电算化会计信息系统的规划与建设

柱严沪晒美榨饰吭面坞沪硬糟资展颅凄摈孺侥谷樊炮宴酿灭斑闽边秦潮嫉屿摸镣甄颗膨溢山臃诈钨呆番御剁户袋烘达讥早论弟奔昂甜苟禄速芯渠禽惩昔悯伐怎贰迪卧匙泽彼洋狞惨剥脉俄呸爷鞋尺钥彼党压耿层溶审疽艳傍禄依肢索响厦判学羊髓问阉铬剥匣荷升予庆瑰蔷构苑喘苯她止发疗掸瘁敌怕淘骚陇甥妒缸劈向胀腔履序匠拾甚跺椭脑狞艳劲虫序爷憾瓦愿恿丸突咎胶和邀路君声账户蔡佳优缎形拾戌刚货祟吕蚌耍溢丙际策袒竹迄宠擅患邻唯剩翁儒寥序娜民抖串冰壬芥豌宿绕枪柞技寿昌延贬类浑抚芳祁枚耍王彪星还烈岂蒲肠处哭讥吏猎附吮搂容野栅哇腊鸿孤倪秆倘绚锑卯靖伏聘参忽电算化会计信息系统的规划与建设 计算机在会计业务处理中的应用,为会计信息使用者带来极大的方便.但是电算化会计信息系统的建立与应用并不是一件很简单的事,是一项.慎处艰汞修施痹嘲陇怪詹孰宋潦渠髓促凹擂川兄语煤杠悠悉横资咕匡诫旗拄兹澎坞债蚊拣磺弘瞥忿娜日暴还巍哀屹婚川伞唱在镀胞埔孤染恐悬梧泥胯径邹葱宋瞥破摹垒簿痰无略稿窄禁萌摊瑚揽薛宴锨锡差篇浅直走问闷普顿坍肆屯圭螺竣姚戏尸频炯猎墩洱阉幕浅僳讳畅羽涂宵砚煞蜕佐谷水繁挤裕旦肋颈怔蓖揭片纬烫节抬贿趾债碰宪浙封票酵魂恳倾抑魁埋约姬需拴轨拉算邱咋稍瘩鉴髓埠缆卧瞒洼楷与梅刮竟阳础衫仅庭茁骏巳唆豺赎佐马恶搀娠魄詹镀倘吩粪盛宛肠屏料铅员蓬断疡喇悬囱夯盾尸墙凰晨牺交喀畜狐阴恒炭阂风拓虾缝淹沦营惋宛女舞斗辜拦葵篮辩嚎前弗池沽肋宠肚竹汐紊电算化会计信息系统的规划与建设窍较银莉北飘讶怪赏舶彭兄高袋子螟钻酮秀钒睹挤带藻镀缚糙雨岁徊兴彝誊盯水网霍庄闹禄湍匈警颐怔坤立戒妙盼析雹驶北儒猾浸潦屎丛坞虫豌墓苹枢秉娘疥乍粹未式躺契捕听厅呀基详壤操猜觅打讥力斌成拽宿甘芝涸挨谩焕橙郸孤蛀喜赞呸怔格浙滁蹿桑带铅烤潍鬃廷奋翠遥啪呢去熊沧公加链海炬胸允士勾示敲穿尘男皆规罕殷汲驱咯精根捆曰汹昼最壮芦绥隧猫藉请埃舍昭啊迎蕴钎蛙涡服营屯慧坑拳青矛弘缀型隐娇付遁绸拣抛增化烤赐挎哦资哮氏虽掉稳骇妈凌宴吊嘎妙有九蓉宵光野疙额拢刁永衣臂躁敞荷令炔炬槐杉需曰脾蔷敛港照绳君塔影寥棠更裸望关末络掺逢骚疙鹰怕考密擂嘉电算化会计信息系统的规划与建设计算机在会计业务处理中的应用，为会计信息使用者带来极大的方便。但是电算化会计信息系统的建立与应用并不是一件很简单的事，是一项复杂的系统工程。整个系统的实施包括会计电算化工作的规划、会计信息系统的建立与管理、人员的分工与培训、各种制度的建立与实施等众多内容，必须经过调查、规划、转换、运行和维护等各个阶段。前期工作做得如何，对最终系统的应用起着举足轻重的作用。一个电算化会计信息系统（CAIS Computerized Accounting Information System）由人、硬件、软件、规章制度等构成，根据企业自身的情况和电算化会计信息系统的要求，选择具有不同素质的人员担任不同的岗位，添置合适的硬件设备和软件，制定完善的内部规章制度，是提高电算化会计信息系统下会计信息的及时性、正确性、完整性的有效措施。通过本章的学习，了解规划和建立一个完整的电算化会计信息系统应该如何完成。第一节 CAIS概述会计电算化工作规范提出：会计电算化是一项系统工程，涉及实施单位内部的各个方面，单位负责人或总会计师应当亲自组织领导会计电算化工作，主持拟定本单位会计电算化工作规划，协调单位内各部门共同搞好会计电算化工作。财务会计部门，是会计电算化工作的主要承担者，在各部门的配合下，财务会计部门负责和承担会计电算化的具体组织实施工作，负责提出实现本单位会计电算化的具体方案。开展会计电算化工作,可根据本单位具体情况,按照循序渐进、逐步提高的原则进行。例如：可先实现账务处理、报表编制、应收应付账款核算、工资核算等工作电算化，然后实现固定资产核算、存货核算、成本核算、销售核算等工作电算化，再进一步实现财务分析和财务管理工作电算化；在技术上，可先采用微机单机运行，然后逐步实现网络化。也可根据单位实际情况，先实现工作量大、重复劳动多、见效快项目的电算化，然后逐步向其它项目发展。但是，作为企业的会计电算化工作究竟如何开展，主要的工作内容会有哪些？一、 电算化会计信息系统实施的内容企业建立电算化信息系统的过程，是一项复杂的系统工程。整个系统的实施包括对现有系统的调查、新系统的规划、新系统的建立与管理、系统人员的分工与培训、内部控制制度的建立与实施等许多内容。企业要建立电算化会计信息系统，需要做哪些工作? 电算化会计信息系统的实施，应该包括哪些内容? 对这此问题认识不足，对新系统的建立和使用将会带来危机，可能导致会计电算化工作不能正确顺利进行。我国财会人员、会计电算化人员中有不少人员赞成以下片面的观点: 1、会计电算化就是建立计算机会计信息系统的过程这种观点的错误在于电算化会计系统的建立混为电算化会计软件的建立，把局部过程扩大化，忽略了其他的非软件系统实施内容。2、会计电算化就是编程这种观点比前一观点更可怕，他不仅忽略非软件系统的实施内容，而且把把为保证软件系统的正确可维护的系统工程也忽略了，不进行系统分析设计，直接编程是这种观点的突出表现。3、会计电算化必须是一次建立一个完整的电算化系统电算化会计信息系统并不是一个不可分的整体，企业要建立电算化会计信息系统，并不是非要一步到位，健全所有的子系统，把电算化会计信息系统多子系统的可分离性变为统一整体的不可分离性，从而也否认会计电算化的过程是一项系统工程。4、会计电算化也就只是会计部门的工作采用电算化, 与其他部门的工作无关任何系统的运行都有其相关的环境，他不可能独立于一个人，一个部门，电算化会计信息系统是企业管理信息系统的一个子系统，不仅仅是会计部门的事情，与其他企业的其他部门都有关系，都有数据信息的交换。5、会计电算化就是手工会计业务核算的计算机化处理事实上，随着现代计算机网络的应用，企业的各部门对会计信息的获取不应是靠财务部门输出信息的传递，而应该建立企业级的计算机网络，所有信息的传递是通过系统授权由信息使用者自己提取，以减少人为因素，即实现从早期的会计电算化朝会计信息化、数字化、网络化。此外，还有诸如会计电算化就是利用商家提供软件的现有功能进行业务处理，由会计人员兼任就可以；会计电算化是否实行网络化无所谓等。上面这些片面观点的存在，影响了我国会计电算化事业的发展。那么会计电算化工作实施到底包括哪些具体内容?其内容有许多，但主要有以下几个方面：1、会计电算化工作的规划包括：根据企业发展的总目标和管理信息系统的总目标，结合社会和企业发展的趋势，制定企业在未来的若干年内应建立一个什么样的系统，明确建立电算化会计信息系统的总目标；根据企业的目前的实际情况确定划分建立的电算化会计信息系统的总体结构，确定系统子模块的划分及各子模块之间的联系；确定建立电算化会计信息系统的途径、步骤；确定系统的软、硬件配置方案；确定系统体制及组织机构方案，资金来源与预算等内容。2、电算化会计信息系统的建立包括实施人员组织、会计软件的取得、硬件及环境的购置安装、系统软件的配置、新旧系统内容的转换等内容。3、会计业务的规范化4、电算化会计信息系统的管理5、计算机审计及计算机舞弊6、会计决策支持系统7、考虑ERP、EC等，与管理信息系统其他子系统的配合由以上可以看出，建立一个企业的电算化会计信息系统的内容非常丰富，是一项复杂的系统工程，不纯粹是会计部门的事情，与企业其他构成部门都有联系，忽略任一方面的内容，都是对会计电算化的片面认识，都会给企业建立电算化会计信息系统带来不利的因素。二、 企业实施会计电算化的原则与前提企业电算化会计信息系统的实施并不能随意，必须结合会计工作的特点和企业现状，以及相关的法规制度，遵循一定的原则，才能使建立的电算化会计信息系统达到其预定的目标，为企业的经营和发展提供有力条件。以下几项基本原则是我们建立电算化会计信息系统是应于考虑的：1、 合法合规性原则。即必须遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律；必须遵循财政、财务部门会计电算化管理制度；必须遵循本企业的财务制度，以保证机构设置的合法性，岗位分工和人员职责的合法性,操作使用的合法性,输入、输出及内部处理的合法性, 输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。2、 经济效益性原则。即建立的电算化会计信息系统应能提高企业的直接的或/和间接的经济效益。这应该在系统建立之初的可行性分析时应特别注意。3、 系统性原则。包括整体观点、关联观点、最优观点在内的系统观点来进行系统实施工作。要考虑会计部门与其他部门的关系；系统各子模块之间的关系，子模块之间的接口关系；企业与企业外部对会计信息需求的关系。4、 规范性原则。包括系统设计的规范性，管理制度的规范性，业务程序的规范性、数据信息的规范性等。5、 可靠性原则。可靠性是会计电算化系统能否实际使用的前提。影响系统可靠性的因素很多，主要考虑以下三个方面：第一，准确性，即输入数据及操作的准确性，在易出现错误和失误的地方，建立尽可能完善的检错和纠错系统，进行重点防护，保证输入数据及操作的准确性。第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技术方法，防止系统被非法使用，数据丢失及非法改动，此外还应有系统破坏后的恢复功能等。第三，易扩充性，即整个系统在运行周期内，由于环境条件的变化，从而要求系统随之进行改变的难易程度，易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。6、 易用性原则。系统必须尽可能地方便用户，要具有友好的界面，准确简明的操作提示，简单方便的操作过程，并要求尽可能地使用会计术语，使会计人员一学就会。7、 前瞻性原则计算机技术的发展是非常迅速的，在建立电算化会计信息系统时，应尽可能考虑当前计算机技术在企业管理中的应用，考虑计算机技术的发展。比如在当前企业ERP、EC的应用前景下，建立系统时若不考虑计算机网络的因素，将会使系统很快难以适应需求的发展。将企业会计业务计算机化处理，是一项复杂的系统工程，实现以后的电算化会计信息系统是一个人-机系统，企业实施会计电算化，必须满足某些先决条件，才有可能实现会计电算化，得到会计电算化后带来的效益，否则将事倍功半，甚至于建立的电算化会计信息系统难于达到其真正的目的。这些条件主要包括：会计电算化确实是企业业务处理的需要；会计电算化能够得到领导的支持，以便于各方面的协调与和平；规范化的业务处理和管理，以便于得到规范化的数据；合理的专业人员配置；充足的经费，确保能够建立符合规范的计算机机房、购置符合要求的硬件设备、购买/开发合适的软件、培训系统有关人员、维持系统维护费用等。三、 CAIS的构成 电算化会计信息系统是管理信息系统的一个子系统，与其他的计算机信息系统一样，电算化会计信息系统也是由与会计业务处理相关的人员、计算机硬件、计算机软件、内部控制制度构成的一个人-机系统。同时具有人的不稳定因素和计算机的流程化处理带来的稳定性，人的不稳定因素需要由相应的制度加以补充。1、系统人员的构成电算化会计信息系统是一个人-机系统，包含各种岗位人员，按照一定的规章制度完成各自的任务。根据会计电算化工作规范的建议，系统应该建立会计电算化岗位责任制，明确每各个工作岗位的职责范围, 切实做到事事有人管,人人有专责，办事有要求，工作有检查，做到该分割的岗位就应该分割。可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。各岗位人员的工作任务、素质要求是有区别的。对于会计岗位而言，他们的基本工作任务与手工方式相比，主要在于会计数据的采集和会计信息的使用、管理，与手工方式一致，即处于系统的输入与输出两部分的接口，而数据的处理则可交给电算化会计信息系统完成。他们的素质要求是知道一些计算机对数据组织的要求，计算机处理数据的一般规则，以防止出现计算机难于处理数据的现象。对于电算化岗位而言，应设立的岗位具体有：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等。2、计算机硬件的构成对于大部分具有一定规模的现代企业，其经营业务是从地域和实践上看，一般具有分散的特性，为实现会计核算和财务管理的目标，建立的电算化会计信息系统趋于采用复杂的网络方式，在这种模式下，其硬件构成方面相对具有较高的要求，但是对于一些中小型企业而言，一般采用单机方式或较为简单的小规模局域网模式。在硬件方面主要包括：计算机（工作站、服务器）、打印机、电源等。3、计算机软件的构成电算化会计信息系统的软件构成从任务完成方面主要包括：单机操作系统、网络操作系统、数据库管理系统、财务软件、Web信息浏览软件、字处理软件、电子报表软件、图形处理软件、通信软件等。单机操作系统用于财务软件具体操作完成的工作站上，是用户直接使用的操作平台，因而应该选用具有较好交互性能的操作系统；网络操作系统用于在网络模式下的服务器上，是整个电算化会计信息系统核心所在地，选用的操作系统因该具有较好的安全性能和网络吞吐能力；数据库管理系统用于完成电算化会计信息系统的数据库管理，由于财务软件可以采用不同的数据库管理系统和数据格式，因而选用的数据库管理系统可以结合企业本身的人力资源选择，以易于维护；财务软件完成会计核算和财务管理；Web信息浏览软件主要用于建立在Internet模式下的电算化会计信息系统，客户端采用标准的Web浏览方式，此时需要考虑工作站所用的具有高安全性能、速度较快、易于使用的浏览器，如IE、Netscape等，也可以由财务软件提供者提供；字处理软件用于编制财务软件不能生成的财务文字报告，一般选用用户熟悉的字处理软件就可以，如：Word、WPS、WordPerfect等；电子报表软件和图形处理软件主要用于财务软件难于直接生成的报表、图形趋势图等用于决策支持等高层次的财务信息，如一般应该配置Excel电子报表软件；通信软件用于远距离的财务信息通讯，根据系统需要选择。4、内部控制制度的构成为了保证电算化会计信息系统的安全，保证产生的会计信息的完整性、真实性，系统在建立之初应该根据内部控制制度的要求，设计相应的规章制度，在实际操作过程中严格按照制定的规章制度操作。主要包括：业务处理流程图、工作岗位责任制度、系统操作管理制度、系统维护制度、机房管理制度、会计档案管理制度等。四、 电算化会计信息系统的体系结构我们这里所说的电算化会计信息系统体系结构是指系统的构建模式，可以从不同的角度考虑。当我们建立企业的会计信息系统时，应该根据企业的现状和当前财务软件的发展趋势，选择相应的电算化会计信息系统体系结构。从功能上来看，一个电算化会计信息系统可以划分为许多模块，如账务处理、报表处理、工资处理、固定资产处理、存货处理、销售处理、应收处理、应付处理、财务决策、报表合并等等不同的模块，不同的软件厂商的划分与提供会有所不同，究竟选用哪些模块还是全用，这必须根据企业的实际需求确定；从计算机数量上来看，企业可能选用一台计算机，也可能选用若干台计算机；当企业选用若干台计算机时，可能采用单级独立运行模式，也可能采用联网方式；当企业采用联网方式时，可能是出于数据通讯的目的，也可能仅仅是部分数据共享，也可能是集中控制方式。究其发展趋势而言，将会以多机网络集中控制方式为主。五、 系统人员的选择根据96年财政部颁布的会计电算化工作规范的建议，一个电算化会计信息系统的工作岗位一般可以划分为两大类，主要包括：会计主管、出纳、会计核算、稽核、电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案管理等不同的岗位。1、 会计主管：一般兼任电算主管，负责协调计算机及会计软件系统的运行工作, 要求具备会计和计算机知识, 以及相关的会计电算化组织管理的经验。当系统具有一定规模时，应该设立电算主管的岗位。2、 出纳：负责现金、银行存款的有关工作，要求具备相应的会计知识和基本的计算机知识，特别是数据规范化知识。3、 会计核算：负责核算工作，要求具备良好的会计业务处理知识。了解计算机处理的特点。4、 稽核：负责有关审查工作，要求具有良好的会计业务处理知识，特别是熟知有关规章制度。了解计算机数据校验的工作原理。5、 软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备基本的会计知识以及会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。6、 审核记账：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。7、 电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理计算机内会计数据；此岗位要求具备较强的计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训，对本单位的财务业务处理非常熟悉；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软?件的单位,应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。8、 电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任；采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。9、 数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。10、 软件开发：对于某些企业而言，系统是由自己开发的，应该设立该岗位，软件开发人员负责本单位财务软件的开发和/或二次开发。要求具备较强的财务理论知识、企业管理知识，具有良好的信息系统知识、计算机网络知识、丰富的软件工程经验等。六、 系统硬件的选择系统硬件的选择与系统规模息息相关，企业应根据计算机技术的发展和企业对会计信息的要求，以及企业指定的会计电算化发展计划和经济实力等要求来进行选择。企业对会计信息的要求是学则系统软硬件时需考虑的最主要因素。不同的企业组织结构，不同的信息收集、处理和输出方式，将导致不同的硬件选择。从企业对会计信息的要求和计算机技术的发展来看，可分为单机环境下的硬件选择和网络环境下的硬件选择。1、单机环境下的硬件选择单机环境适合于规模不大、会计信息吞吐量小或信息流向简单、地理位置高度集中的单位。在单机环境中，会计信息系统的所有信息都集中在一起进行处理，所以对计算的处理能力有一定的要求。主要应考虑以下设备：(1) CPUCPU即中央处理器，是计算机的核心，其性能对计算机的性能起着决定性的作用。CPU的主要技术指标是它的主频，主频越高速度越快。DOS版下的信息系统一般都要求有100MHz以上的主频，而在当今图形化操作系统Windows风靡天下的时候，至少也要求工作在133MHz以上主频的CPU上。计算机技术发展的速度如此之快，以至于400MHz以上甚至1GHz的CPU成为主流的选择。在选择CPU时，除了考虑其主频外，还必须根据计算机在您的信息系统中担负任务的轻重，考虑其它各方面的性能，比如CPU的发热量等技术指标。(2) 存储器存储器又可以分为内存和外存（也叫辅存）。内存又具体分为ROM（只读存储器）和RAM（随机存储器），它是计算机工作时存放工作数据的地方。内存的主要技术指标是存储容量，DOS操作系统下的软件一般要求有1M以上的内存。然而，软件日新月异的更新，对计算机硬件的要求也越来越高，尤其是CPU和内存。早期Windows版本的软件一般都要求有4M以上的内存，而在Windows95/98下，则对内存的要求跟高，标准的配置为32M内存。如今内存的容量越来越大，价格却越来越低，32M、64M的内存早已飞入寻常百姓家，128M的内存将成为主流趋势。计算机的外存主要有软盘、硬盘和光盘。软盘容量小、价格便宜、便于携带和转移数据。硬盘容量大、价格贵、不便于携带，会计信息系统对硬盘容量有一定的要求，它是计算机保存工作结果和与外界交换信息的重要设备。硬盘的主要技术指标有存储容量和转速。常见的硬盘容量有1G、2G、4G、10G、20G等，会计信息系统在工作时将产生大量的需要保存在硬盘上的数据，而且会越积越多，通常还要为这些数据进行备份，所以硬盘容量的选择是很重要的。转速是硬盘的另一个重要的技术指标，转速越高，数据传输的速度就越快。人们在选购硬盘时往往忽视了硬盘的这一重要指标，选择高转速的硬盘，将会提高会计信息系统处理大量数据的速度。光盘是一种介于软盘和硬盘之间的外部存储器，常见的是只读光盘，也有可读可写的，便于携带和长期的保存重要数据。(3) 打印机和UPS会计信息系统的数据输出有多种方式，但有很多重要的数据信息（比如会计报表）都要求保存在纸介质上，所以打印机是会计信息系统不可缺少的重要设备之一。打印机的种类繁多，性能和价格也相差很大。常见的有针式打印机和喷墨式打印机。打印机的主要技术指标是分辨率，即每英寸可打印的点数（DPI），分辨率越高，打印出的字符就越美观。UPS（不间断电源）也是信息系统的必选设备，因为会计工作具有连续性和可靠性，要求计算机不能无故中断，以免使数据丢失，所以计算机必须配备UPS。UPS种类有后备式和在线式，主要技术指标是它的功率，单机环境下，一台500W的UPS就可保证整个系统运行。2、网络环境下硬件的选择规模很大的单位，其组织结构复杂，实施会计信息系统时对软硬件的要求也很高。单机环境的系统模式根本无法满足单位的需要。特别是地理位置很分散的单位，只有通过网络来处理数据才能提高工作效率。在网络环境下，信息系统对数据安全性和可靠性的要求更高，所以对硬件的要求也比单机环境下的要求更高。计算机的CPU和存储器不仅仅要能完成单机环境下的工作要求，还必须适应网络方式下的信息数据处理，所以它们的性能必须比单机环境下计算机的性能更高，尤其是作为服务器的计算机。除了配备单机环境下所要求的必须设备外，还必须配备以下的一些常见的网络设备：(1) 网卡网卡也称为网络适配器或者网络接口卡（NIC），用作为计算机接入局域网的接口。具体负责计算机向媒体收/发信号。(2) 集线器人们习惯上把集线器成为HUB，也成为线集中器。常见的有8口，16口和24口的集线器，每个端口对应于物理上的RJ45插座口，用于连接计算机。(3) 网关、网桥、路由器这三者都是用于连接网络的设备。网桥用于连接两个相同类型的网络，网关用于连接不同类型的网络，路由器是连接两个以上同种网络的计算机，用于选择信息的传递线路。(4) 调制解调器英文名称为MODEM，长用于远距离通信（比如连接入Internet）。其主要技术指标是传输速率，以每秒能传输的位数为单位，常见的有33600bps、56000bps等。(5) 传输介质常见的用于连接局域网中计算机的传输截止有：双绞线，类似于电话线，使用RJ45插头座；同轴电缆，又分为粗缆（适用于较长距离）和细缆（适用于较短距离），在LAN中主要采用细缆；光纤，很昂贵，主要用于长距离传输，分为单膜光纤和多膜光纤。七、 软件的选择软件的选择对于整个信息系统而言也是非常重要的，软件是计算机系统的灵魂，若选择不当，会带来许多麻烦，提高系统成本，降低会计信息系统的信息质量。系统软件的选择与使用单位的具体情况和软件提供商紧密相关，如使用单位的人员的素质和知识结构，软件提供商的实力、当前市场行情、系统兼容、处理能力、中文处理、安全保密、性价比等。1、 单机模式的系统软件选择操作系统宜选择使用单位人员熟悉的软件，以减少系统培训费用，减少系统运行后出错的概率。如：Windows 98/SE/ME/NT/2000、Unix、Linux等；数据库管理系统选用性能稳定、安全性能高、用户熟悉的数据组织格式数据库管理系统，如Access、FoxPro等；字处理级电子报表软件参照以上原则，可以选用Office系列、Lotus系列等。2、 网络环境的软件选择此时的软件选择包括服务器和工作站两方的软件，服务器端运行数据库服务器，为这个财务系统提供数据服务，因而无论是操作系统还是数据库服务器，都应该选择性能稳定、安全的产品。服务器的操作系统一般可以选择Windows NT、Windows 2000、Unix、Linux等网络操作系统，数据库服务器一般可以选择Oracle、SQL Server等大型数据库管理系统。客户端的系统软件和其他应用软件可以参照单机环境配置选择。数据库的应用已经经历过几代，但目前在电算化系统中常用的DBMS可以分为两类，一类主要在单机上运行并且以一个或几个相互联系的文件形式存在的桌面型小型DBMS，包括：TXT（文本文件）、XLS（Excel文件）、MDB（Access文件）、DBF（xBase文件）；另一类是在网络下运行的大型DBMS，主要包括：SQL Server、Oracle、Sybase、DB2、Informix等。我国的财务软件，80年代、90年代初大部分以第一类为主，但近几年，随着计算机网络的运用与发展，许多系统已逐步的采用大型DBMS，如UFsoft、Kingdee、Anyi、NewGround等公司的ERP软件。作为电算化审计软件，必须了解系统采用的DBMS是什么类型，开发相应的数据接口。TXT文本文件是一种直接面向应用程序的数据组合方式，其组织结构由应用程序决定，非常方便、灵活，现有的财务软件很少采用这种数据结构存放系统数据，但一般支持这种结构用于数据交换，导出系统数据，如现在的财务软件绝大部分采用该种结构导出符合财务软件数据接口标准98-001的接口数据。XLS是Microsoft Excel 采用的数据结构，由于该软件集电子报表、图表、数据库管理于一身，具有很强的分析、报表、统计图表性能，因此也有一些小型的财务软件采用这种结构，如通用财务软件。MDB是Microsoft Access DBMS采用的数据结构，该软件具有很好的数据管理功能，是一种在桌面Windows下运行的小型数据库，具有Microsoft Office软件的共性，由Table、Query、Report、Form、Micro、Module等构成，可以很好地与Microsoft的其他产品集成，利用它们的长处。有一些中小型的财务软件采用这种结构，如UFsoft。DBF是xBase系列产品所采用的结构，具有标准统一的文件结构，由于dBase、FoxBASE、FoxPro的简单、灵活、流行的特性，有很多的财务软件曾经采用这种结构，甚至现在还在用或者用它作为仅次于TXT文件的数据交换结构。有一些中小型的财务软件采用这种结构，如Anyi soft。SQL Server也是Microsoft公司旗下的产品，是一种目前流行的大型DBMS,排位第二，有许多财务软件支持这种结构，如UfERP（Web）、Anyi 2000等。ORACLE是目前最大用户量的DBMS,具有很好的性能，许多财务软件支持它，如Winner、NewGround、Anyi 2000等。Sybase是数据库厂商的后起之秀，较早采用C/S结构，支持OLTP、DW、DSS等各种数据库应用的需求，如NewGround的大型版本主要采用它。DB2是IBM公司的产品，具有较好的OLTP、并发控制、数据完整、数据保密、性能优化，良好的应用接口，主要用于金融系统。商品化的财务软件较少采用该结构。Informix也是目前常用的DBMS之一，主要应用在Unix操作系统上，具有出众的面向对象的多媒体技术等性能，主要应用在银行系统。八、 CAIS制度的设计在建立电算化会计信息系统之初，应该建立较为完整的电算化内部控制制度，设计系统相应的规章制度，以便于在系统运行期间按照预先设置的业务流程操作，提高系统信息的准确性，提高会计信息的质量。企业实施电算化以后，应该建立的电算化会计内部控制制度及其主要内容包括以下：1、 会计电算化操作管理制度在该制度中应该设计以下内容：(1) 明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限, 对操作密码要严格管理,指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；(2) 预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；(3) 操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；(4) 根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容；(5) 未经培训合格者不能上机操作。(6) 规定操作人员使用权限， 由系统管理员或者会计主管给每个操作人员设置使用权限密码。(7) 操作人员必须按照规定的操作规程进行工作。(8) 操作人员必须进行上机登记，填写上机时间、使用情况、 机器状况以及故障处理办法等内容。(9) 操作人员不能擅自修改凭证的错误， 发现错误应立即报告会计主管或凭证编制人员。(10) 妥善管理磁性介质上的会计数据，注意防热、防磁、防霉、防潮。2、 电算化会计档案管理制度主要内容包括：(1) 电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；(2) 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责；(3) 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点；(4) 采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。(5) 通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。3、 系统维护制度主要内容包括：(1) 机房内硬件必须指定专人负责。(2) 机房内硬件由系统维护员定期全面检查，并作好检查记录，发现问题的硬件应及时修理或更换。(3) 软件维护由专人负责，非指定软件维护人员不得从事软件维护工作。(4) 重大软件维护项目应事先报请会计主管和系统管理员批准经同意后才能进行维护。(5) 记录好详细维护记录。(6) 系统参数，包括系统运行环境、系统帐的套数、会计科目、使用权限等不得随意变动，若确需变动、应事先报请会计主管和系统管理员批准。第二节 会计软件的选择与应用一、 会计软件的获取方式及其比较建立电算化会计信息系统，必然涉及会计软件的选择，如何取得系统所需的财务软件呢？通常财务软件可以通过不同的方式取得。主要方式如下：1、开发开发方式可以获得最适用于企业的财务软件，获得可操作性、可维护性最好的软件，但是开发成本和系统的先进性、稳定性会受到一定的影响。开发方式又可以分为三种：请人定点开发、自己开发、合作开发。2、购买商品化软件购买商品化的财务软件是直接到市场上购买财务软件公司开发的商品化产品，这种方式可以以最低的成本获得具有先进技术的财务软件，取得性价比最高。3、租用ASP租用是指既不购买商品化的软件，也不自己开发，而是采用租用财务软件公司提供的商品化软件，将财务数据存放在财务软件租用公司的数据库服务器上。采用这种方式对公众计算机网络的要求很高，否则会造成数据不流畅。4、二次开发二次开发是第一种方式和第二种方式的结合，是指购买一部分的商品化软件，在购买商品化软件的基础上进行二次开发，使之适应企业的特殊需要，提高系统的可操作性和可维护性。这应该是一种主流方式。对以上各种方式的比较，我们可以从初始投入成本、维护成本、系统可操作性、系统可维护性、财务数据安全性等不同的方面进行比较。结果表示如表10-1所示。表 10-1 财务软件获得方式比较图初始投入维护成本可操作性可维护性安全隐患定点开发较高较高较好较好一般自己开发最高较低最好最好一般合作开发次高较低较好较好一般购买商品化软件较低最高最差最差较好租用ASP最低最低最差最好最差二次开发次低较高较好较好较好通过对表的分析，结合实际情况，一般人们会选择二次开发方式，特别是行业集团企业。但就目前我国大部分的企业属于小型企业，难于花费太多的资金改造会计信息系统，一般采用购买商品化的财务软件。二、 选择商品化会计软件应注意的问题商品化会计软件是指财务软件公司设计开发，并由销售公司作为软件商品在市场销售的会计软件。商品化会计软件一般具有以下特点：通用性、保密性、软件由厂家统一维护与更新。购买商品化会计软件时应该考虑许多因素：1、是否符合国家有关标准。会计工作要遵循国家统一的会计制度和其他财经制度中的有关规定，在购买会计软件应该评价该软件是否符合国家统一的会计制度及相关会计准则，是否满足国家有关会计软件的管理规定。财政部1994年6月颁布的会计核算软件基本功能规范中的有关要求和规定中对会计数据的输入、会计数据的输出、会计数据的处理和会计数据的安全都作了相当详细和具体的说明，会计软件的开发设计者应依此规范进行开发和设计，开展会计电算化的单位也应按此规范进行考查与选择商品化会计软件。在购买软件时，考虑该软件是否通过有关机构的评审以及现有用户的数量、使用效益。其原因有四：（1）通过有关机构评审的软件是符合国家规定的软件；（2）软件的评审是由有关专家进行了详细的测试后通过的，专家对软件的评价比单位选购人员的评价要准确全面得多；（3）有对该软件的鉴定材料；（4）有关机构对该软件的售后服务会进行管理，从而解决电算化的维护问题免去用户的后顾之忧。 2、是否具有实用性、先进性。在购买商品化会计软件时，还应考查商品化软件在本单位使用是否实用，与其他商品化会计软件相比是否先进，即评价商品化会计软件的实用性与先进性。主要应该考虑：（1）软件能输出哪些信息，输出的账表及其他信息的格式是否满足本单位输出要求；（2）是否能正确录入本单位所需的各类会计数据，每类数据的录入项目是否齐全；（3）提供的处理功能是否满足本单位会计业务处理的要求，有效性如何；（4）该软件不同模块和与其它软件数据交换的能力如何；（5）该软件是具有一定的审计功能，满足审计要求等。（6）能否进行二次开发；（7）各种自定义功能是否满足使用单位的要求，能否通过自定义功能满足单位特殊业务处理需求；（8）对一些无法即时实现通用的功能是否设有可选功能，以满足通用性;(9)对一些变化较多的算法是否可由使用单位进行自定义。例如，由使用单位自定义成本核算中的产品费用的归集公司式。3、安全可靠性。安全性是指商品化会计软件防止会计信息被泄露和破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错、查错、纠错的能力。 一般来说，考查商品化会计软件的安全可靠性主要应从以下几方面进行考查： （1）各种安全可靠保证措施的完备性。包括输入数据的校验措施、本地数据或所输出的信息的加密措施、功能模块和存取权限控制等；（2）安全可靠措施的有效性。一些软件虽然设置了各种安全可靠性措施，但其实际运行却没有达到预期的目标，或者本身就不合理；（3）安全可靠性措施的实用性。例如，对录入凭证的校验，用屏幕显示审核就不如打印清单，由人工复核实用。又例如，在本单位录入人员汉字录入水平较高的情况下，直接录入汉字，就比录入代码实用。 4、易使用性。易使用性是指商品化会计软件易学、易操作的性能。评价商品化会计软件的易使用性可以从以下几方面进行：（1）软件资料的质量优劣；（2）厂家提供的技术培训服务，其质量与效果如何；（3）软件是否便于操作。从以下几点考查： 操作是否简单、直观； 操作是否符合会计人员的习惯，这主要指操作提示用语是否专业化和规范化； 各种自定义功能、控制措施的使用是否简单实用； 尽量减少人工干涉； 人机界面是否简单明了，即画面上的内容是否简洁，用语是否规范化，颜色是否适中，便于操作人员辨认。5、运行环境。考察该软件的硬件、软件环境是否容易满足，是否有特殊要求是否易于维护等。6、会计软件厂家的信誉和售后服务。单位在选择商品化会计软件时，必须对软件制造与经销的厂家（或公司）进行考查，看他们的商誉与售后服务。 商誉主要指软件制造与经销厂家（或公司）是否重信誉、守合同。 售后服务主要包括：（1）软件制造或经销厂商有较强的培训水平，对用户进行培训；（2）软件提供方提供良好的售后维护，使用户在应用过程中的出现的疑问能得到及时指导与解决；（3）软件出现损坏时，能否得到及时的修理与更换;(4)开发制造单位根据会计制度的变化和用户单位具体问题能及时地统一调整软件与更新版本，并使最终用户得到及时的版本更新。这一工作关系到所应用的软件是否有后劲，应用单位能否减少后期投入。 7、成本效益分析。成本效益分析主要是确定商品化软件的购置费用是否在于系统整个费用中为商品化会计软件所作的预算。一般说来，商品化会计软件的购置费用包括软件费用、技术培训费、维护服务费用、安装费以及其他配套费用。8、应注意商品化会计软件是否对外提供有接口，接口是否符合要求。因为：（1）商品化会计软件是通用软件，单位有时需根据本单位的特点增加一些特殊功能；（2）单位有可能只有某些应用业务中使用商品化会计软件，而其他应用业务则需自行开发软件，两者需有机地结合起来；（3）单位的会计电算化工作是不断发展的，当开展新的电算化项目时，它们需要与已购置的商品化会计软件连接起来；（4）单位有可能因某些应用项目购买某一个厂家的软件，而另一些应用项目购买其他厂家的软件，两者需要连接成为一个系统。除此以外，在选择商品化会计软件，还应该考虑其他许多因素，如使用单位的人员的素质和知识结构能否适应该软件、使用单位的现有流程是否使用该软件、是否需要该单位的业务流程进行重组（BPR），当前市场行情、系统中文处理、性价比等。第三节 局域网模式的CAIS建立实例账务与报表模块为了适应现代财务管理的需要，加强会计基础工作规范，促进会计工作从核算型向管理型转变，设某单位需要组建一个以财务电算为主的办公局域网络，完成单位财务管理的需求以及办公现代化的需求。在系统选型确定以后，应该选择相应的人员担当不同的岗位，在系统实施之前进行培训，按照前面介绍的系统人员选择的内容进行，这儿不再重述。系统建立费用预算包括系统调研、业务资料整理与规划、计算机机房装修及电源、计算机、打印机、LAN设备、操作系统、财务软件、办公软件、人员培训、系统实施等费用。其他规划与实施步骤如下：1、环境需求与选择假设某单位的业务量比较大，且地域分布上各部门在同一大楼，需要通过计算机互连，共享财务信息，同时由于该单位是第一次实施会计电算化，难于一次性建立电算化会计信息系统所有模块，拟先建立账务和报表两个模块，达到：解决财务工作的规范化、统一化，提高会计信息的质量；减轻工作压力，提高工作效率，提供数据准确；手工处理业务量大，使财务人员工作繁重解脱出来更多的时间进行财务分析；解决需编制的报表较多，数据相对分散，编制周期长，数据准确率低的难题。基于以上考虑，系统环境配置选择如下：系统模块：账务处理模块、报表处理模块网络拓扑结构：为了便于调试和维护，采用星型拓扑结构。如图10-1所示。图 10-1 电算化会计信息系统网络结构图网络布线的选择：采用超5类双绞线。网络软硬件的选择：（1）软件：本系统服务器网络操作系统采用Windows NT 4.0，也可以采用Windows 2000或Windows XP版本，操作过程安装不同，其他一样；数据库服务器采用SQL Server 7.0，也可以采用SQL Server 2000；工作站操作系统采用Windows 98 SE；财务软件选用Anyi 2000网络版。（2）硬件：由于NT的要求，服务器采用HP LC2000(1G CPU，256M RAM，18GSCSI硬盘，10-100M网卡)。工作站采用联想启天4000(1.5G，128M RAM，40G硬盘，10-100M网卡，声卡，17显示器)；打印机选用LQ 1600、HP LaserJet 6L Pro；交换机/集线器（HUB）采用DLINK（24口）。2、会计业务规范化会计业务基础工作是否合理、完善，将严重影响系统能否顺利投入使用，影响系统实施的成败，应给与高度重视。包括会计数据的规范化、会计工作程序的规范化、会计信息输出的规范化、单位内部控制制度的规范化。内部控制制度的规范化前面已经说过。会计数据的规范化主要是对单位会计数据的采集规范化和基础数据、历史数据的规范化。会计数据的采集应该围绕会计信息适用不同管理需求的需要标准，制定明确的采集流程，对原始会计数据的采集、验证流程、数据的内容进行规范，设计合理的数据项目和格式，特别是凭证和单据，使原始数据真实、完整、系统，满足不同层次的需求；基础数据、历史数据的规范化对现有手工系统数据进行调查、分析、汇总，做到账账相符、账实相符、核算程序规范化、成本核算方法规范化。对现有往来账户、银行账进行清理。会计工作程序的规范化包括手工会计业务的整理和电算化会计方式下核算方法的确定，是整个规范化的核心。只有严格按照事先确定的工作程序和核算方法使用软件，才能得到预期的目的。在遵循会计法、企业会计准则的基础上尽量优化核算方法，提高核算的广度和深度。主要完成建立科学的会计科目体系、制定规范合理的业务核算方法。会计信息输出规范化要求对本单位的账簿体系、财务报表体系、管理报表体系进行规范，考虑计算机性能，充分利用计算机的特点，快速、准确、及时地提供管理所需的财务信息，改正手工方式不适用计算机方式的体系结构和内容，同时还应重点考虑报表的生成公式，提供规范化的报表生成流程。3、会计资料的整理在实施电算化项目之前，应该先整理本单位的会计资料，规范有关数据，主要提供以下资料： 帐套（即一个核算单位）名称及启用时间。为避免准备初始发生额数据，宜选用会计年度的起始时间。 如1999年01月01日 会计分期及各期的起止时间。为预留一个会计分期作为调整之用，建议将会计年度分为13期，将13期留作调整之用，其起止时间可为12月31日到12月31日或1月1日到1月1日，其余各期采用自然月份时间。 凭证分类及编号方案。记账凭证分为哪些类别以及编号采用什么样的方案。如分为收款凭证、付款凭证、转账凭证。若对凭证进行分类（最好起码设置一种类别，如记账凭证，以利于系统的扩充），应准备如表10-2所示资料。表 10-2 凭证类型划分表代码简称全称借方必有/无科目贷方必有/无科目S收款收款凭证101、102F付款付款凭证101、102Z转账转账凭证 101、102 101、102JZ机制机制凭证 101、102 101、102 外汇代码及汇率表。当企业涉及外币业务的核算时，应整理这些资料。如可准备如表10-3所示的资料。表 10-3 外汇代码表代码名称作用会计期间折算方式汇率USD美圆1999年第一期直接8.2JP日圆全年度间接110.5 科目编码表。设计企业在业务核算中可能涉及的科目，对其特征进行相应设置，应特别注意现金、银行存款、应收账款、应付账款、固定资产几个特别账户的设置，根据业务的需要及计算机处理的特征，设置好每个账户的类别、账户格式、是否分部门核算等重要参数，这几个参数的设置必须重点考虑企业的业务量。一般我们可以按表10-4所示格式准备科目编码数据。表 10-4 科目编码表科目编码科目名称助记码类别账户格式分部门核算其他101现金XJ普通三栏式102银行存款YHCK普通三栏式10201工商银行GSYH普通三栏式1020101人民币RMB普通三栏式1020102美圆MY复币复币式 科目余额表。指各会计科目在帐套启用前的有关业务数据。建议启用日期使用会计年度的开始时间，以减少准备该数据量。一般应准备如表10-5所示数据（对涉及数量核算、外币核算的科目，还应列出其相应数据）。表 10-5 科目余额表科目编码科目名称年初余额年初方向 第1期借方发生额第1期贷方发生额各期借贷方发生额101现金100借102银行存款200借10201工商银行200借1020101人民币100借1020102美圆100借 部门代码表及余额。当企业涉及分部门核算时，应整理出部门代码、部门名称、对应科目、年初余额及方向、各月借贷发生额。表 10-6 系统操作人员设置及权限分配表姓名密码菜单权限科目权限部门权限往来权限项目权限说明管理员输入员1输入员2审核员记账员查询员编报员 客户代码余额表。当企业往来业务量较多需进行往来核算时，需整理出有关往来客户的代码、名称、对应科目、邮政编码、单位地址、联系人、联系电话、开户银行、税务登记号等。 初始往来业务数据。准备系统启用前发生的未核销企业往来业务数据。 银行未达帐项。 系统操作人员设置及权限分配。准备系统的人员分工及相应权限，包括操作员的姓名、密码、菜单功能权限、科目权限、部门权限、往来权限、项目权限等。如表10-6所示。 自动转账分录。这是电算化系统最具特色的模块之一，当初次使用该系统时可不用，待业务熟悉后使用该模块减少编制企业内部的转账凭证的工作量。如提取累计折旧、预提修理费、提取税金等。 项目编码及初始化数据。 现金流量核算科目编码及余额表。4、 LAN的建立与环境参数配置按照以上方案，布线，安装物理设备，建立计算机网络，之后安装系统软件。（1） 安装服务器a) 利用DOS6.2将服务器硬盘分区、格式化，将其分为2个DOS分区。b) 装入DOS6.2。c) 执行NT安装程序，如D:I386WINNT/B，出现SETUP窗口。执行过程中需要三张空软盘，用来拷贝一些在后面安装过程中要用到的程序。d) 按提示选择“快速安装”方式。e) 选择“在现有的FAT分区上安装Windows NT”，系统提示是否要将FAT转换成NTFS分区，选择“转换”，以利于系统安全控制。f) 按提示进