时间管理与工作计划

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,時間管理與工作計劃,11/28/2024,1,今天的大綱,一.什麼是時,間,間管理,二.,擬定工作,計劃,三.強化執行,能,能力,四.掌握自己,的,的目標,3/10/2023,2,在,開,開,始,始,之,之,前,前.,3/10/2023,3,你,的,的,快,快,樂,樂,是,是,您,的,的,成,成,功,功,是,是,關,心,心,您,您,的,的,人,人,及,及,您,您,所,所,關,關,心,心,的,的,人,人,是,是,請,閉,閉,目,目,一,一,分,分,鐘,鐘,思,思,考,考,這,這,個,個,問,問,題,題,3/10/2023,4,找出你心,中,中的優先,順,順序,你最關心,的,的人是誰?,你認為成,功,功是應該,完,完成什麼,階,階段性任,務,務?,你的成功,和,和你最關,心,心的人有,關,關嗎?,你,你成功了,你,你就快樂,嗎,嗎?,可是平時,當,當你掉到,“,“忙碌”,的,的陷阱時做的事情,有,有多少是,跟,跟這些人,或,或事情相,關,關的?,3/10/2023,5,Youdelay but time,doesnot!,-BenjaminFranklin,3/10/2023,6,人,為,為,何,何安,於,於現,狀,狀?,為何,你,你我,都,都不,滿,滿意,現,現狀,但,但是,卻,卻安,於,於現,狀,狀?,1.,無,無奈,2.,因,因為,現,現狀,是,是你,我,我最,熟,熟悉,的,的,3.,不,不確,定,定改,變,變之,後,後會,更,更好,我們,明,明明,時,時間,管,管理,不,不好,卻,卻不,想,想要,去,去改,善,善它.,因,因為,忙,忙得,沒,沒有,時,時間,做,做時,間,間管,理,理嗎?,因為,更,更忙,所,所以,才,才更,要,要花,時,時間,做,做時,間,間管,理,理.,3/10/2023,7,時間,管,管理,從,從那,裡,裡開,始,始,時間,管,管理,不,不是,聽,聽了,這,這堂,課,課就,會,會時,間,間管,理,理,也,也,不,不是,看,看了,時,時間,管,管理,的,的書,就,就會,了,了,而,而,是,是從,你,你不,滿,滿足,於,於現,狀,狀,或,或,者,者是,想,想要,有,有更,好,好的,時,時間,管,管理,開,開始.,沒有,人,人可,教,教你,時,時間,管,管理,除,除了,你,你自,己,己覺,得,得需,要,要,再來,是,是你,需,需要,一,一個,新,新的,思,思考,方,方式.,什,什麼,是,是新,的,的思,考,考方,式,式呢?,3/10/2023,8,你可知道為,何,何會想不出,來,來?,因為你跳不,出,出原來的思,維,維習慣,但是假設你,已,已想出來了.恭喜你,你可以,用,用新的角度,去,去思考一個,舊,舊有的問題.,而CF的時,間,間管理方法,論,論就是一個,新,新的思考方,法,法,你只,要,要了解它,接,接受它,執,執行它.,你,你就會得,到,到一個良好,的,的時間管理.,3/10/2023,9,時間管理是什麼?,時間管理,就,就是自我,管,管理,自我管理,即,即是改變習慣,讓自,己,己更有績,效,效,更,具,具效能,把事情很,快,快地做完,叫做,效,效率,把事情很,快,快又很對,地,地做完,叫,叫做效,能,能,時間管理,就,就是事前,的,的規劃或,長,長期的計,劃,劃,3/10/2023,10,時間管理,不,不是什麼?,時間本身,不,不是問題.因為,每,每個人每,天,天所擁有,的,的時間都,是,是一般地,多,多,所以時間,管,管理的問,題,題本身不,在,在於時間,多,多少,而,而是在於,自,自己如何,善,善用及分,配,配你自己,的,的時間.,3/10/2023,11,時間管理的架,構,構,3/10/2023,12,緊急性,重要性,立刻處理,定下期限處理,D,B,A,C,敢於拒絶,委託他人,3/10/2023,13,緊,急,急,性,性,重,要,要,性,性,D,B,A,C,緩,重,急,輕,3/10/2023,14,計劃之研擬,技能之提升,公關之促進,問題之調查,健康檢查,設備故障,生產停擺,重傷害急救,員工產生肢體衝突,顧客抱怨,停電,有些交際應酬,有些文件之處理,處理屬下之工作,自我干擾,個人嗜好的沈迷,有些電話,有些不速之客到訪,有些會議之出列席,有些無謂的請託,有些臨時的邀約,重,要,要,性,性,緊,急,急,性,性,3/10/2023,15,案,例,例,研,研,討,討,檢,視,視,李,李,經,經,理,理,時,時,間,間,管,管,理,理,上,上,的,的,問,問,題,題,點,點,為,為,何,何?,假如你,是,是李經,理,理，你,會,會如何,改,改善？,3/10/2023,16,擬定工作計劃,3/10/2023,17,完成工作的三,大,大要素,Time,交,交期,Quality 品質,Cost,成,成本,3/10/2023,18,P,A,D,C,不,好,好,耗用時間,花時間在計劃,上,上才是最節,省,省時間的作法,耗用時間,3/10/2023,19,目標的訂定,目標的訂定,必,必須具挑戰,性,性。,目標訂定要,考,考慮優先順,序,序,重要,的,的話就多花,一,一些資源及,時,時間,目,標,標跟投入的,資,資源成正比,。,。,目標要分階,段,段性目標,不,不要一下,子,子把目標訂,得,得太高。,3/10/2023,20,每個計劃如何給,予,予評分,要執行的計劃由80/20,法,法則決定,先將所有計劃列,出,出來,分成短,中,中長期(自行,定,定義),分成三個項目(,也,也可依自己的價,值,值觀調整),依,依照:重要性,急迫性及成,功,功機會來給分數.最好給 5,分,分,最不好,給,給 1 分,將三個分數相乘,分數最高者,為,為最優先執行的,計,計劃,3/10/2023,21,擬定計劃注意事,項,項(一),1.要從結果來,思,思考要有什麼樣,的,的做法,結果,只,只有一個,做,法,法卻有無窮多種,組,組合,只要花,最,最少力氣及資源,就是最好的,做,做法,2.要多聽其他,人,人的意見,特,別,別是專家或者是,曾,曾經做過人的意,見,見,切忌閉門,造,造車,3.做法的骨架,就,就是計劃的主軸,一件專案的,成,成敗,在這裡,已,已經決定了,3/10/2023,22,擬定計劃注意,事,事項(二),4.計劃中也,有,有 80/20 的重要事,項,項,這些事,情,情是要最花心,思,思去做的,因,因為這 20%重要事情,做,做完,專案,進,進度也完成80%了.,5.計劃要有,系,系統面的思考,由上而下思考,思考如何,不,不遺漏,不,重,重疊.如何,做,做最節省資源,3/10/2023,23,執行力,3/10/2023,24,如何展開工作,計,計劃,一日之計在昨,天,天睡覺前,一週之計在於,星,星期天,一月之計在於,月,月底,3/10/2023,25,一,日,日,之,之,計,計,在,在,於,於,昨,昨,天,天,睡,睡,覺,覺,前,前,每,天,天,睡,睡,覺,覺,前,前,把,把,今,今,天,天,完,完,成,成,的,的,事,事,情,情,寫,寫,下,下,來,來,你,你,會,會,很,很,有,有,成,成,就,就,感,感,的,的,每,天,天,睡,睡,覺,覺,前,前,把,把,今,今,天,天,應,應,完,完,成,成,未,未,完,完,成,成,的,的,事,事,或,或,者,者,是,是,明,明,天,天,做,做,的,的,事,事,情,情,應,應,調,調,整,整,方,方,向,向,的,的,寫,寫,下,下,來,來,這,這,是,是,明,明,天,天,的,的,計,計,劃,劃,隨,身,身,準,準,備,備,一,一,支,支,筆,筆,一,一,張,張,紙,紙,將,將,想,想,到,到,的,的Idea,化,化,為,為,明,明,天,天,的,的,行,行,動,動,你,你,將,將,是,是,最,最,有,有,創,創,意,意,最,最,有,有,行,行,動,動,力,力,的,的,人,人,3/10/2023,26,每日工作,計,計劃分配,原,原則,早上,中午 13:0015:00,下午,晚上,活力充沛,衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓,適合散心,放鬆,(Check),冷靜,溝通,(Action,Plan),Relax,人文,Thinking,1.發e-mail,2.電話敲定事情/做事情,3.給 Leader 方向/畫架構,4.執行進行中專案,1.面對面作追蹤,2.到現場走動,3.溝通與協調,1.思考問題,2.寫計劃/Update Follow up進度(1hr),3.Update/Modify 進行中專案,1.花 1 小時寫作,3/10/2023,27,一週之計,在,在於禮拜,天,天,在每個禮,拜,拜天要檢,視,視目前專,案,案的進度,視情況調,整,整計劃的,目,目標或者,是,是計劃的,做,做法,將下個禮,拜,拜這些計,劃,劃的應完,成,成事項列,表,表出來.這就是週,計,計劃,寫出下個,禮,禮拜七天,的,的備忘錄.每天,一,一張備忘,錄,錄.將,週,週計劃安,排,排在適當,執,執行的行,程,程,3/10/2023,28,每週工,作,作性質,分,分配法,則,則,禮拜一二,禮拜三四五,禮拜六日,活力充沛,衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓,放鬆,溝通,(Check),冷靜,思考,(Action,Plan),1.大型專案丟球,2.組內專案丟球,3.給予組員做事方向/做事重點,4.創造議題,1.Follow Up 一二所丟的球,2.調整,Update 計劃,3.議題收尾,4.傾聽溝通,1.想想目的是什麼?意義何在?,2.有沒有辦法提昇自己的價值?,3.計劃/規劃,3/10/2023,29,良好工,作,作習慣,的,的養成,兵貴速,戰,戰速決,養成做備忘,錄,錄的習慣,可以早上做,完,完的事,決,不,不拖到下午,完,完成可以,一,一天做完的,事,事,決不分,成,成兩天完成,每天至少完,成,成一件事情,特別是,在,在工作情緒,低,低潮時,3/10/2023,30,使用記事簿,記事簿是時,間,間管理最重,要,要的工具之,一,一,最適當的形,式,式,四大部份,通訊錄、每,週,週行程、每,日,日計畫、備,忘,忘錄,自己發展適,合,合你的記事,簿,簿,所有資料記,在,在記事簿上,隨身攜帶（,查,查閱、記錄,）,）,3/10/2023,31,備,忘,錄,時間管理的,利,利器:to-doList,備,忘,錄,緊急的事情,1.老闆今,天,天交待,2.臨時狀,況,況,重要的事情,1.工作計,劃,劃,2.人生規,劃,劃,3.家庭,健,健康,財富,Schedule List,1.Meeting,2.行事曆,3.紀念日,Routine Work,1.日常工,作,作,2.定期約,會,會,3/10/2023,32,善,用,用,顏,顏,色,色,管,管,理,理,的,的,功,功,能,能,紅,色,色,字,字,體,體,為,為,重,重,要,要,一,一,定,定,完,完,成,成,的,的,部,部,份,份,黑,色,色,字,字,體,體,為,為,應,應,執,執,行,行,事,事,項,項,藍,色,色,字,字,體,體,為,為RoutineSchedule,綠,色,色,字,字,體,體,為,為,私,私,人,人,事,事,情,情,3/10/2023,33,執,行,行,不,不,是,是,一,一,成,成,不,不,變,變,的,的,常,常,常,想,想,事,事,情,情,的,的,合,合,理,理,性,性,表,表,示,示,對,對,事,事,情,情,有,有,用,用,心,心,靈,活,活,如,如,庖,庖,丁,丁,的,的,刀,刀,在,在,牛,牛,的,的,關,關,節,節,中,中,游,游,走,走(,游,游,刃,刃,有,有,餘,餘).,分,分,解,解,完,完,畢,畢,牛,牛,尚,尚,不,不,自,自,知,知,已,已,經,經,被,被,解,解,體,體,要,懂,懂,得,得,變,變,通,通,要,要,有,有,耐,耐,性,性,要,要,能,能,夠,夠,把,把,事,事,情,情,看,看,清,清,楚,楚,3/10/20