武汉德威工程技术有限公司营销部市场信息调查和收集工作程序

武汉德威工程技术有限公司 营销部市场信息调查和 收集工作程序文件编号：DWGC-WI-B-002文件版次：A/01、目的为了及时寻求和发现市场机会，把握市场动态，在激烈的市场竞争中获胜，特制定公司的市场信息调查和收集工作程序。2、范围本办法适用于与公司工程项目信息调查和管理体系有关的所有员工及其行为。3、定义市场信息调查和收集，指系统地收集、整理、分析、评价和提供适用、适时、准确的信息。包括：市场环境调查、竞争对手调查、客户调查和具体工程项目调查、会议调查等。4、职责市场销售人员负责跟踪调查与公司工程项目有关的信息，并对所收集的信息进行初步分析、汇总后递交部门内勤。部门内勤负责对公司所收集的信息进行及时汇总、分析、更新、呈报、控制使用和保管。营销部经理负责安排、组织、协调营销人员对与公司主营业务相关的工程项目信息及其详细资料进行跟踪调查，并对所收集的信息资源进行分配和协调管理。分管市场的副总经理负责对市场营销部提呈的报告予以审批。公司全体员工均有权利和义务为公司收集工程项目信息。5、程序5.1 市场信息调查和收集工作程序的原则5.1.1 市场信息调查原则 信息收集多元化原则高效、及时性原则实地调查访问原则权威性和真实性原则5.1.2 市场信息管理原则市场信息处理系统化原则：部门内勤负责对市场原始信息进行汇总、分析、处理，去伪存真，提高信息利用价值，建立公司工程项目信息库和信息网络。信息使用层次化原则：为了保证信息安全和合理利用，对工程项目信息进行分级管理，按岗位不同设置不同的信息使用权限。信息收集长期性原则：工程项目信息应长期收集，不断更新和完善。5.2市场信息调查收集的渠道和方式5.2.1 收集渠道：一般可分为内部渠道和外部渠道两类。内部渠道主要为：市场营销人员在市场营销活动中收集的信息、公司其他员工通过相关外部渠道获取信息。外部渠道主要有：热电企业、工业园区（省级以上工业园区）、大型企业工业余热利用（大型冶炼、化工企业等）、大型商住项目开发商、大型设计院（电力、建筑、化工、冶金、轻工、机械等部属综合甲级院）、各级地方政府机关(如发改委等)、网络媒体、书刊等获取信息。5.2.2 信息收集方式主要为：电话调查、实地调查、会议调查等。5.3市场信息调查的主要内容5.3.1 市场环境信息收集国际经济形势和国内宏观经济环境的有关资料；调查、收集国内外热力行业的政策及法律法规，分析产业动向、竞争势态；调查热力行业中与我公司业务相关的项目资料；调查公司市场容量、结构布局及市场占有率。5.3.2 客户信息客户的总体特征和状况，主要包括：企业名称、背景、规模、组织结构、经营范围、资信状况、企业法人代表、工程项目概况等；客户关注的焦点，包括：客户对产品在技术、经济和服务等方面的要求和评价；业主招标工作特点，主要包括：客户选择的招标代理机构、评标原则、招标工作组成员、招标工作的具体安排等；客户人员的基本信息，主要包括：客户的名称、职务、工作范围、联系方式、个性特征、社会关系、对项目的影响力等。5.3.3 具体工程项目信息项目名称、规模、工程性质、拟采用的技术、项目进展情况；招商方及业主情况（各出资方）、立项原因、项目的可行性和风险比例、资金来源和落实情况、项目总投资； 设计单位对该项目的意见和工作进展情况；招标代理机构的情况、招标（议标）日程安排、评标原则及评标组组成情况等招投标相关信息；竞争对手对该项目的投入情况。具体工程项目信息收集确认后，将作为工程项目的立项依据之一。5.3.4 竞争对手信息竞争对手基本概况，包括：名称、法人代表、地址、主营业务、企业规模；竞争对手的薪酬水平，人员组成概况等；竞争对手的销售目标和市场策略；竞争对手主要经济和技术实力，相对的竞争优势和劣势；竞争对手承接的与我公司相关的工程项目概况。5.4 市场信息调查和收集工作程序实施5.4.1 市场信息调查计划的编制和审批a) 市场信息调查计划每次调查实施前，市场营销人员应首先确定信息收集方式，并据此编制本次调查计划。调查计划一般应写明：调查时间、地点、对象、内容、方法、调查结果的评价标准等。实地实施调查时，调查计划中还需列明经费预算（一般为实施调查的差旅费、招待费、赠品费用等）。电话调查计划可简化，但仍需列明调查的时间、地点、对象和内容。信息调查任务主要由市场营销人员根据工程项目的具体需要进行设定，同时包括部门内勤下达的当期信息收集任务。调查计划（除电话调查计划外）经市场营销部经理审批应严格按计划执行。5.4.2 各种调查的具体流程和注意事项a) 电话调查实施电话调查前，需针对调查计划中设定的调查问题提前设计客户的回答或质疑，并设计出相应的对策；电话调查实施过程中应注意谈话的节奏和清晰度，并随时进行记录。同时根据客户的回答和提出的问题，随时适当地调整调查内容；调查结束后，市场销售人员必须及时整理谈话内容，并制作电话调查记录。电话调查记录要求全面客观地反映所了解的情况。b) 面谈调查实施调查前，应充分理解提问内容，研究调查中可能出现的问题及应对措施，准备好调查用表以及其它宣传资料；充分研究和掌握被调查对象所在地区的地理位置、交通路线及其时间安排；市场销售人员可根据实际情况对调查内容做适当调整；进行面谈调查时，应注意保持各问题间的联系，逐步引导被调查对象紧扣主题进行回答，不可代替被调查对象回答或解释问题；调查时应尽可能采用要点记录法，避免记录失误或重要内容的遗漏与疏忽；调查结束后市场销售人员必须于当日整理面谈内容，制作调查报告。c) 会议调查展览会调查实施要点：公司与会人员在举办或参加展览会时，应注意前来咨询的客户，详细记录其询问的问题，并记录下对方的姓名、单位及联系方法；注意收集参展的其他竞争对手的资料，了解其工作重点；展览会结束后，与会人员应及时汇总所收集的信息。d) 技术研讨会调查实施要点：研讨会开始前，与会人员应向举办单位索取与会人员及单位的名单和联系方式；通过熟悉的与会人员收集有关信息；研讨会进行时，应注意留心与会代表及其发言的内容，以及其他与会人员的反应，并随时做好记录；力争与其他与会单位建立往来关系，从而获取有关该客户的详细资料；会议结束后，与会人员应及时整理会议记录，返回公司后三日内呈报市场营销部经理，并填写相应的信息表单送部门内勤。e) 外部信息网的建立市场部负责建立“外部信息网”，即：部门内勤负责牵头组织市场营销人员拟定各大设计院、发改委等信息顾问名单；市场营销人员负责保持与信息顾问的长期联络，维护“外部信息网”。维护工作主要通过定期拜访、电话联络、节日团拜等方式进行。“外部信息网”每年12月和6月各定期更新一次，其它时间也可根据情况及时更新。更新后的信息顾问名单必须报市场营销部经理和分管市场的副总经理。在信息调查时，应力求信息的及时、准确和可靠，并应对所收集的信息进行多方证实，以提高信息的可信度。若了解到的信息有重大调整，则调查结果必须在当日以口头或书面形式向上级领导汇报，并通知部门内勤进行信息更新。5.5 市场信息反馈和处理部门内勤专人负责信息归口管理工作，所有信息经信息收集人初步整理后首先传递给部门内勤。公司员工获取市场信息后，可随时通过填写市场信息调查相关表单反馈信息。市场营销人员一般在调查实施后或项目跟踪过程中通过调查记录、出差报告、项目营销策划方案、各种信息表单等形式反馈信息；同时，每月2425日市场营销人员需汇总当月跟踪项目的更新信息交部门内勤，信息截至时间为当月24日。若长期出差在外，可通过电话、传真、邮件等形式及时向公司提交更新信息。部门内勤在收到各类信息后，应对所收集到的信息进行分类、汇总和分析处理，随时更新信息，并将重要更新信息随时通报营销部经理。每月26日27日，部门内勤编制当月市场信息汇编，28日报营销部经理审核后，呈报分管市场的副总经理和公司总经理。部门内勤平时所收集到的有关政策和宏观信息，也应随时向营销部经理汇报，并对其进行分析，提出相关意见。5.6 市场信息库的管理5.6.1 市场信息库分类营销部负责建立市场信息库，主要为三大类：客户信息库、竞争对手信息库和具体工程项目信息库。部门内勤为市场信息库的主要负责和维护人，但各信息库的具体建立按类别划分具体负责人。5.6.2 信息库建档原则：分类建档、及时更新、重点突出。注：具体工程项目信息库每个工程项目一份档案，档案内容主要包括：商务文件、招投标文件、项目策划方案、立项申请、合同及其他相关资料。具体编写参见工程项目销售工作程序。5.6.3 档案保管档案分类存放，由部门内勤专人保管。档案保管形式：文字版和电子版同时进行。涉及秘密的信息档案必须进行密级处理，文字版加盖密级用章，电子版设置电子密码。对新建的档案应及时编号，登记入册。工程项目合同签订后，具体工程项目信息档案应移交给公司档案室一份档案管理人员应遵守档案管理的保密性、严肃性，提高责任心，严防档案的随意进出和流失。5.7 工程项目信息的共享和保密5.7.1 共享工程项目信息属公司内部资料，公司各部门和人员可根据各自的权限进行查阅，以实现信息资源共享。查阅权限划分如下：公司总经理、分管市场的副总经理、营销部经理可以直接查阅各项目信息详细内容。项目负责人可以直接查阅其负责项目的详细信息内容。其他人员若需查阅，经营销部经理审批后，方可从部门内勤处提取所需信息。5.7.2 保密信息收集人员在信息收集、反馈、使用的全部过程中均需注意信息保密工作，不得随意与其他人员交流信息的相关内容。部门内勤应对公司任何员工提供的市场信息均应作好保密工作。对项目商务小组交存的各种资料，部门内勤在项目运营期间应按相关规定对其进行保密。每月编制的项目信息汇编为内部流通资料，不得外传。信息使用人必须妥善利用所提取的信息资料，不得任意删改、外借或泄密。5.8 考核和奖罚考核指标主要为：工程项目信息提供的及时性、准确度、使用价值。市场部经理根据部门内勤提供的情况和市场营销人员每月实际工作结果，对市场营销人员和部门内勤的信息调查和管理工作进行月度考核。公司员工遗失、毁损或外泄工程项目信息资料，给公司造成重大经济损失，将按照公司保密管理规定和奖惩规定予以处罚。公司员工提供非工作职责范围内的工程项目信息，经调查核实其使用价值较高的，将按照公司有关奖惩办法予以奖励。6、记录市场信息调查流程部门内勤工作流程市场信息汇编市场信息调查流程报批下 达调查任务分管市场的副总经理营销部经理/销售内勤编写调查报告和分析报告实施调查调查计划调查内容调查方法调查对象经费预算调查地点调查时间生效日期：2011年5月4日 第 9 / 10 页武汉德威工程技术有限公司营销部市场信息调查和收集工作程序文件编号：DWGC-文件版次：A/0部门内勤工作流程呈报信息收集信息整理信息处理分 类已调查但不参与类次年准备议、投标类一般跟踪类营销部经理/分管副总经理信息归档年内准备议、投标类生效日期：2011年4月28日 第 10 / 10 页