重庆东银控股集团有限公司股权档案管理办法

重庆东银控股集团有限公司制度编号DYK/ZC/JT-03版本A/0制度名称股权档案管理办法生效日期2014-9-11第4页 共4页编制吴敏审核黄力进批准罗韶颖重庆东银控股集团有限公司股权档案管理办法1总述为了进一步加强重庆东银控股集团有限公司（以下简称“东银控股”）关于股权管理所涉及档案的收集、整理、移交、保管、利用、销毁管理工作，提高股权档案管理水平，有效地保护档案资源，结合公司实际情况，特制定本办法。2适用范围本制度适用于东银控股及其所控制的所有公司，所属集团（公司）应参照本管理办法制定管理办法或操作指引。3管理职责3.1东银控股资产管理部3.1.1编制、修订东银控股股权档案管理办法；3.1.2确定应归档文件材料范围；3.1.3对收到的文件进行鉴定，并对文件进行分类归档；3.1.4妥善保管存档在本部门文件档案；3.1.5指导并监督所属集团（公司）开展股权档案管理工作。3.2东银控股财务审计部3.2.1在股权收购项目评审、实施时收集并妥善保管相关可行性分析报告、评估报告、尽职调查报告等资料；3.2.2股权收购项目实施完毕后，向资产管理部移交股权收购项目档案。3.3所属集团（公司）股权档案管理责任部门（人）本办法所提及的所属集团（公司）股权档案管理责任部门（人）由股权管理制度所述的投资板块、地产板块、实业集团所属板块（江动板块、迪马板块、矿业板块、能源板块）及东银控股直属板块的股权管理对接部门（人）组成。3.3.1负责制定适用于所在集团（公司）的股权档案管理办法；3.3.2妥善保管本办法列明的股权档案；3.3.3与东银控股资产管理部对接本公司及所管辖公司的股权档案管理事务。4股权档案范畴及管理归属4.1股权档案范畴4.1.1因执行股权管理制度所产生的档案资料，包括但不限于股东会决议、股东决定、董事会决议、监事会决议、章程或章程修正案、股权转让协议、合资合作协议、增资协议、战略合作协议及前述协议的补充协议、清算报告。4.1.2因投资管理之股权收购事项所产生可行性分析报告、评估报告、尽职调查报告。4.1.3各公司证券账户卡及开户资料，PE投资公司的股东证。4.2股权档案归属4.2.1东银控股资产管理部负责收集和保管本公司及重庆东银实业集团有限公司本部的股权档案。4.2.2地产板块、投资板块、实业板块所属公司、东银控股直属公司及所辖子公司各自保管本公司股权档案，所保管的股权档案范围包括但不限于4.1.1条中列明各项文件。4.2.3股权收购事项所产生可行性分析报告、评估报告、尽职调查报告，在完成收购行为后，由财审部移交至资产管理部保管。4.2.4证券账户卡及开户资料由开户经办人完成办理开户事宜后移送至本板块的股权档案管理责任部门（人），然后由后者移交给资产管理部保管。4.2.5东银控股体系内所有PE投资公司的股东证由资产管理部统一保管。4.2.6东银控股体系内各公司与外部企业单位签订的股权转让协议、合资合作协议、增资协议、战略合作协议及前述协议的补充协议除签署单位留存外，还应提交一份原件至资产管理部存档备案。4.2.7除4.2.6提及的各项协议外，东银控股认定的重要股权档案，管理责任部门（人）也应交一份原件至资产管理部存档备案。5过程控制5.1档案收集及移交5.1.1股权档案产生后或股权事务办理完结后，责任部门（人）需在5个工作日内将股权档案收集完毕；5.1.2收集到的股权档案应在3个工作日内立卷归档；5.1.3所属集团（公司）的股权档案管理责任部门（人）应就获取4.2.6所列明文件后7个工作日内，移交一份原件至资产管理部存档备案；5.1.4文件交接前资产管理部对文件进行鉴定。文件不完整的，文件提交责任部门（人）应就缺失情况进行说明，并尽力弥补，并承担相应责任；5.1.5文件交接时应与交接人填写交接记录表做交接确认；5.1.6股权档案责任部门（人）根据自身情况将4.1.1条款所列明的文件进行立卷归档，并于每月5日将上月的档案归档清单上交至资产管理部备案；5.1.7因融资而产生的东银控股股东会决议、股东决定、董事会决议等由档案产生部门在档案产生后2个工作日内将复印件或扫描件递交至资产管理部备案。5.2档案存放5.2.1设置专门区域独立存放，注意防虫防潮措施，避免档案受到损害；5.2.2 定期对档案柜进行检查，发现问题及时解决。5.3档案的利用5.3.1各使用需求人查阅、外借股权档案，需填写档案借阅登记表，使用完毕后及时归还；原则上使用完后，2个工作日内交还股权档案管理部门。5.3.2被认定为具有保密性质的档案，使用需求人须填写档案借阅申请表，相关领导签批后方能查阅或借出。5.3.3借阅者必须爱护档案，并保证原样归还，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，未经同意不得影印。5.3.4借阅的档案，一旦发生损坏、丢失，应立即向档案管理部门报备，并按公司相关规定失职问责处理。5.3.5若需复印或拷贝档案，须经档案管理人员同意，并严格控制复印份数；保密档案复印或拷贝，须填写档案备份申请表后方可进行，并负有妥善保管、保密的完全责任。5.3.6保密档案复印后根据情况加盖“再次复印无效”印章。5.4销毁原则5.4.1股权档案一经归档，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁；5.4.2股权档案的鉴定工作每三年为一个周期，由股权档案管理部门编制文件销毁建议清单，呈报领导审批，审批完成后销毁。6检查督导资产管理部定期或不定期对各管理板块的股权档案管理工作就如下方面进行检查：6.1档案的完整性；6.2档案归档的系统性，检索目录的完整性；6.3档案利用的借阅手续的合规性、归还的及时性。7附件1.各公司文件归档清单代码2.档案交接表3.文件归档记录表4.档案借阅登记表5.保密档案借阅/备份申请表6.销毁清册