企业高效会议管理制度

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,成功会议的五种策略,如何做开场白,分配发言时间,如何掌握议事进度,如何达成决议决策方式及类型,如何圆满结束会议,会议的领导艺术,主持人的倾听技巧,主持人的,问话技巧,主持人的跟进技巧,对待会议中的难缠者,主持人及与会者的守则与责任,主持人的守则与责任,与会者的守则与责任,与会者如何发挥影响力,会议记录,会议记录者的功能,谁能胜任会议记录者,对会议记录的十大建议,会后跟进,作为参会者,作为主持人,如何提高下次会议的质量,高效会议管理,张晓彤,茫,盲,忙,管理者的10个角色,人际关系类角色,傀儡,领导者,联络员,信息类角色,监听员,传播者,发言人,决策类角色,创业者,对付麻烦者,资源分配者,谈判者,正式的权力和地位,我们公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。,许多重要的会都安排在周五下午开，或硬要安排在事务特多的周一开。,许多主管对何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得我们疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。,有些“必须到会”的员工，因为已经跟重要客户或政府官员约好见面，根本不能出席，这使得讨论很难进行。,而到场的人往往有不是跟议题最有直接关系的人，所以准备也不充分或者根本来不及准备。,因此会议就常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低。,现在这家公司是我任职过的第四家公司，我的工资一家一家增加，职位一点一点上升，可是开会的情况却是家家相同，没有因换公司而有所改善。所以我敢说，,大多数的公司会议都是有问题的，甚至是错误的,。,会议效率不高的原因及解决方案,解决方案建立会议规范,开始,欢迎,会议目的,议程,具体时间,安排,规章制度,议程1,分享话题及目标,交换信息,产生主意,/做决定,确认行动,总结,2,3,结束会议,总结,安排下次会议,跟踪,备忘录,跟踪计划,固定的会议流程规范,会议准备,需要开会吗?,不需要,如果:,已经按惯例每周聚会一次,没什么特别的事情要讨论,还有比开会更好的方法,会议成本太大,你是唯一做决策的人并且知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题搞乱),一定要开会,如果:,必须把信息同时传达给很多人,要让别人参与决策以集思广益,听取部门汇报工作,有些事情需要当中表扬或批评,你给小组委派任务,开会前的准备工作,Why:会议的目的,What:讨论的话题,Who:参加者,确认与否/事先准备,When:日期及开始/结束时间,Where:地点及设备,How:Ground Rules,规章制度：手机，准时等,其它：交通，住宿等,开会前的准备工作-,1H5W,1 决定开会是否是一个最理想的办法2 决定你希望从会议中得到的成果3 制定数量化的目标4 选择参加会议的人,5 制定议程及选择日期时间和地点6 要求参加者准备的资料7 自己要准备什么资料8 决定策略9 预计由谁去跟进10委任秘书,开会前的准备工作,如何做开场白,定义：3-5分钟的谈话，系统，简洁及有明确宗旨,内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等,程序：概观会议进行程序；提供跟讨论有关的资训；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见,开场给与会者一个听你说话的理由,WIIFT,介绍中说些什麽？,KISS:Keep it Short&Simple,100,分,钟的会议,谁往往是,发,发言最多,的,的人,100分,钟,钟应该怎,样,样分配？,如何分配,发,发言时间,20/80！,语言,你讲得非,常,常好，那,你,你对XX,问,问题怎么,看,看？,你讲得非,常,常好，旁,边,边这位怎,么,么看？,请用5分,钟,钟时间说,一,一下（一,般,般会用多,少,少分钟？,）,）,非语言,手势,姿势,眼神,面部表情,如何掌握,议,议事进度,极好争辩,跑题,顽固份子,过分健谈,询问你的,观,观点,沉默不语,发牢骚,完全错误,表达不清,私下谈话,漫无边际,我愿意聊,天,天,我比你懂!,如何处理,会,会议中“,问,问题”员,工,工,冲突的二维,模,模型,决断,不决断,不合作,合作,*竞争(暴力),*回避,*妥协,*协作,*迁就(适应),决断-,满,满足自己的,要,要求,合作-,满,满足对方的,要,要求,如何处理与,会,会者间的冲,突,突,处理冲突的,大,大忌,建议举行一,个,个你可能不,是,是主持人的,求,求借方法会,议,议,引导双方攻,击,击你,缩小问题的,严,严重性,换话题（如,要,要求帮助解,决,决你自己的,问,问题）,当双方争执,时,时，表达不,愉,愉快的情绪,听完陈述后,就,就没词了,向双方之一,表,表示赞同,阻止对方宣,泄,泄，建议双,方,方冷静下来,后,后再谈,认为双方都,有,有错误，指,出,出两者各自,存,存在的问题,如何避免团,体,体会议讨论,中,中的误区,集一思考（,团,团体思维）,是指在团体,内,内部，人们,在,在决策及思,考,考问题时由,于,于过分追求,团,团体的一致,，,，从而导致,团,团体对问题,的,的解决方案,不,不能做出客,观,观及实际的,评,评价的一种,思,思维模式。,产生的原因,：,：1，达成,一,一致时没有,考,考虑所有的,信,信息；2，,团,团体有较高,的,的凝聚力和,强,强硬的领导,者,者，成员的,观,观点难以有,效,效地表达，,观,观点受到污,染,染；3，来,自,自规范性影,响,响的从众压,力,力使得成员,同,同意最终的,决,决策，而不,是,是从内心同,意,意。,团体极化,指通过团体,讨,讨论使得成,员,员的决策倾,向,向更趋极端,的,的现象。,用“足够多,”,”的时间检,视,视困难所在,，,，并使与会,者,者达成共识,列举或图示,各,各提案并开,始,始讨论之,客观比较各,提,提案的优劣,，,，避免意气,之,之争,估计各提案,之,之获益率,评估有无采,集,集更多参考,资,资料的需要,征求反对意,见,见,以中立角度,检,检视正反意,见,见,寻求与会者,对,对各提案之,认,认同,对提案做适,当,当的修整与,妥,妥协,确认议事结,果,果,组成或指定,议,议案执行的,监,监督单位,如何达成决,议,议,摘自彼得得,鲁,鲁克,“管理任务,，,，职责及实,践,践,1974,感覺與事實,感覺,即對事,物,物主觀的意,念,念,其中包,含,含個人的價,值,值判斷,因,此,此感覺的產,生,生往往因人,而,而異。,事實,即有具,體,體、明確的,訊,訊息陳述,與,與實際所發,生,生的事件相,符,符。,感覺與事實,演,演練,昨日九點過,後,後,G,珠寶店里有,一,一位商人正,在,在收拾店面,一位客人,出,出現並要求,鑑,鑑賞貨品,店,店主打開玻,璃,璃櫥窗,櫥,窗,窗內的東西,被,被人抓起,忽,忽然有個男,人,人迅速跑出,店,店外,突然,間,間警鈴大響,保,保安人員迅,速,速趕至現場,。,。,判 斷 問,題,題,以下問題你,認,認為是事實,者,者請打,為感覺,者,者請打,1.店主正,在,在收拾店面,時,時,有一個,男,男人出現。,2.那個男,人,人是強盜。,3.此事件,發,發生於昨晚,九,九點過后。,4.打開櫥,窗,窗的男人是,店,店主。,5.強盜抓,取,取櫥窗內物,品,品后迅速跑,出,出店外。,6.有人打,開,開櫥窗。,7.要求鑑,賞,賞貨品的人,在,在抓取櫥窗,內,內的物品后,迅,迅速逃走。,8.櫥窗內,有,有金飾,且,有,有許多貴重,的,的寶石。,9.強盜威,協,協店主並進,行,行搶劫。,10.這個,故,故事僅牽涉,店,店主、客人,、,、保安人員,等,等三個角色,。,。,头脑风暴法,德尔菲法,易地思考法,思路转换法,团队决策方,法,法,头脑风暴法,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,分类,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,无拘,无,无束,提,提意,见,见，,追,追求,数,数量,将点,子,子记,在,在大,家,家看,得,得见,的,的地,方,方供,大,大家,参,参考/受,启,启发,鼓励,结,结合,他,他人,的,的想,法,法提,出,出新,构,构想,与会,者,者不,分,分职,位,位高,低,低，,平,平等,议,议事,不允,许,许在,点,点子,汇,汇集,阶,阶段,评,评价,或,或反,驳,驳别,人,人的,意,意见,。,。,在无,拘,拘无,束,束、,相,相互,激,激荡,的,的情,况,况下,汇集,的,的点,子,子比,一,一般,方,方法,多,多70%,头脑,风,风暴,法,法（BRAINSTORMING）,特点,：,：让专,家,家以,匿,匿名,群,群众,的,的身,份,份参,与,与问,题,题的,解,解决,，,，靠,专,专门,的,的工,作,作小,组,组进,行,行协,调,调，,通,通过,信,信函,进,进行,交,交流,，,，避,免,免面,对,对面,的,的讨,论,论带,来,来的,消,消极,影,影响,1，,由,由工,作,作小,组,组明,确,确问,题,题内,容,容，,并,并设,计,计一,系,系列,征,征询,解,解决,问,问题,的,的调,查,查表,2，,将,将调,查,查表,寄,寄给,事,事先,选,选定,的,的专,家,家，,请,请他,们,们提,供,供解,决,决问,题,题的,意,意见,和,和思,路,路，,专,专家,之,之间,不,不沟,通,通，,相,相互,保,保密,3，,处,处理,这,这一,轮,轮征,询,询的,意,意见,，,，找,出,出共,同,同点,和,和各,种,种意,见,见的,统,统计,分,分析,情,情况,4，,将,将统,计,计结,果,果反,馈,馈给,专,专家,，,，专,家,家结,合,合其,他,他人,的,的意,见,见对,自,自己,的,的意,见,见进,行,行修,改,改，,说,说明,理,理由,5，,将,将修,改,改过,的,的意,见,见进,行,行综,合,合处,理,理后,，,，再,寄,寄给,专,专家,，,，,如此,反,反复,几,几次,，,，直,到,到获,得,得较,为,为满,意,意的,答,答案,德尔,菲,菲法,专,家,家群,体,体决,策,策法,特点：让,团,团队,离,离开,原,原来,的,的工,作,作环,境,境，,摆,摆脱,日,日常,事,事物,的,的干,扰,扰，,到,到另,一,一个,地,地方,去,去专,门,门研,究,究一,些,些问,题,题,参与,决,决策,的,的人,员,员离,开,开办,公,公室,，,，到,一,一个,新,新的,环,环境,中,中去,讨,讨论,，,，容,易,易摆,脱,脱工,作,作环,境,境中,上,上下,级,级界,限,限及,各,各类,琐,琐事,的,的干,扰,扰，,利,利于,畅,畅所,欲,欲言,，,，活,跃,跃思,想,想，,提,提出,高,高水,平,平的,构,构想,，,，作,出,出高,水,水平,的,的决,策,策,易地,思,思考,法,法,就是,有,有意,识,识的,变,变换,常,常规,的,的思,维,维方,法,法，,从,从不,同,同的,角,角度,、,、观,点,点甚,至,至完,全,全相,反,反的,方,方向,来,来探,索,索新,的,的方,案,案，,通,通常,人,人们,总,总是,觉,觉得,例,例行,做,做法,就,就是,唯,唯一,的,的合,理,理方,式,式，,一,一旦,换,换一,个,个新,的,的角,度,度进,行,行审,视,视，,就,就会,有,有意,想,想不,到,到的,发,发明,或,或发,现,现,这是,突,突破,旧,旧的,思,思维,模,模式,进,进行,变,变革,的,的决,策,策方,法,法,思路转,换,换法,