工商管理论文办公自动化系统的研究

学 号：201424270535华北理工大学轻工学院管理信息系统结课论文论文题目：办公自动化系统的研究学 院：轻工学院专 业：工商管理 班 级：14工商5班姓 名：杜鹏2016年 6 月 30 日摘 要：办公自动化系统是利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系统。它采用Internet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，深受众多企业的青睐。随着信息科学技术的飞速发展，办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展。尤其是进入21世纪以来，办公管理系统的运用使日常办公工作更加方便、快捷和高效，而办公活动重要性的日渐突出,也引起了管理者的普遍重视，他们越来越感觉到没有信息技术支持的管理是力不从心的，因而办公自动化系统应运而生。办公自动化系统对于以纸质文件为中心的传统办公方式，不仅节省了大量的人力、物力、财力，而且效率高、时效性强、不容易出错，有利于团队长期稳定、高效的发展。提高了工作效率和对信息的控制，使管理更加规范化、标准化、科学化。关键词： ASP.NET；C#；SQL Server2005；B/S架构；办公自动化目录第一章 办公自动化系统的系统计划1.1系统开发的背景41.2系统开发的意义5第二章 办公自动化系统的系统分析62.1系统组织机构分析72.2系统业务流程分析72.3系统数据流程分析8第三章 实例：万户公司的OA系统.7 3.1公司简介及发展背景73.2 OA系统的优势93.3社会评价93.4强强联合9总结.11参考文献12第一章 办公自动化系统的系统计划1.1系统开发的背景随着21世纪知识经济时代的来临，知识已成为经济增长和社会发展以及企业成长的关键性资源，最大限制地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核心。对知识前所未有的重视使以工作流为中心的办公自动化系统面临着严峻的挑战，在知识经济时代，企业与机构不仅要求员工对他所要实施任务目标“知其然”，更要求员工特别是管理者能够“知其所以然”。在这种背景下，办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命：从一工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。办公自动化，英文全称Office Automation，简称OA，是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，办公自动化系统在应用内容的深度和广度以及IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可或缺的核心应用系统。主要推行一种无纸化办公。随着计算机技术的发展，特别是计算机网络技术与数据库技术的发展，使人们的生活与工作方式发生了很大的改观。网络技术的应用使得计算机之间通信、信息共享成为可能，而数据库技术的应用则为人们提供了数据存储、信息检索、信息分析等功能，从而使得工作更高效地进行。数据库始于20世纪60年代，经过40多年的发展，特别是20世纪80年代大量商品化的关系数据库系统问世并被广泛的推广使用，既有适应大型计算机系统的，也有适用与中、小型和微型计算机系统的。这一时期分布式数据库系统也走向使用。数据库系统以经日趋完善。现在已经形成了理论体系，成为计算机软件的一个重要分支。数据库技术体现了当代先进的数据管理方法，使计算机的应用真正渗透到国家的各个部门，在数据处理领域发挥着越来越大的作用。特别是20世纪80年代大量商品化的关系数据库系统问世并被广泛的推广使用，既有适应大型计算机系统的，也有适用与中、小型和微型计算机系统的。这一时期分布式数据库系统也走向使用。而互联网技术的出现，更是进一步丰富了人类生活，数字化生存已经一步步走进我们的生活与工作。互联网技术与数据库技术的结合为计算机在人类生活中的应用带来了巨大的影响。产业信息化，管理现代化，科学化已经成为行业发展的重要课题。办公自动化由80年代末在我国提出，到现在已有了二十年多年的发展历史。由于intranet（企业内部网）和extranet（企业外部网）的出现及其办公自动化相关技术的迅速发展，带来了全球范围内市场竞争的日益加剧，对于传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能否及时交流获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键，面对这样的形势，越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到日常经营管理上来，改变过去单纯的手工办公方式，以便在企业内实现信息共享协同工作乃至科学的管理和决策，从而提高效率增强企业的竞争力。从办公自动化的提出发展到如今经历了两个阶段：第一阶段为单机版办公自动化系统。这一阶段电脑和办公设备是主要的办公系统。数据库和文件系统广泛运用，用以对结构化数据的存放和处理。这一阶段是从纸质办公向无纸化办公的飞跃，实现了数据处理和文档协作的无纸化。该阶段自动化办公系统的缺陷在于客户端计算机的运算和处理负担过大，对于客户端的维护成本较大，而且无法建立一个集成的办公平台，应用系统的转换频繁，适应性较差。第二阶段出现网络版办公自动化系统。随着计算机的广泛使用、网络技术的不断更新以及工作流思想的普及，办公自动化的也被赋予了新的内涵。网络版的办公自动化系统，克服了第一代办公自动化系统的缺陷。网络版办公自动化系统依托现有的完善网络，建立一个统一的集成办公平台，主要处理和存储对象是非结构化数据的信息流或者工作流。这一阶段的办公自动化系统不仅提高了办公效率，而且提高了系统的安全性。1.2系统开发的意义OA系统可帮助企事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力，强化领导的监控管理，有效管理起有形设备等、无形(业务信息、知识)资产，避免资源流失；实现各种公文、事务、业务流程的流转、审核、签批等自动处理，促进管理的电子化、规范化与现代化，完美整合了组织内部的信息流。多年以来,人们对以纸质文件为中心的传统办公方式习以为常。但是,世界进入信息时代之后,这种传统的人工管理方式的弊病日显突出。比如,时效性差、容易出错,并难以应对信息社会的巨大挑战。传统办公方式的特点决定了部门内部及各部门之间彼此孤立。通常是某一部门独立运作一段时间后,将其工作结果移交下一部门作为其工作的依据。一旦该部门的工作出现错误,其下一部门就无法正常工作。出现这种现象的直接原因主要是员工之间、部门之间缺乏交流、文件在不同部门都有所囤积。另外,传统办公方式含有大量重复性劳动行为,这种程序性行为的发生也是造成文件批量出错的原因。因此,建立节约型、高效性工作方式成了信息时代必然的要求。 鉴于此，办公自动化有其独特的优势。它不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员可以实现远程办公或在家办公。不仅如此，办公自动化可以和一个机关单位的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、传递、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了监狱机关单位领导的管理和决策。办公自动化将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了机关单位行政效能和对信息的可控性，降低了办公成本，提高了执行力，使管理更趋完善。第二章 办公自动化系统的系统分析系统分析主要任务是将需求详细调查中得到的文档资料集中到一起,对组织内部整体管理状况和信息处理过程进行分析。它重点在于于从业务全过程的角度进行分析。分析的主要内容是:业务和数据的流程是否通畅,是否合理;数据、业务过程和实现管理功能之间的关系等等。系统分析的目的是将用户的需求及其解决方法确定下来,这些需要确定的结果包括:开发者关于现有组织管理状况的了解;数据和业务流程;数据字典等等。系统分析所确定的内容是今后系统设计、系统实施的基础。因此，下面将从系统组织机构分析、系统业务流程分析、系统数据流程分析、数据字典、系统物理环境及技术选择上进行系统分析。2.1系统组织机构分析组织结构是指对于工作任务如何进行分工、分组和协调合作。它表明了组织各部分排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式，是整个管理系统的“框架”。 组织结构是组织的全体成员为实现组织目标，在管理工作中进行分工协作，在职务范围、责任、权利方面所形成的结构体系。组织结构是组织在职、责、权方面的动态结构体系，其本质是为实现组织战略目标而采取的一种分工协作体系，组织结构必须随着组织的重大战略调整而调整。2.2系统业务流程分析业务流程分析是具体分析的第一步，为了要对详细的调查结果进行整理和分析，然后再经业务人员的确认，必须采用一些简单方便的方法和工具来明确表达它们，使之成为系统分析员和用户之间进行交流的共同语言。业务流程图可以解决这一问题。业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表, 同时也是对一个组织的功能和层次的某一部分进行详细的描述，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理流向。2.3系统数据流程分析数据流程分析是把办公自动化系统的数据流动情况抽象地独立出来，去掉了具体组织机构、信息载体、处理工具和材料等，单从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式。数据流程分析主要包括对信息的流动、传递、加工处理和存储等的分析。数据流程图可以解决这一问题。数据流程图（Data Flow Diagram）是管理信息系统开发的主要工具，是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。DFD用来描述系统中的数据经外部实体而“流入”系统，再经过加工处理及存储等过程，最后“流出”系统交付外部实体使用的全过程。 第三章 实例：万户公司的OA系统 3.1公司简介及发展背景 追溯到600年前，约当14世纪之末，有一位中国的官吏叫万户，他在一把座椅的背后，装上47枚当时可能买到的最大火箭。他把自己捆绑在椅子的前边，两只手各拿一个大风筝。然后叫他的仆人同时点燃47枚大火箭，其目的是想借火箭向前推进的力量，加上风筝上升的力量飞向前方。后来“万户飞天”的故事以各种形式被广泛引用。在前苏联、德国、英国等国的火箭专家的一些著作中，也提到了这件事。在20世纪70年代的一次国际天文联合会上，月球上一座环形山被命名为“万户”，以纪念“第一个试图利用火箭作飞行的人”。 据说万户原是木匠，喜好钻研技巧，从军之后，改进过不少刀枪车船，在同瓦剌的战事中屡建奇功，受到班背大将的青睐，要他在兵器局供职，两人相交甚厚。班背性情耿直，从不趋炎附势，因而得罪右中郎李广太等一班奸臣，被革去一切职务，并幽禁在拒马河上游的深山鬼谷中。明朝开国皇帝朱元璋的第四个儿子朱棣，想继位当皇帝。他一方面网罗党羽，扩充兵力；另一方面搜罗各种技艺，献给朱元璋，讨其喜欢。李广太投燕王所好，知道万户是与班背共同造飞鸟的，对其软硬兼施，想利用他来为皇上造飞龙。万户表面上同意造飞龙，想趁机营救班背，同时完成造飞鸟的宿愿。万户去鬼谷与班背会合，但是晚了一步，原来班背已被瓦剌军所害，是李广太暗中给瓦剌军报的信。好在班背见势不好，令随从带着他的火箭书冲了出去。万户决心造出飞鸟，以实现班背的遗愿。他仔细阅读了班背的火箭书，造出了各种各样的火箭，然后画出飞鸟的图型，众匠人按图制造飞鸟。试飞时，飞鸟放在山头上，万户拿起风筝坐在鸟背上。先点燃鸟尾引线，火箭喷火，飞鸟离开山头向前飞去。接着两脚喷火，飞鸟冲向半空。不久，火光消失，飞鸟翻滚着摔在山脚之下 就是这样一个有情有义，同时又是一个敢于冒险创新的航天第一人-万户，及其他的故事，感动着一代又一代人。万户网络公司以万户来命名，就是希望继承这种百折不挠，不断开拓创新进取的精神，在中国的软件行业去创造一个又一个神奇与经典。 北京万户网络技术有限公司（简称“万户网络”）创立于1998年2月，是北京华宇软件股份有限公司（股票简称：“华宇软件”，股票代码：300271）的全资子公司。是中国领先的协同管理软件产品和服务提供商，是国内中大型集团化企业、电子政务和医疗卫生领域信息化解决方案的领导者，是协同软件国家行业标准编制组长单位。 历经十多年的耕耘与积累，万户网络建立起了完整的中高端协同应用平台系列产品线，包括ezoffice协同管理平台、ezPORTAL门户管理平台、ezFLOW工作流平台、ezPLATFORM平台开发、ezEDI数据交换中心、ezLINK信息报送平台、ezIDS统一用户管理及统一身份认证、evo移动办公和微信企业号集成平台等。其解决方案涵盖政府机关、科研院校、卫生医疗、机械制造、房地产、金融、能源、服饰、快消品等25大行业，成功服务中高端客户超过6000家，其中：中央政法委、国家司法部、北京市高级人民法院、北京市国资委、湘雅医院、复旦大学附属肿瘤医院、上海市肺科医院、中央国债结算中心、中联重科、中国银联、大连重工、沈阳机床、东风汽车、紫金矿业、二商集团、哈药集团、潍柴动力、无限极、光明乳业等众多公共组织和企业，通过应用万户ezOFFICE协同管理平台及系列产品，实现了精细管理和敏捷经营。 目前以北京为总部的万户网络，已在全国各地设立分支机构和服务网络，在合肥建立了产品研发中心，并按照国际软件成熟度模型CMMI3标准的要求建立了软件项目管理体系，确保能为客户提供专业的咨询顾问服务。万户网络提倡“客户、创新、务实、诚信、团结”的核心价值观，坚守“没有短暂的客户，只有永远的朋友。”的服务理念，致力于成为客户最信赖的合作伙伴。基于移动互联网、云计算、大数据等先进技术，通过信息化手段不断创新产品和服务，万户网络与广大客户朋友一起拥抱新时代下的管理变革！3.2OA系统的优势 务实可靠万户是务实可靠的协同管理平台厂商，辛勤耕耘协同领域十余载，服务上千家客户，荣获客户满意度第一等众多殊荣；产品多 分工细万户提供完整的协同管理需求解决方案，且每一款产品都有成功案例；行业经验丰富万户拥有众多行业服务经验（政府、医疗行业、能源、金融、食品、教育等）;大客户经验多在每一个行业里，万户都有服务行业领先企业的经验；服务质量高客户应用成功率高，客户续约率高；3.3社会评价 信息时代，瞬息万变。随着信息化社会的到来，办公自动化也成了各级政府组织、企业集团必备的基本条件。安徽省农垦集团公司作为全省唯一农业生产经营集团表示，必须要赶上信息化这班车，学习万户公司。；3.4强强联合 李锦记健康产品集团隶属于香港百年民族企业李锦记集团，是一家经营中草药健康产品的大型企业，总部设在中国香港，旗下成员包括无限极中国，无限极台湾和无限极马来西亚，拥有雇员逾3000名，并在中国内地设立了36家分公司、28家服务中心、拥有近5000家专卖店。集团于1992年创立核心品牌“无限极”。 负责IT业务的李锦记健康产品集团资讯科技部负责人郭先生介绍，无限极搭建协同办公平台的初衷，是希望通过系统实现信息共享、流程优化和效率提升，加快公司对市场的反应速度。 事实上，早在2002年，无限极就已经引入一套OA系统，但是那套系统的功能主要在于信息共享，而不具备审批功能。但是随着业务的发展，无限极迫切需要一套系统能够帮助他们实现办公协同：首先，无限极希望改变原来通过纸质文档进行业务审批的办公模式，转而采用电子化审批；其次，现在已经进入移动互联时代，无限极希望充分利用移动互联给企业办公带来的便利；最后，无限极还希望将办公协同的范围扩大，从企业内部延伸出去，实现企业价值链上公司间的业务协同。不仅如此，无限极还希望能够借助办公协同带来内部管理的提升，进而提升消费者的体验。 2010年，无限极开始为新的协同办公平台进行选型。无限极对当时市场主流的七八家协同办公平台供应商进行考察，最终选择了我国业界领先的协同管理软件提供商万户网络技术有限公司提供的万户ezOFFICE协同管理平台。 郭先生介绍，无限极之所以选择万户ezOFFICE，是因为其能够满足无限极考量协同办公产品的几个关键要素：平台的开放性、流程管理的先进性、与无限极自主创新的集成平台的兼容性、多语言支持能力，以及移动智能设备的支持能力。 此外，万户网络研发方面的高层管理者对无限极的支持也是他们选择万户产品的一个很重要因素。 选型结束后，无限极却因为“幸福烦恼”而面临实施的挑战。郭先生解释说，所谓“幸福烦恼”，是因为无限极正处于成长期，组织架构和人员岗位经常改变。这些不确定性给新系统的实施带来了很大的麻烦。与此同时，当时无限极的核心业务系统SAP ERP系统的供应链模块仍在实施过程中，无疑为系统实施增添了更多的不确定性。 此外，新系统对工作方式带来的改变也给实施工作带来了一系列挑战，比如说，如何让用户从原来松散的工作习惯切换到规范的工作习惯中来，如何满足移动互联网的快速发展催生出来的很多新的应用需求。而如何实现跨部门的业务协同，恐怕是这次无限极系统实施所面临的最大的挑战。 但是无限极并没有气馁，而是通过系统实施把这些挑战当成是企业成长的一次机会，采用各种行之有效的管理措施来保证系统的成功实施：通过二次开发，借助权限功能强化基于角色的组织架构；要求各个部门安排部门助理专门跟进应用改进工作；分阶段推出基于PC的流程审批功能与基于移动设备的流程审批功能；在SAP ERP项目实施中提前规划好相关功能。 为了借助新系统实现跨部门的业务协同，无限极项目管理办公室负责人专门召集相关人员来确定具体方案，在向对应流程相关部门的领导审批后将流程写入系统中。系统实施上线后，要求相关人员严格按照规定采用OA系统上运行的流程处理业务。 此外，为了进一步保证系统的成功应用，无限极还采用了多种措施保证系统的推行：一把手挂帅，请领导带头使用；进行充分的培训，进行扫楼式的检查；进行严谨的业务场景现场测试；邀请最终用户参与用户体验的改进；延长双系统并行期，使用习惯的兼顾。 郭先生介绍，当前无限极协同办公项目第一阶段的目标已经实现，无限极的业务审批方式已经从原来的纸质文档审批转为电子化审批。而且，通过项目实施过程中业务流程的梳理，现在无限极的业务流程得到了显著的规范和优化，业务处理效率显著提高。 一个显著的案例就是，以往业务审批是通过纸质文档流转的，当成一个文档要经很多人审批，相关人员经常不知道文档审批到哪个环节了，甚至有时候文档在审批过程中丢失了。而在新的OA协同平台上，所有业务审批情况都一目了然。而且无限极还制定了一个考核指标，规定任务到达后在多少时间之内必须完成审批。而且系统还会生成一个清单，说明每个人审批业务的效率情况。 郭先生透露，现在无限极正在加速实现协同办公项目第二、第三阶段的目标，即从基于PC时代的电子化审批向移动互联网时代的移动协同办公转变，从公司内部的协同办公向供需价值链上的公司间协同工作转变。总结随着当今社会向信息化的发展，办公信息化管理越来越为各机关单位、企业所重视，它能有效地收集、执行各种办公信息，极大地提高了办公效率，及时准确地实现信息的上传下达，而计算机技术、网络技术、各种软件工作平台不断的发展，又为网上办公系统的实现提供了良好的前景。在写论文过程中，本人对业务流程及相关技术都做了深入调查，对系统有了比较详细的了解，然后对用户需求作了细致的分析，并进行了可行性分析；经过对系统的详细分析与设计，系统功能模块等都已经基本确定，并且在具体实施过程中做了进一步的完善。这次的结课论文，让我受益匪浅，不仅学到了很多新的知识，而且通过论文的撰写，使我锻炼了缜密的思维方式，能多个角度的看待、处理问题，科学地整理和分析所学的专业知识，提炼成一种思想。论文的撰写，使我对此系统的开发和完善有了更科学系统的详细总结，我相信这对我日后的学习和工作将产生巨大的影响。由于时间和知识水平等原因，课题所完成的只是我所理解的程度上，还有诸多方面仍可进行扩展及完善。 结课论文毕竟是为了让我们学习到如何设计和开发一套系统，在结课论文过程中我还是学到了很多知识，知道遇到问题该如何去分析问题、解决问题，能够自己了解一套系统来这也是对自己的一种鼓舞，也是对我大学生学习的一次检验，让我把所学到的知识能够用于实践，这让我的动手能力也有了很大的提高，也让我学会了如何思考问题。相信这些都会让我在以后的工作中受益无穷的。参考文献（不少于8篇） 1 百度相关文献。 2 万户公司官网。 3 陈伟.SQL Server 2005数据库应用与开发教程M.北京：清华大学出版社,2007. 4 尹增明.ASP.NET Web应用开发M.机械工业出版社,2008. 5 王峥,王亚平.关系代数与SQL查询优化的研究J.电子设计程,2009,17(8):110-112. 6 李红日,宋俊兰.用SQL语句实现关系代数运算探讨J.科技信息(学术版)，2008（8）：186-188. 7 Nielsen Paul.SQL Server 2005宝典M.北京:人民邮电出版社,2008. 8 伍俊良.C#程序应用与开发教程M.机械工业出版社,2009. 9 赛奎春,宋坤,赵智勇等.C#信息系统开发实例精选M.机械工业出版社,2008. 10 刘志峰.软件工程技术与实践M.电子工业出版社,2008. 11 胥光辉.软件工程方法与实践M.机械工业出版社,2009. 12 戴宗友,张伍荣,杨辉.C#程序设计实训M.清华大学出版社,2009. 13 康祥顺,张小刚,刘亮.C#程序案例开发集锦M.电子工业出版社,2008. 14 甘志,C#高级应用开发篇M.清华大学出版社,2008. 15 丁国栋.C#管理信息系统实例教程M.北京希望电子出版社,2008.