会计电算化基本知识.

第四章 会计电算化基本知识1、电子数据处理会计（简称 EDP 会计）或称电子计算机会计；4.1 会计软件的基本概念1、会计软件是以会计理论和会计方法为核心，以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，以会计数据为处理对象，以会计核算、财务管理和企业 经营管理提供信息资料为目标，将计算机技术应用于会计工作为软件系统，包括 采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。2、会计软件的分类：（1） 会计软件按系统软硬件可以分为单用户和多用户两大类会计软件； 按功能 的规模可以分大中小型会计软件； 按与企业管理软件的关系可分为独立型 会计软件和非独立独立型会计软件； 按管理层次可以分为核算型和管理型 会计软件等；2)单用户会计软件在单机上单用户使用，事业单位；只适用于业务量不大的小型企3)网络会计软件计算机网络环境下使用， 于大中型企业应该采用的会计软件。可多用户同时进行操作， 适用4)核算型和管理型会计软件核算型会计软件人们一般将只能完成会计核算业务的会计软件；管理型会计软件一一既有核算功能，又具有预测、计划、控制和核算业务 的会计软件； 注：目前投入运行的会计软件大多属于核算型会计软件；管理型会计软件还在继续发 展之中；管理型会计软件应具有的几个特征：1 ） 必须有一个较系统的核算体系； 2）应该具有较系统的分析体系； 3）应该具 有较强的管理功能；注：能为企业提供计划、控制、决策服务信息；具体应具有如下管理功能： 1 业 务管理； 2财务管理； 3 物流管理； 4 采购、库存和销售业务管理等 三、会计软件的发展：1 、 会计软件功能的发展会计软件功能主要是会计核算和财务管理，我国会计软件具有20 多年历史，按功能可分为三个阶段： 1、非商品化核算型软件阶段 （1988 年前）；2、商品化核算型软件阶段 （1989 1996 年）；3、管理型软件阶段（ 1 996年以后）注：1999年提出了网络财务管理的概念；网络财务是一种基于 Internet 的财务管理模式， 企业财务部门通过 Internet 向外界发布财务信息，或者从外界获取信息，实现远程处理和电 子商务等功能；注： 远程处理 包括有：远程报表、远程报账、远程查账、远程审计； 电子商务 包括有： 网上支付、网上报税、网上报关、网上采购、网上销售、网上银行、网上保险、网上投资、 网上外汇买卖等，还有电子单据和电子货币。2、会计软件平台的发展：1）会计软件的操作系统由DOS向Windows发展；2）开发工具由DBASE、FoxPro向可视 化的 4GL 发展；2、会计软件网络体系与功能的发展：表现为：由文件/服务器结构（F/S）向客户机/服务器结构（C/S）发展，目前已基于浏览器/服务器（B/S）的会计软件发展。B/S结构的会计软件通过In ternet连结不同区域的用户，进行跨行业、跨地区管理与应用。4。 1。 2 会计软件的基本组成一、会计软件的功能模块： 会计软件一般按职能来划功能模块， 并且要以财务为中心来划分结构， 一个完整的会计 软件系统必定包括账务处理模块， 其它职能模块也必须直接或间接与账务处理模块发生 联系。 人们一般将会计软件系统分为会计核算和账务管理两大职能， 其中会计核算又进 一步分为账务处理、 应收应付款核算、 固定资产核算、 存贷核算、 销售核算、 成本核算、 工资核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块；管理型会计软件一一包括有采购、库存和销售业务管理，有的还只初步涉及资金、 成本价格和收入利润等方面的计划、预测、控制、决策等管理职能。工业企业会计软件的基本职能：1、账务处理一一是会计软件最主要的功能模块，表现为：会计凭证的处理、 记账、算账、对账、转账、结账、账簿查询和打印输出日记账、明细账、 总账及部分固定格式的报表；还应有往来账管理以及部门核算和项目核算 等辅助核算功能等。2、应收应付款核算一一根据相关凭证，完成应收账款、应付账款等往来业务 的登记、核销等工作；动态反映各往来客户信息；进行账龄分析和坏账估 计；生成应收、应付账款明细表、账龄分析表等；自动编制有关凭证传递 到账务处理模块。有的会计软件发为应收与应付两个独立系统。3、固定资产核算一一主要是存储和管理固定资产卡片，灵活地进行查询、打 印、统计与汇总；进行固定资产增减变动、自动计提折旧和分配固定资产 折旧等，所形成的会计凭证可以自动转入账务处理功能模块。4、存货核算一一主要是对存货的收、发、存业务进行会计核算，可以生成与 存货有关的转账凭证，输出各种存凭的明细表，以及盘盈、盘亏相关的明 细表；存货核算与企业的生产计划、物资管理密切相关。5、销售核算包括有关销售凭证及销售费用等数据完成产品的销售收入、 销售费用、销售税金、销售利润、合同辅助管理等；6、工资核算一一职工工资计算、计算个人所得税等；7、成本核算各种成本费用等；8、会计报表生成与汇总一一完成各种报表的编制与汇总工作；生成各种内部 报表及外部报表等；9、财务分析比率分析、结构分析、对比分析、趋势分析等；二、各类会计软件的基本组成：1、工业企业：包括以上 9 个功能模块； 2、商业企业：与工业企业基本相同，多 一个商品进销存； 3、服务性企业：包括：财务处理、工资核算、应收账款、 应付账款、通用等； 4、行政企业：包括：财务处理、工资核算、预算核算、 通用报表等功能。4.1.3 会计软件的数据处理的基本流程一、通用报表与手工会计的异同： 相同点：都是建立在手工会计处理基础上，两者的目的、原理基本是一致的；如：都要 遵守国家会计制度； 从技术与制度上堵塞各种漏洞； 都要保存会计档案； 都要编制会计 报表等； 不同点：由于处理工具、存储介质等不同，二者的核算方法与处理程序必然不尽相同； 日常处理的起点是记账凭证、部分凭证可以由系统自动编制、机内无严格的账簿体系、记账含义和记账程序也已经不同。三、处理流程： 会计软件以账务处理为核心， 各功能模块是独立的， 但各功能模块之间 存在一定的联系，相互作用、相互依赖。四、会计软件的运行过程： 初始化日常处理会计期未结账处理1、会计软件的初始设置1) 建立账套和定义基础参数账套概念一一用于存放会计数据的账蒲文件，一般以会计主体为单位建立账套。一个会计软件可建立多个账套，分别代表不同的会计主体。 基础参数不同的账套可设置不同的参数， 其决定软件的运行流程、 业务模 式、数据流向等，设定后不能随意更改。2) 设置业务处理规则和代码体系，如设置会计科目上、凭证分类、编制工资 计算公式、客户档案、存货档案、部门档案等。3) 装入初始数据，如账务处理系统的期初余额、未结清的往来业务、固定资 产核算系统的现有资产卡等。注：期初数据将影响日后的账簿和报表的正 确性，而且系统正式启用后这些数据是不能修改的，所以输入后要进行正 确性校验。2、日常会计业务处理：数据输入、加工处理、账表输出、信息分析利用3、月未处理 如：进行正确性检查、结转本期损益、转账、结账注：每月只能进行一次结账，结账后不能再处理当月的业务。4、.2 国家统一的会计制度对会计电算化的基本规定1984年国际审计准则1999年一一中华人民共和国会计法1994年一一会计电算化管理办法、商品化会计核算软件评审规则、会计核算基本功能规范1996年会计电算化工作规范进一步规范了企业会计电算化4.2.1 会计数据输入的基本要求一、会计软件必须具备初始化功能1、输入会计核算所必需的期初数字及有关资料；2、输入需要在本期进行对账的未达账项；3、选择会计核算方法；记账方法、折旧方法、存货计价方法、成本核算 方法4、定义自动转账凭证；5、输入操作人员岗位分工情况。二、会计软件的数据输入形式：键盘手工输入、软盘转入、网络传输等。1、了解对原始凭证的要求( P107-108)2、了解对记账凭证的要求( P108)3、了解对审核凭证的要求4.2.2 会计数据输出的基本要求1、 查询功能； 2、打印输出功能； 3、关于账表数据的修改与备份4.2.3 会计数据处理的基本要求：一、会计软件的记账功能二、其它处理功能；4。.2。4 会计电算化系统运行环境的基本要求一、运行环境要求： 计算机硬件配置、软件配置， 要符合会计电算 化工作规范二、会计软件要符合会计核算软件基本功能规范三、会计软件的平台选择1、 硬件平台2、 软件平台 主要包括操作系统、计算机语言系统、数据管理系统 网络操作系统有： Unix; Novell NetWare; win NT数据库管理系统： Foxbase Foxpro Cliper Oracle SQL Server Sybase Informix 在 windows 下以 Foxpro 最流行，在 Win NT 下以 SQL Server 为最流行三、会计软件系统的选择我国企业有 2 种途径： 购买商品化通用软件和定点开发； 按照会计核算软件基本功能 规范应具有：合法性、安全性、正确性、可扩充性、操作方便性、售后服务的可靠性和软 件公司的实力四、计算机房的工作环境：1、 机房一般要求 室内温度： 1828 度 湿度 30%75%2、 供电要求 220V 50HZ3、接地：电阻小于等于 4 殴母4.2.5 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求 指导原则：按照“责、权、利相结合”原则；健全岗位责任制。一、电算化会计岗位的划分：注：遵守夫会计电算化工作规范 ；会计电算化工作岗位： 1、基本会计岗位； 2、电算化 岗位。1、 基本会计岗位：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等。（注：基本会计岗位必须是持有会计证的人；可以一人一岗，也可以一人多岗或者一岗多人，但应 符合内部牵制制度。 ）2、 电算化岗位： 是指直接管理、 操作、 维护计算机及会计软件系统的工作岗位。包括如下：（ 1） 电算主管；会计主管可兼任（ 2）软件操作；会计人员可兼任（ 3）审核记账； 可有主管会计兼任（ 4）电算维护；一般不对实际会计数据进行操作（5）电算审查；可由会计稽核人员兼任（ 6）数据分析；同主管会计兼任（ 7）会计档案 资料保管员； （ 8）软件开发。三、电算化岗位职责制的基本内容：注： 基本会计岗位、电算化会计岗位可保证会计数据安全情况下交叉设置 ,但要注意内部牵 制，如出纳和记账审核不应是同一个人， 软件开发人员不能操作软件处理会计业务； 会计主 管兼任电算主管和审核记账岗位； 会计人员操作软件任操作员和电算维护员； 可单独设出纲 员岗位。4.2.6 计算机替代手工记账要求：符合：会计电算化工作规范一、计算机替代手工记账及其意义：注： 1、计算机替代手工记账俗称甩账； 2、会计电算化的发展过程分为三个阶段：会计核算 电算化、会计管理电算化、会计辅助决策电算化。3、会计核算包括：账务处理、应收应付款核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成 本核算、工资核算、报表处理与财务分析。4、计算机与手工双轨运行：同时进行核算，一般短则3 个月有，长则半年，甚至一年，根 据经验，一般以 36 个月为宜。 二、计算机替代记账的基本条件： 一个前提， 三个基本条件：（会计电算化管理办法 及会计电算化工作规范 都作了要求） 。一个前提为： 计算机与手工会计核算必须取得相一致的结果， 即双轨运行应该 3 个月 以上， 要求手工与计算机两套会计账要一致； 其次要求打印输出的证账表格必须正确， 签 名盖章必须齐全。三个基本条件： 1、配备了计算机硬件设备和适用的会计软件；2、配备了相应的会计电算化工作人员； 3、建立了严格的内部管理制度。4.2.7 会计档案的要求：1、按会计档案管理办法进行， 通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点 开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序， 视同会计档案保管， 保管期截止 该软件停止使用或有重大更改之后的 5 年2、 会计账簿和报表的生成与管理：（ 1） 现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日 记账和银行存款日记账，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出 的活页账页装订成册。 如果每天业务较少， 不能满页打印的， 可按旬打印输出。（ 2） 一般账簿根据实际情况和工作需要按月或按季、 按年打印； 发生业务少的账簿， 可满页打印；（ 3） 在所有记账凭证数据和明细分类账数据都在存储在计算机内的情况下，总分类 账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。注：关于会计电算化系统开发的文档资料的管理： 会计电算化系统开发和使用的全套文 档资料及软件程序，都应视同会计档案保管， 保管期截至该系统停止使用或有重大更改 之后的1 3年。5