法律档案管理工作规范

法律档案管理工作规范1.目的为规范法律档案管理工作，加强公司各部门档案的收集、整理等工作，有效保护和利用公司的法律档案，为公司发展提供信息支持，根据公司相关制度，结合公司实际情况，制定本操作规范。2.定义 “法律档案”是指法律与知识产权部在进行诉讼、仲裁、审核合同、参与国内项目、工商事务管理等国内法律事务；参与涉外项目谈判、审核国际事务合同等国际法律事务；进行专利、商标等知识产权法律事务以及日常事务管理活动中形成的文字、图像、声像等各种形式的原始记录。3.适用范围3.1本操作规范适用于公司日常法律档案管理工作。3.2法律档案移交至公司档案管理部门后的管理工作按公司相关制度执行。4.法律档案分类根据公司业务活动范围和实际情况，现将公司法律档案分为以下几类：4.1案件档案：公司法务人员在公司案件诉讼、仲裁、商标异议、复审和评审及专利无效宣告请求过程中形成的各种原始记录。4.2工商档案：公司法务人员在公司工商投资活动中形成的各种原始记录。4.3商标档案: 公司法务人员在办理公司的商标申请过程中形成的各种原始记录。4.4专利档案：公司法务人员在办理公司的专利申请过程中形成的各种原始记录。4.5合同档案：公司法务人员在公司业务活动中形成的各种中文/英文合同。4.6项目档案：公司法务人员在参与公司项目活动中形成的各种法律方面的原始记录。4.7法律意见书：公司法务人员在工作中针对相关业务对外出具的书面法律意见的原始记录。4.8其他档案：公司在日常事务活动中形成的各种原始记录。5.职责和权限5.1法律与知识产权部按公司档案管理制度设立一名部门档案员，负责公司档案管理工作，部门档案员管理职责如下：5.1.1贯彻执行公司及公司的相关制度，建立健全公司的档案工作规章度。5.1.2指导公司文件、资料的形成、积累、整理和归档工作。5.1.3统一管理公司法律资料，控制法律档案的法律风险。5.1.4为公司其它部门、全资子公司和其他机构提供法律档案的利用服务。5.1.5监督、指导、检查和考核各部门的档案工作。5.1.6按照公司制度配合公司档案管理部门的管理。5.2各部门分别指定一名部门档案员，负责该部门档案管理工作，部门档案员管理职责如下：5.2.1贯彻执行公司及公司的相关制度，负责公司档案的收集，整理和归档工作。5.2.2监督和指导部门员工按要求完成各自的档案的收集，整理和归档工作。5.2.3配合部门档案管理员的档案管理工作。5.3公司档案员和部门档案员相互协作，共同进行公司法律档案管理工作。6.法律档案管理流程6.1法律档案形成6.1.1根据公司档案管理相关制度要求，法律档案归档应遵循“生成归档负责制”，即文件生成者为文件归档主要责任人。在一项业务活动中有多人参加的由分管领导指定一名文件生成者，负责该项业务档案的收集工作。6.1.2各部门员工在工作活动过程中形成的所有有保存价值的文件和实物材料，在使用过程中或者使用完毕后，统一归档到各部门档案员处。6.1.3档案基本要求6.1.3.1原则上要求所归档的文件材料是原件。6.1.3.2材料无三笔现象，对已形成三笔现象的文件材料，需用黑色墨水笔描写。6.1.3.3齐全完整即归档纸质文件材料不缺张少页，电子文件载体无破损。6.1.3.5明确标示密级。6.1.3.6按顺序整理好文件材料，并给出详细清单。6.2法律档案部门归档6.2.1 各部门员工在工作全部终结之日起将工作过程中的形成文件资料于1个月内按要求归档至公司档案员处。6.2.2各部门档案员按照6.1.3条进行审查、整理和保存。符合归档条件的，在清单上标明移交时间由移交人和部门档案员共同签字确认。按照公司相关制度要求进行归档，收集、整理、立卷，编制每份档案清单，并根据公司具体情况，编制部门档案清单。6.2.3各部门档案员在接收到文件资料之日起15日内将档案移交至公司档案员处。6.2.4部门档案员按照6.1.3条规定进行审查、整理和保存，符合归档条件的，在清单上标明移交时间由部门档案员和公司档案员共同签字确认。6.2.6专利档案可按季度，根据其实际情况按申请部门提交材料分类归档。6.3法律档案的利用6.3.1法律档案不对外单位开放。按照法律规定必须履行协助义务的，经部门领导同意后可对外开放。6.3.2本操作规范所称档案利用，是指对法律档案的查阅、复印和借用。6.3.3档案的查阅、复印流程6.3.3.1利用部门从公司档案员处取得法律档案利用申请单，经部门领导签字后方可查阅、复印。6.3.3.2复印后的材料均需加盖“再次复印无效”章后方可拿走。6.3.4档案的借用流程6.3.4.1利用部门从公司档案员处取得法律档案利用申请单，经部门部级领导签字后方可借用。6.3.4.1借用部门在公司档案员处法律档案借阅登记表中登记签字后方可借走。6.3.4.2借走档案者应当爱护档案原件，维护其原状，不得拆换、污损和丢失，严禁在档案原件上圈点、划线、剪裁和涂改，如发生以上情况，由法律与知识产权部报请有关部门，对责任者进行处理。6.3.4.3借用结束后，借用部门应及时归还，归还时需将原登记记录予以注销。6.3.5保密档案的利用6.3.5.1国家机密档案不外借不复印。如需查阅必须填写法律档案利用申请表（参见附录）经法律与知识产权部批准，且只能在部门档案员的陪同下查阅。6.3.5.2国家秘密文件一般不提供复印，如需复印需填法律档案利用申请表（参见附录），由申请部门部级领导和法律与知识产权部部级领导签字批准后方可复印，公司档案管理员要对复印件加盖“再次复印无效”章，并登记编号，在使用完毕后收回。6.3.5.3利用公司商秘档案需填写法律档案利用申请单（参见附录），由该申请部门部级领导及法律与知识产权部相关业务部门领导签字后方可。6.3.5.4保密档案不提供外单位利用。6.3.5.6凡利用法律档案信息的部门和个人必须严格遵守保密制度，不得向无关员泄漏档案内容。凡有泄漏或造成档案信息外露的由查阅人、借阅人负责。6.3.5.7在档案利用过程中如有违反以上规定的，法律与知识产权部的档案员有权拒绝和终止档案利用的服务工作。6.3.6法律档案归档公司档案管理部门部门档案员按公司档案管理相关制度要求及规定的时间将文件材料归档案管理部门。由于特殊原因需保留在公司的档案由部门档案员按照本制度要求进行管理。7.奖惩为强化本操作规范的执行，以奖惩制度管理规定、奖惩条例为依据，将按照以下细则对公司档案工作进行考核：7.1公司各部门员工没有按照规定归档时间归档的，视为该项工作未做。各部门档案员没有按照规定归档时间归档的，对该员工罚款 30 元。7.2公司各部门员工档案归档时没有满足6.1.3 条款要求的，且不按照档案员的要求的时间内整改并归档的，对该员工罚款 30 元。各部门档案员档案归档时没有满足6.2.2条款要求的，且不按照部门档案员的要求的时间内整改并归档的，对该员工罚款 30 元。7.3部门档案员未按照本规范管理公司档案的罚款30元。8.附则 8.1本操作规范未规定的法律档案的管理由法律与知识产权部处理。8.2公司其他规章制度有特别规定的，按特别规定执行。8.3本操作规范由公司法律与知识产权部负责解释。8.4附件：8.4.1附件一：法律档案管理流程；8.4.2附件二：法律档案利用申请表。1附件一：法律档案管理流程流程主控部门流程名称流程描述节点主交付物相关交付物授权法律和知识产权部0、该流程主要描述法律档案产生、归档、利用等过程。/1、 法律档案形成：1）各部门员工将工作活动中形成的有保存价值的文件和实物，在使用过程中或使用完毕后，在1个月内将归档至部门档案员处；2）各部门档案员收到档案后对归档文件进行审查、整理、保存。档案清单法律档案部门档案员2、法律档案归档：1）各部门档案员自收到档案的15个工作日内将档案归档至部门档案员处；2）部门档案员按公司档案管理制度要求归档公司档案管理部门档案清单法律档案部门档案员3、 法律档案利用申请：1）档案利用包括查阅、复印、借用；2）公司各部门根据需求填写法律档案利用申请表。法律档案利用申请表/申请人员4、利用审批：1）申请人员将法律档案利用申请表报相应的领导审批；2）申请部门将签字批准的法律档案利用申请表送公司法务部，借用档案的需在法律档案借阅登记表上进行登记。法律档案利用申请表法律档案利用登记表部门领导5、 档案利用：1） 涉及需带走的档案复印件，应盖有“再次复印无效”章；2）涉及保密档案的复印应盖有“再次复印无效”章。法律档案/部门档案员6、 档案利用归还：各部门在借用后归还时，部门档案员应在法律档案借阅登记表予以注销。/法律档案利用申请表部门档案员附件二法律档案利用申请表申请单位申请日期申请人联系电话档案名称及份数利用类别复印 查阅 借用 用 途部门领导部门领导填表说明：1. 复印、查阅档案需部门领导签字；2. 借用档案需部门领导签字；3. 此表签字版原件由法律与知识产权部留存；4. 保密档案请参见法律档案管理操作规范6.3.5条另行处理。