打破管理体系孤岛-提升企业执行力

打破管理体系孤岛 提升企业执行力博阳咨询 高级咨询 经理熊韧企业要基业常青、要实现企业使命，就需要有能够自我调节和自我完善的循环系统：管理体系。所谓管理体系即企业为了实现一定的管理目标,将日常管理工作统筹地进行规划、执行、检查与分析的管理闭环。一个管理体系的建立是为落实一定的管理目标，所谓管理目标就是确定要做哪些“正确的事”。例如“加强安全生产”就是一个典型的管理目标。制定与颁布制度和流程是将“正确的事落实到日常工作的规定中形成“正确的做法”，例如公司安全生产管理规定.但，日常工作是依靠人、设备或系统等来完成，要确保大家去“正确地做事就要及时地发现错误并修正它。这就要对执行情况进行检查、确保“做得正确”，这就是所谓的“生产安全检查”流程.最后，对前面所有工作的结果、效果和问题进行分析总结并提出各项改进措施就是所谓的“持续优化”。以上的过程就构成了一个完整的闭环管理体系。一般来说，企业要依靠多个管理体系来实现不同的管理目标,例如质量管理体系、安全管理体系、健康环保管理体系等。管理体系是将各种管理方法、目标、手段与奖惩措施等内容通过按条成文的方式表达出来，作为约束企业员工作的法则.管理体系的实际载体即是我们日常所使用的各类制度文件（或者程序文件等）。制度文件的执行困境制度文件中所表述的管理设想是美丽的，但设想往往在执行过程中会遇到很多问题、也有很多局限性.为实现安全生产目标，我们制定类似生产安全管理规定这样的制度、撰写生产过程的各项管理要求，并将制度分发给所有相关的岗位。同样,为了实现质量管理目标，又会制定生产质量管理规定。过一段时间,如果要确保生产过程中的健康环保，又要制定生产健康环保管理规定。如此随着各项管理目标的实现和时间的积累,各种管理制度的文件就会堆积如山.上述场景下，作为一个生产管理的员工，至少需要了解三个“管理规定和一个“操作手册”，才能确保自己的工作不违反企业的各项管理体系的要求。而对于生产管理的员工来说，他想要的只是“事情该怎么做、“做错了会有什么后果”。而现实却没有任何一个管理规定能够一次性全面和完整地告诉他这些信息，这些信息被分散在上述三个“管理规定“和一个“操作手册”中。除此之外，由于管理体系的运行是分开的,理论上，写质量管理规定的人,是不会去写IT系统该怎么操作、健康环保有什么要求。因此,也没有人能够保证这些管理规定之间的内容是相互不重复和冲突的。特别是在长期管理的过程中，制度在不断地下发，内容在不断地修正，这就很容易产生冲突和矛盾。时间已久，这些管理规定的内容相互冲突就会愈演愈烈，最后把所有的“路”都给“封死。上述种种问题的体现,我们称之为“管理体系孤岛”现象.制度的内涵:“程序”与“规则”要解决这些因制度过多而造成“管理体系孤岛”的管理难题，就需要我们对各类制度文件进行分析.以企业经常使用的会议管理制度为例，中间一般会规定这么两条制度:1）“与会人员应按照会议要求准时到会,按指定位置就座”。2)“凡在正式会议通知中明确应参加会议的人员，因故不能参加会议,应在会前提交请假报告,由会议主办部室汇总后，报会议主持人批准。就这两条规定而言,看似相同，但实际上却是两种不同形式的规定：1）应做的事情：与会或请假汇总批准。称之为“程序”。2)应遵守的要求：准时到会、指定就座.称之为“规则”。一般在制度中,我们都会规定以下两方面内容.“程序：指做事的步骤、步骤顺序、步骤的相互关系及交接界面.“规则：指做事的前提、约束、限制、工作准则、工作要求等规定。显然、“程序”是用来做的,“规则”是用来遵守或不违反的。无论多少制度多少规定，它们所规定的做事方式应该是统一标准的，这就是企业的流程。应遵守的要求可以有很多，但是要求之间不能相互矛盾。根据博阳咨询对大量企业的制度文件进行分析与研究来看，一个企业的制度文件中，“规则”性的条款占据了总条款数的60%左右，对制度本身的描述性条款占据了条款总数的30%,仅有10%的条款是“程序”性的条款。而恰恰是这10的程序性条款，是教导员工如何执行工作的关键。通过流程管理提升企业制度的执行力如果我们能够先告诉每个人应做的所有事情（即所有相关的流程和流程步骤），然后在每个人做事情的时候清楚的告诉应遵守的要求。这样、员工就可以一次性完整的知道“什么是正确的做事方式”，从而有助于提高员工执行的能力。基于这样的想法,通过流程管理来解决制度执行力的想法就孕育而生：梳理一套标准流程，整合多套管理体系中各种制度的要求，按岗位明确参与的流程与相关的制度，并形成一套完整、全业务和组织覆盖、可持续运行的管理体系。通过实验发现、通过流程管理可以实现以下管理目标：有一套正确地做事方式即流程，从而确保业务能够正常运行.这套流程能够长期地满足企业的各种管理要求（包括安全、质量、健康环保等）。这套流程能够与每个人的工作进行衔接,明确每个人的职责和权限.这套流程能够适应企业发展，而不断地进行调整。