时间管理和计划(集团国际化班)

CONFIDENTIAL,DRAFT,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,时间管理与 工作计划安排,中国石油国际化人才培训中心,2013年2月19日,张 永 军,目 录,时间管理的基本概念,时间管理的方法和原则,如何制定工作计划,一、时间管理的基本概念,1,什么是经营？,经营就是用有限的资源去创造出更多资源,的过程。,定义,有形,资源,无形,资源,财,人,物,技,讯,时,2,时间是什么？,一、时间管理的基本概念,时间是上帝赋予每个人最平等的财,富和资源。,1天=24小时=1440分钟=86400秒钟,时间就是效率！,时间就是金钱!,时间就是生命！,一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴,如果每天都有86400元进入你的银行账户，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？,2,时间是什么？,一、时间管理的基本概念,2,时间是什么？,一、时间管理的基本概念,时间作为一种资源的特征：,时间不能独立存在，只能依附在人或物的身上。,特征一,特征二,特征三,时间与速度相关，速度快，则时间资源容量相对就大,时间是无形的，使用越合理，其价值体现就越大。,3,时间管理？,一、时间管理的基本概念,时间管理所探索的是如何在一定时间容量下，完成更多、更好的工作。,时间管理就是对“人生事件”的管理，管理的是,承载时间的载体人和物。,时间管理=效率管理=绩效管理,4,为什么要学习时间管理？,一、时间管理的基本概念,小游戏 看看自己还有多少工作时间？,第一步：,准备一长条纸，用笔将它划成十等份；,第二步：,你的年龄？按年龄撕去纸条前部分；（假设你今年40岁）,第三步：,你能活多少岁？按寿命把后部分撕掉；（假设能活94岁）,第四步：,你多少岁退休？按退休年龄撕去后面（把撕下部门放在桌子上），剩下部分是你可以用来工作的时间；,第五步：,按每天工作八小时，则2/3时间是休息或娱乐，再撕掉剩余纸条的,2/3。,另1/3就是仅有工作时间（为1/3*206.67年）。,0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100岁,你现在的年龄,天堂,退休生活,休息娱乐,你还有约,6.67,年的工作时间。若再考虑节假日和周末，你还有6.67年*365天6.67年*114天=,1674.17,天=,4.58,年工作时间。,4,为什么要学习时间管理？,一、时间管理的基本概念,当今社会，人们有一,些普遍认识或感觉：,一、工作时间太短，有做不完的事；,二、娱乐时间不够，生活太紧张；,三、沟通时间不够，冷淡了好多朋友；,四、与家人在一起的时间不够，影响了亲情。,不会时间管理，效率有问题；,想干的事太多，资源总量有限。,4,为什么要学习时间管理？,一、时间管理的基本概念,测试一下你的时间管理是否合理？看看得多少分？,计分规则：“从不”计0、“有时”计1、“经常”计2、“总是”计3分。,1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。,2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。,3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。,4、我尽量一次性处理完毕每份文件。,5、我每天列一个办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。,6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。,7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。,8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。,9、当其他人想占用我的时间，而我必须处理更重要事情时，我会说“不”,总结你的时间掌控情况,012 分,救命,！,你没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。,1317分,当心！,你,试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。,1822分,可以,！,你的时间管理状况良好,2227分,恭喜！,你是别人值得学习的时间管理典范,4,为什么要学习时间管理？,一、时间管理的基本概念,5,不会时间管理的行为表现？,一、时间管理的基本概念,整理整顿不足：,电话线、鼠标线和计算机电源线混杂在一起,文件盒中充满着无关的资料。待批阅文件插在其中，被遗忘了。,文件数量在膨胀，未随时更新。,废纸等杂物未随时清理。,记录本、宣传品、电话本混在放在一起。,5,不会时间管理的行为表现？,一、时间管理的基本概念,理顺桌面电线。,及时整理文件盒，避免遗忘工作，漏批文件。,文件及时批阅、随时更新。,杂物及时清理。,日常工作随时记录，备忘。,整理整顿不足：,5,不会时间管理的行为表现？,一、时间管理的基本概念,工作缺乏计划：,东一榔头西一棒子,想到什么做什么,容易遗忘重要事情,常见现象,计划没有变化快，没必要做计划,磨刀耽误砍柴功,思想误区,忽视“计划”在管理和日常生活中的,作用，或不会制定工作计划等。,根 源,5,不会时间管理的行为表现？,一、时间管理的基本概念,组织工作不当：,职责权限不清，工作内容重复,“事必躬亲，亲力而为”,沟通不良；工作没延续性等,常见现象,有告诉人的功夫，自己早干完了,他人干错了，自己还得重干等,思想误区,不会授权，抓不住重点等,根 源,5,不会时间管理的行为表现？,一、时间管理的基本概念,时间控制不够：,习惯拖延时间,不会处理不速之客的打扰,泛滥的“会议病”困扰等,常见现象,时间有的是，不用精打细算,自由自在，顺其自然,思想误区,没有时间控制理念，不会时间,排序，紧急与重要事情处理不当等,根 源,5,不会时间管理的行为表现？,一、时间管理的基本概念,5,不会时间管理的行为表现？,一、时间管理的基本概念,目 录,时间管理的基本概念,时间管理的方法和原则,如何制定工作计划,1,帕雷托法则（80/20原则）（意大利经济学家）,二、时间管理的方法和原则,80/20原则：,生活中80%的结果几乎源于20%的活动。20%的工作占整个工作80%的价值。,启示：,确定工作目标；,确定实现目标的重要工作；,集中人、才、物做好20%的重要活动。,2,优先顺序原则,二、时间管理的方法和原则,原则来源：,半个世纪前，查尔斯.史瓦（伯利钢铁公司总裁）问管理顾问李爱菲：如何在办公时间内做更多、更好的事。顾问给出了优先顺序原则。数星期后，效果明显，总裁支付了2.5万￥。,优先顺序原则：,把每天所要做的事情按重要性排序，分别从,“1”到“6”。工作开始，先全力做好标号为“1”的事情，直到它被完成，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推,启示：,按照工作职责和绩效考核要素，把自己的诸多工作按照重要度排序，突出重点，注重大局,二、时间管理的方法和原则,四象限理论：,2,优先顺序原则,重要度,紧急性,A：,重要而且紧急,战略制定、危机、市场,急迫的问题等,C：,紧急但不重要,不速之客、信件或 报告、参加会议或讲话、电话,D：,不重要不紧急,烦琐的日常小事、某些电话、无趣的活动、浪费时间之事等。,B：,重要但不紧急,改进产能、防患未然、建立人际关系、科学研究和技术创新等,A B C D,立即处理,设定截止时间，变为重要,尽量合理安排（授权、沟通、延缓），不打断重要事,还要浪费时间吗？,3,莫法特休息法,二、时间管理的方法和原则,莫法特休息法：,从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。,启示：,每隔一段时间就变换不同的工作内容，会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样以来，人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松，提高工作效率和效益。,4,麦肯锡30秒电梯理论,二、时间管理的方法和原则,启发：,凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，直奔主题、直奔结果。,麦肯锡,：,一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要选择最重要的信息归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的,“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。,5,目标管理的原则,二、时间管理的方法和原则,案例,：,哈佛大学针对“目标管理”（25年）的跟踪调查（对象是一群智力、学历、环境都差不多的人）,25年后调查结果：,27%没有目标者：,社会最底层，抱怨整个世界；,60目标模糊者：,社会中下层，安稳地生活与工作；,10有清晰但较短期目标者：,成为各行业的专业人士；,3有清晰且长期目标者：,成为社会各界的顶尖人士。,5,目标管理的原则,二、时间管理的方法和原则,5,目标管理的原则,二、时间管理的方法和原则,工作目标的分类：,必须做的、应该做的、不值得,做的等三类。,目标管理的SMART原则：,S,pecific 具体明确的；,M,easurable-可以衡量的；,A,chievable-可以达成的；,R,ealistic 现实可行的；,T,ime Bound-有时间限制的。,6,最短路径法则,二、时间管理的方法和原则,活动（事件）之间的逻辑关系：,6,最短路径法则：,向短路径要资源，向长路径要时间,二、时间管理的方法和原则,项目网络图,在确定活动之间逻辑关系的前提下，结合具备的资源情况，得出活动之间的先后顺序，并用网络图表示出来，指导项目的完成,。,最早结束日期,最早开始日期,筹备计划,10,1,客房准备,20,11,餐饮准备,25,11,康乐准备,30,11,总结情况,35,31,10天浪荡时间,5天浪荡时间,活动描述,VIP接待筹备网络图：,a.有用的东西定位放。,b.带着建议开会，带着任务离开。,c.每个电话都当做一个国际长途。,d.当天的事情当天完成。,e.丢弃无用的东西要快、狠。,f.事后处理不如事前预防。,7,节约时间的六个方法,二、时间管理的方法和原则,目 录,时间管理的基本概念,时间管理的方法和原则,如何制定工作计划,在实际行动之前预先对目标和行动方案作出选择和具体安排，计划是预测与构想，即预先进行的行动安排；,围绕预期的目标，采取具体行动措施,随着目标的调整进行动态调整。,工作计划 工作目标 行动措施,长期目标,中期目标,短期目标,企业目标,部门目标,个人目标,时间,设定人,1,制定工作计划的意义,三、如何制定工作计划,必须做的,应该做的,不值得做的,重要度,凡事预则立，不预则废！,中国古语,计划是一个管理者的首,要职能！,西方管理学家德鲁克,研究表明，明确的、能实现的目标可以对人产生积极的激励作用；,工作计划可以给予员工明确的工作方向，从而使员工更好 的完成工作！,工作计划可以使自己合理安排自己工作的轻重缓急，高效完成工作任,务，获得成功的满足感与成就感。,1,制定工作计划的意义,三、如何制定工作计划,管理的职能,1、计划职能；2、组织职能,3、决策职能；4、指挥职能,5、协调职能；6、控制职能,7、创新职能。,人力 财力,物力 权力,资源,行动措施,目标,工作计划,通过什麽样的行动？利用什麽样的资源，可以完成既定目标？,若发生特殊状况，我通过什麽行动，利用什麽样的资源来应对？,三、如何制定工作计划,2,制定工作计划要考虑的问题,要素5W2H,What,（,要做什么）,Why,（,为什么要做）,When,（,何时做）,Where,（,何地做）,Who,（,谁来做）,How,（,如何做）,How much,（,需多大代价）,三、如何制定工作计划,2,制定工作计划要考虑的问题,3,工作计划要目标明确,三、如何制定工作计划,公司目标,上级目标,我的目标,我的岗位,我的能力,下属目标,下属目标,公司的总目标,分公司目标,部门目标,个人目标,“,SMARTE”原则：,Specific：目标具体的,Measurable：可衡量的,Attainable：可达到的,Related：相关的,Time-bonde：具有时限性的,Encourage：富挑战性的,3,工作计划要目标明确,三、如何制定工作计划,4,工作计划的表示或描述方法,主要活动,1月15日,6月15日,8月15日,10月15日,项目立项,*,土建完成,*,装修完成,*,装饰完成,*,里程碑图,用二维表列出项目的关键活动以及各活动完成或结束的日期，如下表（管理层使用的多）,。,日历法,用日历的形式表示项目的进度。,三、如何制定工作计划,甘特图,用横道图或条形图形表示进度。,4,工作计划的表示或描述方法,三、如何制定工作计划,目 录,时间管理的基本概念,时间管理的方