水利基本建设项目档案档案整理及培训资料

水利工程建设项目档案资料管理水利工程建设项目档案资料管理绥中县档案局2什么是档案和档案工作档案：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作：简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。 档案分类3档案分类档案分类按产生性质按产生性质 文书档案文书档案 会计档案会计档案 科技档案科技档案 照片档案照片档案 声像档案声像档案 实物档案实物档案 专门档案专门档案按存在范围按存在范围 通用档案通用档案 专门档案专门档案按存在方式按存在方式 实体档案实体档案 电子档案电子档案4档案分类文书档案文书档案实际上是指行政管理档案，如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等。科技档案科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等。专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案会计档案、人事档案人事档案、诉讼档案诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。新型载体档案如照片、影片、录像。光盘档案又称声像或音像档案音像档案和电子档案电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。 水利工程档案是指在水利工程建设、水利工程档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种管理过程中形成的，具有保存价值的各种载体形式的历史记录载体形式的历史记录 。一、水利工程建设项目档案定义一、水利工程建设项目档案定义 第一讲第一讲 水利工程档案概述水利工程档案概述（一）水利工程档案是工程建设者劳动成果和（一）水利工程档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录，它在某种程度上可以起历史功绩的真实记录，它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用；到为工程建设者树碑立传的作用；二、水利工程档案的作用二、水利工程档案的作用（二）具有着凭证和依据作用；（二）具有着凭证和依据作用；（三）工程档案对于工程的建设、管理、维护、（三）工程档案对于工程的建设、管理、维护、改造具有不可替代的作用。改造具有不可替代的作用。第一讲第一讲 水利工程档案概述水利工程档案概述第一讲第一讲 水利工程档案概述水利工程档案概述三、水利工程档案工作常见问题与原因分析三、水利工程档案工作常见问题与原因分析（一）常见问题。（一）常见问题。 1、文件材料形成不规范、不完整、不准确；、文件材料形成不规范、不完整、不准确；2、档案收集制度不严格，收集不及时，造成、档案收集制度不严格，收集不及时，造成文件散失；文件散失；3、各参建单位标准不一、各参建单位标准不一,档案整理不规范档案整理不规范;4、建设期档案保管条件差，保护意识弱，造、建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失成档案损毁、散失 ；第一讲第一讲 水利工程档案概述水利工程档案概述（二）原因分析（二）原因分析 1、水利工程建设项目自身特点为档案工作、水利工程建设项目自身特点为档案工作 带来了困难带来了困难 ；2、工程档案意识薄弱，重视程度不高、工程档案意识薄弱，重视程度不高 ；3、工程档案专业性较强。、工程档案专业性较强。第二讲第二讲 档案工作保障档案工作保障一、组织保障一、组织保障（一）明确有档案工作的分管领导；（一）明确有档案工作的分管领导；（二）明确档案工作归口部门，并配有专职档（二）明确档案工作归口部门，并配有专职档案管理人员；案管理人员；（三）建立由项目法人负责，各参建单位组成的（三）建立由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确相关负责人（网络图表和档案管理网络，并明确相关负责人（网络图表和落实相关人员责任制的文件或依据）。落实相关人员责任制的文件或依据）。第二讲第二讲 档案工作保障体系档案工作保障体系二、制度保障二、制度保障（一）各参建单位应制定工程档案管理制度或（一）各参建单位应制定工程档案管理制度或办法，明确规定了各责任单位的职责与任务，办法，明确规定了各责任单位的职责与任务，并有相应的控制措施并有相应的控制措施 ；（二）制定项目文件材料归档范围和保管期限；（二）制定项目文件材料归档范围和保管期限；（三）制定较实用的档案分类方案和档案整编操（三）制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程；作规程；（四）制定档案接收、保管、利用、安全及统计（四）制定档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度。等内部工作制度。第二讲第二讲 档案工作保障体系档案工作保障体系三、经费保障三、经费保障项目法人落实档案工作所需经费，保障档案工作的正常开项目法人落实档案工作所需经费，保障档案工作的正常开展，档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算。展，档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算。四、设备设施保障四、设备设施保障（一）有符合安全保管条件的专用档案库房；（一）有符合安全保管条件的专用档案库房；（二）办公与库房的设施及档案装具能满足工作需要。（二）办公与库房的设施及档案装具能满足工作需要。第二讲第二讲 档案工作保障体系档案工作保障体系五、五、档案工作保障体系执行档案工作保障体系执行 （一）签订有关合同协议时，同时提出归档要求；（一）签订有关合同协议时，同时提出归档要求；（二）检查工程进度、质量时同时检查工程档案资（二）检查工程进度、质量时同时检查工程档案资料的收集、整理情况；料的收集、整理情况；（三）项目阶段与完工验收，同时检查或验收相关（三）项目阶段与完工验收，同时检查或验收相关档案；档案；13第二讲第二讲 档案工作保障体系档案工作保障体系（五）纳入工程质量管理程序；（五）纳入工程质量管理程序；（六）按期上报建设项目档案管理登记表。（六）按期上报建设项目档案管理登记表。（四）项目法人对设计、施工、监理等参建（四）项目法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导；单位的档案收集、整理工作进行监督指导；第三讲第三讲 项目文件的收集项目文件的收集一、项目档案收集一、项目档案收集二、收集范围。二、收集范围。 ，按照，按照“谁形成、谁收谁形成、谁收集、谁整理集、谁整理”的原则的原则. 凡是反映与项目有关的重要职能活动、具凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。集齐全，归入建设项目档案。第三讲第三讲 项目文件的收集项目文件的收集（三）设计单位负责收集设计文件；（三）设计单位负责收集设计文件；（五）监理单位负责收集监理文件材料；（五）监理单位负责收集监理文件材料；（七）项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累（七）项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件。承建项目器材供应及财务管理形成的文件。（二）勘察单位负责收集设计基础资料；（二）勘察单位负责收集设计基础资料；（四）施工单位负责收集施工文件材料；（四）施工单位负责收集施工文件材料；（六）运行单位负责收集、积累项目调试及试运行阶段（六）运行单位负责收集、积累项目调试及试运行阶段形成的文件；形成的文件；（一）建设管理单位负责收集、积累项目准备阶段形成（一）建设管理单位负责收集、积累项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺、涉外和竣工验收文件；的前期文件，以及设备、工艺、涉外和竣工验收文件；第三讲第三讲 项目文件的收集项目文件的收集 各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设管理单位（或接收委托的承包单位）登记、建设管理单位（或接收委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。归档，再行译校、复制和分发使用。三、收集时间三、收集时间第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档 一、建设项目所形成的全部项目文件在归一、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。察、设计、施工及监理等）进行整理。二、建设单位负责进行或组织对全部归档二、建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。项目档案的汇总整理。（二）依据项目档案分类编号对全部项目档案进（二）依据项目档案分类编号对全部项目档案进行统一的分类和编号。行统一的分类和编号。（三）对全部项目档案进行清点、编目、编制项（三）对全部项目档案进行清点、编目、编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明。目档案卷内目录及档案整理情况说明。（一）根据专业主管部门的建设项目档案分类编（一）根据专业主管部门的建设项目档案分类编号及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案号及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系（大纲）。小型项目直接按项目、分类编号体系（大纲）。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。，下设属类。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档编制档案分类大纲编制档案分类大纲分类组卷分类组卷卷内文件排列卷内文件排列案卷编目案卷编目案卷装订案卷装订编制案卷目录编制案卷目录编页号编页号填写卷内目录和备考表填写卷内目录和备考表填写案卷封面和脊背填写案卷封面和脊背第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档（一）建设项目所形成的全部项目文件在归档前应（一）建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。进行整理。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档三、项目文件整理要求。三、项目文件整理要求。（二）建设项目各管理机构形成或收到的有关建设（二）建设项目各管理机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行（生项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行（生产）及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别产）及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单项或单位工程整理。按年度、项目的单项或单位工程整理。（三）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计（三）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件（施工图除外），应按项目或专业整理。文件（施工图除外），应按项目或专业整理。（五）竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的（五）竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。文件、工程事故处理文件由施工单位整理。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档（四）施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整（四）施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。程整理。四、竣工图。四、竣工图。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档 竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，组成部分，必须做到图物相符必须做到图物相符。施工单位一定要按。施工单位一定要按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章。位在图标上方加盖竣工图章。（一）凡按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在（一）凡按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章；施工图空白处加盖并签署竣工图章；（三）凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变或图（三）凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变或图面变更面积超过面变更面积超过1/3的，应重新绘制竣工图。重绘图应按原图的，应重新绘制竣工图。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明竣工竣工阶段阶段和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署图标上方加盖并签署竣工图确认章竣工图确认章第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档竣工图的编制形式和深度。竣工图的编制形式和深度。（二）一般性图纸变更的符合杠改或划改要求的变更，可（二）一般性图纸变更的符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章；在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章；（一）竣工图章内容，尺寸（一）竣工图章内容，尺寸如图如图所示。所示。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档五、竣工图章的使用。五、竣工图章的使用。竣工图章式样，单位：竣工图章式样，单位：mm第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档26第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档（二）所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署（二）所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章的内容填写齐全、清楚，不竣工图章。竣工图章的内容填写齐全、清楚，不得代签。得代签。竣工图确认章竣工图确认章 27（三）竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。（三）竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档（四）竣工图章使用不褪色红印泥。（四）竣工图章使用不褪色红印泥。举例：竣工举例：竣工图章的位置图章的位置第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档六、项目文件的组卷要求。六、项目文件的组卷要求。（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；符合档案持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；符合档案管理要求。管理要求。（二）（二）项目施工文件项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；业组卷；管理性文件管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；目竣工验收文件组卷；设计变更文件设计变更文件，应按单位工程或分，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷，工程联系单、监理文件按文部工程或专业单独组成一卷，工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。种组卷，原材料试验按单项工程组卷。（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。的文件，该卷保管期限按最长的确定。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档七、卷内文件的排列。七、卷内文件的排列。（一）（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。管理性文件按问题、时间或重要程度排列。（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。录、评定、验收排列。（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷。设备试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备文件归档，同基建档案一般难以分开，可起的，这种设备文件归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；另一类是各种机器、仪以作为基建归档的一个组成部分；另一类是各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，应单独归档。器、仪表设备等，可以同土建工程分开，应单独归档。1 1、设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编、设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。号排列。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档2 2、各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成的先、各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成的先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。序排列。（四）不同类型文件材料的排列方法。（四）不同类型文件材料的排列方法。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档3 3、各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后。如果卷内有多份文件而且反映反映同一问后。如果卷内有多份文件而且反映反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。先把问题分清楚，然后再按其次序排列。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档4 4、文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷、文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。内文件排列是先文字材料，后图样材料。5 5、竣工图按专业、图号排列。竣工图按专业、图号排列。6 6、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。前，定（草）稿在后。八、案卷编目。八、案卷编目。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档 案卷编目的内容包括：编写案卷页号、填写卷案卷编目的内容包括：编写案卷页号、填写卷内目录、填写备考表、填写案卷封面、编制案内目录、填写备考表、填写案卷封面、编制案卷卷脊、卷卷脊、编制案卷目录。编制案卷目录。编页号。编页号。1案卷内科技文件以案卷内科技文件以件件为单位编写页号，以为单位编写页号，以有效内容有效内容的页面的页面为一页。为一页。 一般一般单面书写的单面书写的文字材料在文字材料在右上角右上角编写页号，编写页号，双面双面书写的书写的文字材料，文字材料，正面正面在在右上角右上角编号，编号，背面背面在在左上左上角角编号页号。编号页号。已有页号的文件可不再重新编写页号。已有页号的文件可不再重新编写页号。 案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。各卷之间不连续编页号。各卷之间不连续编页号。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档36卷内目录的填写。卷内目录的填写。2卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数和备注等组成。任者、文件题名、日期、页数和备注等组成。序号，应依次标注卷内文件排列顺序。序号，应依次标注卷内文件排列顺序。文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。责任者，应填写文件形成者或第一责任者。责任者，应填写文件形成者或第一责任者。文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。文件内容拟写题名。日期，应填写文件形成的时间日期，应填写文件形成的时间年、月、日。年、月、日。页数，应填写每件文件总页数。页数，应填写每件文件总页数。备注，可根据实际填写需注明的情况。备注，可根据实际填写需注明的情况。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档序号。应用阿拉序号。应用阿拉伯数字从伯数字从1 1起依起依次标注卷内文件次标注卷内文件的顺序，一个文的顺序，一个文件一个号。件一个号。文件编号。填文件编号。填写文件文号或写文件文号或图样的图号。图样的图号。责任者。应填责任者。应填写文件形成者写文件形成者或第一责任者或第一责任者文件题名。填写文件标文件题名。填写文件标题全称，文件标题过于题全称，文件标题过于简单或标题不规范的，简单或标题不规范的，可以自拟文件题名，自可以自拟文件题名，自拟文件题名应加拟文件题名应加“ ” ”日期。填写文件形日期。填写文件形成的年、月、日，成的年、月、日，用用8 8位阿拉伯数字表位阿拉伯数字表示，不能确定时间示，不能确定时间的用的用“0”0”表示，如表示，如文件形成时间是文件形成时间是20052005年年6 6月，则表示月，则表示为为2005060020050600。页数。填写每件页数。填写每件文件总页数。文件总页数。文件题名页数举例举例1 1：不装订文件卷内目录的填写：不装订文件卷内目录的填写文件题名页数111111111111141文件题名文件题名页数111111卷内备考表的编制卷内备考表的编制3卷内备考表卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。之后。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档1 1、卷内备考表要标明卷内文件的总件数、总页数，不同卷内备考表要标明卷内文件的总件数、总页数，不同载体文件的数量。例如：本卷共载体文件的数量。例如：本卷共8件，件，71页。其中文字页。其中文字材料材料6565页，照片页，照片5 5张，附图张，附图1 1张；张；2 2、说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；、说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；3 3、卷内备考表排列在卷内文件之后；、卷内备考表排列在卷内文件之后；4 4、互见号，应填写反映同一内容形式不同且另行保管的、互见号，应填写反映同一内容形式不同且另行保管的档案号，并应注明其载体形式。档案号，并应注明其载体形式。 为保证卷内文件完整、系统与安全，便于利用，便于管为保证卷内文件完整、系统与安全，便于利用，便于管理，便于确切统计卷内文件材料的数量，页号的编写均以理，便于确切统计卷内文件材料的数量，页号的编写均以有书写内容的页面编写页号。有书写内容的页面编写页号。注意：立卷人和检查人签字应该手写或盖章，不得打印。卷内备考表卷内备考表 档号：档号：互见号互见号: 说明说明: 立卷人立卷人: 年年 月月 日日 检查人检查人: 年年 月月 日日第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档案卷封面的编制。4 1 1、档号：、档号：由全宗号、档案类目号和案卷顺序号联合组成，由全宗号、档案类目号和案卷顺序号联合组成，中间用中间用“-”-”隔开，隔开，全宗号为全宗号为8，分类号为，分类号为B B 1 1，案卷号为，案卷号为1的档号表示为的档号表示为8-B 1 -1，全宗号为全宗号为8,目录号为目录号为4，大类为，大类为1 ，属类为，属类为1，项目代号为，项目代号为1 ，案卷号为，案卷号为1的档号表示为的档号表示为8-4 1 1 -1，2 2、案卷题名：是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简、案卷题名：是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。明、准确地揭示卷内文件材料的内容。主要包括建设主要包括建设项目名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型项目名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。名称等。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档3 3、立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或规、立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或规范性简称。如范性简称。如“绥中县水利局绥中县水利局”。4 4、起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止、起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。日期。2001.5.1-2001.11.306 6、密级：依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级，、密级：依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级，一般暂不填写。一般暂不填写。5 5、保管期限：分为永久、长期、短期三种。、保管期限：分为永久、长期、短期三种。卷盒封面：卷盒封面：绥中县水利局绥中县水利局2001.5.1-2001.11.30长期建设项目名称、结构、建设项目名称、结构、阶段名称、文件名类型称阶段名称、文件名类型称绥中县猴山水库主坝工程建绥中县猴山水库主坝工程建设管理文件材料设管理文件材料8-B 1-1第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档5案卷脊背的编制。案卷脊背的编制。案卷脊背应填写档号和案卷题名。案卷脊背应填写档号和案卷题名。“档号档号”栏的填写，是采用盖章的方式栏的填写，是采用盖章的方式“全宗号全宗号+类目类目号号+案卷号案卷号” 予以解决。予以解决。全宗号由县档案馆给定；分类号是根据本单位档案全宗号由县档案馆给定；分类号是根据本单位档案分类方案所给定的类别号。不同级位的类别之间用分类方案所给定的类别号。不同级位的类别之间用间隔符间隔符“ ”分开，案卷顺序号是指项目档案按一定分开，案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号。顺序排列的流水号。卷脊：卷脊：全宗号类目号案卷号8 B 1-1绥中县绥中县猴山水猴山水库主坝库主坝工程建工程建设管理设管理文件材文件材料料建设项目建设项目名称、名称、结构、结构、阶段名称、阶段名称、文件类型文件类型名称名称长 期保管期限50案卷目录式样见图。案卷目录式样见图。1.序号：应填写登录案卷的序号：应填写登录案卷的流水顺序号流水顺序号2. 档号、案卷题名、保管档号、案卷题名、保管期限，填写方法。期限，填写方法。3. 总页数：应填写案卷内总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。全部文件的页数之和。4. 备注：可根据管理需要备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息或存放位置等信息。案案 卷卷 目目 录录序序号号档号档号 案案 卷卷 题题 名名总页总页数数保管保管期限期限备备注注18 B 1-1绥中县猴山水库主坝工程建设管理文件材料121长期28 B 1-2绥中县猴山水库主坝工程施工文件材料108长期案卷目录的编制。6（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。（二）案卷内不应有金属物。（二）案卷内不应有金属物。（三）单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写（三）单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号，式样如图所示（单位档号章。档号章内容有：档号、序号，式样如图所示（单位：mm）：）：九、案卷装订要求。九、案卷装订要求。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档举例：1、卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。其外表规格为、卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。其外表规格为310220毫毫米，厚度分别为米，厚度分别为10毫米、毫米、20毫米、毫米、30毫米、毫米、40毫米、毫米、50毫米，毫米，无酸纸制做（档案局监制）。无酸纸制做（档案局监制）。2、案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为、案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为297210毫米。毫米。3、卷盒和卷内表格字迹要清晰端正。、卷盒和卷内表格字迹要清晰端正。（四）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及（四）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。装订形式。（五）卷皮、卷内表格规格及制成材料。（五）卷皮、卷内表格规格及制成材料。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档（六）声像与电子等（六）声像与电子等 非纸质文件应逐张、逐盘标非纸质文件应逐张、逐盘标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。注事由、时间、地点、人物、作者等内容。（七）归档要求。（七）归档要求。1、建设管理单位各机构、各施工承包单位、监理单位应、建设管理单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后整理、编目所形成的项目文件、按合同在建设项目完成后整理、编目所形成的项目文件、按合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。2、根据基本建设程序和项目特点，归档可以按阶段分期、根据基本建设程序和项目特点，归档可以按阶段分期进行，也可以在单项（单位）工程完成后与竣工验收文件进行，也可以在单项（单位）工程完成后与竣工验收文件一并归档。一并归档。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档3、归档文件必须完整、成套、系统。、归档文件必须完整、成套、系统。（1）必须和反映建设项目的规划、设计、施工、）必须和反映建设项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收的全过程；监理及竣工验收的全过程；（2）必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣）必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠，签工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；字手续完备；（3）文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要）文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求。求。（八）参加建设项目的勘察、设计、施工及监理单（八）参加建设项目的勘察、设计、施工及监理单位需要向其本单位归档的文件，应按国家有关规定位需要向其本单位归档的文件，应按国家有关规定和要求单独立卷归档。和要求单独立卷归档。（九）外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文（九）外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，与原文一起归档。，与原文一起归档。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档十、项目档案整理要求。十、项目档案整理要求。 建设项目所形成的全部项目文件在归档前建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理应根据国家、省有关规定，并按档案管理“谁形成、谁收集、谁整理谁形成、谁收集、谁整理”的要求，由文的要求，由文件形成单位件形成单位(建设、勘察、设计、施工及监建设、勘察、设计、施工及监理等理等)进行整理。进行整理。 第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档 十一、案卷必须符合国家十一、案卷必须符合国家科学技术档案案卷构成科学技术档案案卷构成的一般要求的一般要求（GB/T11822-2008GB/T11822-2008）及及国家重大国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002DA/T28-2002）的要求的要求; ;归档图纸应按归档图纸应按技术制技术制图复制图的折叠方法图复制图的折叠方法（GB/T10609.3-1989GB/T10609.3-1989）要要求统一折叠求统一折叠; ;财务档案整理质量应符合财务档案整理质量应符合会计档案会计档案管理办法管理办法（财会（财会199832199832号）号）的要求的要求; ; 照片档照片档案整理质量应符合案整理质量应符合照片档案管理规范照片档案管理规范（GB/T11821-2002GB/T11821-2002）的要求。的要求。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档 十二、项目档案的整理。十二、项目档案的整理。 建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。整理。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档 十三、排架十三、排架 即将分类立卷编号后形成档案排列到档案架上，以便即将分类立卷编号后形成档案排列到档案架上，以便检寻和管理和利用，按照柜架的排列秩序自左向右，检寻和管理和利用，按照柜架的排列秩序自左向右，自上而下地排列上架。自上而下地排列上架。 十四、工程建设项目档案案卷卷皮一般采用软卷皮装十四、工程建设项目档案案卷卷皮一般采用软卷皮装订后再装盒的形式。订后再装盒的形式。 卷盒的表面尺寸为卷盒的表面尺寸为300mm300mm220mm220mm，厚度尺寸分别为，厚度尺寸分别为2020、3030、4040、5050、60mm60mm五种。软卷皮的外表面尺寸为五种。软卷皮的外表面尺寸为297mm297mm210mm210mm，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过宜超过40mm40mm。卷盒。卷盒应根据实际情况和规范要求在县档案局应根据实际情况和规范要求在县档案局购买。购买。第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档 十五、卷内目录、卷内备考表的规格统详见十五、卷内目录、卷内备考表的规格统详见科学技科学技术档案案卷构成的一般要求术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008GB/T11822-2008）。）。十六、档案的移交应履行手续，并按以下原则进行：十六、档案的移交应履行手续，并按以下原则进行：第四讲第四讲 项目档案的整理与归档项目档案的整理与归档3 3、在办理项目档案移交手续时，应填写、在办理项目档案移交手续时，应填写科技档案档案交科技档案档案交接文据接文据。交接双方应认真核对目录与实物，并经本人。交接双方应认真核对目录与实物，并经本人签字、加盖单位公章确认。签字、加盖单位公章确认。1 1、各参建单位负责各自职能范围内档案资料的收集、整、各参建单位负责各自职能范围内档案资料的收集、整理和归档工作。施工、监理单位在工程完工后将整理理和归档工作。施工、监理单位在工程完工后将整理好的档案资料移交到建设单位，由建设单位统一汇总。好的档案资料移交到建设单位，由建设单位统一汇总。2 2、各参建单位收集、各参建单位收集3 3套档案资料，即一套交主管单位，套档案资料，即一套交主管单位，一套交建设单位，另一套移交管理单位。一套交建设单位，另一套移交管理单位。第五讲第五讲档案接收后的管理档案接收后的管理 一、一、档案保管、统计档案保管、统计。（一）档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理；（一）档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理；馆（室）藏档案种类、数量清楚（要有档案台帐、馆（室）藏档案种类、数量清楚（要有档案台帐、交接单、登记表等）。交接单、登记表等）。64656667第五讲第五讲档案接收后的管理档案接收后的管理（二）定期对档案管理状况进行检查，档案库房达到（二）定期对档案管理状况进行检查，档案库房达到“八防八防”要求。（检查工作记录和库房观测记录）。要求。（检查工作记录和库房观测记录）。6869第五讲第五讲 档案接收后的管理档案接收后的管理 二、档案利用二、档案利用。（一）有（一）有2 2种以上检索工具（如种以上检索工具（如案卷目录案卷目录和和卷内目卷内目录录）（二）开展多种形式的档案利用工作，且取得一定（二）开展多种形式的档案利用工作，且取得一定效果。（利用情况及利用效果反馈记录）效果。（利用情况及利用效果反馈记录）707172第五讲第五讲 档案接收后的管理档案接收后的管理（三）编有工程项目简介、工程建设大事记、专题（三）编有工程项目简介、工程建设大事记、专题介绍。介绍。73第五讲第五讲 档案接收后的管理档案接收后的管理 三、档案信息化三、档案信息化。（一）配有档案管理软件。（一）配有档案管理软件。（二）建有档案案卷级目录和文件级目录数据库。（二）建有档案案卷级目录和文件级目录数据库。（三）开展综合管理性文件和竣工图进行全文数字（三）开展综合管理性文件和竣工图进行全文数字化。化。74第六讲第六讲 项目档案的验收项目档案的验收 一、项目档案验收应根据一、项目档案验收应根据国家档案局、国家国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发发展和改革委员会关于印发 的通知的通知（档发（档发2006220062号）号）、水利部水利部关关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知知（水办（水办2008336号号对项目档案的完整性、准确对项目档案的完整性、准确性和系统性进行评价。性和系统性进行评价。 二、项目档案验收申请报告的主要内容：二、项目档案验收申请报告的主要内容：（一）项目建设及项目档案管理概况；（一）项目建设及项目档案管理概况；（二）项目档案工作的管理体制和保证项目档案的完整、准确、（二）项目档案工作的管理体制和保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；系统所采取的控制措施；（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；的编制情况及质量状况；（四）项目档案信息化管理情况；（四）项目档案信息化管理情况；（五）项目档案安全保管情况；（五）项目档案安全保管情况；（六）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；（六）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；（七）项目档案的总体评价、存在的问题及解决措施。（七）项目档案的总体评价、存在的问题及解决措施。第六讲第六讲 项目档案的验收项目档案的验收 五、项目档案验收组全体成员参加项目档案验收五、项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。第六讲第六讲 项目档案的验收项目档案的验收 三、项目档案不通过验收，不得进行三、项目档案不通过验收，不得进行工程工程验收验收。 四、项目档案验收以验收组织单位召集验收会议四、项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。的形式进行。 六、项目档案验收组成员人数为不少于六、项目档案验收组成员人数为不少于5 5人的单数。人的单数。 七、项目档案验收会议的主要议程：七、项目档案验收会议的主要议程：（一）验收组织单位有关人员主持验收会议，宣布项目档案验（一）验收组织单位有关人员主持验收会议，宣布项目档案验收组成员名单；收组成员名单；（二）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况和项目档案工（二）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况和项目档案工作情况；作情况；（三）项目施工单位代表汇报项目施工文件、竣工图的编制及（三）项目施工单位代表汇报项目施工文件、竣工图的编制及其管理情况；其管理情况；（四）项目监理单位代表汇报项目监理文件的管理情况和对项（四）项目监理单位代表汇报项目监理文件的管理情况和对项目施工文件、竣工图的审核情况；目施工文件、竣工图的审核情况；（五）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；（五）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；（六）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价并形组形（六）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价并形组形成档案验收意见；成档案验收意见；（七）项目档案验收组宣布验收意见。（七）项目档案验收组宣布验收意见。第六讲第六讲 项目档案的验收项目档案的验收 八、检查项目档案，采用质询、现场查验、八、检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于于100100卷（项目档案总数不足卷（项目档案总数不足100卷的，检卷的，检查全部档案），抽查重点为查全部档案），抽查重点为项目前期管理项目前期管理性文件性文件、隐蔽工程文件隐蔽工程文件、竣工文件竣工文件、质检质检文件文件、重要合同重要合同、协议协议等。等。第六讲第六讲 项目档案的验收项目档案的验收 九、项目档案验收意见的主要内容：九、项目档案验收意见的主要内容：（一）项目建设概况；（一）项目建设概况；（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的组（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的组织管理，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情织管理，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性；档案的完整性、准确性；（三）存在问题、整改要求与建议；（三）存在问题、整改要求与建议；第六讲第六讲 项目档案的验收项目档案的验收（四）档案验收的结论性意见。（四）档案验收的结论性意见。 十、项目档案验收结果分为优良、合格、不合格。验十、项目档案验收结果分为优良、合格、不合格。验收意见须经三分之二以上成员同意，并履行签字手续。收意见须经三分之二以上成员同意，并履行签字手续。第六讲第六讲 项目档案的验收项目档案的验收 十一、项目档案验收合格的项目，由项目档案验收十一、项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。组出具项目档案验收意见。 十二、项目档案验收不合格的项目，由项目档案验十二、项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，应依法追究有关人）通报批评。造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。单位及人员的责任。谢谢大家谢谢大家