Word使用教程

Word 使用教程Word 技巧I目 录第 1 章格式化文档技巧 11.1格式化字符技巧 11.1.1随意地选择字号11.1.2选择字形效果31.1.3调整字符的宽与高 31.1.4调整字符的间距51.1.5更改英文大小写字母61.1.6设置文档的度量单位71.2格式化段落技巧 81.2.1让段落首行缩进81.2.2设置首字下沉91.2.3页面垂直对齐方式 101.2.4设置文本对齐方式 111.2.5控制段落的自动分页121.2.6给段落硬分页141.2.7取消后台重新分页功能151.2.8控制字符的断行161.3设置制表位技巧 161.3.1设置制表位的对齐方式171.3.2设置制表位前导符 171.3.3手动给目录添加制表符181.3.4快速格式化文档的技巧191.4中文版式设置技巧201.4.1给汉语加注拼音211.4.2创建带圈字符221.4.3双行合一231.4.4汉字简繁体转换23第 2 章处理长文档的技巧242.1使用各种视图方式浏览长文档252.1.1页面视图252.1.2Web 版式视图 252.1.3普通视图262.1.4大纲视图262.1.5打印预览视图272.1.6文档结构图282.1.7全屏显示302.1.8显示比例302.2在长文档中定位 302.2.1使用快捷键定位文档312.2.2使用菜单定位文档 31Word 技巧II2.2.3选择浏览对象进行定位322.3合并文档322.3.1使用粘贴方法合并文档332.3.2使用【插入文件】的方法合并文档352.4使用样式技巧362.4.1什么是样式362.4.2样式的类型372.4.3如何使用样式372.4.4新建样式392.4.5先定义后应用样式 422.4.6先排版后定义样式 432.4.7在文档与模板间互相复制样式 442.4.8保存当前文档的样式452.4.9更改模板的正文样式462.4.10 快速创建标题样式 482.5创建目录技巧482.5.1从标题样式创建目录492.5.2从其他样式创建目录502.5.3由目录域创建目录 512.5.4创建图表目录532.5.5创建引文目录552.5.6更新目录582.5.7解决创建目录后出现的打印错误582.5.8更改目录中的字体 602.6插入脚注和尾注 612.6.1插入脚注和尾注612.6.2编辑脚注和尾注632.7插入题注642.7.1手动添加题注652.7.2自动添加题注672.7.3修改题注682.8在长文档中查找和替换692.8.1查找和替换的选项 692.8.2查找和替换英文文本702.8.3查找和替换文本格式722.8.4查找并替换多种格式文本732.8.5把目录的制表位替换为居中752.8.6查找和替换特殊字符762.8.7替换文字间的空格符802.8.8使用通配符查找并替换812.8.9使用宏替换有规则图表题号82第 3 章处理表格和图表的技巧86Word 技巧III3.1表格处理技巧863.1.1使用多种方法创建表格873.1.2插入、删除行、列单元格913.1.3合并和拆分表格或单元格933.1.4利用表格边框拆分表格943.1.5设置文字至表格线的距离953.1.6表格的表头跨页设置963.1.7防止表格跨页断行 973.1.8根据内容或窗口调整表格983.1.9表格在页面中的对齐位置和环绕方式993.1.10 表格中特殊文字的排版1013.1.11 表格的边框与底纹 1033.1.12 绘制表格斜线表头 1043.1.13 设置表格列宽和行高1063.1.14 制作具有单元格间距的表格1083.1.15 数据排序1093.1.16 将表格转换为文本 1123.1.17 让表格中的文字分散对齐1133.1.18 解决表格文字分散对齐的问题 1153.1.19 在表格中按小数点对齐1163.1.20 为何指定表格宽度不起作用1173.1.21 给并列表格添加双细线1173.1.22 解决表格线超出了页面的问题 1203.1.23 表格公式的使用1203.1.24 对一行或一列单元格求和1233.1.25 表格的复杂计算1243.1.26 在表格外计算表格内的数据1263.1.27 单元格的引用1273.1.28 使用表格公式应注意的事项1283.1.29 将 Word 表格拷贝到 Excel 中去 1293.1.30 表格的行列互换1303.1.31 WPS 与 Word 的表格转换1313.2图表处理技巧1323.2.1制作数据表及图表 1323.2.2使用已有的数据创建图表1343.2.3导入其他文件创建图表1343.2.4更改图表类型1363.2.5自定义图表类型1403.2.6设置柱形图表数据标志1413.2.7设置饼图图表的数据标志1423.2.8图表在文档中排版 143第 4 章公式编辑器和域的使用技巧 146Word 技巧IV4.1公式编辑器的使用技巧1464.1.1排版公式时出现安装界面1464.1.2在编辑公式中使用空格键1474.1.3在公式中键入文字 1484.1.4公式中的字符变成了非法字符 1494.1.5为何更改的格式没有应用1514.1.6更改公式中的字号 1514.1.7不显示公式或图片 1524.1.8为什么不能打开公式1524.2域的使用技巧1524.2.1理解域的功能1534.2.2域的典型应用1564.2.3多面手的 EQ 域159第 5 章常见问题解决方案1635.1安装类问题1635.1.1如何安装 Word 或 Office 的其他组件1635.1.2Word 2002 与前一版本相比有哪些更改的菜单命令和功能1685.1.3如何安装向导和模板1725.2排版编辑类问题 1735.2.1文档中出现的异常字符1735.2.2状态栏中显示的项目表示什么 1745.2.3为什么样式发生意外变化？1765.3管理文档类问题 1775.3.1为什么无法打开文件1775.3.2在【打开】对话框无法找到要打开的文件 1775.3.3无法打开受密码保护的文件1775.3.4指向文件的快捷方式停止工作 1785.4查找和替换类问题1825.4.1找不到要搜索的项目1825.4.2使用通配符时，无法查找特定的项目1835.5图形对象类问题 1835.5.1为何看不到创建的文本框？1835.5.2为什么无法使图形对象与相关文本在同一页上1835.5.3为何图形对象总随段落移动1845.5.4为什么文字没有环绕在图形对象周围1845.5.5创建的水印掩盖了文档正文1855.5.6对齐了的图形对象相互层叠1865.5.7由于选定文字不能保持选定状态而无法使用施放式文本编辑1865.5.8在文档中看不见图形对象1865.5.9手绘图形时难于控制1875.5.10 改变页面设置或对文档进行修改后，原来的一组图形和文本框变得四分五裂。187Word 技巧V5.5.11 在试图插入、编辑扫描图片或公式时出现“程序无法启动”的提示信息。1875.5.12 出现的是EMBED OrgChart或EMBED Equation而不是图片、公式。 1885.5.13 打开文档时，插入的公式、图片或组织结构图突然无法显示与编辑，代之出现的是一个大红“X” 。1885.5.14 无论如何改变设置，打印出的图片始终有暗的底纹1885.6编辑表格类问题 1895.6.1键入文字时表格列宽发生变化 1895.6.2部分文字隐藏在表格单元格中 1895.6.3表格显示不打印的灰色边框1895.6.4表格在页面末尾被切断1905.6.5不能在表格单元格中插入制表位。1905.7页眉和页脚类问题1905.7.1页眉和页脚消失了。1905.7.2首页上未显示页眉或页脚。1905.7.3当更改某节的页眉或页脚时，其他所有节的页眉或页脚也变了1915.7.4未打印或只打印了部分页眉或页脚1915.7.5“前一项”和“下一项”按钮不起作用。 1915.7.6显示“同前”的按钮不起作用 1915.7.7页眉或页脚中未显示正确的日期、时间1925.7.8为只有一页文本的模板设置奇偶页不同的页眉或页脚。1925.8项目符号和编号类问题1925.8.1修改项目符号时，不是所有的项目符号都被修改1925.8.2同一种项目符号当选择不同的字体时，其形状不同1935.8.3每一行都带有项目符号或编号，而不仅是首行1935.8.4对文字与项目符号或编号应用不同的格式 1935.8.5添加或删除项目符号后，自定义制表符消失1935.8.6添加或删除项目符号或编号后，段落缩进消失1945.8.7进行自定义列表格式的更改消失1945.8.8已设置了多级符号，但标题没有编号1955.8.9看到 LISTNUM S 5，而不是项目编号1955.8.10 应用标题样式之后，LISTNUM 域的编号级别发生了变化 1955.9打印疑难解答类问题1955.9.1试图打印时，系统没有任何反应1955.9.2打印到最后出现一张空白页1965.9.3无法打印多篇文档的属性信息 1965.9.4没有打印机所需的纸型1965.9.5打印出的文字与屏幕上的显示不同1975.9.6文本超出页面边界 1985.9.7打印出的页面版式不正确1985.9.8插入分页符后，页面无法打印 1985.9.9打印主控文档时，每节的开头都显示错误的页码和页眉1985.9.10 打印文档时某些文本被裁掉了。199Word 技巧VI5.9.11 无法打印部分页面边框1995.9.12 打印文档时无法打印图形1995.9.13 无法打印文档背景 200Word 技巧1第 1 章 格式化文档技巧 不论是用笔还是用电脑撰写文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了内容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字处理软件撰写文章、专著，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，写作过程也难以顺畅，影响工作效率。1.1 格式化字符技巧 字符可以是一个汉字，也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号，字符的格式包括字符的字体、大小、粗细、字符间距及各种表现形式。 简单的字符格式可以通过工具栏上的按钮来进行排版操作，如，设置字体加粗，可以单击工具栏上的按钮来实现、设置字体字号，可以单击工具栏上的【字号】下拉列表按钮来选择字号等；也可以通过快捷键来完成，如，选择字体下划线，可以单击【下划线】按钮或在下拉列表中选择下划线的线型。 但是，一些特殊的字体必须通过【字体】对话框才能完成设置。如果要制作出更具有艺术性的字符效果，如，变形字体、旋转字等，可以通过艺术字来完成。使用【格式】工具栏格式化字符可以设置一些简单的字符格式。1.1.1随意地选择字号 选择字号方法很简单，单击常用工具栏上的下拉列表按钮，在字号列表中选择或输入字号。 字号的表示方法有两种，一种是中文数字，数字越小，对应的字号越大；另一种是阿拉伯数字，字号越小，字符也就越小。字号的单位为磅，用毫米换算的方法为：1 毫米=2.83 磅；磅与号的换算单位是：1 磅=1/72 英寸，1 英寸=21.4 毫米。 在 Word 中，表述字体大小的计量单位有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、一号、七号、八号；另一种是用国际上通用的“磅”来表示，如4、4.5、10、12、48、72 等。 中文字号中， “数值”越大，字就越小，所以八号字是最小的；在用“磅”表示Word 技巧2的字号时，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。1 磅有多大呢？2.83 磅等于 1 毫米，所以 28 号字大概就是一厘米高的字，约相当于中文字号中的一号字。 在 Word 环境下，也可以打印大标语、大横幅剪字时所需的足够大的“大”字体。事实上，Word 中最大字体可达“1638 磅”！说到“磅”值，在这里就有必要说说中文 Word 中汉字字体的计量问题。 中文字号就是这十六种，而用“磅”表示的字号却很多，其磅值的数字范围为11638，也就是说最大的字号可以是 1638，约 58 厘米见方，最小的字号为 1，三个这样的字加起来还到到一毫米宽。一般 A4 纸可容纳的最大字的磅值为 630 左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小，想要特大字，或是袖针小字都可以。 中文 Word 对字体的的大小同时采用了两种不同的计量单位，其中一种是我们常说的以“字号”为计量单位，如常用的“初号、小初、一号七号、八号”等；另外一种则是以国际上通用的“磅”为计量单位，如“5、55、648、72”等。“字号”与“磅”的对应关系见表 2-1 所示。表 2-1 “字号”与“磅”的对应关系字号初号小初一号小一二号小二三号小三四号小四五号小五六号小六七号八号磅4236262422181615141210.5 97.5 6.5 5.5 5 一般用户都认为中文 Word 中的字体，有“初号、小初、一号七号、八号”和“5、55、648、72”等， “大”与“小”共 16 种之多。其实不然，Word 文档中字体的“磅”值，是“数字必须介于 1 和 1638 之间” 。而且，我们在工具栏上的字号栏内能够输入整数和小数点后为“0”或“5”的数值。因此，从理论上讲，Word 中字体的“大”与“小”共有（16381637=3275）种之多。 A4 幅面的纸张上容纳的最大字的磅值为 630 左右。 “自定义”（5587cm5587cm）幅面的纸张，也包不住大于 1181 磅的字。因此，在使用 Word 时，可以根据实际需要利用“磅”来设置字体的任意“大” 、 “小” ，而不必埋怨 Word 中无“特大”字了。 Word 技巧3其实在任何一个版本的 Word 中都能随意设定字号，且操作简单。其操作方法是：（1）将需设定字号的文字选中后。（2）单击【格式】工具栏的【字号】下拉列表框。（3）在列表框中选中所需要的字号，或者键入所需的字号磅值（如 300） ，然后按回车即可。 用上述方法设定的字号，只能在 1 至 1638 之间。即用 Word 打印（显示）的方块汉字，其边长最小为 035 毫米，最大可达 5778 厘米。此外，字号允许在小数点后第一位上加个“5” 。1.1.2选择字形效果有时候为了强调和突出内容，可以通过改变字形来实现，如，粗体和斜体等。也可以将效果同时使用， 在【格式】工具栏中，设置字形的按钮呈点亮状态表示应用字形效果。否则表示取消使用字形效果。：表示使用粗体效果。：表示使用斜体效果。：给所选加下划线，可以在其下拉列表中选择不同的线型。：给所选字符加边框。：表示所选字符带底纹效果。大家对于常见的字符格式，如加粗、斜体、下划线等一点也不陌生。但是，如果你不了解它们的快捷键，而是用鼠标点击工具栏按钮来设置的话，那么还是影响速度。花很少一点时间记住并熟悉它们的快捷键，肯定会给你的工作带来更多的便利：加粗“Ctrl B”含义：B = Bold 粗体斜体“Ctrl I” 含义：I = Italic 斜体下划线“Ctrl U”含义：U = Underline 下划线1.1.3调整字符的宽与高设置一些简单的字符格式可以使用【格式】工具栏格式化字符，但一些特殊的字体必须通过如图 2.1 所示的【字体】的【字符间距】对话框才能完成设置。Word 技巧4图 2.1 【字体】对话框使用菜单命令也可以设置简单中字符格式，但方法与使用工具栏设置雷同，下面介绍调整字符的宽与高。在一些特殊的排版中需要设置字符的宽与高有一定的缩放比例，从而得到如图 2.2所示的字符的缩放效果。图 2.2 字符的缩放效果操作步骤是：（1）在【字体】对话框中，单击【字符间距】选项卡。（2）在【缩放】下拉列表框中选择需要缩放的比例，也可以直接输入百分比的数值，如图 2.3 所示。图 2.3 选择缩放的比例（3）最后单击【确定】按钮即可。Word 技巧5选择越大于 100%的比例，得到的字体就越趋于宽扁；选择的缩放比例越小于 100%的比例，那么得到的字体就越趋于瘦高。如选择 100%，则表示没有缩放。1.1.4调整字符的间距调整字符的间距也很实用，如在小篇文档中，为了适应排版的需要，当有一段文字占用了二行，第一行是满行，而第二行仅占用 12 个字符，这时为了调版式，想让这段文字仅占有一行。就可以使用【紧缩】字符间距的办法来实现。同样，如果一行文字刚好占用一行满行，要把它占用两行，也可以加宽字符的方法来实现。操作方法是：（1）选中要调整字符间距的整段文字。如图 2.4 所示。图 2.4 选中要调整字符间距的整段文字（2）在打开的【字符间距】选项卡中，在【间距】下拉列表框中选择【紧缩】或者【加宽】选项，再在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值，如图 2.5 所示。一般为 0.1磅到 2 磅之间，少于 0.1 磅可能不发生作用。在这个范围内缩放的文字在文档中用肉眼是不容易发觉的。图 2.5 在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值（3）最后单击【确定】按钮。结果如图 2.6 所示。图 2.6 调整字符的间距的效果另外，Word 还提供了利用设置文字的宽度来调整字符间距的办法。方法是选择需要调整宽度的文字，单击【格式】|【调整宽度】命令。在打开如图 2.7 所示的对话框中，输入需要的宽度。单击【确定】按钮。如要取消调整宽度的效果，可再次打Word 技巧6开该对话框，然后单击【删除】按钮就可以了。图 2.7 调整字符宽度1.1.5更改英文大小写字母可以使用多种方法来更改英文大小写字母。1使用菜单方法更改大小写（1）单击【格式】|【更改大小写】命令。（2）打开如图 2.8 所示的对话框。图 2.8 【更改大小写】对话框（3）选择要更改字母的切换项目，如单击【切换大小写】单选按钮，则将所选内容中所有大写字母都改为小写或进行相反转换。如单击【词首字母大写】单选按钮，则将所选内容中每个单词的首字母都改为大写。如选择【大写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为大写字母。如选择【小写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为小写字母等等。2使用快捷键更改英文大小写反复使用下述的快捷键，可以在应用或取消大小写字母之间进行切换。（1）快捷键 Ctrl+Shift+K：设置为小型大写字母，如，ACTIVEWINDOW（2）快捷键 Ctrl+Shift+A：设置为全部大写字母，如，ACTIVEWINDOW（3）快捷键 Shift+F3：在全部大写字母、全部小写字母及第一个字符大写 3 种状态间切换。3使用对话框设置英文的大小写Word 技巧7（1）单击【格式】|【字体】命令，打开【字体】对话框。（2）选择【字体】选项卡。（3）在【效果】选项组中有两个复选框可以选择，即【小型大写字母】和【全部大写字母】两复选框，如图 2.9 所示。图 2.9 使用对话框设置英文的大小写1.1.6设置文档的度量单位Word 中的度量单位有厘米、毫米、磅（1 厘米约等于 2835 磅） 、英寸和十二点活字（1 个十二点活字等于 12 磅）五种。如要使用不同的度量单位，可以按照下面方法设置：（1）单击【工具】|【选项】命令。（2）选择【常规】选项卡。（3）在【度量单位】下拉列表中选定需要的一种度量单位。如图 2.10 所示。图 2.10 度量单位【度量单位】列表框的下面还有一个【使用字符单位】复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符” ；即在选择“格式”菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在其中的“缩进和间距”选项卡上的“缩进”以“字符”来度量， “段前” 、 “段后”以“行”来度量。 Word 技巧81.2 格式化段落技巧段落指的是以按 Enter 键为结束的内容。因此段落可以包括文字、图片、各种特殊字符等。一般情况下，文本行距取决于各行中文字的字体和字号。如果某行包含大于周围其他文字的字符，如，图形或公式等，Word 就会增加该行的行距。如果删除了段落标记，则标记后面的一段将与前一段合并，并采用该段的间距。排版的时候，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，排版过程也难以顺畅，影响工作效率。如使用样式可以省少排版的工作量。1.2.1让段落首行缩进 首行缩进是 Word 提供的一种特殊的样式正文（首行缩进两字） ，也就是在段落的首行缩进两个字符。在 Word 中文版中，使用了一种字符测量单位。这样，可以以字符为单位测量一些段落格式设置，如，缩进、页边距、行距、字符间距等等。这对于中文文字的处理特别有用，因为在日常写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。如果以字符为单位，就不必担心因改变了字体、字号等造成格式上的混乱。一篇文档是否选用首行缩进功能，除了使用样式设置外，还可在【段落】的【缩进和间距】选项卡中进行设置。在如图 2.11 所示的对话框中，可以在“特殊格式”下拉列表框中可以设定设定“首行缩进”或“悬挂缩进”格式。Word 技巧9图 2.11 设定“首行缩进”如果不选用上面的“首行缩进”项，则可以选择“工具”菜单，选取“自动更正”命令，然后在“自动更正”对话框中分别选中“键入时自动套用格式”和“自动套用格式”选项卡上的“段落开头空格采用首行缩进”复选框。如图 2.12 所示。 如果选用首行缩进功能，则可以选择图 2.10 的“使用字符单位”复选框。这样“首行缩进”的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定“度量值”的工作。 图 2.12 选中“段落开头空格采用首行缩进”复选框1.2.2设置首字下沉在不少报刊上都可以见到【首字下沉】的效果。所以在排版的时候难免要给文档设置首字下沉。所谓【首字下沉】 ，就是指文章或者段落的第一个字或前几个字使用比文章的其他字的字号要大，或者不同的字体。这样可以突出段落，更能吸引读者的注意。设置首字下沉的操作步骤是：（1）用鼠标选择文章第一段的第一个字，也就是要做“首字下沉”的文字，（2）单击【格式】|【首字下沉】命令。打开如图 2.13 所示的【首字下沉】对话框。（3）在【首字下沉】对话框中的【位置】选项组中有【无】 、 【下沉】和【悬挂】3个框。一般使用【下沉】比较多，也比较适合中文的习惯。通常下沉行数不要太多，大概 2 5 间就适合了。否则使文字太突出，反而影响文章的美观。Word 技巧10图 2.13 【首字下沉】对话框在【字体】 、 【下沉行数】和【距下文】三个选项里，选择【字体】为【宋体】 ， 【下沉行数】为【3】行，在【距正文】微调框中输入下沉的字符与段落正文的间距量。最后，单击【确定】按钮。如果觉得效果不是很好，可以再重复上面的操作步骤，直到满意为止。最后得到如图 2.14 所示的首字下沉效果图。图 2.14 首字下沉的效果1.2.3页面垂直对齐方式设置段落的垂直对齐，可以快速地定位段落的位置，如要制作一个封面标题，设置段落的垂直居中对齐就可以快速将封面标题置于页面的中央。设置段落的垂直对齐的步骤是，单击【文件】|【页面设置】 【版式 】命令或标签。在【垂直对齐方式】下拉列表框中选择一种对齐选项，如图 2.15 所示。图 2.15 选择垂直对齐方式Word 技巧11如图 2.16 所示是三种段落垂直对齐方式，从左到右分别是底端对齐、居中对齐和分散对齐，而默认情况下一般是使用顶端对齐的方式。图 2.16 段落垂直对齐方式的各种效果1.2.4设置文本对齐方式在文档中，文本的对齐方式可分为五种，但经常使用的有实际效果的只有三种。文本对齐方式的作用只有在两种不同字号大小的段落中才有效果，特别是在图片与文字之间，效果就特别明显。如图 2.17 所示分别是“底端对齐” 、 “居中对齐”和“顶端对齐”的文本对齐方式。图 2.17 文本对齐的常用三种方式设置文本对齐方式的方法是，单击【格式】|【段落】|【中文版式】命令或选项卡，在【文本对齐方式】右边的下拉列表框中选择需要的对齐方式，如图 2.18 所示。图 2.18 设置文本对齐方式Word 技巧121.2.5控制段落的自动分页排版的时候，Word 一般会自动按照用户所设置页面的大小自动进行分页，以美化文档的视觉效果、简化用户的操作，不过系统自动分页的结果并不一定就符合用户的要求，这时我们就需要手工对文档的分页状况加以调整。其实 Word 的分页功能十分强大，它不仅允许用户手工对文档进行分页，并且还允许用户调整自动分页的有关属性，如，用户可以利用分页选项避免文档中出现“孤行” 、避免在段落内部、表格行中或段落之间进行分页等，可满足用户的任何要求。尽管 Word 会根据页面大小及有关段落的设置自动对文档进行分页，但我们仍然可以对 Word 自动分页时的有关禁忌规则进行适当的修改，以达到控制 Word 的自动分页状态的目的。调整 Word 自动分页属性的具体操作步骤如下：（1）选定需调整分页状态的段落。（2）单击【格式】|【段落】命令。（3）从【段落】对话框中选择【换行和分页】选项卡，如图 2.19 所示。图 2.19 【换行和分页】选项卡（4） 在【分页】选项组中，可以设置自动分页的属性，主要有以下几项：【孤行控制】：防止段落单独出现在一页顶部的最后一行，或者是单独出现在一页底部的第一行。如图 2.20 左图所示，当一个段落跨页时，而在下一页只有 1 行时，就会自动让下一页段落占有 2 行，而在上一页中多留一行空白；又如图 2.20 右图所示，当一个段落在前一页仅占有一行时，会自动把这一行强制分到下一页中去，即不让该段落出现“孤行” 。Word 技巧13 图 2.20 孤行控制【与下段同页】：防止在所选段落与后面一段之间出现分页符，即，将本段与下一段放在同一个页面上。如图 2.21 所示是选中与清除【与下段同页】复选框前后的效果。在一些标题之间，就会较多出现这种情况，如果标题可以在前一页排放，而后面的正文无法与标题在同一页时，就会自动将标题强制排在下一页中去。图 2.21 【与下段同页】的效果【段前分页】：在所选段落前强制分页。不管该段落在上一页中是否能排排得下，如果该段落使用了【段前分页】 ，则一律把该段强制排到下一页中去，如图 2.22 所示。【段中不分页】：防止将该段打印到两个不同的页面上。一般在表格中使用得较多，但在一般正文中也有使用。如图 2.23 所示，当一段文本在一页中排不下时，自动把整个文本强制排到下一页中去。Word 技巧14按照不同的需要设置对文件进行分页，可以满足了用户特殊的要求。 图 2.22 【段前分页】的效果 图 2.23 【段中不分页】的效果1.2.6给段落硬分页Word 的自动分页功能并不能完全满足用户对文档进行编排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文档，其正文和附言之间一般都需分页打印，自动分页功能对此就无能为力，这时我们只能通过手工在文档中插入一个分页符的办法来加以解决。在文档中插入分页符的操作步骤如下：（1）单击需要重新分页的位置。（2）单击【插入】|【分隔符】命令。（3）选择【分页符】选项。如图 2.24 所示。图 2.24 插入分页符（4）单击【确定】按钮。此时，Word 会根据分页符对文档进行分页，其中在页面视图方式、打印预览方式和在打印出来的文稿中，分页符后面的内容将出现在下一Word 技巧15页上。在普通视图方式下，文档仍然是连续显示，但通过显示专门的【分页符】来反映页面的分布情况（自动分页符在屏幕上显示为一条贯穿页面的虚线、人工分页符在屏幕上显示为标有【分页符】字样的虚线） ，从而满足了用户对文档进行编排的需要。当页面中填满文字或图形时，Word 会插入一个【自动】分页符（也称软分页符） ，并另起新页。要在指定位置强制分页，可以插入【人工】分页符（也称硬分页符） 。在页面视图、打印预览以及在打印出的文档中，分页符后的文本出现在新页中。在普通视图中，自动分页符显示为横穿页面的单点划线；人工分页符则显示为标有【分页符】字样的单点划线。1.2.7取消后台重新分页功能通常用户对 Word 文档进行某些修改之后，Word 立即会将修改结果放映出来，其中就包括立即对文档重新进行分页显示，这是通过 Word 的后台自动分页功能来实现的。在页面视图方式下本功能有助于用户随时了解页面的变化情况，但在普通视图方式下，由于屏幕并不直接显示页面的变化情况，且 Word 在打印预览及打印时会再次重新分页，本功能除了影响系统速度之外，基本上没有什么直接作用，故用户可取消 Word 的后台重新分页功能以加快运行系统速度，取消具体操作步骤如下：（1）单击【视图】|【普通视图】命令，切换至普通视图方式。（2）单击【工具】|【选项】命令。（3）从【选项】对话框中单击【常规】选项卡。（4）取消【后台重新分页】复选框的选择，如图 2.25 所示。图 2.25 取消【后台重新分页】复选框Word 技巧16（5）单击【确定】按钮。此后，用户在页面视图方式下进行工作时，Word 就不会再在后台重新分页，可在一定程度上提高系统性能。注意：此复选框仅对普通视图方式有效，而对页面视图方式无效（即，页面视图方式下后台重新分页此功能无法取消，这是由于页面视图方式本身的特点所决定的） 。1.2.8控制字符的断行对于在 Word 文档中设置正文的缩进和对齐方式，也许巳掌握得很好，但有时会出现两个特定的单词之间发生断行的情况，为了让这些单词总是在同一行上，可以通过学习和实践找到一些控制断行的方法,可以改变断行的位置，修改缩排和对齐时，用起来十分得心应手：默认情况下，Word 在空格或连字符处根据需要断行，若要防止断行，必须插入非间断空格或非间断连字符。要插入非间断连字符，按 Ctr+Shift+-(连字符)；要插入非间断空格，按 Ctrl+Shift+空格，根据需要，也可以使用“可选的连字符”指定一个单词的断开位置,这对于行末长单词是有用的；如果转行功能把长单词移到下行，在前一行的最后就会有明显的空隙。但有时需要进行多次转行，在转行后，单词长度小于右版心，则连字符出现（“可选的连字符” ，则保持隐藏，除非这个单词超过右版心） 。连字符出现在上一行行尾，同时连字符后的部分转到下一行按，Ctrl+-( 连字符)即插入一个可选的连字符，最后，可以用 Shift+回车键插入一个断行符而不开始新段落行。1.3 设置制表位技巧制表位是指在水平标尺上的位置，指定文字缩进的距离或一栏文字开始之处。多次单击水平标尺左端的按钮，直至出现所需制表位类型，然后单击标尺，即可设置制表位。文档默认的制表位是 2 个字符，如要更改默认的制表位的间距，可以在【制表位】对话框的【默认制表位】微调框中输入所需制表位间距。Word 技巧171.3.1设置制表位的对齐方式使用制表位能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。也可在制表符前自动插入特定字符，如，句号或划线。 设置制表位的对齐方式的方法是选定要在其中设置制表位的段落。也可以先选定制表符，再输入文本，单击水平标尺最左端的制表符（单击它可以切换各种制表符）处，如图 2.26 所示。直到出现所需制表符类型，即左、右、居中、小数点或竖线对齐方式制表位。 图 2.26 各种制表位的对齐方式在水平标尺上单击要插入制表位的位置。按下 Tab 键，这时就会出现一个制表符，然后输入文字，就会按照所设置制表位对齐所输入的文字了。设置完第 1 行之后，必须在第 2 行相同的位置重新设置相同的制表位，然后按 Tab键，才有与第 1 行相同的效果。1.3.2设置制表位前导符设置制表位的前导符的方法是，单击【格式】|【制表位】命令。打开如图 2.27 所示的对话框。在【制表位位置】文本框中，输入新制表符的位置，然后单击【设置】按钮，也可在列表框中选择要为其添加前导符的已有制表位。 Word 技巧18图 2.27 【制表位】对话框在【对齐方式】选项组中，选择在制表位输入文本的对齐方式，这里的设置意义与上面的设置制表位的对齐方式形式相同。在【前导符】选项组中，选择所需前导符选项，单击【确定】按钮后，5 种前导符的类型如图 2.28 所示。 图 2.28 设置制表位的前导符及其效果如要删除或移动制表位，方法很简单，先选定包含要删除或移动的制表位的段落，将制表位标记向下拖离水平标尺即可删除该制表位，然后在水平标尺上左右拖动制表位标记即可移动该制表位。1.3.3手动给目录添加制表符在文档的目录中有时还需要手动添加一些在标题外的目录选项，或者要对已经生成好了的目录进行修改。这时可以用制表符手动进行生成目录，如要把下面图 2.29 中前面无制表符的目录改成有制表符的目录格式。其操作步骤如下：图 2.29 部分无制表符的目录（1）把光标移到“输入文档 16”的“16”前面。（2）单击【格式】菜单，在下拉菜单中选取【制表位】选项，弹出【制表位】对话框。（3）在【制表位位置】输入框中输入制表位的字符数，如输入 39 字符，或者是16.88 字符，这个字符数要看当前文档所定的版心来决定。（4）单击【设置】按钮，把制表位字符设置好。（5）在【对齐方式】下面的选项中选中【右对齐】的复选框。Word 技巧19（6）在【前导符】下面的选项中选择与已经存在的制表符相同的制表符，一般是选中“2”或者“5”这两种制表符。（7）单击【确定】按钮。（8）按下键盘上的 Tab 键，就可以设置好制表符了。1.3.4快速格式化文档的技巧下面介绍 Word 的格式化手段，作一个一些叙述，希望可以给大家的工作带来些便利。如果文档中有数个不相邻的部分需要有同样的格式，可以使用格式刷来完成它们的格式统一任务。相对于复制段落格式和字符格式，格式刷的使用办法略有不同。（1）复制段落格式时，首先为第一部分的段落设置好格式，然后在光标置于这一段的情况下用鼠标左键双击工具栏上的格式刷。之后鼠标指针上就多了个小刷子，在对应段落上选中并拖动格式刷，就可以把第一部分的格式给拷贝过去了。（2）如果是复制字符格式，则在设置好第一个字符格式后，选中这个字符，双击格式刷按钮，然后在其他需要拷贝格式的字符上单击格式刷即可。注意对于字符的解释，中文和英文略有不同。因为英文是天然分词的，所以，每点击一下，刷的是一个单词，而对于中文，Word 具有一定的分词功能。比如用一个带有加粗格式的刷子在本句开始的“比如”一词中间单击，则这两个字都会被加粗。所以，在中文文档中使用格式刷的时候，可以使用拖动选择对象的方式，来增加应用格式的准确性。（3）编辑长篇文档时，自然会牵涉到一套严密的文档体系。一方面，对于不同的标题，最好使用不同的字体、段落格式等区分开，另一方面，长篇文档前前后后的同样的标题，又应该保持格式的统一，不然，整个文档就会显得凌乱不堪。在初稿完成后对这样凌乱的文稿进行修改，无疑是令人头痛的事。比如有人曾抱怨说， “在她写论文的时候，一坐到电脑前，灵感就全没了” ，而她打字速度是很快的。这是由于她不懂得如何在 Word 里组织长篇文档，于是就告诉了她关于“样式”的一些技巧。在初步掌握了样式之后，可以试试令人迷惑的“大纲”视图模式结合样式的使用，在这种视图模式下组织长篇文档，真是方便极了。Word 技巧20（4）快速取消格式。了解了样式的基础知识之后，相信你会越来越自觉地去查看当前段落的样式。在 Word 中，常用的正文样式有“正文”和“正文（首行缩进两字） ”。后一种自然是为中国的用户专门设置的。但有时候，因为操作的关系，使得某个应用了“正文（首行缩进两字） ”的段落的首行缩进消失了，而其余段落则正常，也就是说，样式被临时更改了。这时，若想取消某个段落临时附加的格式，可以使用快捷键“CtrlQ”来取消格式。（5）当要将某段的格式应用到其他段落时，选定该段（注意，如果只是想把该段的字体、字号及字样（如加粗、斜体、加下划线）应用于其他段，则只选该段的一部分；如果要把段落信息（如缩进、间距、对齐方式、项目符号、标题或正文）也传递过去，则全选该段（包含换行符） 。双击常用工具栏中的格式刷，然后在要使用此格式的各段前的选定栏（文本左侧的空白区，鼠标光标在此处变为“” ）中单击，直至修改完毕。再次点击格式刷，将其关闭即可。 （6）有时对某段文本处理后，又想恢复默认格式。可选择“样式”框的下拉列表，在 Word 中双击该段所属的样式选项。在弹出的【重新应用样式】对话框中选择【对选定内容重新应用样式中的格式】单选钮，再按【确定】按钮。另外，如果想把某一类段落（如“标题 2” ）统统改为另外的格式，在修改一处后，按上法调出【重新应用样式】对话框，选定默认的【以选定内容为模板重新定义本样式(R)】单选钮，然后单击【确定】按钮。1.4 中文版式设置技巧Word 中文版具有中国人使用的特点，它为用户提供了符合中国人版式的许多功能，比如中文版式就是其中之一。中文版式提供了拼音指南、合并字符、带圈字符、纵横混排和双行合一等功能。中文版式的菜单命令在【格式】菜单的【中文版式】下。中文版式没有相应的工具栏，只是在【其它格式】工具栏中有【拼音指南】 、 【合并字符】 、 【带圈字符】三个按钮，用户可以在工具栏上添加【纵横混排】和【双行合一】这两个按钮。Word 技巧211.4.1给汉语加注拼音所谓拼音文字就是给中文字符标注汉语拼音。我们都知道，小学使用的语文课本，书中的课文就在文字的上面标注有拼音，而使用中文版式中的拼音指南就可以轻易实现。如果用户的操作系统安装了“微软拼音输入法” ，则 Word 能够自动将汉语拼音标注在选定的中文文字上。使用拼音指南的操作步骤是先选定要标注拼音的文字（如“常记溪亭日暮” ） （一次最多能选 30 个汉字） 。然后单击【格式】|【中文版式】菜单下的【拼音指南】选项，或者单击【格式】工具栏中的【拼音指南】按钮，出现如图 2.30 所示的【拼音指南】对话框。 图 2.30 【拼音指南】对话框可以在【拼音文字】框内单击可以对每个字的拼音进行修改，在【对齐方式】列表框中选择朋友文字的字体，一般选择居中效果较好；在【字体】和【字号】分别选择字体和字体的大小。若单击【组合】按钮，可让所有拼音文字在顶端第一行内显示。如果单击【单字】按钮，可让所有拼音文字在对话框内分行显示。单击【默认拼音】按钮可使用系统提供的读音，可用于拼音修改错误后的恢复。因该拼音文字已是一个域，如果要修改，可以选中要修改的拼音文字，然后单击工具栏中的【拼音指南】按钮即可。在添加或删除拼音指南时，选定文字的字符格式不会发生变化。可以在应用拼音指南之后设置字符格式，但如果为带有拼音指南的文字设置格式（例如加粗） ，则拼音指南也将带有相同的格式。若要更改带有拼音指南的文字的格式，请先删除拼音指Word 技巧22南，再更改格式，然后重新应用拼音指南。给汉语加注拼音后效果如图 2.31 所示。图 2.31 给汉语加注拼音1.4.2创建带圈字符所谓带圈文字就是给单字加上各式边框。有时为了某种需要，需要为字符添加一个圆圈或者菱形，可以使用【带圈字符】功能来创建。操作步骤是先要选中需要带圈的单字。然后单击【中文版式】|【带圈文字】命令，打开如图 2.32 所示的【带圈字符】对话框。图 2.32 【带圈字符】对话框从中选择你用过的字符。选择好【样式】和圈号后单击【确定】按钮，选中的文字就被加上了边框。如图 2.33 所示是【带圈字符】的各种【圈号】格式。 Word 技巧23图 2.33 【带圈字符】的实例1.4.3双行合一在 Word 中可以直接把一句语句排成两行，然后放在一行中编排。实现的步骤是先选定要排成两行的语句，也可以不选。然后单击【中文版式】|【双行合一】命令，弹出【双行合一】对话框。如图 2.34 所示。图 2.34 【双行合一】对话框在该对话框中，如果选定了语句，那么该语句就会在【字符】下面的文本框中显示，否则就在文本框中输入要双行合一的字符。如果要在双行字符前面加上括号，可以选中【带括号】复选框，然后在【括号类型】后面的下拉列表框中选择括号的类型，包括有【小括号】 、 【方括号】 、 【中括号】和【大括号】四种类型。最后单击【确定】按钮，完成后的其中两种效果如图 2.35 所示。图 2.35 双行合一的效果1.4.4汉字简繁体转换由于历史的原因，存在着汉字编码、繁简体汉字和一些特殊习惯用语的差异。简繁转化不仅能实现字体的转化，而且在遣词造句等方面也符合简繁文体的习惯。要实现汉字简繁体转换，操作方法是选中一篇或一段文稿，也可是一个词组或单词。然后单击【工具】|【语言】|【中文繁简转换】命令。 此时出现如图 2.36 所示的Word 技巧24【中文繁简转换】对话框。 图 2.36 【中文繁简转换】对话框在此可以选择【繁体中文转换为简体中文】或【简体中文转换为繁体中文】选项。如选择后者还应选中【转换时包括词汇】选项，为了让转换后的繁体文字更具可读性，应将【使用港澳台地区的异体字】选项选中。最后单击【确定】按钮即可完成转换。汉字简繁体转换前后的效果如图 2.37 所示。2.37 汉字简繁体转换第 2 章 处理长文档的技巧在创建和编辑一个包含多个章节的书和或者包含多个部分的报告的长时，要很好地组织和维护长文档就成了一个重要的问题。对于一个含有几万字，甚至几十万上百万的文档，如果用普通的编辑方法，在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充都将是非常费劲的。如果这个文档是由几个人来公共编辑完成，那将更容易引起很大的混乱。对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚他的结构内容，是一件比较繁琐的事。使用文档视图的方式可以迅速了解文档的结构和内容梗概。如大纲视图可以清Word 技巧25晰地显示文档的结构。用户可以通过各种的文档视图方式来浏览这个文档以把我文档的总体结构，然后再详细了解文档的各部分Word 提供了一系列编辑长文档的功能，正确地使用这些功能，组织和维护长文档就会变得得心应手，长文档就会变得非常有条理。不但可以独立工作，而且可以和外地的伙伴通过网络共同编辑一个文档。2.1 使用各种视图方式浏览长文档Word 是一套“所见即过得”的文字处理软件，用户从屏幕上所看到的文档效果，就和最终打印出来的效果完全一样，因而深受广大用户的睛睐。为了满足用户在不同情况下编辑、查看文档效果的需要，Word 在“所见即所得”的基础上向用户提供了多种不同的页面视图方式（普通视图、Web 版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图） ，它们各具特色，各有千秋，分别使用于不同的情况。2.1.1页面视图 页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏都是很有用的。在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。切换到页面视图的方法是，单击【视图】菜单上的【页面】命令，或按 Alt+Ctrl+ P组合键可切换到页面视图。2.1.2Web 版式视图Web 版式视图方式是 Word 几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示） ，这样就避免了 Word 窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且Web 版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。另外，采用 Web 版式视图方式时，Word 窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】 ，Word 技巧26专门用于显示文档结构的大纲视图，用户只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。Web 版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看 Word 文档内容时使用。Web 页预览显示了文档在 Web 浏览器中的外观。Microsoft Word 先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。如果 Web 浏览器没有运行，Word 会自动启动它。也可随时返回 Word 文档。在 Web 版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的 Web 页或文档。在 Web 版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在 Web 浏览器中的位置一致。切换到该视图的方法是，单击【视图】菜单中的【Web 版式】命令可切换到 Web 版式视图。2.1.3普通视图 普通视图是 Word 最基本的视图方式，也是 Word 默认的视图方式，其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌于文字所在层】环绕方式的图片。单击【视图】菜单上的【普通】命令，或按 Alt+Ctrl+N 组合键均可切换到普通视图方式。2.1.4大纲视图 对于一个具有多重标题的文档而言，用户往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等） ，大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。Word 技巧27采用大纲视图方式显示文档的办法为：执行【视图】菜单中的【大纲】命令，或按下 Alt+Ctrl+O 组合键在大纲视图中，能查看文档的结构（如图 4.1 所示） ，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题，以至正文内容。大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。主控文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。大纲视图能够显示文档的结构。大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图中的外观，而且也不会打印出来。使用大纲视图，可以方便地重新调整文档的结构。用户可以在大纲视图中上下移动标题和文本，从而调整它们的顺序。此外，用户还可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别。要在大纲中提升、降低大纲级别，可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。2.1.5打印预览视图打印预览，用于显示打印效果的打印预览（也称“模拟显示” ）实际上也是 Word 文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。您还可以看到分页符、隐藏文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。要切换到打印预览模式，可执行【文件】菜单中的【打印预览】命令，另外按下组合键 Alt+Ctrl+L 也可达到同样的目的。在打印预览方式下，如果要在打印预览中编辑文本，可以进行下面的操作： （1）可在打印预览状态下显示需要编辑的页面。（2）单击需要编辑的范围中的文字，Word 会放大显示此区域。（3）单击【放大镜】按钮，鼠标指针会由放大镜形状变成 I 形，此时即可开始修改文档，可以像在正常视图一样进行编辑，如图 4.1 所示。Word 技巧28图 4.1 在打印预览中编辑文本（4）单击【放大镜】按钮，再单击该文档，可以返回原显示比例。 （5）单击【关闭】按钮可以退出打印预览，并返回文档的原视图。2.1.6文档结构图“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档进行浏览，同时还能够跟踪您在文档中的位置。单击“文档结构图”中的标题后，Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。在【文档结构图】显示时，可看到两类格式的标题，即内置标题样式（标题 1 至标题 9）或大纲级别段落格式（级别 1 到级别 9） 。使用文档结构图不但可以方便地了解文档的层次结构，还可以快速定位长文档，大大加快阅读和排