浅谈档案管理中电子文件的应用流程

浅谈档案管理中电子文件的应用流程 摘要：在档案管理工作中应用现代信息技术，是新时期对档案工作的基本要求，电子文件在医院档案管理中的应用，是档案管理工作现代化的体现。先对归档电子文件进行科学划分收集整理，给予真实性、完整性、有效性的初步鉴定，然后分别对文本、声像等电子文件进行归档，最后审核入档。 关键词：电子文件；医院档案管理；应用 在档案管理工作中应用现代信息技术，是新时期对档案工作的基本要求，也是档案事业发展的必然趋势。随着医疗改革地日益深化，也对医疗单位档案管理工作提出新的要求，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。 办公环境数字化的普及，使档案信息资源成为其必须依托的载体，对档案信息资源进行数字化管理和利用，是档案管理模式的转变。为了更好地服务于医疗工作，将档案信息资源数字化成为医疗事业的管理和发展的重要手段。 一、归档电子文件的收集积累 面对多种多样的各类电子文件，首先进行科学地分类划分。电子文件可实时收集，其归档范围应当参照纸质文件的归档范围，包括文书和医疗业务工作的电子文件，同时注意将电子文件存贮的载体及电子文件产生的外部环境和元数据保存起来，形成有机的结合体，保证电子文件不遗漏、不散失。 二、归档电子文件的初步鉴定 对平时收集的电子文件归档前，必须认真鉴定其真实性、完整性、有效性，确保归档电子文件符合要求。 第一，真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础。真实性是对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定，确认其与形成时原始状况的一致。电子文件的真实性不易判断和确认，传统纸质档案可通过内容、载体、形式表现出来，人们可根据字体、印迹甚至字迹、纸张对其原始性加以分析，而电子文件的生产由实态变为虚态，已没有了这种原始状态。电子文件是高科技的产物，我们可通过技术措施，如加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙及防写措施等，来有效地提高可靠性。也可建立健全管理制度，加强对电子文件制作和管理人员的管理，提高人员职业道德和素质，建立管理记录系统等举措，确保真实性。 第二，完整性是电子文件价值的重要保障。完整性是要求相关文件数量齐全；每一份电子文件的内容、结构和背景信息和元数据没有缺损，电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损，建立收集积累制度；设立一个电子文件暂存空间，及时把没有归档的文件集中保存起来，以备鉴定归档；在处理过程中对必要的背景信息项目作出规范化的要求，随时登记；制定电子文件元数据管理规范，在电子文件归档和移交时，及时按要求对元数据进行登陆和说明，来更好地维护电子文件的完整性。 第三，有效性是其存在和保存价值的基础。有效性是电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。如果文件不能顺利读出，再有价值的东西也失去了存在的意义。我们平时应对产生这些文件的计算机系统的相关资料和软件编码进行收集，并采取措施妥善保管；及时迁移另存数据，防止存储介质的过时。 三、文本型电子文件的归档 文书档案是卫生系统各单位档案工作的重要内容之一。计算机的应用使文书档案产生初期，即文件的产生便来自于电子文件计算机，文书档案多数以文本文件的形式存在，用文字处理软件（如WPS、Word等）生成，由字、词、数字或符号表达的文件，因此，文书档案就成为电子文件归档的重头戏。 首先对电子文件进行逻辑归档。在电脑硬盘中选择一个非操作系统所在分区（如D区等），建立一个总文件夹，可将其命名为“医院归档电子文件”。在这个总文件夹下建立若干个子文件夹，分别用于存放不同年度的归档电子文件。分别将文件夹改名为“医院年度归档电子文件”。采用保管期限分类法，设立3个文件夹，分别将文件夹改名为“永久”、“长期”、“短期”。参见纸质档案的分类方法将其对应的文本型电子文件保存到相应的文件夹内。还需存放“说明文件”、“类目表文件”、“著录文件”信息。 同时生成的文本型电子文件归档文件目录注有文书登记号、文件标题、档号、类别代码等，是档案检索的重要工具，有利于迅速方便地检索电子档案具体内容。使查阅更加方便。 然后再进行物理归档。电子文件按规定的要求进行鉴定、分类、编号后，将已归档的电子文件集中、拷贝至耐久性好载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 四、声像等其他类型电子文件的归档 声像档案是以音响、图像等方式通过特殊载体记录各种信息的的电子档案。医疗单位在管理和业务活动中经常产生图文并貌的声像资料，它具有直观感、真实感，更具有说服力。将有保存价值的声像等其他类型的电子文件合理分类，按载体的不同种类进行分类组卷，再按保管期限的不同分开，同属一类的按归档时间顺序编号，并在卷内目录和文字说明中同时注明与纸质档案相对应的参见号。编制归档电子文件目录，建立登记入册手续。 五、电子文件的归档审核 各归档单位按照归档的项目对其进行相应的鉴定与检查，发现问题及时采取补救措施，全部鉴定合格后由分管归档管理工作的领导签署审核意见，检验和审核结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表。 医院档案管理数字化的发展紧随时代信息化建设这一历史洪流，实现档案管理数字化可以解放和发展生产力，提高档案管理利用的工作效率，充分利用好档案信息资源的优势，对医疗事业的建设和发展起着至关重要的作用。 参考文献： 1、包文辉.卫生档案工作指南M.中国文史出版社,2006. 2、张婧.档案工作指南M.学苑出版社,2006. 3、汤毅,张贺.对医院档案实现现代管理的思考J.中国医院管理,2004(6). 5 / 5文档可自由编辑打印