XXX温泉度假村物资采购管理制度

XXX温泉度假村 物资采购管理制度一、总则（一）为规范酒店的采购行为，加强对酒店日常采购的监督管理，防止酒店资产的流失，特制定本规定，望遵照执行。(二)度假村设立专职采购部作为采购管理部门，隶属度假村财务总监管理，接受度假村各个部门的监督，全面负责度假村的采购工作。（三）本规定是度假村购置客用品、餐饮原料、燃料、辅料、零部件、营运设备、工程配件、办公用品、劳动防护用品，以及其他物资过程中的决策、价格监督、质量检验、仓储管理等行为的基本规范。（四）度假村应当按照“四权”分离（即询价、采购、收货、付款四权分离），科学有效、公正公开、比质比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度。（五）度假村各部门应按照物资采购的内控程序执行，即采购计划申请确立-询价、比价-确定价格-签订合同（或出正式订单）实施采购-验收入库-财务最终审查付款。二、采购申请和决策（一）度假村应当建立健全物资采购的申请和决策程序，按照采购物资类别和金额的大小，实行分级分权管理，各司其职，明确各级管理人员，各有关部门及人员的责任。（二）除特殊情况外（零用现金采购，金额在500元以下），酒店所有物资采购的事项，应首先由部门填写“申请订货单”，填列出具体货名，数量及规格，并必须经过使用部门经理的签署。（三）物资采购计划是组织物资供应的主要依据，必须在掌握市场行情的前提下，使用部门综合经营计划、物资消耗情况、物资储备定额及订货制作、运送周期，结合本部门实际，量力而行，着情采购，在申请采购物资的同时，必须给出合理的申请理由。（四）度假村各部门主管、经理对其签署的物资采购事项负有审查和监督责任。（五）物资采购计划分年度计划、季度计划和月度计划。年度计划是指导全年物资供应工作的主要依据，各部门需用的物品、物资的下一年度计划，在本年度10月份销售预算编制后，由采购部牵头会同财务部及相关各部门拟定方案，编制年度采购预算，经财务总监审核报总经理批准后实施。季度计划是年度计划分解计划，用以明确季度物资采购供应工作的方向。月度计划是物资采购工作的具体实施与调整计划，计划编制按预算管理制度要求编制。根据年度采购预算和各部门以及仓储部申请的物资需用量每月底提交计划，采购部编制月度的具体采购计划，每月25日前由釆购部统一梳理统筹审核后报下月采购计划，财务总监审批并上报总经理批准后组织实施，各部门以及仓储部申请的物资需用月底计划于每月22日之前报采购部。（六）计划外的急需用品采购应填写采购申请单，并在申请单上注明应急采购原因，由部门经理、财务总监、总经理签字同意后采购部进行采购。（七）物资采购计划应列明“品名”、“规格”、“单位”、“期末库存量”、“月消耗量或储备定额”、“拟采购数量”、“预计单价”、“预计采购资金”等项目，采购计划一式四份、经财务总监和总经理审批后，一份留财务会计部，一份送仓库部、一份采购部组织采购，一份申购部门留存。三、物资采购（一）采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。（二）大宗用品或长期需用的物资，酒店成立询价小组（由使用部门、成本控制、财务部和采购部组成）。努力利用各种现代化的手段广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化，签订长期供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。（三）在采购过程中引进竞争机制，采取货比三家，竞价措施，实施比价比质，同等价格比质量，同等质量比价格，除仅有唯一供货单位或有特殊要求外，酒店主要物资的采购应当选择三个以上的供货单位，从质量、价格、信誉等方面择优进货。工程改造和采购单价在5万元以上的物品应通过招标形式进行。（四）酒店重要物资的采购应遵循样品的事先确认制度，使用部门对样品承担审核责任，如因采购物资未经确认，即被采购回来，造成物品的不符，采购部门将承担相应责任。（五）除部分零用现金采购和急用工程物资采购外，酒店各部门的物品购置都应经过询价小组确认并经采购部门采购，任何部门不得越权进行采购。（六）对于各部门用零用现金采购及个别有特殊要求的工程物资采购，除了要严格控制其采购数量和金额外，还应努力依据市场情况变化进行跟踪调查。（七）各厨房每日需购入的鲜活原料，由厨师长于当日21:00前将第二天所需原材料清单上报采购部，采购部根据市场货源情况及时与供应商联系组织进货。（八）酒水、售卖商品等采购采取定期补给的办法，由仓库根据库存情况，结合业务需要提交物品采购清单，经财务总监审核报总经理批准后采购部负责实施采购工作。（九）对于超过一定金额（1000元）的，采购部在购买申请单的基础上，应出具正式的订货单（PO单）。经过财务总监、总经理批准后，作为向供应商正式采购的合同文本。（十）酒店大宗材料（总金额在10万元以上）、基建或技改项目主要物资（单价在5万元以上）的采购及其他金额较大的物资采购等，应该以招标采购形式进行购买。（十一）为明确责任、权限和内部工作程序，切实发挥出价格的决策和监督职能，度假村成立价格监督委员会。平时履行价格监督职能的部门是成本控制部。财务经理和行使监督的人员应当履行职责，监督采购价格，降低采购成本，并对酒店各部门采购物品的计划、数量承担核实与确定责任，对某些不必要采购或不需采购的物品可行使否决权。（十二）在采购过程中，成本控制部应依据最近一次采购同类产品价格进行监督和审核，采购部门应在成本控制审核的价格范围内进行采购，如因特殊原因（因为市场行情变化等）需要高出价格的，必须说明原因，经财务总监或总经理批准后方可执行。（十三）成本控制部门负有对酒店所有采购物资进行价格监督和控制的责任，对于未在审核价格范围内进行采购给酒店造成重要损害的（特殊情况例外），成本控制有责任向酒店高层管理人员和有关主管人员反映并提出处理意见。（十四）酒店行使价格监督职能的部门（成本控制）或人员应当及时了解，掌握酒店主要采购物资的市场价格，并对其审核的物资采购价格承担相应的责任。四、质量检验监督（一）承担对物品检验和验收的部门是酒店成本控制的收货部和物品使用部门。采购物资未经质量检验或验证不得开据收货记录和办理结算手续。对酒店采购物资的质量检验或验证，实行收货部门和使用部门双重检验制度，在进行检验时，坚决杜绝可能影响公正的部门介入。（二）酒店收货部门和使用部门应严格按照标准和程序进行检验或验证，并对检验、验证的结果承担相应责任。对于不具备检验条件，需要对所采购物资（如土建工程、大型工程设备等）进行检验的，度假村可以委托国家认可检测机构进行鉴定或者要求供货单位出具国家认定检测机构的质量检验报告。（三）对于一些重要的采购物资和日常用的较频繁的物资，度假村可以根据需要留样存档，并进行复检。五、仓储管理（一）成本控制部门应加强对酒店库存物资的计划管理，库存物品的购置计划要与经营周期相适应，尽量将库存保持在一个合理的区间内，以减少存货的损失。（二）加强仓储保管人员的责任，落实岗位责任制，对于因保管不善造成实物毁损、丢失的，将追究保管人员的责任。（三）成本控制人员作为酒店仓储管理的部门，对于实物的流转应根据使用部门的实际，严格落实“先进先出”原则，防止商品因为过期而毁损报废。（四）存货的管理应根据其物理化学性能分类保管，合理堆放，同时完善仓库的台帐、台卡制度，经常进行实地盘点，保证帐卡，帐物相符。六、付款（一）付款由财务部负责，酒店财务部凭PR单、使用部门确认的收货记录和正式的发票且由财务经理、财务总监和总经理签批后方可付款（无发票不予付款）。（二）工程改造的付款必须有至少5%以上的质保金，并在规定的时间确认无质量问题后方可支付。（三）从资产翻新基金中列支的款项必须由董事长签批后方可支付。（四）按照度假村财务制度，购买金额在2000元以下的采购员可以支付现款，超过2000元的一律由出纳与供货商确认通过支票或银行转账方式进行付款。七、责任和奖惩（一）度假村对采购管理的全过程建立责任制度，明确各有关部门和个人的责任、权利和义务，通过制定考核奖惩办法，严格执行来约束采购行为。（二）度假村各高级管理人员，应当执行本规定和内部物资采购管理制度，并支持采购部门和质量、价格监督部门履行职责。（三）使用部门有权对违反本规定所造成的损害利益的行为向度假村高层举报，举报属实的，可给予适当奖励。（四）对于违反本规定弄虚作假、以权谋私、收受供应商的回扣和接受贿赂的采购人员度假村可将根据情节严重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘等处分，因工作失误给度假村造成直接或间接损失的，应依法赔偿。构成犯罪的，将追究其刑事责任。（五）度假村将严格按照本规定要求，并结合实际，加强和完善采购管理。因违反本规定，给度假村利益造成重大损失，造成资产流失的，直接责任人员和直接负责的主管人员将承担相应的责任。（六）本规定适用于度假村采购、收货、仓储的控制环节。二、职位说明书1、采购部经理岗位职责职位描述 JOB DESCRIPTION职位 POSITION采购部经理岗职级 JOB LEVEL总监级 SH直属上司REPORTING TO财务经理直接下属 SUPERVISING采购员工作概述Working Describe：全面负责采购部的日常运作，以最合理的价格，满足酒店各部门的采购需求。主要职责Major Duty：1. 负责制定酒店采购政策及程序并监督实施；2. 负责审核所有的采购申请单和采购订货单；3. 负责审查供应商的信誉度，确保购进货品的质量；4. 负责与重要供应商的联系，参予重大合同的签定与执行，确保业务合同的准确有效；5. 负责定期组织市场调查，收集市场信息，调整进货价格，报上级批准后执行；6. 负责积极开发货源，丰富供货市场，不断发现新产品；7. 负责组织本部门员工做好成本核算，做到货比三家，优质优价优先，努力为度假村节约采购成本；8. 负责与酒店其它部门的密切联系，协商解决急需物品的供应；9. 负责对下属员工的绩效评估，组织实施奖惩；10. 负责培训下属员工的业务技能和工作技巧，监督员工工作表现；11. 负责主持采购部的工作例会，传达度假村最新信息，协商解决问题；12. 负责本部门备用金的申请和保管；及时完成上级交办的其它任务。2、采购员（食品）岗位职责职位描述 JOB DESCRIPTION职位 POSITION采购员（食品）职级 JOB LEVEL总监级 ST直属上司REPORTING TO采购经理直接下属 SUPERVISING无 工作概述Working Describe：具体负责度假村的食品、饮品采购工作，确保各厨房食品的优质供应，仓库食品饮品的及时补充。主要职责Major Duty：1. 严格遵守酒店财务制度和采购程序进行工作；2. 负责审核各部门的采购申请单，选择合适的供应商，填好价格等项目后报上级审批；3. 负责依据批准后的采购订货单与供应商联系，及时供货；4. 负责配合收货部对食品、饮品进行验货收货，对食品、饮品的商标、包装、卫生合格证、生产日期、重量等进行检验，严把质量关；5. 负责与供应商的友好联系，以便酒店需临时送货时供应商提供支持；6. 负责定期与成本控制、用货部门进行市场调查，开发货源，收集市场信息，做到货比三家、优质优价优先，发现新产品，调整进货价格，报上级批准后执行；7. 负责做好成本核算，努力为酒店节约采购成本；8. 负责与酒店其它部门的密切联系，协商解决急需物品的供应；9. 及时完成上级交办的其它任务。3、采购员（物品）岗位职责职位描述 JOB DESCRIPTION职位 POSITION采购员（物品）职级 JOB LEVEL总监级 ST直属上司REPORTING TO采购经理直接下属 SUPERVISING无 工作概述Working Describe：具体负责全酒店的工程物品、一般物品的采购工作，扩大货源，确保各部门物品的及时供应。主要职责Major Duty：1. 严格遵守酒店财务制度和采购程序进行工作；2. 负责审核各部门的采购申请单，选择合适的供应商，填好价格等项目后报上级审批；3. 负责依据批准后的采购订货单与供应商联系，及时供货；4. 负责配合收货部对货品进行验货收货，对物品的商标、包装、合格证、生产日期、重量等进行检验，严把质量关；5. 负责与供应商的友好联系，以便酒店需临时送货时供应商提供支持；6. 负责定期与成本控制、用货部门进行市场调查，收集市场信息，开发货源，发现新产品，做到货比三家、优质优价优先，调整进货价格，报上级批准后执行；7. 负责做好成本核算，努力为酒店节约采购成本；8. 负责与酒店其它部门的密切联系，协商解决急需物品的供应；9. 及时完成上级交办的其它任务。7