国贸部岗位说明书

漳州永和辉塑胶有限公司国贸部岗位说明书编辑部门:国贸部编制人/日期审核人/日期复核人/日期批准人/日期国贸部岗位说明书一、基本资料所属部门国贸部岗位名称岗位编号直属上级总经理直属下级版 次二、组织位置总经理国贸副经理三、部门职责描述职责一职责描述国贸部业务规划及实施 成果文件工作内容1.每年每季度末，针对部门的销售情况做统计分析，并对在此期间出现的问题提出建议(一年四次) 国贸部部门季度总结2.每年3月月初,针对上一年的销售业绩及每个季度的分析报表数据，评估现年的出货曲线图。并由此制定一份(产品检测/各类验厂申请/海关年审等安排等）的框架并有效实施（在实施过程中根据实际情况做调整）销售业绩分析3.根据评估的数据，制定一份模具修整备忘录,并有效的安排实施，确认跟踪负责人。模具修整跟踪记录职责二职责描述供应商的建立及管控 成果文件工作内容1。部门采购物料质量标准的确认 供方能力调查表,供方业绩评定表，国贸配套月质量报表，采购计划完成率，合格供方名录2.配套包材供应商的营业执照/生产环境/规模/配合厂家等信息收集，对供应商进行来料品质评审。符合体系评审要求的,可申请列入合格供方名录。3.供应商的品质出现问题及时同厂家联系确认，并在有效的工作日内尽早改善解决问题。 纠正与预防措施报告单职责三职责描述新品开发、报价,模具跟踪 成果文件工作内容1。与客户进行新产品开发的各方面配合及报价跟进。要及时反馈新信息并尽快提供客户想要的资料/样板。2.新品打样，制作完整详细的样品单，发送至相关部门,并制定规范流程，明确每个流程的责任人。样品联络单3.根据客人的要求做出新产品的产品报价。并联系多家模具厂进行产品模具报价对比，综合评定后整理模价单给客人.同时将新产品信息提供给生产及技术评估新品的产能。报价单，模具报价单4.定期跟进新产品开发的进度，了解最新的客户需求。邮件跟踪，信息记录5.新品确认开模后，安排模具制作及定期跟踪，并提供进度照片给客人了解。模具试模需提前确认所用材料并制作试模单据及客人的要求。试模样品寄出给客人后要跟踪，如有问题修整需及时反馈模具厂做调整。模具开模排期表职责四职责描述产品的验收标准及文件整理收发 成果文件工作内容1.根据客人提供的最新产品验收标准的要求,及时整理资料并发送至相关部门，结合公司现行的品质标准进行有效管控客人提供的检测标准2。根据客人的出货要求，同商检部门沟通确认后安排产品送检测试，并在出货前提供有效报告，提交给商检留存并登记.封样及检测报告需发给品管部门留底。出口玩具型试实验封样单,检测报告3。实时更新产品出口的最新检测标准.客人提供职责五职责描述合同拟定、生产跟踪、出口单据制作、出口发票、报关单原件提交、账款回收等 成果文件工作内容1。接收订单后，审核订单内容,无问题同客人回复确认，并及时制作生产订单(列明产品明确信息，检验标准、包装要求，数量，交期等)手工订单，合同评审表单2.订单安排生产后，不定期到生产车间了解产品生产情况，接收相关部门反馈的问题点，在有效的时间内尽快解决。会议沟通解决3.货物完成前一周做验货申请安排。并在收到排载联后联系拖车报关,制作出口单据（玩具产品需提前一周报检）。确认的拖车信息及时发送至生产及仓库部门，安排货物装柜。装柜后及时提交舱单/报关资料。验货申请，报关资料,报检资料4。出货后收到报关单原件（退税联）,及时做好单据移交财务并做好登记。报关资料，退税联关单移交表单5。出货后制作出口发票及装箱信息,寄送至客人财务申请货款安排(周期为出货后14天内汇款)。账期内需跟踪汇款信息，收到汇款后需及时提交汇款对应信息给财务。款项跟踪明细，出口明细，订单汇款明细,模具回款，手板费回款明细职责六职责描述企业体系内审/外审资料整理、GSV验厂信息、验厂申请、出口玩具年审换证等 成果文件工作内容1。体系资料主要审核评估供应商资质及每年度顾客满意度调查评估分析；供方业绩评定表，采购计划完成率,顾客满意度调查表2。反恐验厂信息需提供每年的货柜记录/柜照/供应商反恐评估/承运物流商等资质柜照记录表,货柜车跟踪记录表，供应商反恐评估表，承运商考核表，供应商反恐安全承诺书3.根据年初做的计划框架，提前预约将要到期的证书年审(针对出口客户要求的如：FAMA/GSV等验厂要求）,预约成功后及时通知公司相关负责部门准备安排.评估验厂时间提交验厂申请申请成功后通知相关部门4。出口玩具许可证件每年年审，收到通知后告知相关部门准备并在证件过期前半年提交复审资料接收商检通知信息信息转达相关部门准备；出口玩具注册登记表，出口玩具质量许可自查表5.每年3月提交A类出口企业审查表。企业经营管理评估报告，A类企业年审表职责七职责描述客人投诉反馈信息处理、拉模试模安排 成果文件工作内容1.收到客诉及产品测试相关问题，及时整理并发送至相关部门，安排会议讨论解决方案及完成时间。并有效跟进。解决方案确定后及时回复给客人。邮件接收反馈信息-转发信息告知相关部门2。收到客人拉模合同，及时通知生产模房,确定拉模人员，并回复客人拉模准确时间。模具拉回后马上安排试模单，测试评估模具是否可直接用于生产.若有问题及时告知客人。模具转移合同，试模样品单3.其他（给国内飞扬）塑胶配套订单安排等。销售订单4.客户来访接待工作、预定酒店、会议记录、会议资料整合日记本记录编 制 人审 核 人审 批 人签 字日 期国贸副经理岗位说明书一、基本资料所属部门国贸部岗位名称副经理岗位编号11-001直属上级总经理直属下级外贸助理版 次1。0/00二、组织位置外贸助理国贸副经理总经理三、职位描述职责一职责描述国贸部业务规划及实施 成果文件工作内容1。每年每季度末,针对部门的销售情况做统计分析，并对在此期间出现的问题提出建议（一年四次) 国贸部部门季度总结2。每年3月月初,针对上一年的销售业绩及每个季度的分析报表数据，评估现年的出货曲线图。并由此制定一份(产品检测/各类验厂申请/海关年审等安排等）的框架并有效实施(在实施过程中根据实际情况做调整）销售业绩分析3。根据评估的数据，制定一份模具修整备忘录，并有效的安排实施，确认跟踪负责人。模具修整跟踪记录职责二职责描述供应商的建立及管控 成果文件工作内容1.部门采购物料质量标准的确认 2。配套包材供应商的营业执照/生产环境/规模/配合厂家等信息收集，每个月都要对供应商进行来料品质评审。符合体系评审要求的,可申请列入合格供方名录。供方能力调查表，供方业绩评定表，国贸配套月质量报表,采购计划完成率，合格供方名录3。供应商的品质出现问题要及时同厂家联系确认，并在有效的工作日内尽早改善解决问题. 纠正与预防措施报告单职责三职责描述新品开发、报价，模具跟踪 成果文件工作内容1.与客户进行新产品开发的各方面配合及报价跟进。要及时反馈新信息并尽快提供客户想要的资料/样板。2。新品打样,制作完整详细的样品单,发送至相关部门，并制定规范流程，明确每个流程的责任人。样品联络单3。根据客人的要求做出新产品的产品报价。并联系多家模具厂进行产品模具报价对比，综合评定后整理模价单给客人。同时将新产品信息提供给生产及技术评估新品的产能。报价单，模具报价单4。定期跟进新产品开发的进度,了解最新的客户需求。邮件跟踪，信息记录5。新品确认开模后，安排模具制作及定期跟踪，并提供进度照片给客人了解。模具试模需提前确认所用材料并制作试模单据及客人的要求。试模样品寄出给客人后要跟踪，如有问题修整需及时反馈模具厂做调整。模具开模排期表职责四职责描述产品的验收标准及文件整理收发 成果文件工作内容1.根据客人提供的最新产品验收标准的要求，及时整理资料并发送至相关部门,结合公司现行的品质标准进行有效管控客人提供的检测标准2.根据客人的出货要求，同商检部门沟通确认后安排产品送检测试,并在出货前提供有效报告，提交给商检留存并登记.封样及检测报告需发给品管部门留底。出口玩具型试实验封样单,检测报告3。实时更新产品出口的最新检测标准。客人提供职责五职责描述合同拟定、生产跟踪、出口单据制作、出口发票、报关单原件提交、账款回收等 成果文件工作内容1。接收订单后，审核订单内容,无问题同客人回复确认，并及时制作生产订单（列明产品明确信息，检验标准、包装要求,数量，交期等）手工订单,合同评审表单2.订单安排生产后，不定期到生产车间了解产品生产情况，接收相关部门反馈的问题点,在有效的时间内尽快解决。会议沟通解决3.货物完成前一周做验货申请安排。并在收到排载联后联系拖车报关,制作出口单据（玩具产品需提前一周报检)。确认的拖车信息及时发送至生产及仓库部门，安排货物装柜。装柜后及时提交舱单/报关资料。验货申请，报关资料，报检资料4.出货后收到报关单原件（退税联)，及时做好单据移交财务并做好登记.报关资料，退税联关单移交表单5.出货后制作出口发票及装箱信息，寄送至客人财务申请货款安排（周期为出货后14天内汇款)。账期内需跟踪汇款信息，收到汇款后需及时提交汇款对应信息给财务。款项跟踪明细，出口明细，订单汇款明细，模具回款，手板费回款明细职责六职责描述企业体系内审/外审资料整理、GSV验厂信息、验厂申请、出口玩具年审换证等 成果文件工作内容1。体系资料主要审核评估供应商资质及每年度顾客满意度调查评估分析；供方业绩评定表，采购计划完成率，顾客满意度调查表2。反恐验厂信息需提供每年的货柜记录/柜照/供应商反恐评估/承运物流商等资质柜照记录表，货柜车跟踪记录表,供应商反恐评估表，承运商考核表，供应商反恐安全承诺书3.根据年初做的计划框架,提前预约将要到期的证书年审（针对出口客户要求的如：FAMA/GSV等验厂要求),预约成功后及时通知公司相关负责部门准备安排。评估验厂时间提交验厂申请申请成功后通知相关部门4.出口玩具许可证件每年年审，收到通知后告知相关部门准备并在证件过期前半年提交复审资料接收商检通知信息-信息转达相关部门准备;出口玩具注册登记表,出口玩具质量许可自查表5.每年3月提交A类出口企业审查表。企业经营管理评估报告，A类企业年审表职责七职责描述客人投诉反馈信息处理、拉模试模安排 成果文件工作内容1。收到客诉及产品测试相关问题，及时整理并发送至相关部门，安排会议讨论解决方案及完成时间.并有效跟进.解决方案确定后及时回复给客人。邮件接收反馈信息-转发信息告知相关部门2。收到客人拉模合同,及时通知生产模房,确定拉模人员，并回复客人拉模准确时间。模具拉回后马上安排试模单，测试评估模具是否可直接用于生产.若有问题及时告知客人.模具转移合同，试模样品单3。其他（给国内飞扬)塑胶配套订单安排等。销售订单4。客户来访接待工作、预定酒店、会议记录、会议资料整合日记本记录四、职级划分与工作条件1职级划分2办公环境室内非高温环境3办公设备办公桌椅一套,电脑一台，打印传真机一台，电话4工作时间6天8小时，根据工作所需安排加班5出差时间较少五、工作职权1人事权对部门人员增加有建议权。2财务权3管理权所属部门日常工作和自我工作管理权，对公司高层决策的建议权。4业务权对所属部门整体业务运营的建议权。六、任职资格基本能力素质要求1、 热爱外贸跟单开发工作,良好的职业道德，形象佳；2、 具有良好的判断力，较强的逻辑思维能力和应变能力; 3、 具备优秀的商务沟通与谈判能力，优秀的人际关系能力，善于与人沟通；4、 积极进取，责任心强，很强的自我约束力，独立工作和承受压力的能力，高度的团队合作意识和执行力；教育资历大专以上学历，商务英语相关专业。受过商务英语，电子商务平台,口语，单证等方面的培训.工作经验3年以上出口业务工作经验。知识与技能1、具有良好的中/英文沟通、表达、书写、翻译能力；2、对塑胶行业状况较了解或从事过类似工贸公司运作体制；3、熟悉出口单证的基本操作流程及相关要求，出口产品的标准,及产品在国外市场的定位;4、熟练使用WORD、EXCEL，PPT等办公常用软件；任职培训出口单证基本操作流程、初级物流师管理、产地证报检等七、职业发展晋升通道换岗或轮岗编 制 人审 核 人审 批 人签 字日 期外贸助理岗位说明书一、基本资料所属部门国贸部岗位名称外贸助理岗位编号11-002直属上级国贸部副经理直属下级版 次1.0/00二、组织位置外贸助理国贸副经理总经理三、职位描述职责一职责描述 样品跟踪 成果文件工作内容1。根据客人的样品要求，制作样品单（样品单中包含产品部件名称/颜色色号/材质/数量/用途及完成时间），样品单完成后下发给相关部门安排并进行电话通知. 样品联络单2。在样品完成周期内，及时跟进样品完成情况,出现异常情况时及时上报直属上级并反馈到相关部门,配合上级及时处理异常情况.异常报告单3。样品完成时,与品检及时沟通样品是否符合寄样要求并于包装前确认样品相关配套是否齐全,确认后进行拍照留底.4。准备好寄件信息（填好快递单、地址标）给样品包装人员，联系片区快递员收件，回复客人邮件通知样品已寄出。邮件职责二职责描述订单跟踪 成果文件工作内容1.接到客人订单后,及时制作手工订单（即把客户订单中的所有要求体现在手工订单上).制单完成后及时下发到各相关部门安排生产。手工订单,合同评审表单2。根据订单要求,确定相关包材，根据订单数量合理采购包材及跟踪包材到货情况。根据各包材交期及时跟踪更新包材物流信息并下发给相关部门，以免包材与生产脱节。包材跟踪表3。订单生产时,跟踪包材品质情况。包材出现异常时，及时与上级沟通，收集包材异常的相关资料并反馈给供应商,与供应商进行沟通并在有效工作日内解决问题异常报告单4.订单生产后续工作,制作验货申请发给客方相关验货人员.接上级任务，外出送报检资料，制作相关资料。验货申请职责三职责描述新品样品跟踪 成果文件工作内容1。新产品包材样品跟踪。根据客人提供的资料，及时与供应商沟通,将相关资料发给供应商安排打样。供应商打样单2。新品包材打样周期内，实时跟踪样品情况,根据供应商提供的物流,及时查询更新最新物流信息下发给相关部门，以便生产安排制品打样.物流信息查询，每天更新三次。3.新品包材样品到我司时，安排寄出给客户确认，并实时跟踪样品是否符合客户要求。若有出现不符情况，及时上报上级并联系供应商，重新打样，再安排寄出。样品确认后做封样给品检留存。邮件确认。职责四职责描述采购跟踪 成果文件工作内容1.根据订单,列明所需包材，根据订单数量,联系供应商确定最新报价，与上级沟通,确定所订数量及单价。采购订单2.根据所确定数量，与供应商确定交期后，制作采购单，发给供应商，再进公司内部系统下采购单后传真给供应商.3.将采购信息下发给相关部门，通知其在预计交期内注意查收货物.包材跟踪表4.在采购周期内，实时跟踪，将最新物流情况告知相关部门。物流信息查询更新5.采购订单下单之后，提供采购检验资料给品检.大货到时,根据品检部检验情况，若有出现不符,及时与上级沟通，联系供应商处理异常.客人签样；异常报告单职责五职责描述协助上级整理部分内审/验厂相关资料。 成果文件工作内容根据上级要求，制作部分内审资料,并整理出货货柜所需的图片及信息资料。报关资料，柜照记录表职责六职责描述ERP系统操作：月底结算/对账 ，BOM表建立/商检成果文件工作内容1。BOM建立（产品/包材新增或修改）。建好相关资料后先拿给上级审核确认，交给财务审核后再拿给副总审核.审核后拿给相关人员建立。ERP新增产品申请表,ERP包材存货申请表2。每月月底联系供应商按时提交对账单，同系统中的采购订单进行核对。对账后确认无误，在系统中做采购结算,并把确认好的对账单回传给供应商，以便供应商安排开票。供应商月对账单3.根据供应商的付款方式,账期内安排货款请汇。发票登记表单4。制作部分出口单据,同上级确认后安排寄出给客人。5.提交商检资料,递送报检及FORM A资料。6.接受上级临时安排的其他任务。四、职级划分与工作条件1职级划分2办公环境室内非高温环境3办公设备办公桌椅一套，电脑一台，4工作时间6天8小时，因工作需要会加班。5出差时间偶尔外出五、工作职权1人事权2财务权3管理权4业务权六、任职资格基本能力素质要求1、 热爱外贸跟单工作，良好的职业道德，形象佳；2、 具有良好的判断力,较强的逻辑思维能力和应变能力； 3、 善于与人沟通；4、 积极进取，责任心强,独立工作和承受压力的能力，高度的团队合作意识;个人价值观：诚信，忠诚，教育资历本科学历，商务英语，外贸英语，电子商务等相关专业。工作经验一年以上外贸出口业务/跟单经验。知识与技能1、英语四级以上，口语熟练;2、熟悉外贸业务流程;3、了解塑胶制品行业或相关;4、熟练使用WORD、EXCEL，PPT等办公常用软件；任职培训七、职业发展晋升通道换岗或轮岗编 制 人审 核 人审 批 人签 字日 期国贸部岗位说明书