省农村信用社联合社公文处理办法

省农村信用社联合社公文处理办法省农村信用社联合社公文处理办法 第一章总则 第一条为进一步提升安徽省农村信用社联合社（以下简称：省联社）公文处理工作的制度化、规范化、科学化水平提高工作效率和质量根据中共中央办公厅国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发20_14号）和_人民政府办公厅关于印发公文办理规则的通知（黔政办秘202183号）精神结合农村合作金融机构工作实际制定本办法。 第二条公文包括发文和来文。省联社的发文是省联社在行使对全省农村合作金融机构（包括农村商业银行、农村合作银行、农村信用合作联社以下简称：法人行社）行业管理和服务职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法经营和进行公务活动的重要工具。 第三条公文处理工作是指发文拟制、来文办理、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条省联社办公室是公文处理的管理机构主管省联社的公文处理工作并指导全省农村合作金融机构系统的公文处理工作。 第五条省联社各职能机构应指定专人负责公文处理工作。 第二章发文种类和字号 第六条省联社印发的公文种类主要有： （一）决定 适用于对重要事项做出决策和部署奖惩有关单位和人员变更或者撤销省联社各职能机构和法人行社不适当的决定事项。 （二）决议 适用于党委会、社员大会、理事会、监事会等会议讨论通过的重大决策事项。 （三）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （四）通知 适用于发布、传达要求省联社各职能机构、法人行社执行和有关单位周知或者执行的事项批转、转发公文。 （五）通报 适用于表扬先进批评错误传达重要精神或告知重要情况。 （六）报告 适用于向上级机关、监管机构汇报工作反映情况回复询问。 （七）请示 适用于向上级机关、监管机构请求指示、批准事项。 （八）批复 适用于答复法人行社的请示事项。 （九）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项。 （十）纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。 （十一）签报 适用于省联社内部重要请示事项。 （十二）简报 适用于向上级机关、监管机构及时汇报、或向相关单位反映、或向全系统发布省联社当前的重点工作情况及各地的动态信息等。 第七条省联社印发的公文主要字号有： （一）“黔农信联党”用于党委发文。 （二）“黔农信联党办”用于党委办公室发文。 （三）“黔农信联发”主要适用于传达贯彻省委、省政府政策精神；向省委、省政府以及人民银行、银监局等相关监管部门请示、报告工作；部署系统内全局性工作和重要工作；发布重要决定、规章制度；向不相隶属部门通报情况；以及其他必须以省联社名义办理的重要事项。 （四）“黔农信联秘”用于有关工资福利、用工、保险等工作的行文。 （五）“黔农信联任”用于省联社管理人员、行社领导班子和有关高级管理人员行政职务任免。 （六）“黔农信联审”用于省联社审计管理工作的行文。 （七）“黔农信联函”用于省联社与地方政府或地方政府职能部门、各金融机构和其他不相隶属的部门、单位之间商洽工作、通报情况、回复意见等；对人大代表建议、政协委员案办理情况的通告；对来信来访处理情况的答复等。也可以用于请法人行社协助工作的行文。 （八）“黔农信联办”用于办公室发文。是省联社发文的补充形式主要用于以下几种情况：印发省联社内部管理办法、规定；开展专项检查、上报资料等事务性工作的通知；各类会议及培训的通知；省联社内部确需以公文形式处理的事项等。 （九）“黔农信联机党”用于省联社机关党委相关工作的行文。 （十）“黔农信联纪”用于省联社纪检监察工作的行文。 （十一）“黔农信联青”用于省联社共青团相关工作的行文。 第三章发文格式 第八条印发公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发机关和印发日期、页码等组成。 （一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 （二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。具体定密操作按照安徽省农村信用社联合社保密工作规定（黔农信联办20_100号）中的“定密工作制度”执行。 （三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 公文紧急程度的确定由起草单位提出意见办公室确认。起草单位应合理标注公文的紧急程度以免人为造成受文单位公文处理的压力。 （四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时发文机关标志可以并用联合发文机关名称也可以单独用主办机关名称。 （五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时使用主办机关的发文字号。 （六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。 （七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。 （八）主送机关。公文的主要受理机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 （九）正文。公文的主体用来表述公文的内容。 （十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。 （十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。 （十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。 （十三）印章。公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 （十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。 （十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。 （十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 （十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。 第九条公文用字一律从左至右横写、横排。标题用2号宋体加粗正文用3号仿宋体词目用3号小标宋体字。公文使用的数字、外文字符、计量单位和标点符号等按照国家有关标准和规定执行。 第十条公文用纸幅面规格采用国际标准A4型（长297mm宽210mm）；公文用纸天头（上白边）为37mm1mm订口（左白边）为28mm1mm版心尺寸为156mm225mm（不含页码）；一般每面排22行每行排28个字。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。 第十一条公文中页码标注用四号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条4号一字线一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 第十二条公文如需附表对于横排A4纸型表格应将页码放在横标的左侧。单页码置于表的左下角双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边双页码表头在切口一边。 公文如需附A3型表格且当最后一页为A3纸型表格时封三、封四（可放分送不放页码）应为空白将A3纸型表格贴在封三前不应贴在文件最后一页（封四）上。 第十三条公文中各组成部分的标志规则和版式要求除本办法已作规定外其余可参照党政机关公文格式（GB/T 9704-20_）执行。 第四章印发公文行文规则 第十四条行文应当确有必要讲求实效注重针对性和可操作性。 第十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级行文特殊情况需要越级行文的应当同时抄送被越过的机关。 第十六条向上级机关、监管机构行文应当遵循以下规则： （一）原则上主送一个单位根据需要同时抄送其他相关单位不抄送下级机关和法人行社。 （二）法人行社的请示事项如需以省联社名义向上级机关、监管机构请示应当提出倾向性意见后上报不得原文转报。 （三）请示应当一文一事不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 （四）除上级机关、监管机构负责人直接交办的事项外不得以省联社名义向上级机关、监管机构负责人报送公文（包括“请示”、“意见”、“报告”等）不得以省联社负责人名义向上级机关、监管机构报送公文。 第十七条向省联社职能部门、法人行社行文应当遵循以下规则： （一）主送受理机关根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关、监管机构。 （二）省联社对涉及其他有关单位职权范围内的事务未与有关单位协商或协商意见不一致的不得向下行文。 第十八条省联社根据省委、省政府的授权和其工作职责范围及有关规定可以与省政府其他各职能部门相互行文和向下一级政府的相关职能部门行文。可以与相应的党组织、省辖市级政府联合行文；可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。 第十九条属于省联社职权范围内的事务应由省联社自行行文或与有关单位联合行文。须经省政府审批的有关事项经省政府同意也可以由省联社行文文中应当注明“经省政府同意”。 第二十条省联社各职能部门除办公室外不得以部门名义对外正式行文。 第二十一条需要向有关单位紧急回复的公文应抓紧做好前期准备工作及时报送并给有关单位留出研究、决策和公文运转的时间。 第二十二条省联社领导和各职能部门负责人在各类会议上的讲话一般不以省联社文件形式制发。因工作需要确需制发的须经省联社领导同意以“通知”制发。各职能部门内部资料未经省联社领导批准不得向外发送。 第五章发文办理 第二十三条发文办理指以省联社名义制发公文的过程包括公文的起草、审核、签发等程序。省联社发文（含党委、纪委发文下同）的办理程序一般是：主办部门拟稿人拟稿主办部门核稿人核稿主办部门负责人审核合规审核（可选项）办公室秘书核稿办公室负责人核签分管领导审签或签发主要领导签发（可选项）办公室编号、打印、校对（由主办部门负责）、盖章、分发（存档）。 第二十四条公文起草应当做到： （一）符合国家法律法规和党的路线方针政策完整准确体现省联社意图并同现行有关公文相衔接。 （二）一切从实际出发分析问题实事求是所提政策措施和办法切实可行。 （三）内容简洁主题突出观点鲜明结构严谨表述准确文字精炼。 （四）文种正确格式规范。 （五）深入调查研究充分进行论证广泛听取意见。 （六）拟制紧急公文应当体现紧急的原因并根据实际需要确定紧急程度。 （七）结构层次序数第一层为“一”第二层为“（一）”第三层为“1”第四层为“（1）”。 （八）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （九）应当使用国家法定计量单位。 （十）文内使用非规范化简称应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （十一）公文中的姓名与职务须用全称。领导同志姓名与职务并用只使用一个职务时省联社党委班子成员姓名在前职务在后其他同志则是职务在前姓名在后；使用两个以上职务时一律为职务在前姓名在后。领导同志姓名、职务并用时姓名和职务后面不再加“同志”字样。 （十二）制发公文一般不得使用字母词确需使用的应在文中首次出现时以括注方式注明已经国家语委等部门审定的汉语译名可直接使用其汉语译名。 （十三）各职能部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。 第二十五条以省联社名义制发的公文在省联社领导签发之前制文部门负责人审核、办公室秘书核稿、办公室主任复核的重点是： （一）行文理由是否充分行文依据是否准确。 （二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现省联社意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。 （三）文种是否正确格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 （四）其他内容是否符合公文起草的有关要求和本办法有关规定等。 在办公室核稿过程中如发现严重不符合本办法以上各项规定的公文办公室应退回主办部门改正然后再按程序重新发起。 第二十六条以省联社名义制发的重要公文和上行文经省联社领导审核后由理事长或主任签发；下行文或平行文由理事长或主任授权的其他省联社领导签发。 省联社简报由办公室主任签发。办公室主任认为需要领导审签的按简报所涉内容送有关领导审签。 办公室发文涉及业务和经营管理事项的由省联社领导签发；属办公室职权范围内的一般事项由办公室主任签发。 凡经领导签发的文件不得随意改动如需变更要经原签发人同意。 第二十七条签发人签发公文应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。 第二十八条省联社主办的公文如涉及其他单位职权范围内的事项应主动与有关单位协商取得一致意见后行文；如有分歧经充分协商仍不能取得一致应列明各方理据并提出建设性意见报省政府协调或裁定。 第二十九条省联社各职能部门在办文中要加强协调凡涉及其他部门业务的主办部门应主动与有关部门协商协办部门应积极配合如取得一致意见可进行下一步发文程序；如经有关部门主要负责人协商仍不能取得一致应由主办部门列明各方理据并提出建设性意见报省联社领导协调或裁定。 第三十条对于省联社重大政策、办法、意见、规范、方案等文件的出台应由省联社合规与风险管理部按照符合“合法性、合理性、统一性、完整性”的原则进行合规审核视情况看是否 需要提交分管领导审定或办公会、社务会审议审议通过后再交由办公室审核按常规公文办理程序进行流转。 第三十一条以省联社名义制发的公文由办公室负责统一登记、编号、印制、分发。 第三十二条送办公室印发的文件、资料必须有主办部门的分管领导签字附件要齐全。公文正式印制前办公室文印室应当进行复核重点复核审批、签发手续是否完备附件材料是否齐全格式是否统一、规范等。对不符合要求的文印室有权不予办理。经校对需要对文稿进行实质性修改的应按程序复审。 第三十三条省联社对外发送公文经分装信封后原则上统一由办公室负责交换或邮寄。向在肥有关部门发送文件一般通过省政府机关文件交换站或直接送达；向外埠发送的文一般件通过邮局寄送。发送公文、资料时收文机关有份数要求的应当按照要求办理。一般情况下主送省政府的公文须报送10份主送省委的公文须报送20份。 第三十四条省联社密级文件的起草及制作须先在办公室机要科进行登记然后在指定的涉密计算机上完成公文制作严禁使用其他非涉密计算机制作密级文件。 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。 第三十五条拟制、修改和签批纸质公文应当使用钢笔或签字笔不得使用铅笔和圆珠笔书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线以外书写。 第六章收文办理 第三十六条收文办理指对收到公文的办理过程包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。 第三十七条办公室对收到的公文应当逐件清点核对无误后签字或者盖章并注明签收时间；对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。 第三十八条办公室对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本联社办理是否符合行文规则文种、格式是否符合要求涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文应当及时退回来文单位并说明理由。 第三十九条需要办理的公文办公室应当及时提出拟办意见报有关领导批示或直接交有关职能部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。具体要求是： （一）重要公文应呈送省联社领导阅批后分请有关部门处理。 （二）一般业务性公文、资料等均按业务归属由办公室直接分请各有关部门阅处其中需呈送省联社领导阅批的由办公室及时呈送。 （三）对于各职能部门之间职责交叉或内容复杂不能归口的公文由办公室负责协调确定主办部门；如办公室确定的主办部门仍有办理困难应由部门负责人及时签注意见说明理由由办公室报请省联社领导确定主办单位。 （四）办公室根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向不得漏传、误传、延误。 （五）凡来文中限定办理时限的应在其规定的时限内办复。上级机关、监管机构领导的批示办理件和办理事项应尽快办结。法人行社上报的请示主办部门要在5个工作日之内做出答复。紧急公文应随到随办。 第四十条对因特殊情况不能在规定时限内办结的公文主办部门应报请主管领导同意后及时向来文单位和办公室说明延期原因。 第四十一条公文传阅时对有具体请求事项的阅办部门应当明确签署意见、姓名和日期其他传阅人员圈阅视为同意；没有请示事项的圈阅表示已阅知。 第四十二条对上级机关和监管机构交办的公文、上级机关和监管机构领导批示办理件和交办事项、有办理时限要求的公文 和会签的公文、省联社领导交办的事项办公室负责催办做到重要公文跟踪催办一般公文定期催办。办公室对上级机关、监管机构和本联社下发重要公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。 第七章公文管理 第四十三条公文由办公室和各职能部门专兼职人员统一收发、审核、用印、传递和销毁。 第四十四条省联社设立机要保密室、机要阅文室和文印室并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。无关人员不得随意进入上述办公地点未经许可不得到文印室翻阅、复印文件。 第四十五条上级机关、监管机构的公文除绝密级和注明不准翻印的以外经省联社领导或办公室主任批准可以翻印。翻印时应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。 第四十六条公文复印件作为正式公文使用时应当加盖复印机关证明章视同正式文件妥善保管。 第四十七条公文被撤销的视为自始无效；公文被废止的视为自废止之日起失效。 第四十八条公文办理完毕应当根据安徽省农村信用社档案管理暂行办法（黔农信联发20_267号）规定及时整理（立卷）并确定保管期限后向省联社档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。 第四十九条归档范围内的公文应当根据其相互联系特征和保存价值等整理（立卷）要保证归档公文的齐全、完整能正确反映本单位的主要工作情况便于保管和利用。省联社公文的整理（立卷）、归档由办公室档案室负责。 第五十条联合办理的公文原件由主办单位立卷、归档其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。 第五十一条不具备归档和存查价值的公文各部门经过鉴别并由部门负责人批准可以销毁。销毁秘密公文的组织和监销工作由办公室负责到指定场所由二人以上监销要保证不泄密不丢失不漏销个人不得私自销毁、留存涉密公文。禁止将公文和内部资料出售。 第五十二条省联社内设机构合并时所有公文应当相应合并管理；内设机构撤销时需要归档的公文经整理（立卷）后按有关规定移交机关档案室。工作人员离岗离职时应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第五十三条涉密公文和密码电报的传递、使用以及管理应严格按照安徽省农村信用社联合社保密工作规定（黔农信联办20_100号）中“公文处理保密管理制度”的要求执行。 第五十四条省联社印章由办公室专人保管和使用。联合发文时由省联社相关部门人员陪同方可用印。公章印模必须是省联社正式工作人员方可登记领用用后应立即归还、销号。省联社各职能部门不得在合肥地区以外使用省联社印章。 第八章附则 第五十五条各法人行社可参照本办法结合本单位实际制定各自公文处理办法。 第五十六条省联社内部职能机构不以部门名义印发格式公文需要印发内部执行文件的可以采用内部纪要。 第五十七条公文处理中涉及电子公文的有关规定按照安徽省农村信用社联合社电子公文管理暂行办法（黔农信联办20_35号）执行。 第五十八条本办法由省联社办公室负责解释和修订。 第五十九条本办法自印发之日起执行。原安徽省农村信用社联合社机关公文处理办法（黔农信联发20_162号印发）同时废止。 第 19 页 共 19 页