房地产公司各部门工作衔接示意图

各部门工作衔接示意日期：2006年4月5日项 目部门间衔接内容具体要求备注1.行政事务类1.1活动组织负责现场广告宣传、气氛布置、接待等相关工作；负责小区外环境的配合，会同安管部做好相关施工管理工作；绿化部负责活动现场绿化气氛的布置，环境部负责现场环境卫生的清洁，安管部负责现场安全保卫工作，住户中心负责接待工作，物业工程部负责现场水电接驳、灯光照明和电器设备的安装和管理；根据实际工作分工安排执行。其它部门：营销部：工程部：根据公司活动要求制定活动方案及工作分工派发各部门行政部物业公司：1.2车辆调派前台文员安排行政办主管行政办用车部门提出申请镇内用车提前30分钟申请镇外用车提前半天申请1.3 公文管理申请盖章申请部门公司审批发文部门行政部存档抄送部门日常往来函件由部门保存，重要函件或以公司名义发出的函件由行政部存档。1.4 资产管理出仓使用部门领用；行政部监督；财务部台帐登记、资产编号；财务部仓库组采购部公司审批申购使用部门 公司固定资产的申购和管理，必须纳入资产管理体系，部门领用出仓时，出仓单仓库一联、财务部、行政部各一联，作为建立资产台帐和监督、盘点的依据。1.5 办公文具管理董事办批准每月10日前采购到位采购部出仓/领用行政部入仓制定每月采购计划和费用，进行申购每月25日前提交下月部门办公用品计划汇总采购部每月28日前提交下月公司办公用品计划汇总各部门行政部各部门文员做好本部门办公用品的申购和发放管理，根据实际情况，以旧换新，原则上每月发放一次，新入职员工文具配备由部门申领，行政办审核发放。1.6 费用控制分析/分发发给相关各部门负责人分析行政部每季度公司各部门费用发生情况财务部1.7 物品申购管理董事办批准行政部复核申购资产管理采购流程程使用部门 此处“物品申购”适用于日常办公用品和工程施工材料外所有公司物料和资产的零星采购2.人事类2.人事类2.1 人事招聘根据公司审定的人员架构进行审核，招聘到位提出申请用人部门人事部用人部门对人员较多、流动相对较大的部门，如物业公司，人事部须于每月2日前向该部门提供上月该部门入职、转正、离职的人员名单。2.2 培训工作人事部(考核，归档备案)部门内部岗位技能培训每月1次新员工入职培训人事部用人部门 2.3 考勤统计各部门每月8日前汇总后勤扣费、报销情况财务部每月3日前初步统计上月考勤复核，每月8日前汇总考勤情况人事部 3.电脑资讯类3.1 网络安全管理各部门安全备份电脑资讯部 * 所有电脑硬件配置，必须经行政办、电脑资讯部复核，董事办审批3.2 维修保养定期保养电脑资讯部维修申请使用部门* 对使用率高的电脑系统（如大门岗电脑）每个月进行检查检测，及时解决问题，保持正常运行。3.3 网站管理电脑资讯部发布董事办审定行政部复核汇总各部门资讯 * 行政办负责网站更新资料的汇总把关，电脑资讯部进行维护、内容上传；* 重要事件通过审核后1天内上网发布4.成本核算/预结算类4.1预结算材料单价预算部预算部采购部财务部复核建立材料数据库定期/不定期市场调查、询价 4.2结算资料施工单位提交结算书及有关资料一式两份对数施工单位对数工程指挥部施工单位预算部审核审核并提供工程变更单等资料规划技术部审核并提供工程签证单等资料监理审核结果财务部复核董事长签署监理方监理方审核公司内部审核结果*设计变更、签证单等有关资料在工程变更时由工程资料室交预算部等相关部门传阅知悉；结算时提供整套资料以便结算工作展开，详见9.4部分“工程变更”。*财务部依据合同、招标说明、补充说明等条款进行复审，如果几方审核的结果存在较大的差异，财务部应组织进行对数。4.3工程相关招标文件的编撰预算部编撰规划技术部图纸(内审后)工程部资料室询价技术资料董事办审核各部门会签* 对外工程招标涉及的内审资料、图纸、招标文件由工程部统一发放。5.合同管理5.1各类合同编撰需工程部跟踪工程抄送工程部资料室总资料室存档双方签署盖章董事办审定各部门会签(含财务/律师)相关部门编撰确定合作单位董事办 * 合同前期编撰根据各专业不同由董事办分派相应部门进行，如工程类由预算部跟进，设计合同由规划技术部跟进，采购合同由采购部跟进；*抄送工程部为行政部负责跟进。6.业务办证类6.1公司经营证件总档案资料室存档业务部总档案资料室办理完毕各部门提供协助业务部办理证件的年审办理期限*公司经营证件办理包括：房地产公司/物业公司“营业执照”、“资质证”、“外商投资企业批准证书”、“代码证”的年审、变更以及物业公司“物价收费许可证”、“二次供水卫生许可证”等相关证件；*财务相关证件包括：“贷款卡”、“税务登记证”、 “财政登记证”、“外汇登记证”的年审、变更等；*各类证件原件存总档案资料室，对各证件的办理期限互为提示；*各部门协助包括车辆、办证费用、相关资料等。*业务部跟进办理规划验收、综合验收。6.2财务相关证件办理完毕各部门提供协助证件的年审办理期限总档案资料室财务部办理财务部总档案资料室存档6.3商品房买卖合同备案、房产证的办理总档案资料室相关资料的提供营销部办理业务部规划技术部各部门提供协助办理完毕总档案资料室存档6.4各类开发审批报建总档案资料室存档、抄送工程部资料室董事办工程部资料室业务部办理方案定版、出图规划技术部6.5商品房预售许可证办理总档案资料室存档业务部办理资料提供进度配合工程指挥部规划技术部营销部6.6竣工备案办理营销部办理房产证竣工备案总档案资料室存档资料完善业务部办理工程部资料室设计/施工单位/监理/勘探7.财务类7.1公司经营销售报表每月初5日内提交当月资金计划表、上月办证跟踪表、上月销售汇总表资料归档董事办审核、汇总财务部每日17:00前提交收款收据、日报表、认购书营销部* 每次审核盖章的房屋贷款合同、商品房买卖合同营销部提交清单（房间号码、业主名称、合同金额、按揭金额等）7.2投资成本核算、监控职能前期规划和投资分析资料归档董事办审定财务部审核完成预结算编制规划技术部预算部* 对日常工作中的预结算管理，财务部履行二审职能；* 财务部参与项目开发的策划、总体投资与分析，并履行成本核算和监控职能；* 各部门有关工程费用的产生、变更均由财务部进行审核，董事办批准。7.3日常事务上月员工奖罚情况汇总每月8日前提交员工考勤、宿舍扣费财务部行政部 8.采购方面8.采购方面8.1 办公材料采购管理(同时)行政部领用入财务总仓复核领用采购部每月10日前采购到位董事办批准财务部每月25日前提交下月部门办公用品计划汇总各部门行政部每月28日前提交下月公司办公用品计划汇总采购部制定每月采购计划和费用，进行申购* 无申购计划的，除特殊情况外将不予采购、入仓、出仓。8.2 工程材料采购管理复核相关部门参与验货按时按质采购到位采购部董事办批准财务部复核规划技术部部采购部预算部询价、议价、比价，采购计划和费用复核根据现场进度和合同提前30天申购工程指挥部使用部门领用，出仓财务部仓库组入仓* 此处所指工程材料包括各种甲供材料和园建绿化苗木等；* 相关物资（如机械）的使用说明书、保修卡一并入仓，并由仓库组统一交使用部门领用。8.3 材料款的支付付款供货商财务部采购部回单董事办批准复核财务部根据合同约定、对方付款要求进行材料款(包括预付款/定金)的支付申请和复核采购部(采购到位)* 特殊情况无订立合同需支付定金的，可先行借款，凭对方开具的发票或收据核销。9.规划设计/工程管理方面9.规划设计/工程管理方面9.规划设计/工程管理方面9.1 各项规划设计方案报建流程图纸分发工程部资料室财务部规划技术部合同流程设计展开设计方出图规划技术部董事办审定最终方案设计方相关部门会审/设计调整规划技术部发出中标通知确定中标方董事办审定内部评标设计发标* 财务部、业务部参与项目开发前期的策划和方案调整，有利于成本控制。* 财务部需了解方案进度，参与部门会审，并掌握最终总体方案、经济指标、总图等相关资料。9.2 设计费的给付给付财务部制表规划技术部设计方申请返回规划技术部董事办审批财务部9.3 工程事务联系方面工程部现场负责人部改签署技术处理意见书技术方面工程部资料室监理方施工单位回复规划技术部抄送(涉及费用方面)预算部、档案室施工单位监理方* 现场进度和同步资料的控制由工程部跟进9.4 工程变更 (外单位提出)抄送原件监理方施工单位规划技术部预算部、总档案室工程部资料室财务部预算部董事办监理方提出变更要求施工单位设计方9.4 工程变更 (内部提出)提出变更要求预算部档案室工程部资料室施工单位监理方规划技术部董事办财务部预算部规划技术部要求变更部门设计方监理确认签章*物业公司或其它部门发现需进行变更的，内部沟通由规划技术部联系设计出具方案，公司审核同意变更后，工程部负责现场整改事宜跟进。9.5 工程验收方面（包括隐蔽工程验收和原材料的检验）三部联合复检监理、工程部落实整改验收意见由监理整理下发施工单位联合验收监理方报验施工单位工程部规划技术部* 规划技术部在技术性验收中作为主导部门并负责签字，材料的采样应有规划技术部人员参加，送检陪同由监理、工程部负责9.6 工程款的审批水电工程部现场负责人施工单位监理方申请工程部资料室预算部根据合同复核制表财务部财务部工程部资料室复核董事办审批给付监理款的申请拨付参照此流程。9.7 竣工资料总档案资料室物业公司移交工程部接收监理审核施工方整理提交 9.8 图纸审核内审意见由规划技术部整理发放图纸内审规划技术部组织联合相关单位、部门会审意见由施工单位整理发放联合相关单位、部门监理方、工程部组织图纸会审10.营业销售类10.营业销售类10.1 营销资料、方案的获取营销部方案确定并经规划、建设等政府职能部门审批后业务部规划技术部此处所指方案具体包括：项目规划方案及说明、户型设计（含停车场）方案；销售模型制作由规划技术部跟进，营销部配合。10.2 物业管理资料提供及服务合同签署管理提供资料物业公司总体规划报建完成通知物业服务合同物业管理统一口径相关部门物业公司业主签署业务部营销部业务培训*相关资料在方案确定并经规划、建设等政府职能部门审批后1个月内及时提供营销部、物业公司；其中住宅质量保证书住宅使用说明书由规划技术部完成并提供给物业公司制定前期物业服务合同。*已签订的物业服务合同（物业公司/业主）在交楼前30天由营销部移交回物业公司。10.3 销控各项资料统计方面每天17时前经董事办审批后次日图纸暂测面积测绘所出具相关面积后次日每日销售情况统计表、认购书/登记书复印件售价表汇总董事办财务部每月5日前每月欠款催收进度表每月销售情况统计表每月销售、转名情况登记表每月资金计划表每月销售人员佣金计提表营销部11.物业管理类11.物业管理类11.1 前期物业管理设施设备的移交和接管工程指挥部会同施工单位对水电表底数进行确认物业公司技术交底/培训，资料移交规划技术部* “资料”包括但不限于设施设备、土建、给排水、水电表位置分布、总体规划图等各项图纸、说明书、技术参数，以及各设施设备合同关于“保修期”、“施工单位”等约定和条款等；* 楼宇部分重要的设施设备进行安装时，由工程指挥部出具工作协办单明确介入时间及方式等，以便物业公司提前介入，作后续跟进。技术方面问题由规划技术部衔接。11.2 水电、电话、电视等配套设施的开通和相关职能部门的衔接业务部规划技术部沟通协调开通物业公司11.3 绿化园林的移交和接管10天内移交物业公司园建工程合同资料各部门联合验收合格后采购部：园建采购资料移交总资料档案室：现场资料移交工程部：图纸资料移交规划技术部：* 验收参与单位包括规划技术部、工程部、施工单位和物业公司；* “图纸资料”包括土建竣工图、水电线路图、供排水竣工图等；*“采购资料”包括采购花木的数量、明细、规格等。11.4 交楼工作事务提前15天拟定交楼通知书提前7天发挂号信、并电话预约业主收楼业主收楼入伙营销部物业公司物业公司董事办根据工程进度和合同要求提前50天拟定交楼计划编排物业公司* 在此过程中，财务部需做好业主需交款项的把关，然后才能予以收楼；11.5 楼宇质量遗留问题及返修施工单位已移交设施工程质量问题物业公司回复业主业主收楼物业公司联合验收工程部施工单位责令整改监理公司技术部出方案整改工程部汇总通知物业公司业主收楼遗留质量问题楼宇质量问题的整改原则上要求自业主提出后7天整改完毕。xxxx房地产开发有限公司二OO六年四月五日第 12 页 共 12 页