浅谈办公室工作的特殊性与重要性（DOC 7页）

天马行空官方博客： ;QQ:1318241189浅谈办公室工作的特殊性与重要性 办公室，一个普通的部门，同时也是一个特殊的部门。它担负着承上启下的任务，是领导与基层间沟通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。实践表明，公司高层的意见是否能得到有力的贯彻实施，公司的后勤保障是否足够，职工的文化生活工作是否开展得有声有色如此种种，都取决于办公室工作的好坏，因此办公室主任这个岗位的责任尤为重大。办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗位的地位、职责和要求上。一、地位的特殊与重要办公室是分析办事机构，是连接领导和基层的桥梁、保持全体任务正常运转的中枢、搞好协调和效劳的纽带。对办公室主任来说，在整个公司中，他是“包工头”；在公司领导背后，他是“秘书”；在各个部门中，他是“龙头”。其业务能力的强弱、办事程度的高低、指挥安排如何、都将直接影响单位和部门的各项任务，关系指导，影响全局。二、职责的特殊与重要身为办公室主任，首先需要明确的的就是自己的岗位职责。办公室主任的岗位职责主要包括以下方面：1、熟悉党和公司制定的方针政策，当好公司参谋和助手；2、在总经理领导下，主持本室工作、办公室各岗位分工。并制定工作职责和工作标准、工作制度组织，并督促全室人员完成本室职责范围内工作任务；3、协调、密切各部门间工作关系， 4、组织收集各部门工作任务，公司为公司主要活动情况决策意见和建议 ；5、公司会议筹备、组织工作会议； 6、来文、来电、函件批处工作审核，以公司名义起草文、电、函； 7、组织起草公司半年、年度工作计划、总结和讲话； 8、监督公司印章使用；公章、合同专用章、行政介绍信管理和使用公司各行政公章刻制、启用、回收和销毁工作；10、公司发展规划、年度经营计划编制和公司重大决策； 11、公司公共关系； 12、组织办公用品供应计划，制定审核物品采购工作，物品进、出、存库的统计核算工作；13、组织全公司员工大会、工作年度总结评比和表彰工作； 14、公司来宾接待、安排等工作； 15、公司档案管理工作； 16、公司交办的其它工作任务。以上的几点，可以归为参谋、承办、管理、协调四大职能。其中第1、4、10三点属于参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。第2、6、7、8、13、14、16点属于承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自领导的。对于领导班子的决策，办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。在工作中负有领导、组织、指挥和管理的责任，是第一责任人。三是来自公司内各科室和班组的。公司内职工需办理有关事项或对公司内的意见建议，按程序应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责，认真督办。一丝不苟，一办到底，落到实处。 第12、15点属于管理职能。管理职能主要是针对办公室内部而言，集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对外接待、办公用具以及为职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成为公司工作的枢纽。 第3、5、11点属于协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。所谓纵向协调，即指致力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致的协调工作。所谓横向协调，即指致力于任务分派、任务督办及融洽和谐各科室的协调工作。 四个职能不光是停留在口头上、理论中，更要实践到工作中去。具体如下：当好参谋，既要能谋，又要善谋，努力做到参得准、谋得深、参到关键处，谋到点子上，力争出大主见，当大参谋。同时，又要摆正地位，做到参谋到位而不越位。办公室担负着承上启下，协调各方面的重要职责，作为办公室主任既要协调高低，又要协调左右，还要协调内外。搞好协调，要讲究协调艺术，留意协调手法，既要有原则性，又要有灵敏性。协调中，态度要谦虚，任务要细致，对上尊重、对下支撑、对左右合作，做到帮忙不添乱，解难不增忧，办事不误事。作为办公室主任既要协调高低，又要协调左右，还要协调内外。搞好协调，要讲究协调艺术，留意协调手法，既要有原则性，又要有灵敏性。协调中，态度要谦虚，任务要细致，对上尊重、对下支撑、对左右合作，做到帮忙不添乱，解难不增忧，办事不误事。坚持做好岗位责任制，强化目标岗位管理是管理工作的基础。要牢固这个基础就要体现两个“特征”、统筹三个“关系”。两个特征一是质量特征，要把“质量是命、安全是天”的思想深入到每个人中去。既要保证企业发展的质量，又要保障职工群众得到实惠的质量。二是公平特征，根据发展情况、工作职能的不同，实行分类考核、同类同考，提供公平竞争的平台。统筹三个关系，一要统筹企业发展和人才发展的战略关系。坚持质量、速度、效益的统一，以人为本、统筹兼顾，实现全面、协调、可持续的发展；二要统筹目标考核和督促检查的关系。规范考核制度，按照考核规定严格考核。工作中要做到深入基层，紧抓进度，毫不放松；三是统筹全局发展和重点工作之间的关系。工作中要把握全局观念，突出重点工作。要以重点工作为突破，带动全局的发展。 抓好指导决策后的任务落实，是办公室的重要职责，也是办公室主任的重要义务。盘绕核心任务，搞好督促检查，是推进落实的重要环节和有效手法。抓好落实，就应做到“看不准不动手，看准了不松手，干不成不放手”。经过抓落实，保护指导权威，确保政令畅通。三、岗位要求的特殊性特别的岗位需求多重素质和能力，想做好办公室工作，就要做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、静心，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。脑勤，就是要勤于动脑，善于思考。如何使我们的工作适应形势发展，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样在工作用中贯彻“三个代表”重要思想，怎样为经济建设这个中心服务，怎样才能更好的实施公司的三五规划；怎样才能做到贴近实际、贴近生活、贴近职工，所有这些问题都是我们不得不经常考虑的。 嘴勤，包括两个方面，一方面要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助；一方面要多做宣传工作。宣传先进的管理经验，宣传广大职工的动人事迹。手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室主任的一项基本功。写出的文章，特别是调研文章要有情况、有观念、有内容、有分析，建议实在可行且操作性强。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等，都是勤于动手撰写，不能懒惰。腿勤，就要迈开双腿，不辞辛苦，上跑下跑。上跑就是往上级那儿跑，即请示工作、汇报情况、征求意见；下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料；从而为工作发展提供助力。 热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地服务，自学自愿地服务，尽心尽力地服务。当办公室主任，不是为了应付差事，不能抱着敷衍了事和当一天和尚撞一天钟的无所谓态度，而是要认真负责、积极努力，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。 诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意地、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。一方面，我们反映情况、提供资料，要实事求是，真实可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估计，想当然，含糊其词，似是而非，以免贻误工作。 耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁。办公室的工作不仅仅是一对某一个部门或某一些人，而是要为全体职工服务，难免有众口难调的现象出现。因此面对麻烦、处理事情都要耐着性子，谨慎仔细的处理好每个细节。通过工作实践，我对办公室工作的特殊性和重要性有了切实的理解。办公室主任处于“兵头将尾”，是名副其实的“大管家”。对一些一时职责不明、无人担任的任务，要一切从全局出发，主动担任，拾遗补缺，拆台补位。对指导交办的任务，要认真干、积极干、不折不扣完成任务。想再找个岗位上做出一番成绩，既要业务素质过硬，也要心理素质过硬，更要政治素质过硬，要立足本岗，刻苦钻研，使办公室为公司的工作发挥更大的作用。二一年三月二十八日