高校档案工作规范化和标准化管理

高校档案工作标准化和标准化管理 摘要：高校档案管理工作，对高校的正常运行以及人才的规整等具有非常重要的意义，而高校档案工作的标准化和标准化管理，是保证高效档案管理工作的重要内容.为此，我国高校在进行档案管理工作时，需要采取更加严格的要求.在本文中，作者对当前我国高校档案工作管理中存在的问题进行了分析，同时对于高校档案工作的标准化和标准化管理意义进行了研究，并提出了几点改善当前高校档案工作管理问题的措施.关键词：标准化；标准化；高校档案在二十一世纪，信息和知识成为世界开展的主流，经济和科技的推动使得我国的高校教育工作和档案管理工作不断改革，以适应当前飞速开展的世界形势.随着现代化技术的开展，我国的高校档案管理工作也在逐渐向着电子化和自动化的方向前进，这对我国高校的档案管理工作来说既是机遇，也是挑战.为了能够促进高校档案管理工作的开展，我国高校需要结合自身的实际情况制定对应的档案管理标准，完善管理制度，促进高校档案管理工作质量.1高校档案工作标准化和标准化管理的重要意义分析在当前，我国的大多数高校都建立了档案馆，其对学校内的宿舍以及各种设备等进行存档管理，而在人才配备方面，高校除了选取档案学科人才之外，同时还包含了历史和信息等多方面的人才，这些人才的招聘能够对档案管理工作中的一些特殊情况进行重点解决.但对于当前我国高校的档案信息管理等工作，其还处于简单的根底性阶段，这些高校的档案管理工作水平无法满足高校的快速开展，已经成为制约高校开展的主要问题之一.对于高校档案工作，其采取科学化的管理措施，首先需要加强对档案以及档案信息等的标准化和标准化管理，这也是开展高品质档案工作的前提，为此，首先需要对高校档案工作的重要性进行明确的认知，档案馆的建立是为了对档案进行更加标准化和标准化的管理，这是开展高校档案管理的根底，为此，高校需要购进先进的档案管理设备，提高高校档案管理工作的硬件水平.对于高校档案的管理体系建设，其能够实现高校档案工作的明确化和制度化，从而使得高校档案在进行各项业务工作时更加标准，保证高效档案馆能够发挥其应有的功能.2高校档案管理工作现状分析档案管理工作标准化和标准化已经成为高校档案管理工作中最为重要的内容，对于当前我国高校的档案管理人员，尽管档案管理工作标准化和标准化取得了一定的成就，使得我国的档案管理工作质量得到了一定的提升，但在高校档案管理工作标准化和标准化管理中，其仍然存在着一些问题需要解决，这些问题对当前我国高校的档案工作开展具有非常重要的意义.第一，意识缺乏，对于高校档案标准化和标准化工作管理，大局部的档案管理人员对其并没有一个明确的认识，很多院校仅仅认为档案工作是为了效劳于高校开展，而对于档案管理本身的效率等那么重视程度缺乏，此外，还有一些高校甚至认为档案工作的标准化和标准化管理没有实质意义，这种情况使得高校的档案管理质量难以得到有效的提高.第二，人员整体素质较低，高校的档案管理工作，其对管理人员的专业化素质要求相对较高，但由于高校档案工作标准化和标准化管理难以实现，加上高校对档案管理工作的重视程度缺乏，很难吸引高素质的档案管理人员，这是当前高校档案管理工作中需要重点解决的问题之一.对于档案工作管理，由于专业术语较多，甚至一个术语在不同环境下有不同的含义，专业人员的缺乏使得档案管理工作较为混乱.第三，监察缺失，高校档案工作标准化和标准化管理，很多高校都是由非专业人员进行管理，这使得日常工作中出现的一些问题很难被发现，随着问题的累积，使得高校档案工作管理难度越来越大.为此，单纯地依靠制度和条例并不能实现高校档案工作的标准化和标准化管理.3高校档案工作标准化和标准化管理措施3.1目标化管理，建立完善的档案管理制度第一，伴随着我国档案信息化进程的加快，我国的各个高校也需要尽快建立完善的档案管理制度，通过采取一系列有效的措施对档案管理方法和程序进行完善，像档案修订制度以及特色档案管理制度等，将这些档案制度进行汇总，从而做到档案管理有法可依.还需要借助于当前的借阅登记程序对档案的借阅和调用进行记录，防止档案存储过程中出现丧失等情况，并对档案的管理进行明确的责任划分，然后通过实践对档案使用制度进行不断的完善.第二，加强档案管理队伍建设，对于高校的档案管理人员，其对档案的管理效果具有直接的影响，为此，高校需要对档案管理人员进行素质培养，一方面是对其政治素质进行提高，档案管理人员需要良好的效劳素质，在工作的过程中充满热情.另外，其还需要具备较强的业务素质和专业知识，对档案的管理内容以及使用规定等有明确的了解，提高档案管理效果.最后那么是具有较高的文化素质，在日常的档案管理工作中，能够对其中存在的问题进行总结分析，然后从中总结经验教训，不断提高档案管理标准化和标准化.为了保证档案资料的完整性和真实性，需要对高校档案资料的第一手资料进行确认.对于档案的部门负责人员，其需要对档案的收集规章制度进行制定和完善，同时协调多个部门对档案的格式进行制定，然后将制定的档案格式发送到相关人员，在进行档案收集的过程中，需要采用纸质文档进行第一手资料的收集，然后建立完善的电子文库档，对于文档的收集，其需要进行严格的检查，保证所有文档的准确性和真实性.同时对于不同的文档需要对其进行分类收集和整理，并对其进行编码和分类.对于档案的内容以及格式，各个部门需要对其进行严格的把关，这是影响档案管理质量的重要因素.对于收集的第一手档案资料，收集人员需要对档案文件进行把关工作，认真检查档案的文本格式以及原始记录等是否符合标准，然后亲笔签字，在验收的过程中，验收人员需要对第一手资料进行标准化和标准化的检查确认，保证收集到的第一手档案资料符合标准化和标准化要求，方便后续对档案的整理和分类.信息化时代的到来，使得电子文件越来越受到人们的欢送，加上其存储和携带较为便捷，人们在进行信息的收集时往往更加倾向于电子文档.高校档案管理工作，其需要对电子文档进行认真的鉴定，并根据鉴定结果对文件档案进行分类和整理.而对于电子文件的区分工作，其是电子文件归档的重要内容，在当前的高校档案管理中，大局部的院校仅仅将对学生和教师等有参考意义的文档才会进行保存，而对于应用意义不大的文档，大局部都会对其进行删除.为了保证电子文件的真实性，在进行文档存储的过程中需要同步将对应的纸质档进行存储管理，通过对两种文件进行区分和复制，保证文档的真实性和准确性.另外，对于电子文档，其在制定完成之后，需要将原纸质档文档归还，作为后续电子文档保存的依据和凭证.3.4提高案卷质量，推动档案工作标准化和标准化信息时代的到来，使得档案工作的标准化和标准化逐渐成为其开展的重点，在开展硬件建设的同时，高校档案管理部门还需要对档案的卷宗质量等进行提高，这是档案管理的根底性工作.对于高校档案管理中的文书和档案，两者之间看似是相互独立的，但两者在文档工作流程之中具有非常紧密的联系，文书是档案的来源，而档案那么是文书的最终归宿.通过对文书进行标准化和标准化的管理，才能够更好地实现档案的标准化和标准化管理.首先，充满高度的责任心，这是实现档案工作标准化和标准化的关键环节，对于档案管理工作中最难以区分的那么是档案的无序性以及相近材料，为此，档案管理人员需要在工作的过程中保持高度的责任心，通过对所有的环节进行认真的整理，使得档案工作管理标准化和标准化.对于高校档案管理工作，其在实际工作开展中需要以本为单位进行文件的整理，同时结合高校档案管理的相关规定对各种材料进行合理分类，同时对档案的时效性进行重点监控，保证现行档案具有其参考价值和意义，这种档案才能够进行立卷或者归档.此外，对于立卷归档，其在高校档案管理中是非常重要的内容，通过合理的分工能够在进行整理归档时结合档案的内容以及档案形式对其进行差异，通过认真的分析对其进行筛选，这样为后续档案的标准化和标准化管理奠定了良好的根底.为了提高高校档案工作的标准化和标准化，提高案卷质量是根底性的内容.根据大量的时间工作得知，案卷的材料收集对档案工作具有较大的影响，当档案的完整性较低时，其本身的价值也会大大降低，这种档案的收集对档案本身的价值具有与较大的影响，此外，档案本身的外观桩底和整洁等对其标准化和标准化的实际操作性同样具有非常重要的意义.为了能够更好地提高档案本身的价值，需要在进行档案收集时保证档案本身的价值，采用科学的收集方法.此外，还需要做好档案的分类和检索工作，方便后续对档案的使用，保证档案装订的外观效果，这对提高档案本身的价值具有非常重要的意义.4总结伴随着时代的快速开展，高校档案管理工作提出了新的要求，传统的档案管理工作模式已经不在适用于当前的档案使用价值.为了能够更好地适应社会开展需求，高校在进行档案工作管理的过程中，需要加强对档案的标准化和标准化管理，认识到档案本身的价值和意义，这样才能更好的推动高校档案管理工作的开展.此外，对于高校档案工作管理，工作人员需要加强对自身责任的认识，对于档案管理中存在的各种问题，需要采取有效的措施对其进行改善，提高自身的政治素养和业务素养等，同时对于档案的加工和组合，需要通过专门的培养，提高其工作质量.参考文献：1杜娟.高校档案工作标准化、标准化管理方案研究.城建档案,2021(05):79-80.2杨博文.标准化和标准化是实现高校档案管理现代化的根底.人才资源开发,2021(04):130-131.3张园园.试论档案管理工作的标准化和标准化.改革与开放,2021(07):119.4赵淑琴.标准化与标准化是实现高校档案管理现代化的根底.经济与社会开展,2006(01):218-220.5何炳岳.高校档案工作环节的标准化标准化.天水师专学报,1998(04):55-56.