水运工程项目档案标准化

水运工程项目档案标准化 摘 要：项目档案见证工程建设的全过程，具有非常重要的研究、保管和利用价值。本文从水运工程档案的重要性入手，叙述了水运工程档案管理工作中存在的问题，重点以连云港港30万吨级航道一期工程为例探析了水运工程项目档案标准化的具体措施、操作方法和达到的效果。 关键词：水运工程 档案管理 标准化 水运工程项目档案是指水运工程自项目立项审批至竣工验收全过程中直接产生的反映工程建设实际，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有查考利用价值的各种不同载体的历史记录。水运工程的建设、使用和管理始终离不开水运工程档案的支持，它是有效开展工程招投标、安全、质量、资金、科研等要素监督工作的重要基础，是工程建设管理状况的一面镜子。它的有效利用可为开展交通规划建设工作提供重要依据，能促进水运工程科学技术的研究发展。同时，水运工程档案管理工作作为水运工程各参建单位的一项基础性、服务性工作，这项工作做得好将促进参建单位相关工作的全面规范开展，提高水运工程管理水平，反之，将受到影响。因此，重视和加强水运工程档案管理工作，保证项目档案的完整性、准确性、系统性对水运建设事业意义重大。 当前水运工程档案管理现状和存在的问题 档案管理意识不强。水运工程档案管理是一项系统性工作，需要参与工程建设的各方面人员给予高度重视。在具体操作过程中，主要负责人对工程档案重要性的思想认识不够，档案员及其他工程技术人员自我学习、参与档案管理的意识不强，只重视工程本身，轻视工程档案的现象较普遍。如认为“档案资料后补”很正常。 档案管理机构不完善。各参建单位内部缺乏相互沟通交流机制，职责没有落实到具体人员，管理不到位现象普遍。由于人员和经费的原因，许多单位没有设立档案管理部门，档案管理人员普遍非水运工程相关专业，非专职且不固定；工程技术管理人员对工程资料不重视，与档案管理人员缺乏交流，造成资料的形成与收集、归档脱钩，不利于工程档案管理工作的规范、高效开展。 档案管理规章制度不健全，采取的管理办法和操作流程较不规范。由于工程和档案的专业性，工程技术人员和档案管理人员互相不了解相关领域专业技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，没有明确档案管理的统一标准，盲目收集资料，归类较杂乱，缺乏系统性，且档案资料的收集和整理不能与工程建设达到同步。 未设立专门的档案管理工作场所，档案质量、安全得不到保障。档案管理设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，档案管理现代化程度不能适应工程建设快速发展的需要。 就工程档案质量本身而言，施工日志和监理日志记录不规范、较随性，签署不完备，达不到其预期效果；施工原始记录内容不全面、不规范、收集不完整情况较多。 监理单位未采取有效措施及时跟踪施工单位档案管理工作情况，未履行监督、检查、指导等职能，档案管理措施不完善。如存在不核定施工单位报验内容就签字认定的情况，有的甚至只签字不签署审定意见。 档案管理信息化水平不高。未能充分利用现代信息技术对档案资料进行数字化，制约其查找速度和利用效率。 连云港港30万吨级航道一期工程项目档案标准化 连云港港30万吨级航道工程是目前我国在开敞式海岸淤泥质浅滩建设的等级最高的人工深水航道，是江苏实施沿海开发战略的重要基础设施项目，也是连云港港发展的生命线工程。2009年1月，国家发改委批复项目建议书，同意建设30万吨级航道，航道呈“人”字型布局连接连云港区和徐圩港区，按“一次立项、分期实施”的原则，先期实施一期工程。一期工程建设25万吨级连云港区航道和10万吨级徐圩港区航道及配套围堤工程等，总投资47.71亿元。该工程于2011年3月开工建设，2013年10月全面建成，期间建设单位按总体进度计划的各控制节点分10批次开展项目招投标工作，一期工程共设7个监理标、8个疏浚施工标、9个围堤施工标及3个其他附属工程标，均按照各控制节点通过交工验收。 1、项目档案管理制度化 该工程参建单位30余家次，要形成一套格式统一、内容完整、准确、系统的档案，难度很大。为了保证实现“建优质工程，创精品档案”的工作目标，建设单位建立健全档案管理制度、全面落实责任、加强全过程控制与实时管理。 一是成立档案管理工作领导小组，由总工程师担任小组组长，全面负责档案管理工作的组织和协调，同时明确建设单位所有工作人员职责，自觉主动配合做好项目档案的管理工作。其余参建单位明确一名总工程师或技术负责人分管，并建立相应的管理机构，配备具有相关工程专业知识的、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案人员，在各自的职责范围内做好项目档案的形成、整理、归档、交接工作。同时将档案管理与业务工作紧密结合，分工负责。自构建内部档案管理网络以来，还将设计、施工、监理、试验、检测等所有参建单位纳入档案管理网络体系中，对于在工程项目推进过程中新增加或者是完成承建任务退场的参建单位，及时在管理网络中进行调整与修改，保证网络的高效完备，切实做到“统一领导、分级管理、层层负责”。 二是依据交通运输部水运建设项目文件材料立卷归档管理办法，结合项目档案管理的要求和工程建设实际，建设单位组织编制了连云港港30万吨级航道一期工程竣工文件编制办法经江苏省交通运输厅、省档案局及有关交通系统内的档案专家审定后，报交通运输部备案，同时以红头文件的形式下发至各参建单位参照执行。该办法结合工程实体施工的工序流程和相关评定标准，规定了工程项目的档案分类方案、类目设置、归档内容等，明确了项目档案的有机联系和系统规范管理。除此以外还制定保管、保密、利用、销毁等一系列档案管理工作制度，有力保障了项目档案管理的标准化、规范化。 三是在工程建设过程中，建设单位建立健全工程档案跟踪监管体系，定期对各参建单位形成的档案资料进行监督、检查和指导，并依据检查情况予以通报，纳入优质优价、优监优酬和履约考评中。对不符合质量、进度等要求的限时整改，整改仍不符合归档要求的不予进行当月工程支付。同时，要求监理单位在做好自身档案管理和竣工文件收集、编制工作的同时，协助配合建设单位及时跟踪、督促、检查施工单位项目文件收集、整理情况，指导施工单位竣工文件编制工作，并审核把关，保证工程资料真实有效、收集整理及时、归档完整有序。 四是组织专家集中授课和参加档案管理培训。在项目实施过程中，建设单位多次邀请专家授课、给予专项指导，为项目档案管理加上了引擎，使各参建单位项目档案管理水平得到有效提升。此外，建设单位组织相关人员参加项目档案管理培训、外出学习先进管理经验，累计培训和外出学习达51人次。 2、项目档案编制标准化 该工程项目竣工文件（除综合类文件外）基本以合同段为单位进行编制，在建设单位编制的连云港港30万吨级航道一期工程竣工文件编制办法中对归档材料的编制体系、职责分工、编制要求、竣工文件的收集和组卷、编目及装订、验收和移交等内容以及相关的表式、图章、目录等样式进行了标准化规定。 按照“谁形成、谁负责”的原则，该工程项目档案的收集和编制工作由项目文件的形成单位或部门负责，按十个部分整理编制。第一部分为立项审批文件、第二部分为设计审批文件、第三部分为工程准备及业主管理文件、第四部分为施工文件、第五部分为监理文件、第六部分为竣工验收文件、第七部分为工程招投标及合同文件、第八部分为资金管理文件、第九部分为科研文件、第十部分为特殊载体文件。建设单位负责编制的项目档案主要包括第一、二、三、七、八、九部分文件，施工负责编制第四部分文件，监理单位负责编制第五部分文件，第十部分文件由各参建单位共同形成。 对于建设单位负责的文件，建设单位按照文件的自然形成过程分门别类整理组卷，按照编制体系中对应的编目归档，如立项审批文件根据审批事项及内在联系分别整理组卷，设计审批和工程勘察文件按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷，工程招投标及合同文件按照招投标工作程序及合同内容分别整理组卷。 对于施工单位负责的文件，建设单位首先对涉及的所有合同段按照其建设性质和内容在编制体系中设置一个统一的编目，每个合同段在一个编目范围内独立编制项目档案，有效避免了重复、交叉。其次，建设单位将独立的合同段施工文件分为四大部分：一是开工前准备文件和施工管理文件；二是施工过程各分部、分项开工报审、各检验批检验、报验文件及相应原材料报验及试验检测报告、监理平行检测报告；三是单位、分部、分项工程质量评定、单位工程交工验收文件材料；四是竣工图。同时规定施工文件除各单位、分部、分项工程质量评定资料可按标段集中整理组卷外，其余文件材料均按单位、分部、分项工程划分结合施工工序的先后进行组卷。项目竣工图是基本建设项目竣工档案的核心部分之一，因此，对其做出了重点要求，该工程竣工图由施工单位负责编制，监理单位负责审核。对于按图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，在原施工图上做修改、说明后作为竣工图，需加盖并签署竣工图章。涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，由施工单位委托设计单位重新绘制竣工图。竣工图编制完毕后，由承担施工的项目技术负责人逐张予以审核签认，审核通过后再交监理单位总监逐张予以审核签认。不同幅面的工程图纸按国家标准统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面，不装订，按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷。涉及设计变更的施工单位均按照标准样式编制设计变更一览表，内容包括变更内容、变更依据文件号及其所在案卷号、对应竣工图号及其所在案卷号，一览表放在竣工图首页之前。同时，施工单位还应编写竣工图编制说明，叙述工程概况、主要工程数量，技术经济指标；施工中执行原设计的情况和设计变更情况，质量评定情况，采用新材料、新工艺情况以及竣工图编制情况等，以保证竣工图编制真实、准确地反映项目竣工时的实际情况，做到图物相符、技术数据可靠、签证手续完备以及整理符合档案管理要求。 对于监理单位负责的文件，建设单位首先对涉及的所有监理合同段按照其监理内容在编制体系中设置一个统一的编目，每个监理合同段在一个编目范围内独立编制项目档案，有效避免了重复、交叉。其次，建设单位规定同时监理多个施工标段的，除监理工作依据性文件可独立组卷外，其余过程监理资料按施工合同段结合分部、分项和施工工序组卷，每个施工合同段给出相应的一个编目，过程监理资料主要内容包括监理工作依据性文件，质量、进度、安全、费用控制文件，平行检测及抽检记录汇总表，监理月报、日志、旁站记录、巡视记录，监理初验文件等。 3、项目档案形成及其利用效果 建设单位利用计算机进行项目档案信息管理工作，用Excel软件编辑案卷目录和卷内目录，由专人更新，并及时备份。截止到工程完工，共形成竣工档案1201卷，其中第一部分立项审批文件17卷、第二部分设计审批文件46卷、第三部分工程准备及业主管理文件67卷、第四部分施工文件743卷、第五部分监理文件205卷、第六部分竣工验收文件4卷、第七部分工程招投标及合同文件57卷、第八部分资金管理文件20卷、第九部分科研文件11卷、第十部分特殊载体文件31卷。特殊载体文件包含照片档案1283张，光盘78张；对全部形成的项目档案进行了数字化扫描，形成102.7G电子文件，将纸质档案数字化，建立数据库，便于查找利用。 在工程建设过程中，档案的有效利用为项目跟踪审计和资料、数据查阅等提供了主要依据，同时该工程在港区范围内大量的地形测量、地质勘探、动态监测等资料为港区内其他工程提供了参考，避免了重复工作，节省了资金。待整体工程交工后，可为工程试运行、奖项申报和各项专项验收提供有力支撑。 结束语 连云港港30万吨级航道一期工程完工后，其项目档案通过江苏省交通运输厅、省档案局等主管部门联合验收，验收组对该工程项目档案管理工作给予了很好的评价，建议该项目档案参评全国建设项目档案管理示范工程。 按照国家有关规定，水运工程建设项目档案专项验收是水运工程建设项目竣工验收的重要组成部分，未经档案专项验收或验收不合格的项目不得进行或通过项目竣工验收。而在整个档案管理的过程中，建设单位始终处于主导地位，根据国家和相关行业主管部门档案管理要求，结合工程实际制定应用性强的统一标准非常必要和迫切。连云港港30万吨级航道一期工程项目档案管理标准化做法可供借鉴。 （作者单位：连云港港30万吨级航道建设指挥部）