六章建立行为规范保证建表质量

上一页上一页下一页下一页上一页上一页下一页下一页上一页上一页下一页下一页上一页上一页下一页下一页第一节第一节创建电子表格的基本创建电子表格的基本过程与规则过程与规则上一页上一页下一页下一页创建电子表格的创建电子表格的6个过程个过程上一页上一页下一页下一页每一过程的重点与技巧每一过程的重点与技巧制作过程重点技巧构思与设置结构构思与设置结构控制表格结构的合理性控制表格结构的合理性数据项目拆（独立列）与逻辑关系数据项目拆（独立列）与逻辑关系建立与输入数据建立与输入数据把握表格数据的准确性把握表格数据的准确性输入技巧与建立和复制公式关系输入技巧与建立和复制公式关系编辑与修饰表格编辑与修饰表格增强表格数据的可读性增强表格数据的可读性编辑对象、数字、对齐条件格式等编辑对象、数字、对齐条件格式等简单使用与分析简单使用与分析有效运用数据的分析性有效运用数据的分析性组织数据、创建、编辑与修饰图表组织数据、创建、编辑与修饰图表保存表格数据保存表格数据正确进行文件归档保存正确进行文件归档保存保存、另存为及安全性保存、另存为及安全性打印输出数据打印输出数据掌握表格数据打印输出掌握表格数据打印输出小表格、大表格与超表格的打印技巧小表格、大表格与超表格的打印技巧上一页上一页下一页下一页构思与设计过程构思与设计过程表格创建过程的初始设计，对数据的统计与表格创建过程的初始设计，对数据的统计与分析工作，起着至关重要的作用，因为分析工作，起着至关重要的作用，因为表格数据的组织目标表格数据的组织目标分析数据。分析数据。 管理项目与表格结构的关系管理项目与表格结构的关系 表格结构与数据成图的关系表格结构与数据成图的关系 正确运用逻辑思维创建表格正确运用逻辑思维创建表格结构结构上一页上一页下一页下一页管理项目与表格结构的关系管理项目与表格结构的关系正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理项目至最小管理单元项目至最小管理单元 建立管理项目名称与表格结构中建立管理项目名称与表格结构中“列列”的对的对应关系应关系案例应用案例应用联系人管理表格联系人管理表格学生成绩统计表格学生成绩统计表格上一页上一页下一页下一页联系人管理表格联系人管理表格上一页上一页下一页下一页学生成绩统计表格学生成绩统计表格1、如果延续统计，第三年的数据需要向右扩、如果延续统计，第三年的数据需要向右扩充表格，那么第四年第五年以至以后，又该充表格，那么第四年第五年以至以后，又该如何处理，表格在横向上将越来越宽如何处理，表格在横向上将越来越宽 2、如果需要统计每个学生三科总成绩，则必、如果需要统计每个学生三科总成绩，则必须在每年数据后添加新列，然后进行求和计须在每年数据后添加新列，然后进行求和计算。但是不希望显示个人总分时，又不得不算。但是不希望显示个人总分时，又不得不将此列加以隐藏，从管理的角度上看，增加将此列加以隐藏，从管理的角度上看，增加了很多操作上的麻烦了很多操作上的麻烦 上一页上一页下一页下一页4、如果再增加管理项目（如、如果再增加管理项目（如“政治政治”、“历历史史”和和“地理地理”等），上述成绩统计表将变等），上述成绩统计表将变得十分庞大。同时，数据的分析工作量也成得十分庞大。同时，数据的分析工作量也成倍增加。形成管理瓶颈倍增加。形成管理瓶颈 3、如果本例需要针对每一学生统计历年的各、如果本例需要针对每一学生统计历年的各科总分，则又需要在表格横向添加新列，并科总分，则又需要在表格横向添加新列，并设置运算公式设置运算公式 上一页上一页下一页下一页管理目标分析管理目标分析上一页上一页下一页下一页解决方法解决方法上一页上一页下一页下一页表格结构设计总结表格结构设计总结上一页上一页下一页下一页上一页上一页下一页下一页正确运用逻辑思维创建表格结构正确运用逻辑思维创建表格结构 传统传统电子电子上一页上一页下一页下一页2、表格数据的输入与准确控制、表格数据的输入与准确控制 为什么要注意数据的准确性为什么要注意数据的准确性 哪些数据容易造成输入错误哪些数据容易造成输入错误 控制原始数据输入准确性的解决办法控制原始数据输入准确性的解决办法 控制加工数据输入准确性的方法控制加工数据输入准确性的方法上一页上一页下一页下一页为什么要注意数据的准确性为什么要注意数据的准确性创建表格的最终目的，是处理与分析数据创建表格的最终目的，是处理与分析数据错误的数据将直接导致分析结果产生误差，错误的数据将直接导致分析结果产生误差，甚至南辕北辙甚至南辕北辙 案例案例成本输入错误造成利润率失真成本输入错误造成利润率失真利润率公式输入错误利润率公式输入错误上一页上一页下一页下一页哪些数据容易造成输入错误哪些数据容易造成输入错误表格数据表格数据表头内容表头内容原始数据原始数据加工数据加工数据最容易出错最容易出错对分析起重要作用对分析起重要作用年龄年龄出生日期出生日期上一页上一页下一页下一页控制原始数据输入准确性的解决办法控制原始数据输入准确性的解决办法错误根源在于人为的手工输入错误根源在于人为的手工输入 尽量避免手工输入尽量避免手工输入解决方法解决方法调用法调用法计算法计算法准确准确自动更新自动更新有效跟踪有效跟踪自动完成计算自动完成计算自动更新自动更新便于跟踪运算关系便于跟踪运算关系上一页上一页下一页下一页控制加工数据输入准确性的方法控制加工数据输入准确性的方法产生错误的原因？产生错误的原因？错误原因在公式内容可能输入错误错误原因在公式内容可能输入错误解决办法解决办法a) 用复制法建立相关公式用复制法建立相关公式b) 公式的常规检查方法公式的常规检查方法c) 用公式审核工具检查加工数据用公式审核工具检查加工数据d) 预设置公式检查规则预设置公式检查规则e) 使用监视窗口检查使用监视窗口检查f) 跟踪公式的求解过程跟踪公式的求解过程上一页上一页下一页下一页a）用复制法建立相关公式）用复制法建立相关公式作用作用针对单元格，可以快速输入相同内容针对单元格，可以快速输入相同内容针对公式，可快速创建具有相关性质的公式针对公式，可快速创建具有相关性质的公式用填充柄复制用填充柄复制用用“复制复制”、“粘贴粘贴”命命令令鼠标拖拉鼠标拖拉+Ctrl复制的含义复制的含义相对引用相对引用上一页上一页下一页下一页b）公式的常规检查方法）公式的常规检查方法作用作用根据公式关系判断计算结果是否正确根据公式关系判断计算结果是否正确使用使用“编辑编辑”工具栏查看公式工具栏查看公式双击跟踪法双击跟踪法常规性错误检查与自动更正常规性错误检查与自动更正自动更正自动更正忽略错误忽略错误在公式编辑栏编辑在公式编辑栏编辑从左侧复制公式从左侧复制公式以前忽略了的问题，要重新更正的操作！以前忽略了的问题，要重新更正的操作！ 上一页上一页下一页下一页c）用公式审核工具检查加工数据）用公式审核工具检查加工数据作用作用通过专业化数据跟踪工具，用跟踪线明确标通过专业化数据跟踪工具，用跟踪线明确标记公式的取值关系记公式的取值关系上一页上一页下一页下一页d）预设置公式检查规则）预设置公式检查规则作用作用预先设置错误检查的类型，以便及时显示错预先设置错误检查的类型，以便及时显示错误提示。误提示。根据数据管理与统计要求，自定义相关规则，根据数据管理与统计要求，自定义相关规则，以便提供自动检查以便提供自动检查上一页上一页下一页下一页e）使用监视窗口检查）使用监视窗口检查可监视的内容可监视的内容工作簿工作簿工作表工作表表格区域表格区域单元格的名称单元格的名称值值公式公式 上一页上一页下一页下一页使用工具使用工具“视图视图”菜单的菜单的“工具栏工具栏”命令命令“工具工具”菜单的菜单的“公式审核公式审核”命令命令“公式审核公式审核”工具栏工具栏 上一页上一页下一页下一页f）跟踪公式的求解过程）跟踪公式的求解过程上一页上一页下一页下一页3、表格的修饰技巧与管理应用、表格的修饰技巧与管理应用单元格单元格表格区域表格区域数字数字对齐对齐文字文字边框、图案边框、图案条件格式、保护条件格式、保护列列行行列宽（行高）列宽（行高）最佳列宽（行高）最佳列宽（行高）隐藏、显示隐藏、显示工作表工作表标签颜色标签颜色上一页上一页下一页下一页4、表格的简单使用与分析、表格的简单使用与分析创建图表的关键内容创建图表的关键内容正确描述管理目标正确描述管理目标合理选择数据范围合理选择数据范围正确选择图表类型正确选择图表类型 图表的编辑与修饰图表的编辑与修饰 正确选择操作对象正确选择操作对象 图表的存放与输出图表的存放与输出 与数据同在一个工作表与数据同在一个工作表存在与单独工作表存在与单独工作表独立打印独立打印与表格数据一起打印与表格数据一起打印上一页上一页下一页下一页5、表格文档的保存技巧、表格文档的保存技巧 正确使用正确使用“保存保存”命令命令 何时使用何时使用“另存为另存为”命令命令 如何使用如何使用“保存工作区保存工作区”命令命令 另存为另存为WEB页页 更为安全的保存方法更为安全的保存方法上一页上一页下一页下一页正确使用正确使用“保存保存”命令命令新文件的保存新文件的保存旧文件的保存旧文件的保存设置备份保存设置备份保存另存为另存为工具工具常规选项常规选项每次保存均生成备份（每次保存均生成备份（.xlk）上一页上一页下一页下一页何时使用何时使用“另存为另存为”命令命令更名保存更名保存将文件保存到指定位置将文件保存到指定位置更改文件保存类型更改文件保存类型保存为模板保存为模板使用模板使用模板文本文件文本文件上一页上一页下一页下一页如何使用如何使用“保存工作区保存工作区”命令命令什么是工作区什么是工作区?“工作区工作区”也称也称“工作面工作面”，是指，是指Windows桌面上桌面上正在使用的若干份电子表格正在使用的若干份电子表格Excel文件文件操作操作设置保存工作区文件设置保存工作区文件打开工作区文件打开工作区文件 删除工作区文件删除工作区文件 上一页上一页下一页下一页另存为另存为WEB页页作用作用将电子表格文件保存为将电子表格文件保存为Web格式，可以更直格式，可以更直接地共享信息接地共享信息“文件文件”菜单下的菜单下的“另存为另存为Web页页” 两种保存类型两种保存类型静态发布静态发布动态发布动态发布后面章节学习后面章节学习静态发布数据静态发布数据 通过浏览器查看通过浏览器查看上一页上一页下一页下一页更为安全的保存方法更为安全的保存方法a) 如何对数据文件加密保存如何对数据文件加密保存b) 对文进行定时保存对文进行定时保存c) 使用数字签名提高安全性使用数字签名提高安全性上一页上一页下一页下一页c）使用数字签名提高安全性）使用数字签名提高安全性上一页上一页下一页下一页6、常规表格数据的打印与输出、常规表格数据的打印与输出预览输出效果预览输出效果常规表格页面控制常规表格页面控制其它打印方式介绍其它打印方式介绍如何有效地处理超大表格问题如何有效地处理超大表格问题上一页上一页下一页下一页预览输出效果预览输出效果上一页上一页下一页下一页常规表格页面控制常规表格页面控制使用工具使用工具“文件文件”菜单中菜单中 “页面设置页面设置”命令命令小表格居中小表格居中大表格缩印大表格缩印页边距页边距居中居中纵向超出纵向超出35列列横向超出横向超出810行行页面页面缩放比例缩放比例上一页上一页下一页下一页其他打印方式介绍其他打印方式介绍智能打印输出智能打印输出确定输出用纸确定输出用纸错误单元格打印错误单元格打印连续页面打印连续页面打印工作表选项工作表选项同一工作表同一工作表同文件不同工作表同文件不同工作表ShiftCtrl打印某一区域打印某一区域选择打印页面选择打印页面“文件文件”菜单中菜单中 “打印打印”命命令令 “文件文件”菜单中菜单中 “打印区域打印区域”命令命令 单击单击“打印打印”按钮自动打印该区域按钮自动打印该区域向打印区域添加内容向打印区域添加内容“视图视图”菜单菜单 “分页预览分页预览”命命令令 右键右键“添加到打印区域添加到打印区域” 上一页上一页下一页下一页如何有效地处理超大表格的问题如何有效地处理超大表格的问题设置跨页打印表头设置跨页打印表头设置屏幕冻结表头设置屏幕冻结表头强制分屏显示强制分屏显示强制分页打印强制分页打印超大表格打印控制超大表格打印控制上一页上一页下一页下一页设置跨页打印表头设置跨页打印表头作用作用为避免超大型表格的表头在跨页的过程中丢失，为避免超大型表格的表头在跨页的过程中丢失，将超大型表格相应区域的表头，打印于不同将超大型表格相应区域的表头，打印于不同页面的相应位置页面的相应位置上一页上一页下一页下一页设置屏幕冻结表头设置屏幕冻结表头作用作用将表头冻结于屏幕中固定位置，以便在滚动表格区将表头冻结于屏幕中固定位置，以便在滚动表格区域时，随时可以通过表头信息查看数据内容域时，随时可以通过表头信息查看数据内容上一页上一页下一页下一页强制分屏显示强制分屏显示作用作用将超大表格中相距遥远的数据，强制显示在将超大表格中相距遥远的数据，强制显示在同一屏幕之内，以便查看、编辑操作同一屏幕之内，以便查看、编辑操作上一页上一页下一页下一页强制分页打印强制分页打印作用作用将工作表中不同位置的表格分区打印将工作表中不同位置的表格分区打印强制分页强制分页以强制分页点以强制分页点(单元格单元格)为坐标，左分为坐标，左分一页、上分一页一页、上分一页 撤销强制分页撤销强制分页在什么位置设置，在什么位置撤消在什么位置设置，在什么位置撤消 可以单向或者双向撤销可以单向或者双向撤销与撤销冻结窗口的区别与撤销冻结窗口的区别位置位置分页预览视图强制分页分页预览视图强制分页视图视图分页预览分页预览右键右键插入分页符插入分页符恢复普通试图恢复普通试图上一页上一页下一页下一页超大表格打印控制超大表格打印控制作用作用打印控制主要控制页面顺序及页眉与页脚的打印控制主要控制页面顺序及页眉与页脚的设置问题设置问题超大表格的打印顺序超大表格的打印顺序设置页眉与页脚设置页眉与页脚添加普通信息添加普通信息图形信息图形信息可更新的文件路径可更新的文件路径上一页上一页下一页下一页第二节第二节Excel菜单功能与菜单功能与必会命令必会命令上一页上一页下一页下一页通过本节的学习通过本节的学习,认识电子表格软件的菜认识电子表格软件的菜单分类方法，掌握命令的选择规律，单分类方法，掌握命令的选择规律，复习该软件中重要且必会的命令复习该软件中重要且必会的命令 重点：重点： 掌握掌握Excel软件菜单分类的原则软件菜单分类的原则菜单分类原则菜单分类原则基本应用中必会命令与说明基本应用中必会命令与说明总结人机交流方法总结人机交流方法上一页上一页下一页下一页 认识菜单类型。明确：什么类型的操认识菜单类型。明确：什么类型的操作，应该进行哪类菜单选择命令作，应该进行哪类菜单选择命令 掌握若干重要菜单命令，其他通过类掌握若干重要菜单命令，其他通过类推法学习使用推法学习使用 常用命令通常都会以按钮的方式，显常用命令通常都会以按钮的方式，显示于窗口上方的工具栏中，以帮助快示于窗口上方的工具栏中，以帮助快捷操作捷操作 有些命令在对话框中有些命令在对话框中 出现出现上一页上一页下一页下一页菜单名称菜单名称分类原则分类原则必会命令必会命令文件文件与文件整体操作相关的命令与文件整体操作相关的命令新建新建（可通过模板学习制表）（可通过模板学习制表）编辑编辑与操作对象位置相关的命令与操作对象位置相关的命令无（建议使用鼠标控制方法）无（建议使用鼠标控制方法）视图视图与屏幕显示相关的命令（状态与工具）与屏幕显示相关的命令（状态与工具）无（明确概念即可）无（明确概念即可）插入插入与添加对象相关的命令与添加对象相关的命令名称名称（定位与计算功能）（定位与计算功能）分页符分页符（强制分页）（强制分页）格式格式与对象形象相关的命令与对象形象相关的命令单元格单元格（数字、对齐、保护）（数字、对齐、保护）列列（最佳列宽的路径）（最佳列宽的路径）自动套用格式自动套用格式（快速、规范）（快速、规范）条件格式条件格式（设置预警）（设置预警）菜单分类原则与必会命令菜单分类原则与必会命令 工具工具与控制工具相关的命令与控制工具相关的命令保护保护（设置密码）（设置密码）公式审核公式审核（控制加工数据）（控制加工数据）自定义自定义（填充序列）（填充序列）数据数据与数据库处理相关的命令与数据库处理相关的命令这一菜单中的命令属于提高内容，在必备课这一菜单中的命令属于提高内容，在必备课程中可不介绍此菜单内容程中可不介绍此菜单内容筛选筛选排序排序统计统计（分类汇总与透视报表）（分类汇总与透视报表）图表图表(隐藏隐藏)与图表操作相关的命令与图表操作相关的命令图表向导图表向导、类型类型窗口窗口与窗口控制相关的命令与窗口控制相关的命令冻结冻结（表头）（表头）拆分拆分（表格）（表格）上一页上一页下一页下一页上一页上一页下一页下一页上一页上一页下一页下一页作业作业:实验实验10-4