会务工作流程演示文稿

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2021/2/8,#,会务工作,一、会议概述,二、会务工作流程,三、会务工作具体内容,四、常用会议的组织程序,一、会议概述,（一）会议的涵义：,会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。,（二）会议的要素：,、,形式要素：,名称、时间、地点、与会人员、会议方式。,、,内容要素：,指导思想、议题、目的、任务、作用。,、程序要素：,会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。,、财务要素：,会议经费、会议设备、会议服务设施。,（三）会议的种类：,1.按规模分：,特大型（万人以上）、大型（上千人）、,中型（数百人上下）、小型（数十人或几十人）,2.按性质分：,法定性、决策性、专业性、动员性、外事性、专题性、综合性。,3、按时间分：,定期和非定期。,4、按出席对象分：,联席会、内部会、代表会、群众会.,5、按召开方式分：,电话会、电视会、广播会、网络会。,二、会务工作流程：,（一）会前,（二）会中,（三）会后,（一）会前：,确定会议主题与议题,确定会议名称,确定会议时间与会期,明确会议所需设备和工具,选择会议地点,安排会议议程和日程,制发会议通知,确定会议规模与规 格,布置会场,准备会议文件材料,安排食住行,制定会议经费预算方案,制作会议证件,会场检查,明确会议组织机构,确定与会者名单,（二）会中：,做好会议记录,组织签到,做好会议值班保卫工作,报到及接待工作,做好后勤保障工作,编写会议简报或快报,做好会议保密工作,会议信息工作,三、会后：,撰写会议纪要,催办与反馈工 作,安排与会人员离会,会议总 结,会议文书的立卷归 档,会议的宣传报道,三、会务工,作,作的具体内,容,容,（一）会前,准,准备工作：,1、确定,会,会议主题与,议,议题：,主要方法：,是要有,切,切实的依据,；,；,是必须要,结,结合本单位,的,的实际；,是要有明,确,确的目的。,议,议题是对会,议,议主题的细,化,化。,2、确定会,议,议名称,会议名称一,般,般由“单位+内,容,容+类型”构成,应根,据,据会议的议,题,题 或 主,题,题来确定。,3、确定会,议,议规模与规,格,格：,确定会议规,模,模与规格的依据：是会议的,内,内容或主题,。,。同 时本,着,着精简效能,的,的原则。,会议的规模：有大型、中,型,型、小型。,会议的规格：有高档次、,中,中档次和低,档,档次。,4、确定会,议,议时间、会,期,期：,会议的最佳,时,时间，要考,虑,虑主要领导,是,是否能出席,，,，确定会期,的,的长短应与,会,会议内容紧,密,密联系。,5、,确,确定,会,会议,所,所需,用,用品,和,和设,备,备,：,（1,）,）必,备,备用,品,品是,指,指各,类,类会,议,议都,需,需要,的,的用,品,品和,设,设,备,备,，,，包,括,括文,具,具、,桌,桌椅,、,、茶,具,具、,扩,扩音,设,设备,、,、照,明,明设,备,备、,空,空调,设,设备,、,、投,影,影和,音,音像,设,设备,等,等。,（2,）,）特,殊,殊用,品,品是,指,指一,些,些特,殊,殊类,型,型的,会,会议,，,，例,如,如谈,判,判会,议,议、,庆,庆典,会,会议,、,、展,览,览会,议,议等,所,所需,的,的特,殊,殊用,品,品和,设,设备,。,。,6、,建,建立,会,会议,组,组织,机,机构,会务,组,组、,宣,宣传,组,组、,秘,秘书,组,组、,文,文件,组,组、,接待,组,组、,保,保卫,组,组。,7、,确,确定,与,与会,人,人员,名,名单,出席,会,会议,和,和列,席,席会,议,议的,有,有关,人,人员,。,。应,根,根据,会,会议,的,的性,质,质、,议,议题,、,、任,务,务来,确,确定,与,与会,人,人员,。,。,8、,确,确定,会,会议,地,地点,要根,据,据会,议,议的,规,规模,、,、规,格,格和,内,内容,等,等要,求,求来,确,确定,。,。有,时,时也,考,考虑,政,政治,、,、经,济,济、,环,环境,等,等因,素,素。,9、,安,安排,会,会议,议,议程,与,与日,程,程,会议议程,：,：是对,会,会议,所,所要,通,通过,的,的文,件,件、,所,所要,解,解决,的,的问,题,题的,概,概略,安,安排,，,，并,冠,冠以,序,序号,将,将其,清,清晰,地,地表,达,达出,来,来。,会议日程,：,：是指,会,会议,在,在一,定,定时,间,间内,的,的具,体,体安,排,排。,某股,份,份有,限,限责,任,任公,司,司股,东,东大,会,会日,程,程安,排,排,日期,时间,内容安排,地点,主持,参加人,备 注,3、9,上午,9：00,报 到,花园酒店大会议厅,李总,XXXX,9：30,会议开始，张董致开幕词,大会议厅,张董,全体股民,9：40,李总：年度经营报告,大会议厅,张董,全体股民,11：00,年度决算表,大会议厅,总会计师,全体股民,11：30,大会结束,10,、,、制,发,发会,议,议通,知,知,会,议,议通,知,知的内容:包括,名,名称,、,、时,间,间、,地,地点,、,、与,会,会人,员,员、,议,议,题,题及,要,要求,等,等。,会议,通,通知的种类:有书信,式,式和柬,帖,帖式。,会议,通,通知的发送形,式,式:有正式通,知,知和非正式,通,通知。,会议,通,通知的方式:有书面,、,、口头,、,、电话,等,等。,11、,制,制作会,议,议证件,会议证,件,件的内,容,容:有会议,名,名称、,与,与会者,单,单位、,姓,姓名、,职,职务、,证,证件号,码,码等。,有,有些重,要,要证件,还,还贴上,本,本人照,片,片，加,盖,盖印章,。,。,12、,准,准备会,议,议文件,资,资料,主要有,议,议程表,和,和日程,表,表、会,场,场座位,分,分区表,和,和主席,台,台及会,场,场座次,表,表、主,题,题报,告,告、领,导,导讲话,稿,稿、其,他,他发言,材,材料、,开,开幕词,和,和闭幕,词,词、其,他,他会议,材,材料等,。,。,13、,安,安排食,住,住行,会议,饮,饮食管,理,理本着,“,“卫生,第,第一、,保,保证营,养,养、适,合,合口味,、,、方便,节,节约”,的,的原则,。,。,会议,住,住宿安,排,排，根,据,据实际,情,情况，,按,按照规,定,定标准,，,，尽可,能,能地满,足,足与会,人,人员住,宿,宿上的,要,要求。,安排,好,好会议,用,用车，,为,为会议,提,提供完,备,备的交,通,通服务,。,。,14、,制,制定会,议,议预算,方,方案：,文件资,料,料费,、,邮电通,讯,讯费、,会,会议设,备,备和用,品,品费、,会,会议,场,场所租,用,用费,、,会议办,公,公费,、,宣传交,际,际费,、,食宿费,、,、交,通,通费、,其,其他费,用,用。,15、,布,布置会,场,场：,（1）,会,会场的,风,风格特,点,点,庄严、,肃,肃穆、,轻,轻松、,简,简洁、,喜,喜庆、,儒,儒雅、,简,简单朴,素,素。,（2）,会,会场内,外,外的布,置,置：,会标、,会,会徽、,台,台幕、,标,标语、,桌,桌签、,坐,坐签、,色,色调、,灯,灯光、,旗,旗帜、,花,花卉等,。,。,16、,检,检查会,场,场,（1）.方,式,式：,一种是,听,听取会,议,议筹备,人,人的汇,报,报，一,种,种是现,场,场检查,。,。,（2）.检查,的,的内容,：,：,A.文,件,件的材,料,料准备,情,情况。,B.会,场,场布置,情,情况。,C.会,议,议保卫,工,工作情,况,况。,D.其,他,他内容,。,。,二、会,中,中服务,工,工作,：,：,1、报,到,到及接,待,待工作,（1）,与,与会人,员,员的接,送,送,（2）,会,会议交,通,通工具,的,的安排,（3）,与,与会人,员,员返回,时,时，车,、,、船和,飞,飞机票,的,的预订,及,及购买,（4）,会,会议文,娱,娱活动,的,的安排,和,和组织,（5）,其,其他属,于,于招待,方,方面的,工,工作,2、组,织,织签到,（1）,秘,秘书人,员,员代签,到,到。,（2）,簿,簿式签,到,到。,（3）,电,电子计,算,算机签,到,到。,3、做,好,好会议,记,记录,（1）,会议记,录,录的格,式,式：,记录头,、,、记录,主,主体、,记,记录,尾,尾部,1)记,录,录头:,会议名,称,称；会议,时,时间；,会,会议,地,地点；,会,会议主,席,席（主,持,持人）,；,；会议,出,出席、,列,列席和,缺,缺席情,况,况；会,议,议记录,人,人、会,议,议主要,议,议题。,2）记,录,录主体,与会者,的,的发言,；,；议定,事,事项。,3）记,录,录尾部,散会；,主,主持人,、,、记录,人,人签字,。,。,（2）,会,会议记,录,录的要,求,求,准确、,完,完整、,简,简洁、,明,明确。,（3）,会,会议记,录,录的重,点,点,会议,中,中心议,题,题以及,围,围绕中,心,心议题,展,展开的,有,有关活,动,动；,会议,讨,讨论、,争,争论的,焦,焦点及,其,其各方,的,的主要,见,见解；,权威,人,人士或,代,代表人,物,物的言,论,论,会议,开,开始时,的,的定调,性,性言论,和,和结束,前,前的总,结,结性言,论,论；,会议,已,已议决,的,的或议,而,而未决,的,的事项,；,；,对会,议,议产生,较,较大影,响,响的其,他,他言论,或,或活动,。,。,（4）,会,会议记,录,录方法,1）记,录,录的重,点,点是将,主,主要讨,论,论的观,点,点、决,议,议、决,定,定，重,要,要声明,、,、修正,案,案内容,、,、结论,全,全记下,来,来，,其,其他的,可,可简要,记,记录.,2）漏,记,记的内,容,容先作,记,记号，,然,然后对,照,照录音,带,带修改,，,，或请,发,发言者,重,重复。,3）与,会,会者提,的,的意见,、,、建议,，,，要记,人,人名。,（5）,会,会议记,录,录的修,改,改,1）定稿,打,打印前，,请,请主席签,字,字批准。,2）与会,者,者指出错,误,误，主席,或,或秘书可,改,改。,3）会议,记,记录一经,签,签名，不,能,能再改动,。,。,4、确保,会,会议期间,信,信息的沟,通,通,1）做好,会,会议期间,信,信息的收,集,集、传递,、,、反馈,工,工作.,2）会议,期,期间的对,外,外宣传,（1）妥,善,善处理与,新,新闻媒体,的,的关系。,（2）注,意,意内外有,别,别，严守,单,单位秘密,。,。,（3）选,择,择宣传内,容,容应坚持,对,对象、效,果、时效,、,、费用的,原,原则。,(4),收,收集媒,体,体对会议,的,的报道提,供,供给领导.,（5）为,领,领导召开,记,记者招待,会,会提供资,料,料,5、编发,会,会议简报,（1）类,型,型:综合型、,专,专题型、,实,实录型。,（2）格,式,式:报头、报,核,核、报尾,。,。,（3）要,求,求:简练、快,捷,捷、准确,。,。,6、值,班,班保卫工,作,作,（1）值,班,班工作,秘书人员,要,要坚守值,班,班岗位，,以,以保证会,议,议顺利结,束,束，,并,并随时,应,应付各种,突,突发事件,。,。,（2）保,卫,卫工作,重要与,会,会者人身,安,安全保卫,重要文,件,件的保卫,会场和,驻,驻地的保,卫,卫,会议设,备,备的保卫,与会者,贵,贵重物品,的,的保卫,7、会议,保,保密工作,1)会前,保,保密工作,（1）涉,及,及秘密的,会,会议，严,格,格确定出,席,席、列席,人,人员及会,议,议服务人,员,员。,(2)召,开,开比较大,型,型的或秘,密,密性较强,的,的会议，,秘,秘书部门,要,要与保卫,、,、保密部,门,门取得联,系,系，共同,采,采取保密,措,措施。,(3)根,据,据实际需,要,要，确定,会,会议印发,的,的文件及,其,其数量，,文,文件要标,明,明密级，,统