房地产开发工程项目 合同管理制度

黑龙江省亿发房地产开发有限责任公司 合同管理制度合同管理制度编号：YFZD-03-V1.0版第一章 总则第一条 为了规范公司的合同行为，加强合同管理，防范经营风险，特制订本制度。第二章 合同管理原则第二条 合同的订立和履行须符合合同法的规定。第三条 应该遵循“事前签订”原则，即合同必须在业务发生前签署，原则上禁止未签署合同即开始履行经济活动。第四条 合作方必须具有执行合同的相应资质和能力，能够切实执行合同及有足够能力承担违约责任。第五条 合同的签订和执行应围绕项目成本进行运作。第三章 适用范围及主办和执行部门第六条 本制度所适用的合同、主办部门和执行部门规定如下：6.1 工程合同是指甲方直接发包工程项目而签订的合同，包括但不限于桩基础、土建、安装、装饰、区内市政配套工程、园林环境工程、工程监理等，也包括甲方直接供应的材料、设备等所签订的合同，包括但不限于电梯、水泵、消防设备、内外墙装饰材料等。其主办部门为经济部，执行部门为工程管理部；6.2 勘察及委托图纸设计任务而签订的设计合同，其主办部门和执行部门均为技术管理部；6.3 其它合同主办部门和执行部门可根据实际工作内容归属部门予以明确。第四章 职责第七条 合同主办部门职责7.1 负责组织编制项目合约总体计划表和项目近期发包计划表；7.2 负责拟定主办合同的合同范本；7.3 负责起草合同文本，其它部门配合。工程管理部门负责提供工程合同的有关施工、质量、验收各进度等要求，技术部负责提供工程合同有关设计方面的要求；7.4 负责组织合同的审核会签；7.5 负责填报主办合同的相关信息；7.6 参与审核合同进度付款和结算付款；7.7 负责建立各自业务合同台帐，并根据合同签订与执行情况及时更新；7.8 负责合作方违约责任的追究工作，并最大限度地保护我方利益；第八条 执行部门职责8.1 参与合同订立的全过程；8.2 负责熟悉合同条款并按合同条款执行；8.3 负责合同进度的把控、竣工结算资料的收集、审核和工程款项支付申请；第九条 经济部职责9.1 承担经济部主办合同的全部职责；9.2 负责成本科目所属合同的合同编号、合同信息的报备及归档整理工作；9.3 负责合同的报备工作；第十条 财务部职责10.1 参与对合同价款、付款条件、违约责任等条款的审核；10.2 参与审核合同进度付款和结算付款；10.3 参与供应商履约评价；第十一条 行政人事部职责11.1 负责合同用章的管理工作；11.2 负责合同正本的归档保存；11.3 协助合同主办部门处理合同纠纷事宜；第十二条 项目总经理职责12.1 负责落实有关合同管理的相关规定；12.2 负责监督合同谈判、审核、批准、签订和履行工作；12.3 负责审核并签署授权范围内的合同；第十三条 常务副总经理职责13.1 负责落实有关合同管理的相关规定；13.2 负责监督合同谈判、审核、批准、签订和履行工作；13.3 负责审批并签署授权范围内的合同；第十四条 总经理职责14.1 负责制订与合同签订和执行相关的管理制度；14.2 负责合同的审批工作。第十五条 董事长职责15.1 负责制订与合同签订和执行相关的管理制度；15.2 负责合同的审批工作。第十六条 合同的形成16.1 直接发包类合同是指由于政府或行业垄断原因而形成的行政性收费合同，或土地购置合同；或者情况紧急时直接授予的各类合同。此类合同如果由于各种原因，没有合同文本或即使有合同文本，但合同要素不全的，合同主办部门在准备待签合同文本时必须附上政府或行业的收费文件，并就付款部门全称、收费名目、计算方式、付款方式、洽谈经过进行详细说明。16.2 议标类合同是指通过议标流程而形成的合同，合同主办部门根据议标过程形成的记录汇总拟定待签合同文本。16.3 招标类合同是指通过招标流程而形成的合同，合同主办部门在确认发出中标通知书后，根据所有的考察、资格审查、招标、评标和中标资料，以及招标文件所附合同文本和相关部门提供的合同内容，汇总拟定待签合同文本。第十七条 合同中必须明确合同范围、工期要求、质量标准、合同金额及组成、合同履行日期、付款方式、结算原则及方式、双方或三方权责、违约责任、争议解决方式及工程保修办法等事项。第十八条 形成待签合同文本：经对方确认和公司内部审查后形成待签的合同正本；装订完成的合同文本一般由对方单位先行签字，并加盖其单位的合同专用章及骑缝章，合作方加盖的合同专用章应清晰可辨认。合同主办部门负责检查合作方的签字盖章是否符合要求。第十九条 填写合同审批表：合同主办部门负责组织填写合同审批表，合同主办人应填写表格当中合同名称、建设方、合作方、合同金额以及简要填写合同签订重点内容，是否招投标等基本情况；先在合同主办部门内部进行审批流转，并负责组织按顺序报各级主管人员审核合同文本，认真回答各级主管人员提出的有关合同的相关问题并确保各级签署意见得到落实。在合同文本审批流转环节，如各审批部门提出修改意见，合同主办部门应结合审核意见，及时将合同正本修正完毕，重新执行合同审批流程。第二十条 授权签字：完成审批程序后的合同，在授权范围内，由总经理签字。第二十一条 合同盖章：行政人事部应对合同文本、合同签订审批单签字的完整性进行认真核对，确认后方可加盖合同专用章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章，用章完毕后及时做好相应用章登记。第二十二条 合同编号：合同签订后，由行政人事部按本规则进行统一编号。22.1 主合同编号规则如下：黑亿房合字（ ）总第( )号（ ）分( )号。如：黑亿房合字（2009）总第(010 )号（经）分( 002 )号。1 第一组括号为合同签订年度，如2009年；第三组括号为部门名称代码，“经”字代表经济部；“前”字代表前期部，“技”字代表技术部；“营”字代表销售部。2 第二组、第四组三位数字为流水号。该流水号分别从001开始编号。第二十三条 合同的备案：经签字盖章成立后的合同需由行政人事部按要求统一备案。第五章 合同履行第二十四条 合同在签订之后，根据工作需要，主办部门可以发起组织合同交底会，各相关部门应参加会议，由合同主办部门讲解合同的起止时间、合同范围、质量要求、金额、付款方式、双方的权利义务及各部门配合中应注意的问题等。合同交底会必须形成会议纪要备查。第二十五条 合同生效后，合同的主办部门和执行部门必须指定经办人监督合同双方的履约情况，并及时更新合同台账，并按合同约定落实双方的权利和义务。更新后的合同台账及时报经济部汇总。第二十六条 执行部门负责把控合同进度、竣工结算资料的收集审核和款项支付申请。第二十七条 在合同履行过程中，一旦出现合同对方违约的情况，合同主办部门和执行部门必须保留和收集有关证据，并及时报告相关部门、上级领导。第六章 合同变更和解除第二十八条 如因情况发生变化，需要对合同进行变更或解除时，主办部门应立即请示上级领导，由其会同其它业务部门共同研讨变更的风险和处理的方法，并与对方进行协商。最终按照原合同审批程序订立补充合同或解除合同。第二十九条 合同主办部门、执行部门及相关业务部门应对合同变更或解除过程中的有关事实进行证据收集，为通过仲裁、诉讼解决争议做好准备。第七章 合同终止第三十条 合同履行完毕或合同解除，合同即终止，合同执行部门在上报最后一笔结算款时，财务部门方可办理项目结算。第八章 合同纠纷的处理第三十一条 合同纠纷由合同主办部门负责处理。主办部门应当在3日内将纠纷情况上报分管领导。第三十二条 处理合同纠纷应遵循以下原则：32.1 尊重客观事实，遵守法律法规，信守合同约定。32.2 以协商为基本途径。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，互谅互让，达成协议，解决纠纷。协商不成的，应及时通过仲裁或者诉讼程序处理。第三十三条 合同纠纷如在仲裁、诉讼中采用和解或调解方式解决，签订和解协议或调解协议应按合同签订审批程序及权限办理审批手续。第三十四条 合同纠纷处理或执行完毕后，合同主办部门应及时通知财务部，并将有关资料汇总后归档备查。第九章 合同档案管理第三十五条 合同履行过程中的所有书面材料（包括往来信函、证据等）其原件，应由主办部门存档。合同资料至少一式叁份，财务部、行政人事部及合同主办部门各一份。第三十六条 项目竣工入住并结算完毕后3个月内将全部存档资料转至行政人事部存档，其它保管、保密、销毁等具体规定按照档案管理制度规定执行。第十章 特急情况第三十七条 特急情况是指在合同的签订过程由于各种特殊情况不能按以上正常流程完成审批，合同主办部门分管领导须在第一时间报告总经理，经同意后方可执行。但必须在3日内补签全部手续，同时合同主办部门及相关业务部门必须详细说明相关情况。第十一章 附则第三十八条 本制度由经济部负责解释和修订。第三十九条 本制度自颁布之日起执行。第十二章 相关表单YFZD-03-01 合同审批表YFZD-03-02 合同台账及付款台账YFZD-03-03 项目合约总体计划表YFZD-03-04 项目近期发包计划表黑龙江省亿发房地产开发有限责任公司 合同会审单黑亿房合字2009总第( )号（ ）分( )号 合同名称合同对方计划签订时间年 月 日 附件后附合同文本企业/产品相关材料合同金额主要内容会签部门意见前期部 年 月 日 律 师：年 月 日 工程部 年 月 日技术部年 月 日经济部年 月 日财务部年 月 日项目总经理： 年 月 日常务副总： 年 月 日财务总监： 年 月 日总 经 理：年 月 日董 事 长： 年 月 日经办人：共8页 第8页