环境其它消息进口车消息、汽车外围商品讯息产险相关产险业相关报导纺织相关纺织业相关报导，谨呈董事长确保影印质量，避免模糊、缺页。 三天(含)以上之休假期间剪报人员于放假前排好回厂加班日期。于返厂上班前一日完成所有剪报作业(剪、贴、扫瞄、挂上计算机)。(二)报章杂志管理凡是呈阅主管的所有报章杂志皆须过滤右列注意事项后再呈阅。若主管指转送其它单位，则依指示转送。主管阅后之杂志存放得视内容及主管之需求订定保存期限。若主管曾指示某些杂志径转送其它单位则径送。逾保留期限之杂志及文书数据须过滤其内容后，可送给CMC图书馆。若内容为公司之专题报导或其它具存参价值之报导，应先确认是否有其它单位存盘，若无则须保留或提供给其它单位存参。(三)书籍管理属主管所有之书籍可视状况分类保存。(四)档案管理档案管理依下述分类管理：a.类别(部门、信件)。若有需求时可于档案前附加文件名目录。档案内文件如工连单、通告、会议通知等若已过有效期限即可销毁； 机密资料逾期先以碎纸机销毁再丢弃。二、名片管理作业标准情况步骤注意事项说明(一)名片管理名片上加注日期。依主管需求予以分类，依序放入名片盒。有新名片时立即抽换旧名片。主管通讯簿上之数据配合名片换新随时更新维护。加注日期目的在区别其名片之时间性。貳、主管行程安排及協助作業標準 一、行程安排确认登录提醒作业标准情况步骤注意事项说明(一)公司内部例行性会议将正确之会议名称、时间、地点等详实的登录于白板或行程备忘卡或PDA上。于会议召开前，提醒主管出席会议，并将会议通知、议程及资料呈给主管携带赴会。会议召开如有变动，应尽速呈报主管知晓，并同时修正白板、行程备忘卡、PDA之内容。主管如因事无法准时出席会议，应代为告知承办人，并向主办单位说明。主管如无法出席会议，应请示是否需委托代理人出席？如YES，应知会代理人该会议相关事宜及数据，并同时转知承办单位； 如NO，则应于事前告知主办单位。如主管为该会议之主持人，遇有需变更会议召开时间时，可斟酌主管行程内容，先行拟妥一建议案提供主管参考。更改后，应尽速知会与会人员。(二)外界邀约参加之会议收到会议通知先行确认是否与其它会议冲突(如为初次受邀之会议，先了解会议性质及与会人员)。将会议通知及所汇总之相关资料呈送主管。确认参加与否。行程登录。向上一级主管口头报告行程。.安排与会之相关事宜。通知代理人。提醒主管出发时间。通知司机STAND BY。若YES呈阅会议通知时，加以注明。NO记录于自备之主管行程内，而后将该通知上呈主管。若YES(1)记入主管行程备忘卡、登录于白板或PDA上(2)如需数据，协调相关单位准备，并随时F/U。NO事前告知主办单位，切勿拖延。知会司机会议时间及地点，并与其讨论出发时间，而后向主管报知。应预留时间供主管准备出差之相关事宜。如遇用餐时间，应请示是否需准备餐点。如有需携带之文件，应先行置于座车上。(三)媒体要求采访时了解其欲采访之主题及时间、地点。如直属主管核示直接请示高阶主管，则由秘书直接请示。登录行程。前一日与对方再确认。提醒主管隔日有媒体来访。检视相关事宜是否已安排妥当。如判断可由公关回复之一般性采访，而对方亦同意由公关回答，则可将案子转给公关(避免直接将电话转给主管)若YES(多由公关承办)(1)联络对方采访时间、地点，并了解来访人数及来访人员阶层。(2)协调相关位准备资料。(3)依高阶主管指示联络相关人员一同出席。(4)如需参观工厂，应于事前填妥申请单，并会相关单位。备齐待客应备事宜，并随时跟催。若NO(1) 请示是否转由公关应对？亦或拒绝接受采访？(2)依指示办理。如无把握判断正确，则可汇集相关讯息，呈报上级主管核示。(四)外界邀请演讲时了解相关内容(如演讲主题、地点、时间、听讲对象、人数、听众阶层等)。请示主管意愿。若YES(多由公关、总经理室承办)(1)回复对方。(2)联络数据准备事宜(包括数据准备，另请示主管是否需随行人员)。(3)随时F/U数据制作进度。(4)呈核资料。(5)登录行程。(6)准备当日需用设备如投影机、幻灯机、雷射笔等。(7)于前一日确认相关准备事宜。(8)提醒赴会。NO委婉予以回绝。(五)公关活动之参与收到邀请函。了解对方与公司或主管情谊。检视是否与其它行程冲突。请示主管参加之意愿。若YES(多由公关、或采购等部门承办)(1)准备相关事宜(含致词稿)。(2)准备贺礼。(3)与司机沟通前往路线及出发时间。(4)登录行程。(5)提醒出发时间。若NO(1)委婉的告知对方主管无法参加。(2)致赠贺礼。(六)餐会 主管为主办人 主管为受邀宾客了解宴请对象、欲安排之宴客场所、宴请时间、大约消费金额等。安排宴客事宜。请示是否需备纪念品。行程登录。提醒赴会。与司机沟通前往路线及出发时间。确认是否准备贺礼。行程登录。通知对方。提醒赴会。如主管对某些细节尚无腹案，应依主管平日习惯及宴请对象，适时的提供意见。如主管自行前往，则须于事前备妥相关路线图供主管参考。如(1)座次排定。(2)订席、订菜单。(3)确认受邀者之时间。(4)发邀请函。(5)前一日F/U宴席准备情形。(6)确认是否须安排接送。(七)高尔夫球联谊 主管为主办人 主管受邀参加了解邀约对象、欲安排之联谊场地、联谊时间等。安排相关事宜。行程登录。前一日再次确认球场。提醒出赛。其它临时待办事宜应变。CHECK主管时间。请示主管参加意愿。如主管对某些细节尚无腹案，应依主管平日习惯及邀约对象，适时的提供意见。应提醒主管避开实施交通管制的例假日，以免因此而无法顺利进行。如前一日雨天，则应请示是否要取消活动？若YES尽速联络参加人员，同时取消球场预约。 NO球赛如期举行。若YES(1)登录行程。 (2)提醒参加。 NO诚恳的告知对方不克参加的原因；或婉拒。如(1)球场预约。(2)球票筹措。(3)邀约。(4)分组名单。(5)发邀请函。(八)参加公司内大型活动先了解主管在该活动中所扮演的角色。跟催相关必备资料(如致词稿、程序表等)。请示是否需陪同出席。行程登录及提醒。(九)非上班时间之活动收到活动讯息。先了解活动性质及主管在该活动中所扮演的角色。过滤是否与其它活动冲突。确认参加与否。行程登录于活动前确实安排好与会之相关事宜，包括致词稿、流程表、讲稿、贺礼及司机接送等。请示主管是否陪同出席或其他配合事宜。提醒赴会时间。若主管不出席，事前通知主办单位。二、差假手续办理支持作业标准情况步骤注意事项说明(一)国内、外出差确认出差时间及地点。确认出差期间之职务代理人后，填妥电子差单，并上呈上一级主管核阅。确认及安排出差地点之往返交通工具。制作同行人员名单、联络电话及细部行程、活动表。1. 国内出差不须填差假单，但须向上一级主管口头报告行程。2. 国外出差须填写电子出差单呈上一级主管核准。(二)请特休假确认主管今年度之特休天数、已休天数及剩余天数。确认主管之职务代理人并通知代理人及相关单位。电子假单之填写与呈核。确实确认，以免请假天数超过实际剩余天数。(三)请有薪事假确认主管目前为止所持有之有薪事假。确认主管之职务代理人。电子假单之填写与呈核。确实填写主管之出勤状况单。主管之加班时数可换取1/5的有薪事假(特休假有薪事假18天为主管一年可休假天数)(四)其它注意事项秘书应请示主管于出差(国) 或回厂(国)当天，是否需要配合加班或其它协助。有关请假规则请参照公司工作规则。1616/56三、 代办高阶主管出国手续作业标准情况步骤注意事项说明接获主管出差通知。确认出国日期、时间、地点。登录于主管之备忘卡、PDA、白板。KEY IN电子出差单。确认出国所需证件(护照、港签、台胞证、其它国家签证等)、资料。将办理证件所需数据交事务课办理签证及洽订机位。请示主管是否须借支及兑换外币。(须问清主管所需面额及张数)核对证照、机票无误。查核查检表项目无误后，再将证件、资料一同呈给主管。准备完整之携带资料。(如名片、礼品)11.安排好各地接送机事宜。制作行程表(含住宿地点、联络电话、传真等)，并分发代理人，以掌握其行踪。随时检查证件之有效期限，到期前立即办理，以防临时需要。随时跟催承办单位准备数据。Reconfirm往返之班机时间 ，以利司机接送。參、行政業務作業標準 一、费用报支作业标准情况步骤注意事项说明(一)国内外差旅费报支(二)一般费用检视主管交付的发票、单据或其它单据之内容并核对单据是否正确及完整。填写国内/国外出差旅费报支单交通费、宿费以及其他杂支费用单据，黏贴于出差旅费/出勤费用报支凭证黏贴纸加以编号并填写金额、日期、用途及出差人。要填电子报支系统。填好表格并确认无误后呈送主管审核签章。核对发票内容与金额。电子报支系统单据印出并将发票黏贴。备齐各项填好表格并确认无误后呈送主管审核签章。发票先核对公司名称、地址、统一编号是否正确、清晰。事前若曾借支，除附上该单据作为扣除凭证外，将借支金额一并填入出差旅费报支单上。二、事务用品增补礼品申请作业标准情况步骤注意事项说明(一)礼品申请若有厂外访客来访，先请示主管致赠之礼品种类后向公关课提出需求，并确实准备完毕。主管国外出差之礼品准备亦按照上述向公关提出需求。事前F/U礼品是否备妥(访客来访前或出差前一、两天备妥礼品及礼品清单)。主管若有临时需求，尽速向公关课提出需求。若主管无特殊指示，依礼品致赠办法分级选择。秘书得视主管需求，外出购买所需礼品。有重要客人来访时(尤其是MMC、DC高阶主管)，应先送花和酒或花和水果至下塌饭店(一年不超过二次为原则)，并以工连单通知事务课代为处理。三、 公文数据收发作业标准情况步骤注意事项说明(一)公文收发作业标准收到公文先检视由承办人至该部门主管之送文流程是否完整，不完整者退回原单位补呈。若有会办单位被遗漏，径转送会办单位会签。若会办单位有签注意见时，应先送回原承办单位了解。过滤后之公文，应尽速呈送主管核阅。主管批示后之公文，应尽速处理分发，不可延误时效。注意某些敏感性公文(密件)须依公文流程呈送。总经理已签准后之发文稿、签呈或收文签、报告书等之公文，先送交人力资源组处理。转知单、工连单等转知总经理之公文，针对总经理核准及指示之部份，扫瞄后E-MAIL给承办及相关人员，原稿掷回提出单位之经理。若主管对其他单位或个人有任何书面指示，可视需要影印或记录下来，以利跟催。总经理出国期间，若有未决部份可请示代理人。(二)信件收发作业标准到信件先行过滤分类：(1) 工商简介可视需要呈阅或丢弃。(2) 私人信件径呈主管(不拆阅)。(3) 若主管曾指示某类别信件之处理原则，则径行处理。(4) 其它信件分类呈阅。主管阅后若指示分送其它单位，则尽速分发。处理完之信件可视重要性予以分类存档。(三)数据收发、影印作业标准过滤分类：(1) 若为存参文件可直接存盘处理。(2) 若为主管指示需要之数据立即呈阅。(3) 若主管曾指示某类数据之处理原则，则径行处理。(4) 其它数据分类呈阅。主管阅后若指示分发其它单位参考，则尽速影印分发。其余未获指示之资料可视重要性予以分类存档注意影印之质量。确定分送之单位无误。若主管对其他单位或个人有任何书面指示，可视需要影印或记录下来以利跟催。四、翻译文件作业标准情况步骤注意事项说明(一) 各部门直接要求翻译或缮打过滤翻译内容。将承办的工作报告直属主管。请需求单位提供专有名词之日语或英语写法，以供参考。无法依期限完成者，立即报告直属主管，或者向直属主管请求支持(如送厂外翻译、打字)。(二) 主管直接交办之翻译或缮打衡量若个人可独力完成者，自行负责。若无法独力完成者：(1) 由主管协调全员配合完成。(2) 确实掌握完成日期。若无法实时完成，应事先向主管报告，并寻求支持。肆、個人公關作業標準一、 婚丧喜庆处理情况步骤注意事项说明(一)贺卡主管需寄发名单之调查与建檔。贺卡制作跟催。贺卡寄发名单打印与寄发。主管接获贺卡时，确认所收到之贺卡是回卡或新增名单。贺卡应于每年十一月底以船运或大宗邮件寄出。若新增名单则请示主管是否回复贺卡。 二、电话应对作业标准情况步骤注意事项说明(一)接听所属主管外线电话时原则上铃响三声内接听。告知对方自己所属的办公室并亲切问好。了解来电者身份后判定是否直接转接。(1)可直接转接。(2)无法立即转接者： A.填写留言条(包括日期、来电时间、来电者数据及其它相关事宜)。 B.允诺尽速回复消息。 C.迅速将讯息传达给主管。 D.接受指示，立即执行。应于转接前让主管了解来电者身份。如不了解来电者身份，或主管适巧无法接听时，应委婉的告知原因，并表示歉意。例：总经理办公室，您好！ 副总经理办公室，您好！未经主管核准，不能将主管家里电话、专线、行动电话号码告知他人。上班及加班时间(配合主管需求)，电话均应有人接听，有事离开办公室，应转由其它秘书或其它人员代接。(二)代主管拨接外线电话时接到指示立即动作。亲切问好并表明自己的公司及办公室名称。请其代为转接所欲联络之对象。(1)得顺利转接者：A.先向对方问好，复述自己公司名称力并告知哪一位主管欲和其通电话。 B.请其稍候，立即转接。 C.转接给主管时，应向主管报告所将转接之电话为何公司、何人之电话。(2)无法顺利转接时： A.究明无法顺利转接之原因。 B.请对方代为留话。 C.将情况立即回报。必须在请对方转接前，先行表明自己的身份。(三)接听主管内线电话时电话铃响立即接听。亲切地向对方问候并代期转接给主管。(1)得顺利转接者。(2)主管适巧无法接听时： A.来电者为主管之上级主管a.主动向其报告主管无法立即接听之原因。b.征求对方同意稍后立即请主管回电。c.立即设法联络主管回电。B.其它主管或同仁来电时：a.告知主管正巧离开办公室或开会中。b.了解来电原因。c.详填电话留言条。d.视其轻重缓急，决定是否需立即联络主管回电。转接前务必将来电者所属单位及姓名清晰的告知主管。如能进一步了解来电原因，则应于转接时简明扼要的一并报告。无法立即联络主管回电，应尽速回报让主管之上级主管了解，谋求进一步对应之道。应尊重来电者个人之意愿，如其希望立即联络则应全力予以协助。如为主管朋友，可以电话留言条书明原委请主管回电，或视情况代为转接。 三、访客接待作业标准情况步骤注意事项说明 (一)厂外访客之接待接收欲来访之讯息。了解其来访之目的、身份与公司或主管之关系。约定回复时间。将欲来访宾客之信息向主管报告。了解主管接受之意愿。 (1)主管可亲自接待时: A.请示是否须相关人员一同出席？并立即予以处理。 B.如须准备相关资料，应随时跟催。 C.访客来访前一日，再次与其确认来访时间、人员等相关事宜，并提醒主管。 D.视访客及出席人员之多寡，斟酌是否需提出人力支持之需求。E.于访客来访前检视相关设备之运作是否正常。F.访客来访前提醒出席人员准时出席。 G.与警卫室及庆龄大楼一楼服务台联络并告之来访宾客之公司名称、姓名及预定来厂之时间等。 H.接到服务台之通知后，应于楼梯口迎接并引导进入会客场地。 I.向主管报告访客已到达。 J.递送茶水、点心等。 K.若安排参观工厂 a.于预定参观时间前联络相关人员STAND BY。 b.访客出发前递送小帽。 c.会客场地之整理、整顿。 d.访客返回前将(冰)湿纸巾、(冰)饮料置于会客场地。 L.联络访客座车等候。 (2)主管委请相关人员代为接待时: A.与相关人员确认其行程之安排是否有困难？NO 径行联络YES向主管报告情形，并谋求解决之道。 (3)主管因故无法接受拜访时，应设法技巧地将此项讯息转达让对方了解，并设法取得其谅解。未取得主管指示前，不可自行允诺，应委婉的让其了解情况。如无法在约定时间内回复，应事先让对方了解，不可失信于对方。包括欲来访者之公司名称、单位、姓名、来访人数、来访目的、欲来访之时间等相关信息。务必于宾客来访前将资料备齐，并检视后呈送相关主管核阅。必要时须协调相关单位派车接送，如有变化应即向主管报告，并谋求因应之道。数据、点心、饮料、湿纸巾可事先整齐地置于会客室桌上；一日内若有多次之宾客来访，宜准备不同之饮料及点心予以替换。如有特殊访客可请警卫免去访客交换证件之手续，以缩短访客进厂之时间，同时使其感受到受重视之程度。客人进厂后，若厂内尚有未到席人员，应再一次通知。遇特殊状况则须于访客进厂时立即向主管报告，同时应视访客之国别、性质等为主管准备适宜之名片。若主管未能实时出席，应委婉的向访客说明原因，并向其致歉。告知备妥之饮料供宾客选择，并以宾客为先，而后再递送给厂内主管，并视会谈时间长短斟酌替换茶水及点心等。应事先协调公关课及杨梅厂等相关单位，安排人员陪同参观并予以讲解、说明。须于访客返回前完成。应委婉告诉对方主管无法亲自接待的原因，并向其介绍当日接待人员的背景资料，以及接待场地。（二）厂内人员之接待向主管先行通报。依主管指示引导其进入办公室。茶水招待若同时有多位同仁欲会见主管，应视其来访之先后顺序，以及洽谈事务之轻重缓急，予以适当之安排；同时告知将以电话联络会见时间。如为主管之上级主管来访时，则径行引导进入主管办公室为宜。若主管适有其它访客，可直接向主管之上级主管报告，再依其指示行之。如拜访时间延至用餐时间尚未结束，则应主动提供点心，同时请示是否需准备餐点?如厂内人员来访时，主管适巧不在办公室内，则应权宜协助尽速了解主管去向。当主管办公室内有访客时，除非绝对必要，否则以不进出其办公室，及不转接电话为宜。伍、其他作業標準一、高阶主管个人需求标准情 况注 意 事 项说 明A总经理 (一)例行工作 (二)文书管理(三)电话接听(四)访客接待 (五)行程安排 (六)贺卡处理 (七)婚丧喜庆事宜 (八)财务处理(九)个人习惯B副总部分(一)例行工作(二)文件档案管理(三)行程安排(四)电话接听(五)财务处理(六)通讯簿管理 上、下班时，开关门并确认门窗、电器是否已开关。二、三天左右需浇花一次，若花卉枯萎时，通知事务课协助处理。巡视笔筒内的铅笔是否削尖，原子笔、荧光笔等是否欠缺或缺水。每天要倒垃圾随时准备一壶白开水。除湿清净机应经常打开。计算机开机剪报管理(1) 当日剪报须于定时提供副总参阅，(2) 若总经理在台北须将当日剪报托号讯到台北公司。(3)如有重要消息，应于剪报完成时，立刻传真到台北公司。公文整理 (1)公文摆放顺序，除急件外应以只要签名不需详细阅读的公文为优先，摆放在最上面，且公文内容一定要阅读，以增进对公司的了解。(2)一定要CHECK公文之内文是否有部门主管未批阅或主管有疑问而该单位尚未对应者。(3)总经理批阅公文时，应掌握时间进入办公室拿取已批示之公文。 (4)CHECK公文流程。(5)公文上若总经理有任何批示时，应立即提供给相关单位主管。(6)总经理已批示之签呈、报告书送至管理部。出国相关数据管理总经理所需资料应于出国前送交总经理或转交其它同行人员，并详细确认是否已送达。 一般数据管理(1) 演讲稿一定要在演讲前一天送呈黄副总经理确认完成，若无法及时于上班时间内确认完成，应传真至总经理家。(2) 公司各部门个人电话号码一览表(由事务课提供)，放置于办公桌上，并随时注意更新。(3) 总经理个人专用电话簿，共三本，office、home、car各一本，并随时注意更新。(4) 如接获书信时，属私人信件(如信件上写明“亲启”)不得拆阅，如属公司行号者，应视其内容予以过滤是否上呈或转交其它部门代为处理。当电话铃响，若总经理在办公室内，则先问明来电者之姓名、公司、洽谈内容等，并告知对方总经理目前刚好离开座位或正在开会中，请其稍后，待请示主管后如欲接听，才将电话转入，若不接听则以前述理由予以婉拒。当总经理不在办公室时，则除问明来电者之姓名、公司名称、职称、电话号码、及洽谈内容之外，更须详细确认来电者姓名与公司名称的写法，以免造成“同音不同字”的笔误，并将所得讯息记在电话留言条上，注明来电时间及经办人之姓名后，呈予总经理。电话留言条上，除注明电话区域号码之外，更须确认是否有分机号码或直拨专线。转接电话时，应留意主管是否有空档或是专线电话是否占线中，若不方便转接时则请对方先留下电话号码，待稍后总经理有空档时，再由秘书主动拨电话给对方后转接。当主管请秘书联络或接听某人时，秘书应尽速联络对方，若对方不巧正在开会或是不在时，则须立即将此讯息转达予主管了解，并留下姓名、电话号码请对方回电。在帮总经理接听电话时，若对方公司一直铃响但却无人接听时，则先电至障碍台112询问该公司电话是否故障，并将所得讯息转达主管。若有国际电话或其它重要电话进来时，此时总经理正接另一通电话时，则以递纸条方式，请示总经理是否先行接听。原则上记者会或股友等来电，先请公关接听过滤，若来电者为初次接洽，则视电话内容先行过滤。例如:土地方面管理部 买车事宜营销部下班或离开座位时，须请同办公室同仁代为接听。当得知有访客来时，应先请示总经理是否须准备公司简介(中、英、日)，经营理念等公司相关资料，使来访者能更深一层了解公司。若为预先约好之访客，则先请至会议室，待通知总经理之后，再请入总经理办公室内洽谈。若来访者事先并未约好却径自来访，若人尚在大门口，则当警卫室打电话通知秘书时，秘书应告知主管对方为临时来访，若总经理愿意接见，则请警卫予以放行，若不愿接见则婉转告知对方黄副总经理出差或不在厂内，打消对方念头。当访客来访时间较预定时间稍早，或来访时碰巧总经理离开办公室或另有要事时，则先请对方至会客室稍待片刻，除以茶水招待，并可随附中华月刊等数据供其阅览，以免对方久候不耐。当客人进入总经理办公室后，先以茶水招待，并冲泡咖啡或红茶，若须洽谈很久，则再另行补充茶水，供其自行取用。若来访者为重要客人，或来访时间已接近(或超过)用餐时间，则除饮料外，另以饼干招待并请示是否须准备餐点。当天气炎热或客人至工厂参观，或用膳回来之后，此时因活动量大，应以清凉饮料招待，并附上纸毛巾擦汗。若来访者为重要贵宾，则应事先准备好礼品，并贴上黄副总经理名片。若访客有特别要求，如特别想喝(吃)什么，或是不能喝(吃)什么，则应尊敬对方，使之宾主尽欢。.离开后，应尽速将使用过之杯盘收拾并清洗干净。若访客会再进来则亦应先收拾干净，待访客重返时，再重新奉上热茶或冷饮。每周六或放假之前一天，应准备下周之行程备忘卡予黄副总经理。备忘卡上之行程须随时更新与补充，使备忘卡上登录的皆为最新、最正确之行程，修正补充完后，立即交还予总经理。在为总经理安排行程时，原则上若其中一天已有行程，则尽量将其它行程排至同一天，避免每天皆有访客或会议，使其行程可连贯，时间更能充分运用。在收到会议通知或请柬时，先将其时间、地点登录于备忘卡上，若黄副总经理不参加，再予以擦掉。若行程尚不是十分确定时，则将备忘卡该行程处写上“预定”二字。当得知新行程时(如会议通知或请柬)，于书面上看不出开会或邀宴之原因目的时，则需先洽询确认后，将原因理由写于字条上，附在会议通知或请柬上方，呈请总经理核阅。当收到开会通知、请柬或其它行程，正逢总经理不在国内或没空之时，须事前告知对方总经理无法出席之原因，并请教可否委托他人代为出席。待与总经理取得联系，请示总经理是否委派代理人出席；但若无法与总经理取得联系，则尽速交呈总经理处理，以免延误时效。若有外宾表示欲前来拜会总经理之时，应先确认清楚对方之来访人数及目的，以便于事前资料之准备，并通知相关人员一同出席，若黄副总经理不予亲自接见时，则应将详细内容及行程转知其指定之接定对象。当总经理参加外界之邀约或演讲时，除需备妥公司简介并通知相关单位制作准备有关数据，呈总经理核阅之外，并确认对方出席之人员名单、时间地点及器材设备，并请示是否需公司同仁配合出席。若总经理于放假日亦排有行程，则除登录于备忘卡之外，并于放假之前一天，再次提醒总经理赴约，同时请示是否有需配合事项。若为公司内部之会议，当开会时间已到(或超过)，应以递纸条方式提醒黄副总经理；若为公司外部之行程或会议，则应计算车程时间再加20分钟，提醒总经理出发之时刻。得知国外出差时，应立即确认各种证件是否备齐，签证是否过期，是否需办理加签等，并安排机票、住宿及接送事宜。确认后之班机、行程、饭店等数据除登录于备忘卡之外，并打出一张行程表，呈黄副总经理参考。总经理出国一般不需先借支，但需请示是否需兑换外币，并准备礼品，若赴大陆拜访官员时，礼品部份可请廖副理购买，详细说明礼品之内容、价格及致赠对象。若礼品很多，可委托其它同行人员携带，抵达目的地之后再转交予总经理。在总经理出国、出差或开会之前，将所需数据先行备齐，并再次确认查检表无疏漏之处后，一并交呈总经理。总经理出国、出差之前，须确认并安排至回国(出差)后，第一日上班须秘书配合的一切事项。贺卡名单可分为:A.国内 (1)政府机构 (2)民意代表 (3)媒体 (4)法人团体 (5)学术界 (6)汽车厂(7)转投资企业 (8)协力厂商 (9)经销商 (10)MC台北 (11)朋友、同学 (12)金融界 (13)其它 B.国外 (14)大陆(15)三菱集团(除MMC外)(16)其它原则上一般同仁结婚，以公司规定为准。若有特殊状况，则请示总经理之意见后再行处理。非公司内部同仁结婚时，须先确认对方身份及与黄副总经理之关系，若为协力厂人员，则由采购部统筹办理，若为经销商相关人员，则由营销部统筹办理，较高阶或其它人员则于喜帖上注明对方身份，请示黄副总经理之后再行处理。收到讣文，若为同仁及同仁之配偶、双亲、子女，以公司致赠奠仪标准为原则。若有特殊状况或非公司同仁之时(协力厂、经销商仍统筹由采购部、营销部处理)，则请示总经理后，再交由管理部、公关或其它有关单位处理。国内外出差旅费借支、报支、平日待客、礼品致赠、及每月固定会员月会费等的报支。每月各公司董、监事车马费之处理。信用卡之申请、不定期之存、提款、支票汇存、外币兑换、汇款、划拨等。每月行动电话自费部分之缴交。总经理个人零用金之管理、运用。其它金融事宜处理。不喝生茶等刺激性食品。买餐点时，要附上餐巾纸。总经理在台北办公时，若需用中餐可请小姐代为购买。要随时注意茶杯内是否有开水，有人来访时，也应适时帮访客添加茶水、饮料。总经理若至杨梅办公时，应随时将窗户打开通风，并保持室内清净。总经理专线电话由总经理本人直接接听，待响三声没接时再接听。若得知总经理将离开办公室时，应先将公文、资料装入袋内，放置于车上(有公文、资料需送至杨梅或台北时，若总经理座车比号讯车早到的话，可将资料托司机随车送达目的地以合乎时效)。总经理回国时，应把公文资料(含剪报等)交由接机人员转呈。每天于副总进办公室前需将副总办公室整理完毕 (含桌面整洁、计算机开机、公文送入、茶水准备、垃圾筒清理等)。上班时需将计算机开机，并开启Webmail及待批文件画面。茶水准备方面:以副总自备之茶叶冲泡即可。视副总个人需求准备午餐。上班时打开空气清静机，下班时关闭。天气闷热时需打开电扇。适时替换补充文具用品。公文整理办公桌左侧置放两个公文篮，密件公文封放置最左侧，其余卷宗及书面资料放置左二公文篮内。确定公文呈核流程(参考权责委让作业)副总有批示意见之文件需转知原单位或相关单位。公文收发往来需登记以备各单位查询。私人信件除密件外皆可先行拆阅。随时Update webmail上之行事历。若行程临时变更且不及更改行事历时，必须立即向副总口头报告。若有外宾来厂参访时，需事先与主办单位确定行程细节部分，并提醒副总于既定时间移动至接待地点。另须提供副总当日来宾参访行程表，以利副总了解当日行程状况。必要时需填写工联单请警卫室人员协助贵宾人车通行。行程安排上有冲突时，需请示副总意见后再调整行程。 当副总接受外界邀约访问或特定场合演讲时，需请相关部门事先提供相关数据并上呈副总。当有厂外行程时(如宴会、球赛、演讲会、研习会等)，需视情况准备该地联络电话及地图提供给副总及司机，并估算车程时间，出发前提醒当天服装及需携带资料。董监事会、股东会行程当收到董监事会、股东会之会议通知时，将时间、地点、议程内容报告副总，并确定副总是否出席。若副总欲出席会议时，需将议事手册送交经营分析课请其准备相关资料，最晚需于会议前一日将资料上呈副总。原则上专线由副总亲自接听，若副总不在位置上可进入办公室代接专线电话。当副总不在办公室时，须问明来电者之姓名、公司名称、职称、电话号码、及洽谈内容及来电时间记在留言条上，呈予副总，若是紧急状况应马上与副总联系。国内外出差报支、宴客费用、婚丧喜气礼金致赠、礼品致赠、文具用品请购等处理。副总个人零用金管理。董监事车马费。目前以outlook作名片管理，适时更新修改联络人数据。所谓“只签名不需详阅”系指假单、报支单等。若行程有连贯，如出国、出差等，则可视情况增补备忘卡至七周份或八周份。总经理之备忘卡须用铅笔登录，以便于修改。45/42