1文件控制程序

杭州新欣物业管理有限公司质量体系文件控制程序编号：XINXIN/QP/DC001版号：A/0页码：第 1 页 共 2 页1 目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2 适用范围 适用于质量管理体系有关的文件控制。3 职责3.1 质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。4工作程序4.1文件分类与编号4.1.1公司一级文件为管理手册（包含所有过程控制和程序文件）由质量管理部备案保存；4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。4.1.3文件分为受控和非受控两大类，受控文件接受更改控制，非受控文件不接受更改控制。4.1.4质量管理体系文件的编号a) 一级文件管理手册：公司名称代号-QM-版本号，手册中各章以节号区分。例如：JD-QM/DC001 A/0，表示公司管理手册第A版。b) 二级文件：例如：JD-QP/DC001 A/0，表示公司文件控制程序 第A版c) 三级文件：部门代号-文件顺序号-年号。例如：LG-05-2003，表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。部门识别代码：办公室：BG；综合管理部：ZG；管理策划部：GL；工程部：SC。绿化清洁部：LQ;保安部：BA，采购部：CG, 质量管理部，LG, 财务部：CW。b) 质量记录表式；QR-GB/T19001:2000的条款号（通用记录替以TY）记录编号例如：QR5.601，表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。4.2 文件的编写与审批4.2.1 管理手册由管理者代表领导，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2 其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。4.2.3 文件审批以在文件上签字的形式予以记录。4.3 文件的发放与管理4.3.1 经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。4.3.2 质量管理部发放前制定受控文件发放范围清单，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控”印章，在发放的文件和资料上注明分发号，按分发号发放，文件领用者应在文件发放回收登记表上签收。批准发布的文件由质量管理部在受控文件清单上登记，并填入文件的版本号和修改次（修改次分别用0、1、2表示，其中0表示未修改，1表示第1次修改，依次类推），以便识别文件的版本和现行修订状态。4.4文件的更改4.4.1管理手册由质量管理部组织更改，填写文件更改申请，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质量管理部发放，质量管理部应保留文件更改内容的记录。杭州新欣物业管理有限公司质量体系文件控制程序编号：XINXIN/QP/DC001版号：A/0页码：第 2 页 共 2 页4.4.2其他文件的更改由各相应主管部门填写文件更改申请，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。4.4.3所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。4.5 文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写文件借阅、复制记录，由相关部门负责人审批后向质量管理部借阅、复制。4.6 文件的保存、作废与销毁4.6.1文件的保存a) 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的场；b) 任何人不得在受控文件上涂改乱画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别。4.6.2文件的作废与销毁a) 所有失效或作废文件质量管理部及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；b) 为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；c) 对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，经管理者代表批准后，由质量管理部授权相关部门销毁。4.7 外来文件的控制 外来的技术类文件（包括国家、行业标准、业主和住户提供的技术资料）及国家法律、法规经质量管理部负责人确认后使用。必要时质量管理部应及时核查法律、法规和各类标准的有效性。外来文件的管理按4.3、4.5、4.6中的规定执行。4.8 质量管理体系文件在实施过程中，由管理者代表组织有关部门每年进行一次评审，做好必要的评审记录，并及时更新受控文件清单，评审后有关部门应按评审意见和4.4条规定进行更改。4.9对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.10作为质量记录的文件应执行记录控制程序。5相关文件5.1 记录控制程序。6相关记录QR-001-01 受控文件发放范围清单QR-001-02 文件发放、回收记录QR-001-03 受控文件清单QR-001-04 文件更改申请QR-001-05 文件销毁申请QR-001-06 文件借阅、复制登记表